归档文件整理规则

《归档文件整理规则》

归档文件整理规则出台背景简化整理，深化检索文件办理完毕后，必须经过系统整理，才能归档保存。将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程，就叫做立卷。建国初期，我国文书立卷工作主要是学习前苏联的经验，采取“六个特征”的立卷方法，即根据文件本身具有的问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、通讯者特征和地区特征，将联系密切的文件一起组卷。由于立卷方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷的质量，各级单位档案工作人员改革归档文件整理方法的呼声日益高涨。“简化整理，深化检索”成为大家的共识。归档文件整理规则出台背景办公自动化，计算机管理档案随着各单位办公自动化进程的加快，计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索方式，也为立卷改革提供了新的方向和可能。在经过各地试点单位和课题组大量工作的基础上，2000年12月6日，由国家档案局发布《归档文件整理规则》。《归档文件整理规则》简介《归档文件整理规则》于2000年12月6日，由国家档案局正式以中华人民共和国行业标准（DA/T22--2000）颁布，并于2001年1月1日起实施。《归档文件整理规则》共五个部分：1、适用范围；2、定义（归档文件、归档文件整理、件）；3、整理原则（一句话）；4、质量要求（二条）；5、整理方法（六个小部分，三十三条）。结束归档文件整理规则的适用范围适用于各级机关、团体和其他社会组织。企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，在协调其他相关法规标准的情况下，其文书档案整理工作可参照《归档文件整理规则》执行。《规则》对适用的归档文件种类进行了限定，明确为纸质文书材料，暂不涉及科技、会计等专门档案以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。归档文件整理规则的适用范围根据《工业企业档案分类试行规则》进行实体分类的企业，党群工作、行政管理工作、经营管理工作和生产技术管理工作四类的文件材料可参照执行《归档文件整理规则》的规定，按“件”进行整理。年归档量较少的企业，可将上述四类合并为管理类，按“件”进行整理。产品、科研、基本建设、设备仪器四类的文件材料仍执行《科学技术档案案卷构成一般要求》(GB/T11822--2000)的规定，按“卷”整理。归档文件整理规则的适用范围没有按《工业企业档案分类试行规则》进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执行《归档文件整理规则》。科技档案仍执行《科学技术档案案卷构成一般要求》的规定，按“卷”整理。会计档案、职工档案分别按《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）、《企业职工档案管理工作规定》（劳力字[1992]33号）的要求，按“卷”进行整理，不执行《归档文件整理规则》。返回归档文件整理规则的基本概念文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的信息记录。归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件：归档文件的整理单位。

返回归档文件在其职能活动中形成的，“以我为主”的原则，我产生的东西是最重要的。办理完毕：是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份通知收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文，经过起草、审核、缮印、盖章等环节，文件印发后也算是办理完毕。

返回归档文件整理

归档文件整理包括系统化和编目两大部分内容。系统化主要指分类和排列；编目包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写档案盒脊和备考表等。归档文件整理环节：包括收集、确定价值、分类、装订、排列、编号、编目、装盒等八个环节。（按“卷”整理有17个环节）返回件《规则》最根本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理。“件”即归档文件整理单位。在实际工作中，不同情况如何确定件数？一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

返回文件正本与不同稿本怎样确定件数？同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。

返回正文与附件怎样确定件数？附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。

正文与文件处理单怎样确定件数？文书处理较规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导指示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。

返回原件与复制件怎样确定件数？对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。

返回转发文与被转发文怎样确定件数？转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。

返回报表、名册、图册等怎样确定件数？报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。相同责任者的同一事由的名册为一件，如某单位的职工名册、党员名册、退休人员名册各为一件。

返回来文与复文怎样确定件数？来文与复文是指不同单位之间就同一问题的往来文书。从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函等。根据检索需要的不同，此类文件可以作为一件，也可以分别各作为一件，故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。我省规定：来文与复文各为一件。

返回会议文件怎样确定件数？以责任者结合文件内容确定件数。如人代会有政府工作报告、法院工作报告、检察院工作报告、经费预算报告等等，有多少问题，就确定多少件。不能把会议文件只确定为一件，这样日后就难于检索利用。同时，后面编目时就无法确定责任者和题名。

返回归档文件的整理原则遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。《归档文件的整理规则》的特点

返回《归档文件整理规则》的特点简便性兼容性灵活性

返回《归档文件整理规则》的特点制定行业标准《规则》时，以“简化整理、深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法--“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度地简化了整理工作中的手工操作，减轻了档案人员的工作量。取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐复杂的组卷过程；取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊；无需编页号，目录改设“页数”项。

返回《归档文件整理规则》的特点《规则》既考虑传统手工操作，又兼顾档案现代化管理方式（计算机管理），适用范围中未将现代化管理水平作为明确的限定标准提出，以方便地方档案行政管理部门根据本地区实际情况自行掌握《规则》的推广和推广面。采用《规则》应从一个新的整理年度开始，在此之前已经按照立卷的方法整理归档的档案，不应要求按《规则》做法返工重整，以免造成人力、物力的浪费。返回《归档文件整理规则》的特点对内容规定的灵活性：各单位可以根据自身的实际选择适宜的整理方式，例如，分类只限定基本分类方法，允许各机关以不同方式组合，制定切合本机关实际的分类方案；实施《规则》时间的灵活性：《规则》作为推荐性行业标准，放宽对实施《规则》过渡期的要求，各地档案行政管理部门根据本地区实际情况，在积极推进档案工作现代化的同时，灵活掌握《规则》的推广时间和推广进度。返回归档文件的质量要求归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

返回归档文件的质量要求反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整。一组有密切联系的文件必须齐全完整。同一内容的文件定稿与正本必须齐全，页码必须齐全。返回归档文件的质量要求对那些由于使用不当，产生文件材料破损、局部残缺等现象的归档文件，在装订前进行修裱。修裱是使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。对字迹模糊或易退变的文件，目前一般采用复印的方式进行复制。

返回归档文件的质量要求在环境相同时，一般来说，最耐久的是墨和墨汁、黑色油墨、碳黑墨水等；比较耐久的是彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等；不耐久的是纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等。我省规定：使用缝纫机在文件左侧居中装订线处轧边，较厚的文件，仍可采用“三孔一线”的方法装订。返回归档文件的整理方法归档文件整理环节的选择建立相关制度归档文件的装订归档文件的分类归档文件的排列归档文件的编号归档文件的编目归档文件的装盒返回归档文件整理环节的选择集中式分散式集中与分散结合式返回归档文件整理环节的选择集中式即将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行。这种形式一般适用于小机关和基层单位。返回归档文件整理环节的选择分散式即将整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。此种形式一般适用于大中型机关和单位。返回归档文件整理环节的选择集中与分散结合式即将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分分散在业务部门，此种形式一般用于中型机关和单位。这样的单位有一定的内部机构，形成的文件较多，文书处理及档案人员多为兼职人员。返回建立相关制度《文件材料整理及归档办法》《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》《不归档文件管理处置办法》等相关制度返回《文件材料整理及归档办法》明确整理工作的环节：在一个立档单位内，归档文件的整理工作是分散由各业务部门的秘书或承办人员来承担，还是集中由综合部门或档案部门来承担，应做到分工明确，落实到人。明确分类方案：在文件归档前，应确定分类方法和分类方案。确定整理方法：依据《规则》的规定，结合本单位实际情况，确定整理方法的具体要求，如件的确定、装订方式、排列方法、编号方法等。《文件材料整理及归档办法》对机关工作中产生的应归档的其他门类和载体的档案，如会计、审计、案件、基建等以及机关职能业务工作中产生的特殊载体形式的文件材料，必须依据国家的有关规定一并提出整理和归档要求。限定归档的时间和质量要求。如果整理的环节设在各部门，在本规定中就必须限定各部门将归档文件整理完毕后，向档案部门归档的具体时间。返回《不归档文件管理处置办法》明确管理部门，统一进行管理；部门或个人需留用文件，应经档案部门同意；对无保存价值的文件，逐件登记造册，报主管领导批准，派专人送指定地点销毁。任何组织或个人不得将其随意处理。返回归档文件的装订修裱破损的文件、复制字迹模糊或易退变的文件、折叠超大纸张文件、去除易锈的金属物。归档文件材料修整完毕后，应在确定件的基础上对其排序，一般来说：正件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在最前面。另外，装订前应将件内的各页按一定方式对齐，一般来说：采用左侧装订，将左、下侧对齐。返回归档文件的分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按文件来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。单一分类法:年度分类法、机构（问题）分类法和保管期限分类法三种复式分类法返回年度分类法年度分类法指根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据此判定文件所属年度。年度分类法对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，《规则》统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度，例如，1995年形成的《1996-2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年度；1998年制定、1999年生效的法律法规，应归入1998年度。跨年度的会议文件，应归在闭幕年度；跨年度处理问题的材料，应归在处理问题结束年度。跨年度的转发文与被转发文，应归在转发文年。年度分类法几份文件作为一件时，应以装订时排在前面的文件日期为准。例如，正本与定稿为一件时，以正本为准；正文与附件为一件时，以正文为准；转发文与被转发文为一件时，以转发文为准。对没有日期的文件，应具体分析文件内容、制成材料、格式、字体及各种标识，通过对照等手段考证和推断文件的准确日期或近似日期，据此判定年度。返回机构（问题）分类法机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别，例如，将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等。

返回保管期限分类法保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。分类时应注意的问题：根据本单位制定的《归档文件保管期限表》，准确划分每份归档文件的保管期限；仅对应归档文件划分保管期限。返回复式分类法与分类方案复式分类法即将几种分类方法结合使用。《规则》提供的年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，可以任意组合成多种复式分类法。其中，保管期限、年度是必选项，任何复式分类法都必须具备，机构（问题）作为选择项。分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。任何一个单位都必须具备切合实际的分类方案，并保持其相对稳定。我省统一规定：归档文件可采用保管期限——年度或保管期限——年度——机构或保管期限——年度——问题的三种方法进行分类。

返回复式分类法与分类方案保管期限——年度分类法即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关。此时分类方案：

永久：2000年、2001年、2002年……长期：2000年、2001年、2002年……短期：2000年、2001年、2002年……返回复式分类法与分类方案保管期限——年度——机构分类法即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂、文件形成数量多的立档单位。此时分类方案为：永久：2000年办公室、业务一处……2001年……

长期：2000年办公室、业务一处……2001年……

短期：2000年办公室、业务一处……2001年……返回复式分类法与分类方案保管期限——年度——问题分类法即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。这种分类方法用于内部机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确等原因难以区分文件所属机构等情况。此时分类方案为：永久：2000年党群类、业务类、行政类……2001年……

长期：2000年党群类、业务类、行政类……2001年……

短期：2000年党群类、业务类、行政类……2001年

……

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归档文件的排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。归档文件的排列方法即在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，例如，按照“保管期限——年度——机构”分类，“机构”即为最低一级类目。返回归档文件的编号归档文件的编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号项目包括必备项目：全宗号、年度、保管期限、件号。选择项目：机构（问题）。返回归档文件的编号全宗号是档案馆对其接收范围内各单位所编制的代号。在实际工作中，各个单位的全宗号是由各级档案馆按照进馆序列给定。对于一些新组建单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，可将此项空置，留待档案馆给定全宗号后再行填写。无进馆任务的单位（如某些企事业单位），可以不填全宗号一栏。返回归档文件的编号年度指的是归档文件的形成时间，就是形成和处理归档文件的年度。填写此项时，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。例：一九九八年表示为“1998”，不能简化为“98”。返回归档文件的编号保管期限是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的保管期限。返回归档文件的编号件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号包括室编件号和馆编件号两种。室编件号即是归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注，一份文件编一个件号。归档文件的编号采用保管期限——年度分类法的档案如何编件号？采用保管期限——年度——机构分类法的档案如何编件号？采用保管期限——年度——问题分类法的档案如何编件号？返回保管期限——年度室编件号应在同一保管期限、同一年度从“1”开始逐件流水编号。例如，某单位2002年形成的永久、长期、短期归档文件，室编件号为：永久·2002·1、2、3、4……长期·2002·1、2、3、4……短期·2002·1、2、3、4……返回保管期限——年度——机构室编件号应在同一保管期限、同一年度的同一机构内从“1”开始逐件流水编号。例如，某单位办公室、业务处等2002年形成的永久、长期、短期归档文件，室编件号为：

永久·2002·办公室·1、2、3、4……永久·2002·业务处·1、2、3、4……长期·2002·办公室·1、2、3、4……长期·2002·业务处·1、2、3、4……短期·2002·办公室·1、2、3、4……短期·2002·业务处·1、2、3、4……

返回保管期限——年度——问题室编件号应在同一保管期限、同一年度的一个问题内从“1”开始逐件流水编号。例如，某企业2002年形成的归档文件，按问题分为四类——党群工作（0）、行政管理（1）、经营管理（2）、生产技术管理（3）。室编件号为：永久·2002·0·1、2、3、4……

永久·2002·1·1、2、3、4……

永久·2002·2·1、2、3、4……

永久·2002·3·1、2、3、4……保管期限——年度——问题例如，某企业2002年形成的归档文件，按问题分二级类目，党群工作——党务工作（01）、组织工作（02）、宣传工作（03）、纪检工作（04）等，室编件号为：永久·2002·01·1、2、3、4……

永久·2002·02·1、2、3、4……

永久·2002·03·1、2、3、4……

永久·2002·04·1、2、3、4……保管期限——年度——问题例如，某企业2002年形成的归档文件，按问题分三级类目，行政管理：行政事务—行政工作计划、总结等（120）；武装保卫—机构设置、干部任免等（130）；监察—监察工作计划、总结（140）；医疗卫生—计划生育（152）等，室编件号为：长期·2002·120·1、2、3、4……

长期·2002·130·1、2、3、4……

长期·2002·140·1、2、3、4……

长期·2002·152·1、2、3、4……返回归档文件的编号机构（问题）项作为选择项。对于归档文件产生数量少或者内部机构简单的单位，只需要选择保管期限、年度两种分类法即可满足整理工作的需要，无需再分机构（问题）。对于归档文件产生数量较大的单位或者机构较多的单位，选择机构（问题）项是很必要的，在编号时应填写机构（问题）项。在填写机构项时，按照本单位内部机构名称填写，如果机构名称过长，可以采用内部规范简称。此外在全宗介绍中，要将机构名称与简称加以对照说明。填写问题时，则可根据所分类别，直接填写“党群”、“行政”、“业务”等。返回归档文件的编号如上所示为所提供的归档章的一般格式。其规格为长45mm，宽16mm，分为均匀6格。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。我省使用的《四川省电子文档管理系统软件》设有归档文件封面，已设置归档章的项目，可不再加盖归档章。 全宗号年度室编件号机构（问题）保管期限馆编件号归档文件的编号例如，某企业单位2002年形成的行政管理类-医疗卫生类-第5件长期归档文件，填写归档章如下：返回2002515长期归档文件的编目归档文件的编目是指编制归档文件目录。《规则》规定，“归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录”。编目应以“件”为单位进行，在目录中一件只体现为一条条目。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

返回归档文件的编目责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，注意不要使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但主办单位和立档单位的责任者必须抄录。机关内部文件等“白头文件”，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。返回归档文件的编目文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，如川档办发[2002]8号，即四川省档案局办公室2002年第8号文件。填写文号项时应照实抄录，不要任意省略。没有文号的机关内部文件或者外来文件，文号栏空缺。例如，简报类文件以前是要求在文号栏内填写“简报第几期”，在新规则下，现在要求空缺文号栏。返回归档文件的编目文件题名即文件标题。题名是最重要的检索途径。完整的题名由责任者、问题、文种三要素组成，例如，《国家档案局关于加强档案安全保管的通知》。一般情况下，文件只有一个题名（正题名），填写目录中题名项时应照实抄录。归档文件的编目有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[]”号填写在目录中。例如，“四川省档案局转发国家档案局经科字[2003]2号文件的通知”，应重拟题名并抄录为“四川省档案局转发[关于企业参照执行《归档文件整理规则》的意见]的通知”。会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。归档文件的编目有些归档文件的附件是具体的条文规定，或者是正文的重要补充和说明，此时可在正件题名后抄录附件题，外加“（）”号。例如，“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）”。题名不能反映归档文件内容的应该补充具体，如简报、讲话、发言等。例如：2001年简报第三期[四川省档案