文件化信息控制程序

文件化信息控制程序——版本所有*未经书面认可*不得复制*违者必究——第6页共8页文件编号：XX-QEHP-DCC/文件编号：XX-QEHP-DCC/01-03版本号：03文件化信息控制程序——版本所有*未经书面认可*不得复制*违者必究——修订履历版本修订部门修订者职位修订内容概要生效日期01MRMR首次发行2015/03/0502MRMR更新分发单位，调整格式2016/03/0103体系管理科体系工程师QMS、EMS升级2015新版，增加HSPM体系要求。将原《文件控制程序》及《质量记录控制程序》合并为《文件信息化控制程序》。2017/03/01正本保存单位：DCC副本分发范围：■总经理办公室■管理者代表■业务部■品质科■人事行政科□其它副本编号：制定日期审核日期批准日期封面文件化信息控制程序全文共9页，当前为第1页。

1.0目的文件化信息控制程序全文共9页，当前为第1页。通过对本公司的质量/环境/HSF管理体系文件（包括外来文件，如适用的质量/环境/HSF/法律法规、标准及客户提供的文件、图纸、资料等）及及记录进行管理，以保证各文件使用场所的文件为最新版本的有效文件；确保对质量/环境/HSF体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映质量/环境/HSF体系运作狀況，并能为质量/环境/HSF体系的追溯或改进提供依据。2.0范围本程序适用于本公司的质量/环境/HSF管理体系的文件及记录的管理与控制。3.0定义受控文件版本需及时更新的文件，需按本流程要求进行标识。非受控文件不需随版本的更新而更新的文件，此类文件仅供参考，不作为正式执行或作业标准。一级文件指一体化管理手册。二级文件指制度、程序和流程。三级文件相关操作指引、作业规范、标准和管理规定等。四级文件指表格。外来文件来自本公司以外，与环境或产品有关的法律法规文件、与产品和过程有关的标准和规范及来自顾客或供方的标准、图纸、验收准则、设备/仪器说明书等。文件主管部门在文件的执行过程中担当主要角色或对文件的执行效果起关键作用的部门。MR管理者代表，包括质量管理者代表、环境管理者代表和HSF管理者代表。DCC文控中心。4.0职责4.1DCC：负责文件的标识、发放、回收和废止，确保各部门及时获得有效版本。4.2文件制定、审核和批准权限：序号文件级别制定人员审核人员批准人员1一阶文件MR——总经理2二阶文件部门负责人MR总经理3三阶文件部门授权人部门负责人MR4四阶文件部门授权人部门负责人MR5.0内容5.1文件制定/修改受控流程图（见图一），流程说明如下：结束NO结束流程名称具体要求执行1制定/修改文件根据需求（如ISO体系要求）及文件格式要求，结合公司实际运作，组织编写/修订流程、WI和表格，并填写《文件制修废补申请单》及组织讨论确定（制度和程序还需在封面“修订履历”上记录修订内容）；2、文件一般字体使用：黑体（使用于标题和文件所属系统）、五号宋体（使用于正文中文）、Arial（使用于英文和数字）、公司LOGO按VI要求；新版文件更改处用红色+斜体（或底纹）表示，其他统一用黑色正常体。文件主管部门文件化信息控制程序全文共9页，当前为第2页。

文件化信息控制程序全文共9页，当前为第2页。2确认格式及表格将编写/修订后的电子文档经相关部门讨论/评审后发给DCC（确认格式），二、三级文件中提及的表格，均需在文件的“记录与表格”中列出。DCC3填写文件编号、版本并登记清单1、经MR确认后给予文件编号和版本号：新文件给予一个新编号及01版本，编号方法参见5.7规定；修订的文件给予一个更高版本号（依次为02，03，…）；文件版本对应於文件编号，当文件编号采用新的方法后，其版本重新从01开始。2、将新制定或修订的文件列入<受控文件清单>、<质量记录清单>。DCC4电子文档确认确认文件具体内容，若文件内容符合体系要求及公司实际运作的现状，则转DCC受控处理，如存在问题，则转交相关部门再次进行讨论/评审。MR5电子档共享发布1、将受控文件电子档共享发布。2、共享电子档文件：一、二、三级文件除DCC人员有打印、编辑、下载权限外，其余人员只可阅读。表单不限制阅读、打印、编辑、下载权限。DCC6书面文件签批受控1、受控正本：为不加盖印章的审批原件，按文件类别保存。2、受控副本：为受控原本的复印件，加盖红色“受控文件”印章，作为本公司内使用的合法文件，根据分发范围分发并于正本封面的背面作好发放记录的登记。3、非受控文件：如需对外发放如认证机构、客户等，则盖红色“非受控/参考”印章（需事先征得MR同意）。4、书面文件回收：新版生效后，发放旧版在两个工作日收回并于旧版正本封面的背面作好回收记录；旧版文件正本盖红色“作废”印章（每页正面），保存并登记到<取消&作废文件清单>中（只保存最近作废版本），副本销毁。5、受控文件遗失补发书面文件应填写<文件制修废补申请单>，经部门负责人及MR批准后，DCC才予分发，作好遗失及补发登记。6、表单无需打印及保存书面档正本，所有有权使用共享文档的人员均可查阅、打印最新版本。DCC7发布沟通1、一体化管理手册、程序文件、三阶文件的发放由DCC根据《受控文件清单》上分发数量进行复印，分发时由接收人在<文件发放回收记录表>上签字。2、组织相关人员培训，确保文件内容被完全理解。3、稽核文件的执行情况，确保文件得到有效落实。文件主管部门文件化信息控制程序全文共9页，当前为第3页。图一：文件化信息控制程序全文共9页，当前为第3页。文件主管部门相关部门DCCMR开始开始制订/修改文件OK讨论文件适用性确认格式及表格OK填写文件编号、版本并登记清单电子文档确认电子档共享发布NGNG12345发布及沟通结束6书面文件签批发放7OK5.2外来文件（客供图纸除外）控制流程图（见图二），流程说明如下：结束NO结束流程名称具体要求执行1收集/获得外部文件信息相关部门应通过合适的渠道（如标准机构、客户）收集相关标准或信息的最新版本。类别收集负责人受控与环境有关的法律法规管理者代表DCC与产品有关的法律法规产品开发工程师DCC与产品和过程有关的通用标准（包括环保要求、ISO资讯、行业标准等）品质工程师/主管DCC来自顾客或供方的标准、验收准则等文件品质工程师/主管DCC设备/仪器操作说明书请购部门DCC2批准设备/仪器操作说明书接收部门负责人其他外来文件MR3登记清单1、将批准的外来文件登记到<外来文件清单>，注明保存部门。2、若属其他来自顾客及供应商的标准、验收准则类外来文件，由品质工程师确认其有效性、指定分发范围，并根据情况转化为公司内部标准并按要求执行。3、应定期根据<外来文件清单>，抽查文件是否齐全。DCC4受控标示/更新版本1、经批准可作为外来文件受控的（除设备/仪器操作说明书外），在该外来文件之封面加盖“外来文件正本”印章，注明收到日期，交MR在盖章处签字确认，并确定分发范围。2、设备/仪器操作说明书无需盖印，登记清单即可。3、当收到的外来文件的新版本需对原版进行更新时：书面文件根据分发范围复印给相关部门，并在封面盖“外来文件副本”印章，在封面背面保持分发范围和签收记录；电子档文件则在共享文件夹中更新。DCC文件化信息控制程序全文共9页，当前为第4页。

文件化信息控制程序全文共9页，当前为第4页。5回收旧版外来文件更新时，按原版分发签收记录回收各部门旧版文件，在旧版正本盖“作废”印章（每页正面或齐缝），保存作废旧版，各部门副本销毁。DCC6保存及发布1、保管人应按顺序妥善保管好外来文件。2、应每月更新一次<外来文件清单>电子档并共享发布。DCC图二：相关部门MR/接收部门负责人DCC开始开始收集/获得外部文件信息使用新版文件执行效果稽查结束1批准OKNG2登记清单保存及发布6受控标识、更新版本34回收旧版55.3文件取消&作废流程（见图三），流程说明如下：结束NO结束流程名称具体要求执行1申请文件取消&作废当文件因过期不适用或合并至其他文件等原因需取消（不再升版）&作废时，则由文件制定人组织相关部门讨论确定，并将讨论结果连同取消&作废文件电子档提交MR进行文件取消&作废申请的确认。文件主管部门2正本文件取消&作废签批将标识的需取消&作废文件，交原制定人、审核人、批准人在封面印章上签字（若相应人员已离职/调职，则由新任人员或部门负责人代替），表格的取消&作废交MR同意即可。DCC3旧版处理1、在签批后的取消&作废文件，各页正面盖“作废”章，保留取消&作废的文件正本，登记于<取消&作废文件清单>中。2、立即收回各部门旧版文件副本，在旧版正本封面的背面作好回收登记副本销毁。3、取消&作废共享电子文档，并公布取消&作废信息。DCC文件化信息控制程序全文共9页，当前为第5页。OK开始文件化信息控制程序全文共9页，当前为第5页。OK开始申请文件取消&作废组织讨论NG电子文档确认1结束通知各部门文件取消副本回收、作废处理，删除系统电子档文件正本文件盖“文件作废”印章3正本文件取消&作废签批2文件主管部门MRDCC5.4记录控制流程说明如下：结束NO结束流程名称具体要求执行1填写记录1、依据恰当表格如实填写。2、依据实际状况如实填写。3、须填写记录日期与签核日期。4、依许可权限签名、签核。5、不可以用铅笔或红笔填写。6、书写错误修正后须签名以便追溯。文件主管部门2记录归档1、责任部门须保存经签核的记录原稿。2、必要时，编制记录归档目录以便查阅及取放。3、可用电脑存档。4、记录储存维护：4.1储存于档案夹或包裝箱內,电脑系统保存；4.2存放处须保持干净、整洁；4.3各类记录依据法律法规及顾客的要求、实际生产运作的要求、产品寿命周期等规定记录的保存期限(详见<记录清单>)，一年以上可打包裝箱并于箱的正面注明相关内容,可统一交货仓保管；4.4记录若有损坏、浸湿情形须作适当的处理。文件主管部门3记录制/修订（见5.1）。/4记录取消&作废（见5.3）。/文件化信息控制程序全文共9页，当前为第6页。

5.5文件的借阅复制：文件化信息控制程序全文共9页，当前为第6页。5.5.1当文件需要借阅或复制时，需求人员须提出申请并得到批准后，DCC方可允许需求人员借阅或复制文件并登录于<文件借阅复制申请单>。5.6文件的交接：5.6.1当文件发生部门间转移时，必须经过文控中心确认并进行交接记录。5.6.2离职人员文件交接须经过文控中心确认后方可办理离职手续。5.7体系文件的编号规则：5.7.1手册编号XX–XXX–XXXX–XX序号年份手册类型公司缩写公司缩写XX——东莞市XX材料科技有限公司。手册类型QEHS——质量/环境/HSF一体化管理手册。年份2015序号01，02，03，…如：XX—QEHS—2015—01：“质量/环境/HSF一体化管理手册–第01版”。5.7.2程序文件编号XX–XX–XX/XX–XX序号流水号部门代码程序文件公司缩写公司缩写XX——东莞市XX材料科技有限公司。程序文件QP——质量管理程序文件；EP——环境管理程序文件；HP——HSF管理程序文件；QEHP——质量/环境/HSF一体化程序文件。部门代码见《公司部门代码汇总表》流水号01，02，03，…序号01，02，03，…如：XX—QEHP—DCC/01—03：“文件信息化控制程序”。文件化信息控制程序全文共9页，当前为第7页。

5.7.3三阶文件编号文件化信息控制程序全文共9页，当前为第7页。XX–XXX–XX/XX/XXX–XX序号流水号文件代码部门代码三阶文件公司缩写公司缩写XX——东莞市XX材料科技有限公司。三阶文件QWI——质量作业文件；EWI——一环境作业文件；HWI——HSF作业文件；部门代码见《公司部门代码汇总表》文件代码见《ISO管理体系文件一览表》流水号001，002，003，…序号01，02，03，…5.7.4记录表单编号XX–XX–XX/XXX–XX序号流水号部门代码记录表单公司缩写公司缩写XX——东莞市XX材料科技有限公司。记录表单QR——质量记录代码；ER——一环境记录代码；HR——HSF记录代码；部门代码见《公司部门代码汇总表》流水号001，002，003，…序号01，02，03，…文件化信息控制程序全文共9页，当前为第8页。

5.7.5外来文件编号文件化信息控制程序全文共9页，当前为第8页。XXX–XX–XXXXXXXX–XXXX