单位电话使用管理办法

电话使用管理办法制定部门：总务处2015年07月09日第3次修订目 第1章总则目的 第2章电话等级与分配原则 第3章电话申请及核决权限 第4章使用管理 第5章移动电话使用与管理 第6章附则6.1实施与修订附表附表一电话申请单 A-附表二长途电话登记单 A-电话使用管理办法 第1章总 为使本院电话设备使用管理及费用分摊有所遵循，特订定本办法。本院各交换机、电话机等，有关通讯设备、通讯线路之使用管理及费用分摊等，均依本办法办理。各交换机系统（含值机台）由总务处统一保管与管理，并指定专人负责；惟各部门依其工作需要申请设置之局线(不经交换机系统之专用外线)或其它通讯设备，得由使用部门自行使用与管理。交换机设备之购置、租赁及设备使用管理。综理对外电信业务及电话费、电报费(含局线话费)缴纳及费用分摊。交换机值机话务员之操作训练与操作规范制订。分机号码编订。各部门各级电话数量统计。话务量定期统计与分析。电话电缆线路分布规划之委托与验收。交换机、电话机、线路及通讯设备统一由工务部门负责维修与保养，得由工务部门委托专业厂商负责作业，并指定专人负责。电话机之请购、验收、安装、拆迁、缴库等作业。电话线路之架设、维护及故障修复。交换机系统（含值机台）等相关通讯设备之施工、维护及修复作业。电话电缆线路之分布规划。各式线路申装/撤或迁移，由线路实际使用部门提出申请，若线路为本院共同使用者，则由管理部门评估后提出申请。电话使用管理办法 1-1 第2章电话等级与分配原则本院内线电话依使用者工作需要，分为甲、乙、丙、丁四个等级，功能说明如下：功能别级别国际长途国内长途市区内部甲级乙级丙级丁级说明(1)√表示可直拨，×表示不可直拨。(2)国际长途直拨，须以当地电信局开放直拨业务为前提。院长级（含）以上：每人一～二线号码。部处长级：每人一线号码。科长级及须经常对外业务联络之人员：每一～二人，一线号码。无须经常对外业务联络之幕僚人员：每二～三人，一线号码。无须对外业务联络之现场单位，得视需要装设丁级电话。会议室、简报室或其它公共场所,得由该地点管理部门依其需要性装设丙级电话（或丁级电话），并注意使用权限管制。第3章电话申请及核决权限电话之装设、迁移、撤销由申请部门填具「电话申请单」（附表一）并附电话配置位置图，依核决权限呈准转管理部门依核定原则办理后，转工务部门协助相关线路之装设、迁移、撤销、跳线与设定作业。电话之装设申请，如需新配置电话线路者，申请部门应于「电话申请单」呈核准后，开立「工程委托单」委托工务部门进行配线或小型交换总机系统采购作业。如属须向电信局申请之通讯设备，其装设、异动则由申请部门以签呈依核决权限呈准转管理部门办理；申请部门应同时向院区工务部门确认是否需开立「工程委托单」，以建置实体线路，缩短作业时效。核决流程管理部门申请内容电话等级部处长院长级决策委员会科长移动电话专用外线、甲级电话、数据专线乙级电话丙、丁级电话专用外线甲级电话乙级电话丙、丁级电话专用外线甲、乙级电话丙、丁级电话使用权威密码通话记录/管理表单院区交换机系统具备权威密码功能，且有大量拨接国内长途电话需求之部门，得申请使用权威密码，免经值机话务员，可利用分机拨打国内长途电话。通话记录指记录各分机拨出通话时间与受话号码。申请自费装设及使用「专用外线、局线及通讯设备」，其线路装设、话机、线路、设备迁移、撤销等，经呈院长级主管核准后，由申请单位自行办理。第4章使用管理各院区间（清华大学附属医院，如第一附属医院、第二附属医院）有中继专线可供联络者，应先行使用，尽量避免使用局线直拨。挂接长途电话时，总机话务员即需将要求拨接人员之「分机号码」、「发话人姓名」、「受话人电话号码」及「拨接时间」，登记于「长途电话登记单」（附表二）后予以挂接。申请权威密码者经核准后，由管理部门（或总机）指定专人通知当事人报备密码，并转请工务处专人输入计算机建档后使用。每月管理部门（或总机）应依使用权威码之单位，以发生费用多寡排序出表，供相关部门据以检讨与管理。使用电话时内容应力求简单扼要，且预先摘记通话要点，以缩短通话时间。市内电话(含市内专线)限公务接洽时使用，私事则应使用公共电话或私人移动电话。本院出差人员及来访之宾客、厂商使用电话时，则由接待部门人员代为挂接。单位申请传真专用、刷卡专用等线路，应以专线专用为原则，严禁用以拨接国际长途或移动电话通话联络使用。分机专用话线不得擅自转接个人计算机网络使用，经查获者，提报人评会议处，并追缴网络使用所发生之电话线路费用。费用分摊原则由单一部门或可明确归属成本负担之局线、移动电话门号及其它专用电话（设备）所发生之费用，由该线路（设备）使用部门负担。国际电话费依总机代拨接实际发生费用，由使用部门负担。国内长途电话费由管理部门依全院实际国内长途费用，按「长途电话登记单」中各部门拨接时间比对账单后进行金额分摊。直拨电话基本月租费及市内电话费将依电信局电话账单金额进行分摊，惟中继线月租费等无法明确归属成本负担部门之费用，由院区公共成本负担（10000）。第5章移动电话使用与管理移动电话之申请应以长期外出洽公地点无电话可使用，且若未实时联络处理将造成院方损失或影响业务等情况，使用部门始可填具「电话申请单」（附表一），呈院长级主管核准后，交本院总务处办理移动电话门号及话机请购领用作业。使用部门应依使用地点及需要，申请适用之话机及通讯公司并于「申请理由」栏注明，以利采购部门配合。移动电话话机由申请部门统一保管者，申请部门应设专人负责话机借用与保管之责并输入HIS个人保管品资料档，并设登记簿，记录使用者姓名、借用日期与时间，借用期间需负话机保管之责及控制该期间之通话量。核定个人使用之移动电话，其话机保管及通话量由使用者负责。移动电话之使用应以在医院外，电话使用不方便之情形下使用。通话时间、内容应力求简单扼要。每月通话费用均须呈院长级主管核准，并由使用部门负担话费，费用报支应检附通讯公司之通话明细表，俾以核对使用状况，若有异常状况则由使用者（含借用者）个人负责。附表一 电话申请单申请部门使用人职位（称）部门代号职务名称会科计目1.线路□增设 线□撤销号码：2.话机□增设□迁移□撤销（电话号码 现有数 拟增（减）数 3.移动电话□增设□撤销（电话号码 现有数 拟增（减）数 4.权威密码：□新设□更改□取消(使用人人员代号 知密码后办理建档)1.□局线2.□内线：□甲级（国际长途） □乙级（国内长途） □丙级（市