活动执行流程表

活动执行流程表

福建省某品牌发展中心活动执行流程详细表一、活动策划执行流程图（一）接洽流程1.接洽客户，了解客户需求。2.确定活动目标和预算。3.签署合同并收取预付款。（二）策划流程1.制定活动策划方案，包括活动主题、时间、地点、人员、物资等。2.设计活动宣传方案，包括宣传渠道、宣传内容、宣传时间等。3.确定活动流程和节目安排。4.确定活动物资采购计划。（三）管控流程1.活动前的准备工作，包括场地布置、物资准备、人员安排等。2.活动现场的管控工作，包括人员引导、安全保障、节目表演等。3.活动后的总结和评估。（四）标准管控工具：甘特图表甘特图表是一种项目管理工具，可以清晰地展示项目的进度和时间安排。在活动策划执行过程中，可以使用甘特图表来管控活动进度和资源分配。二、活动策划执行详细方案在活动执行过程中，需要注意以下几点：1.与客户保持良好的沟通，及时反馈活动进展情况。2.根据实际情况调整活动方案，保证活动顺利进行。3.严格执行安全管理措施，确保活动安全。4.活动结束后，及时总结和评估，为下一次活动做好准备。主要工作要求及内容说明、洽谈重点供应管控包括场地、物料、人员、外包等方面的管控，需要提前做好准备工作，确保供应充足、质量有保障。质量管控主要工作要求及内容说明、洽谈重点质量管控是活动成功的关键，需要对活动的各个环节进行严格的质量把关，确保活动达到预期效果。费用管控主要工作要求及内容说明、洽谈重点费用管控是活动的重要组成部分，需要对活动的各项费用进行详细的核算和控制，确保活动在预算范围内进行。风险管控主要工作要求及内容说明、洽谈重点风险管控是活动管理中不可忽视的一环，需要提前预判各种可能出现的风险，并制定相应的应对方案，确保活动的顺利进行。执行管控主要工作要求及内容说明、洽谈重点执行管控是活动管理的最后一环，需要对活动的执行情况进行全面的监督和控制，确保活动达到预期效果。同时，也需要及时处理出现的问题和异常情况。活动管理包括对活动服务、设备和物资的供应管理，以及对外包服务的管理。在活动执行过程中，需要考虑食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等方面的需求，这些通常采用外包的方式，因此需要对外包供应商进行有效管理。此外，人力管控也是活动管理的重要方面，包括现场负责人、团队人员、志愿者的管理。标准管控工具可以采用甘特图表，将活动管理的各个区域分解成易于管理的任务或活动，并为每个任务设置时间段和优先顺序。对于特别重要的任务，需要指定为节点并在图表中标记出来，同时指定第一负责人。活动策划具体执行方案需要进行前期准备，包括宣传类和其他方面。对于宣传类，需要制作活动策划书、正式发文、悬挂条幅、张贴海报等，这些宣传形式需要经过相关部门的审查，并在校园内宣传。此外，需要制作背景幕布、借用展板、制作邀请函和节目单等，以便扩大宣传和邀请领导和嘉宾莅临现场。制作邀请函时，可以采用学生自己设计的方式，将正面作为邀请函，背面作为节目单，并卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸张，既有创意又美观，同时也节约成本。现如今，多媒体已经成为许多活动中必不可少的一部分，其中PPT就是其中之一。例如座谈会、讲座等活动经常需要使用PPT，因此我们需要提前准备好演示文稿、投影仪和电脑。注意事项包括：一、要有组织的标志；二、考虑现场播放效果，背景颜色与文字对比要明显；三、内容要规范。在与记者多次联系后，建立感情，以后报道就会更容易。接待程序化，例如到宣传部审批入校手续，由专门的工作人员进行接待、准备相关材料。新闻通稿格式化，给媒体的新闻共分三段，第一段写时间、地点、主题和参与人员，第二段写活动过程和形式，第三段写意义、同学反应。这样写可以减轻我们的压力，也方便媒体朋友找出他们各自的兴趣点。一般活动的开场或总结会邀请主要的领导嘉宾发言。有些领导和嘉宾对我们的具体活动还不是十分了解，因此我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿，以备不时之需。领导发言是一个活动的灵魂，因为对活动的肯定、活动的意义、对青年学生提出的希望都要由领导讲出来。这个发言稿一定要由这个组织的最高指导者定稿。为了使主持人能够对节目进行顺利的衔接，为了让所有工作人员对整个活动具体流程都了解，提前把主持稿写出来是很必要的。在拍摄环节，建议一是如果很重要的活动，最好邀请专业人士；二是如果场面很大，最好准备广角照像机；三是要同时准备多台。奖状设计及制作、热气球和彩旗也要注意规范、美观和时尚。有些活动需要营造出热烈、喜庆的气氛，这时热气球与彩旗就是最好的选择，不但可以营造气氛还可以扩大宣传。当然，这个视活动的经费而定。无论是活动前期的筹备还是活动的现场，我们都要准备足够的水给工作人员、领导和嘉宾。现在很多活动需要铺上地毯，这也需要提前准备。在现场，我们都需要使用灯光和音响设备，通常需要租借，原则是够用就可以了，不要增加花样，没有什么大作用。许多活动都需要签到，所以我们要准备签到本和中性笔，特别是会议和画展这种类型的活动，还需要毛笔和签到表。鲜花在许多活动的场景布置中都扮演重要角色，需要按照不同场合提前准备好。举办晚会等类型的活动时，礼花炮是不可或缺的元素，需要提前准备好并安排好放炮人员。在现代社会，许多活动的桌上都会摆放水果，需要注意摆放抽式纸巾。桌椅也是必要的，特别是室外活动，需要事先借好并摆放好。正式会议和晚会的领导和嘉宾席需要事先摆放好座位签（牌）。室外活动需要考虑天气变化，提前准备好帐篷。重大活动和长时间的活动需要提供工作餐。观众服装需要按照活动需求事先制作或租借。为了活跃现场气氛，晚会等活动可以事先准备哨子和荧光棒，并分发给观众。互动环节可以准备小礼品送给积极参与的观众。访谈等活动需要准备提示板，保持随时和主持人的联系。礼仪队在座谈会或颁奖典礼等活动中也是必要的，需要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘等。在前期准备中，还需要确定到场的领导和嘉宾、邀请评委、确定主持人、借用活动场地、管弦乐队和背景音乐、特殊用电等。在举办赛事性质的活动时，需要提前预约好评委。在所有活动开始之前，我们需要与主持人沟通商量细节，选择合适的主持人，因为不同性质的活动需要不同风格的主持人。为了确保活动能够如期开展，无论是室内还是室外的活动，都需要提前审批好场地。对于会议、座谈会、颁奖仪式、讲座等活动，我们需要提前准备好管弦乐队和背景音乐，以营造现场气氛。特别是室外活动，需要用电，我们需要提前申请电，并联系好需要的电缆。在许多时候，领导会要求我们把节目单与矿泉水摆放规范，如横竖都成一条线等。活动开始之前，我们需要把卫生清扫一遍，特别是洗手间、抽屉等。如果活动包含颁奖仪式，我们需要提前确定礼仪的颁奖顺序，只有经过彩排才能保证质量。对于观众的安排，有时需要安排基本观众，但最好能找到喜欢这种活动的人来参加，否则他们出去就会四处进行活动的负面宣传。在租借室外活动场地之时，我们需要一起准备好更衣室与化妆间，化妆人员和化妆物品也自然不可少。在现场混乱的情况下，我们需要先安排好后勤人员、现场秩序维护人员和催场人员。在讲座、访谈和座谈会议上，一般会有互动提问环节，我们需要提前准备好相关的问题，如果实在是没有人提问，那就由我们安排好的人来提问。如果活动的现场比较不容易找到或是有邀请校外的嘉宾，我们还需要事先做好路标，方便大家到场的时间。在活动现场，我们需要提前安排好停车位和贵宾室。同时，需要全程拍摄记录活动。如果活动规模较大，我们需要与保卫处联系，准备好停车场地并安排好停车引导人员。校园活动相对简单，但如果领导提前到达，我们需要提供贵宾室让他们先休息一下。我们的布置不需要很高档，但是水、水果、纸巾等基本物品还是必不可少的，卫生也要讲究。为了宣传和总结后期工作，我们需要安排人员全程拍摄。当领导和嘉宾到来时，礼仪需要进行迎接、献花，如果需要还要合影留作纪念。然后礼仪引导领导及嘉宾入席。为了保持现场秩序，我们需要提前安排好司掌员，并让负责安全的人员在现场维持秩序，防止突发情况下现场混乱。观众在领导前面不应该不停走动，所有人员均应该从后排走动，包括拍照和摄像，要适可而止。当需要观众发言时，我们需要事先安排好礼仪专门传递话筒。如果活动开始前观众还没坐满，我们需要迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动场面。我们需要保证记者的座位和行动自由等。不一定要按照原计划的时间开始，可能会根据现场的实际情况提前或推后。许多领导不是提前可以确定的，经常是直到活动开始前几分钟才到来，出于尊重，我们一定要介绍他们，这个环节比较紧张。我们需要制止吃东西、大声聊天、随意出入等行为。对于许多来宾来说，这可能是他们第一次来，所以我们需要注意细节。后期工作包括整理会场和物料、财务结算、整理文件材料并存档。我们需要整理余剩的水和节目单，拆卸宣传物料并归还租借的物品，最后清理现场卫生等。我们需要和媒体沟通确认我们的活动是否被报道，并将所有活动材料进行整理、存档，以便日后工作和学习。为了更好地宣传我们的活动，我们需要整理活动照片并制作公司刊物报道。我们需要指定摄影师