某某股份有限公司采购经理工作手册【强烈推荐-非常经典】

某某股份有限公司采购经理工作手册二O一六年七月一日目录1.采购管理 31.1采购流程 31.2采购操作 51.2.1询价审核 51.2.2采购订单操作 61.2.3采购入库送检 81.2.4审核验收退回单操作 101.2.5采购订单变更 111.2.6采购订单结案 121.2.7未记帐收票作业（采购收发票） 13发票总金额与业务单据不一致 13发票总金额一致但未税额与业务单据不一致 14分次收发票 162.采购外协管理 172.1采购外协管理流程 172.2采购外协操作 182.2.1托外加工单 182.2.2托工送检单 202.2.3托工验收退回 212.2.4托外加工“料废”处理 212.2.5托外加工“工废”处理 222.2.6未记帐收票作业（托工收发票） 232.2.7其它费用支出收发票作业 253． 付款申请 253.1预付款申请 253.2付款申请 264． 考核 274.1询价单审核考核 274.2采购订单考核 274.3采购入库送检 284.4审核验收退回单操作 284.5采购订单变更 294.6采购订单结案 294.7未记帐收票作业（采购收发票） 294.7托外加工单考核 304.8未记帐收票作业（外协收发票） 301.采购管理1.1采购流程业务编号SL-D020业务名称主料采购业务流程简述采供处根据生产部生产需求分析的结果，需要采购的主料由采供处进行采购流程适用范围生产主料的采购相关岗位及权限岗位系统操作权限计划员根据销售订单做生产需求分析、请购单录入采购员接到采购订单后与供应商，签订合同、不合格货品做退货、进货送检、发票核销。录入采供处主管审核确认审核材料库管员原材料采购入库录入质检员对原材料做检验，进货验收单录入描述请购单：生产部计划员接到营销部的《销售订单》和技术部制作的《产品BOM配方表》，在ERP系统中进行《生产需求分析》，计划员将需要采购的材料转制《请购单》；询价单：询价员根据《请购单》在市场询价，根据询价结果制作《询价单》；采购订单：采供主管依据审核的询价单转制采购订单，分配各负责采购员审核采购采购合同：采购员根据《采购订单》下达采购信息，并制定《采购合同》。验收退回单：品管部检验不合格的物资由品管部在系统中转制《验收退回单》，提交采供处各采购员审核，完成后由采供处各采购员协调退换货。说明：询价员在询价时如有不含税的货品，在询价单中选择“不含税”，仓库人员不得改变是否含税方式。税率不是17%，改写单据税率。1.2采购操作1.2.1询价审核《询价单》审核：采供处主管接到物资管理处提交的“询价单”，审核询价单.询价单审批目的或用途使用部门使用岗位打印报表联审核询价单采供处采供处主管操作规范说明：1.系统路径：行政管理→业务流管理→工作流管理→工作台；2.在“工作台”中点击“待办事宜”中的“询价单”，在右侧显示需审核的单据；3.右击需审核的单据，根据实际情况选择“同意”或“不同意”。1.2.2采购订单操作《采购订单》：询价单审核完成后,采供主管在ERP系统中制作“采购订单”，“采购订单”完成后，由采供处主管分配各负责采购员审核采购.采购订单目的或用途使用部门使用岗位打印报表联根据《询价单》下《采购订单》进行采购采供处采供处主管制作采购订单，进入“采购订单”，点转入：过滤“询价单”资料，选择后确定；检查录入资料，存盘后提交审核，分配到各对应采购员。操作规范说明：系统路径：物流管理→采购管理→采购订单采购单号：采用系统默认编号；批号：因货品没有进行批号管制，无需录入批号；转入单号：无转入单号；??业务员：选择业务员，以便按业务员统计采购单；采供处门：选择采供处部门，以便按部门统计采购单；使用部门：选择使用部门，以便按使用部门统计采购单；币别：系统预设；预交日：必须正确填写，系统在做生产需求分析时，如果按未交单据推算，系统会考虑此预交日，即此时最大可受订量引入了时间的概念；扣税类别：如果厂商资料档案中预设扣税类别，系统将自动取此预设值，是针对本单中的未税本位币、税额、合计而言的；交期确认：不录；历史：将价格存入历史档，以便下次录入采购单时，自动套用历史价格；结案：如果采购单执行完毕，需对采购单进行结案，否则会影响生产需求分析，结案有三种方式：自动结案：根据采购单转进货单，并且进货数量等于或大于采购数量，采购单会自动结案；采购退回：通过填制采购退回单可以使采购单结案；强行结案：在结案处选择后存盘即可，该结案方式适用于对采购单手工结案的情况；交易方式：不录交货方式：可不选属性：1.2.3采购入库送检《采购入库送检单》：采购员收到供货商送来的材料，根据原《采购订单》及供货商的送货单，在ERP系统中填写《采购入库送检单》；采购入库送检单目的或用途使用部门使用岗位打印联根据采购单录入采购入库送检单采供处采购员采购入库送检单进入“采购入库送检单“，选择“入库日”，点击“转入按钮”，选择过滤条件，点击“过滤”按钮，选择转入资料，点击“确定”；检查“厂商”、“来源单号”、“品号”、“数量”等，存盘，提交对应“仓库保管员”审核；操作规范说明：系统路径：物流管理→采购管理→采购入库→入库单[送检]→采购入库送检；转入单号：可从采购单转入。提供查询窗口，亦可手工直接输入单据号码；批号：根据实际填写材料炉号(应有质检员填写)，送检时可不填写；库位：根据实际填写正确库位；已验货量：资料来源于进货验收单，数据系统自动回写；客户部门：系统从转入单据带出。1．点击新增或”F2”键。本系统的输入单据均保持新增画面。由于是从其它单据转入，故只需在转入单号栏位，直接输入转入的单据号码或打开查询窗口查询。2．单据转入后会自动将品号、仓库、数量、来源单号写入，而已验货量则需系统回写方可。3．确认转入资料无误后，按下存盘就会产生一张新的入库单了。功能按钮说明：是否连续新增：勾选上是，当单据存盘后，立即切换成新增的画面，此种做法则无需按”F2”就可直接新增；没有勾选上则单据存盘后仍然是输入时的单据画面，此种做法就无需按”F3”速查就可直接在原单据上修改。新增完是否连续打印：勾选上是，当单据存盘后，系统立即弹出打印的窗口可直接打印，如果没有必要立即打印就无需勾选上。1.2.4审核验收退回单操作《验收退回单》：采购员收到品管部提交的“验收退回单”，并通知对应的供货厂商退货；如再次送货，可以再次送检。验收退回单目的或用途使用部门使用岗位打印报表联采供处采购员进入“检验退回单”，进行审核；根据检验退回单办理退货。如果在与供货商/生产部门沟通后，可让步使用的，此单据是否可以退回品管部：这种情况，办理验货退回后，再重新送检。操作规范说明：1.系统路径：物流管理→采购管理→品质检验检验单转单据处理检验单转验收退回2.打开“检验单转验收退回”，过滤需检验退回单据；3.选择“单据日期”、“货品代号”、“采购单号”、“客户厂商”后，点击“过滤”按钮；4.选择需转入的单据后，点击“F8确认”按钮；5.存盘。说明：供货商已经按采购订单送货，已经办理“采购入库单”，但由于质量原因退库；如果有新需求时，须重新报购。库管员入库货品数量不得超过5%；1.2.5采购订单变更采购订单变更：如采购订单部分已经办理送检及采购入库单；如需更改价格，货品种类，数量等，由采购员做采购变更单；采购变更单完成后，提交“物资管理处主任”及“采供处主管”审核。修改：修改原货品数量，单价，金额，仓库等；新增：增加一行货品，有数量，单价，金额，仓库等。采购订单变更目的或用途使用部门使用岗位打印报表联采购订单变更采供处采购员提交物资管理处主任、采供处主管审核；审核完成后，由采购员在“采购订单变更单”中点击“更改”执行变更。操作规范说明：系统路径：物流管理→采购管理→采购订单变更作业1.2.6采购订单结案采购订单没有交完货，不再执行采购任务时，必须做采购订单变更，进行结案。结案：结案“采购订单”。采购订单变更目的或用途使用部门使用岗位打印报表联采购订单变更采供处采购员提交物资管理处主任、采供处主管审核；审核完成后，由采购员在“采购订单变更单”中点击“更改”执行变更，结案“采购订单”。操作规范说明：系统路径：物流管理→采购管理→采购订单变更作业1.2.7未记帐收票作业（采购收发票）发票总金额与业务单据不一致发票货品单价和业务单据不一致时，会出现总金额和业务单据不一致。未记帐收票作业目的或用途使用部门使用岗位打印报表联根据采购入库单收发票，单价不一致时，出现总金额与业务单据不一致财务部采购员无供货商来发票，采购员作“未记帐收票作业”（即：发票核销）；过滤时注意选择过滤条件；如发票货品单价和“采购入库单”货品单价不一致会有结余金额。完成后提交材料会计审核。操作规范说明：1、系统路径：物流管理→采购管理→采购入库收票作业→未记账收票作业发票总金额一致但未税额与业务单据不一致发票和业务单据税率不一致时，会出现发票总金额一致但未税额与业务单据不一致。未记帐收票作业目的或用途使用部门使用岗位打印报表联如发票税率不一致，会出现这种情况；根据采购入库单收发票财务部采购员无供货商来发票，采购员作“未记帐收票作业”（发票核销）；过滤时注意选择过滤条件；如发票货品税率和“采购入库单”货品单价不一致时会有结余未税金额。完成后提交材料会计审核。操作规范说明：1、系统路径：物流管理→采购管理→采购入库收票作业→未记账收票作业2、在“工作台”中点击“待办事宜”中的“未记帐收票作业”，在右侧显示需审核的单据；3、右击需审核的单据，根据实际情况选择“同意”或“不同意”。分次收发票根据采购入库单收发票，分次收发票。未记帐收票作业目的或用途使用部门使用岗位打印报表联财务部采购员无供货商来发票，采购员作“未记帐收票作业”（即：发票核销）；过滤时注意选择过滤条件；如发票货品数量和“采购入库单”货品数量不一致会有结余数量及结余金额。完成后提交材料会计审核。单据审核后，下次可以再收剩余货品的发票。操作规范说明：1、系统路径：物流管理→采购管理→采购入库收票作业→未记账收票作业2、在“工作台”中点击“待办事宜”中的“未记帐收票作业”，在右侧显示需审核的单据；3、右击需审核的单据，根据实际情况选择“同意”或“不同意”。2.采购外协管理2.1采购外协管理流程业务编号SL-D023业务名称外协加工业务流程简述托外加工业务处理流程适用范围适用于外加工货品的处理相关岗位及权限岗位系统操作权限采供处外协采购员托外加工单、托工检验退回录入、审批材料库管员托工领料、托工送检录入成品库管员托工缴回录入质检员托工检验录入计划员生产计划录入往来会计应付帐款录入描述采供处外协采购员根据生产部生产计划、外协厂商评审表，与外协厂商协商并制作《托外加工单》，打印并发给外协厂商进行外协加工；跟踪托外加工单，与外协厂商协商按时完成外协产品。托工检验退回：托工货品缴回后，质检部检验不合格的由质检部检验员在系统中制作《托工检验退回》，由外协员审核并通知外协商退货。2.2采购外协操作2.2.1托外加工单《托外加工单》：外协员根据计划员下的《制令单》制作《托外加工单》；打印后，交外协厂商；《托外加工单》打印一式四联：一联留底，一联（黄联）交外协厂商，一联（红联）给门卫，一联（蓝联）给保管，要求外协厂商在交货时要附带着《托外加工单》黄联来换《托工送检单》；托外加工单目的或用途使用部门使用岗位打印报表联采供处外协员托外加工单操作规范说明：1.系统路径：生产管理→制成生成→生产通知单→修改制令/托工/通知单→托外加工单:；2.根据“制令单”打开“托外加工单”修改托工厂商及单价和预交日期；3.选择需转入的单据；4.托外加工单中，选择需托工厂商，预交日等；5.存盘。2.2.2托工送检单《托工送检单》：外协厂商交货时外协员根据《托外加工单》对货物进行《托工送检》，送检后直接将流程提交保管审核，《托工送检单》单据将由保管直接打印，分别给质检员一联，给外协厂商一联托外加工单目的或用途使用部门使用岗位打印报表联采供处外协员托工送检单操作规范说明：系统路径：生产管理→品质检验→托工送检单根据《托外加工单》打开《托工送检单》，输入托工单号，转入点击过滤，对相应的货品点击确认，存盘，提交。货品由外协员操作托工送检单提交保管，由保管审核后打印此单据。2.2.3托工验收退回《托工验收退回单》：外协员收到品管部转来的检验单，如有不合格的外协产品，外协员要在系统审核检验员制作的《托工验收退回单》，外协员通知对应的供货厂商退货；托工验收退回单目的或用途使用部门使用岗位打印报表联采供处外协员操作规范说明：1.系统路径：生产管理→MRP计划工序生产→品质检验→检验单转单据处理→转托工验收退回2.在“检验转验收退回过滤窗口”对话框中，选择需过滤条件：1.起止日期2.一般检验单号3.货品代号，点击“F8过滤”；3.在“验收单转托工退回处理”界面中，双击选择需转入的托工单号，输入经办人，然后点击“G转托工验收退回单”；4.双击“G转托工验收退回单”下面的托工验收退回单号，即可进入“托工验收退回单”；2.2.4托外加工“料废”处理托外加工出现“料废”，需要补加工费，用“其它费用支出单”，费用项目选“托外加工料废”金额填正数。完成后提交财务审核。注意：1）费用项目选“托外加工料废”；金额为正数，废品数量，废品单价、托工单号都由手工填写，只是记录，系统不做计算。注意认真填写。2)表头暂估费用必须打勾。其它费用支出单目的或用途使用部门使用岗位打印报表联采供处外协员操作规范说明：1.系统路径：财务管理→收付款管理→其它费用→其它费用支出；2.2.5托外加工“工废”处理托外加工出现“工废”，需要扣加工费，用“其它费用支出单”，费用项目选“托外加工工废”金额填负数，表示扣加工费。完成后提交财务审核。注意：1）费用项目选“托外加工工废”；金额为负数，废品数量，废品单价、托工单号都由手工填写，只是记录，系统不做计算。注意认真填写。2)表头暂估费用必须打勾。其它费用支出单目的或用途使用部门使用岗位打印报表联采供处外协员操作规范说明：1.系统路径：财务管理→收付款管理→其它费用→其它费用支出；2.2.6未记帐收票作业（托工收发票）未记帐收发票作业目的或用途使用部门使用岗位打印报表联外协缴回收发票采供处外协员外协商来发票，外协员作“未记帐收票作业”；过滤时注意选择过滤条件；完成后提交“材料会计审核”。操作规范说明：系统路径：物流管理→采购管理→采购入库收票作业→未记账收票作业1、设置过滤条件（厂商、部门、课税类别），过滤出托外加工缴回单号，选择相应的缴回单，系统会将该单的信息带入未记帐收票作业单中，点击“确定”。2、点击表头字段“发票”，输入相应的发票号码和类别，点击“确定3、存盘。【表头字段说明】：•

立账日期：发票进行核销的日期。•

结账日期：系统默认下个月的1号•

业务员：采购这些货物的采购员•

立账厂商：发票上对应的供应商•

摘要：其他需要说明的事项【表身字段说明】：•来源单号、货品名称、货品代号、来源单价、应开金额、已开金额：这里的来源单号、货品名称、货品代号、来源单价、应开金额、已开金额等信息由过滤出的采购入库单自动带入。•开票数量、单价、金额：本次发票开具的数量、单价金额2.2.7其它费用支出收发票作业其它费用支出单收发票作业其它费用支出单目的或用途使用部门使用岗位打印报表联费用支出收发票采供处外协员操作规范说明：1.系统路径：财务管理→收付款管理→其它费用→其它费用支出；付款申请3.1预付款申请预付款申请目的或用途使用部门使用岗位打印报表联预付货款采供处采购员预付款申请操作规范说明：1.系统路径：财务管理→收付款管理→付款→预付款申请；3.2付款申请预付款申请目的或用途使用部门使用岗位打印报表联付申请款采供处采购员预付款申请操作规范说明：1.系统路径：财务管理→收付款管理→付款→付款申请；考核4.1询价单审核考核考核单据询价考核序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1审核询价单没有按时审核询价单要求当日完成采购订单考核考核单据采购订单考核序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1厂商填错10.50.52采购日期填错10.50.53转入单号（即询价单号）填错10.50.54立账没选“3.收付/记账”10.50.55扣税类别没选“2.含税价”10.50.56货品代号填错10.50.57仓库填错10.50.58表身“预交日期”填错10.50.59表身“单价”填错10.50.510表身“金额”填错10.50.511表身“税率”填错10.50.512及时录入采购订单没有及时录入采购订单，影响办理入库要求当日完成采购入库送检考核单据采购入库考核序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1厂商代号填错10.50.52表身“来源单号”填错10.50.52表身“货品代号”填错10.50.53表身“货品数量”填错10.50.55按时做“采购入库送检”没有按时采购入库送检要求：货到送检审核验收退回单操作考核单据询价考核序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1按时审核验收退回单没有按时审核验收退回单要求：验收完成当日完成退回采购订单变更考核单据采购订单变更序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1变更方式填错10.50.52采购单号填错10.50.53货品代号填错10.50.54仓库填错10.50.55表身“数量”填错10.50.56表身“预交日期”填错10.50.57表身“单价”填错10.50.58表身“金额”填错10.50.59表身“税率”填错10.50.510及时变更“采购订单”没有及时变更采购订单，影响办理入库要求当日完成采购订单结案考核单据采购订单考核序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1采购订单号填错10.50.52及时完成结案没有及时结案，影响查询在途量要求当日完成未记帐收票作业（采购收发票）考核单据未记帐收票作业考核序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1厂商填错10.50.52立账日期填错10.50.53来源单号填错10.50.54扣税类别填错10.50.55货品代号填错10.50.56发票号码填错10.50.57开票数量填错10.50.58开票单价填错10.50.59开票金额填错10.50.510开票税率填错10.50.511及时收发票没有及时录入单据，影响付款要求当日完成托外加工单考核考核单据采购订单考核序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1托工厂商填错10.50.52制造数量填错10.50.53来源单号（即“制令单”号）填错10.50.54立账没选“3.收付/记账”10.50.55部门代号填错10.50.56预交日期填错10.50.57扣税类别没选“2.含税价”10.50.58托外货品填错10.50.59仓库填错10.50.510托工单价填错10.50.511金额填错10.50.512税率填错10.50.513及时录入托外加工单没有及时录入托外加工单，影响生产要求当日完成未记帐收票作业（外协收发票）考核单据未记帐收票作业考核序号考核项目错误类型操作员扣分主管扣分奖分1厂商填错10.50.52立账日期填错10.50.53来源单号填错10.50.54扣税类别填错10.50.55货品代号填错10.50.56发票号码填错10.50.57开票数量填错10.50.58开票单价填错10.50.59开票金额填错10.50.510开票税率填错10.50.511及时收发票没有及时录入单据，影响付款要求当日完成10.50.5XXERP实施项目组2014年03月基于C8051F单片机直流电动机反馈控制系统的设计与研究基于单片机的嵌入式Web服务器的研究MOTOROLA单片机MC68HC（8）05PV8/A内嵌EEPROM的工艺和制程方法及对良率的影响研究基于模糊控制的电阻钎焊单片机温度控制系统的研制基于MCS-51系列单片机的通用控制模块的研究基于单片机实现的供暖系统最佳启停自校正（STR）调节器单片机控制的二级倒立摆系统的研究基于增强型51系列单片机的TCP/IP协议栈的实现基于单片机的蓄电池自动监测系统基于32位嵌入式单片机系统的图像采集与处理技术的研究基于单片机的作物营养诊断专家系统的研究基于单片机的交流伺服电机运动控制系统研究与开发基于单片机的泵管内壁硬度测试仪的研制基于单片机的自动找平控制系统研究基于C8051F040单片机的嵌入式系统开发基于单片机的液压动力系统状态监测仪开发模糊Smith智能控制方法的研究及其单片机实现一种基于单片机的轴快流CO〈,2〉激光器的手持控制面板的研制基于双单片机冲床数控系统的研究基于CYGNAL单片机的在线间歇式浊度仪的研制基于单片机的喷油泵试验台控制器的研制基于单片机的软起动器的研究和设计基于单片机控制的高速快走丝电火花线切割机床短循环走丝方式研究基于单片机的机电产品控制系统开发基于PIC单片机的智能手机充电器基于单片机的实时内核设计及其应用研究基于单片机的远程抄表系统的设计与研究基于单片机的烟气二氧化硫浓度检测仪的研制基于微型光谱仪的单片机系统单片机系统软件构件开发的技术研究基于单片机的液体点滴速度自动检测仪的研制基于单片机系统的多功能温度测量仪的研制基于PIC单片机的电能采集终端的设计和应用基于单片机的光纤光栅解调仪的研制气压式线性摩擦焊机单片机控制系统的研制基于单片机的数字磁通门传感器基于单片机的旋转变压器-数字转换器的研究基于单片机的光纤Bragg光栅解调系统的研究单片机控制的便携式多功能乳腺治疗仪的研制基于C8051F020单片机的多生理信号检测仪基于单片机的电机运动控制系统设计Pico专用单片机核的可测性设计研究基于MCS-51单片机的热量计基于双单片机的智能遥测微型气象站MCS-51单片机构建机器人的实践研究基于单片机的轮轨力检测基于单片机的GPS定位仪的研究与实现基于单片机的电液伺服控制系统用于单片机系统的MMC卡文件系统研制基于单片机的时控和计数系统性能优化的研究基于单片机和CPLD的粗光栅位移测量系统研究单片机控制的后备式方波UPS提升高职学生单片机应用能力的探究基于单片机控制的自动低频减载装置研究基于单片机控制的水下焊接电源的研究基于单片机的多通道数据采集系统基于uPSD3234单片机的氚表面污染测量仪的研制基于单片机的红外测油仪的研究96系列单片机仿真器研究与设计基于单片机的单晶金刚石刀具刃磨设备的数控改造基于单片机的温度智能控制系统的设计与实现基于MSP430单片机的电梯门机控制器的研制基于单片机的气体测漏仪的研究基于三菱M16C/6N系列单片机的CAN/USB协议转换器基于单片机和DSP的变压器油色谱在线监测技术研究基于单片机的膛壁温度报警系统设计基于AVR单片机的低压无功补偿控制器的设计基于单片机船舶电力推进电机监测系统基于单片机网络的振动信号的采集系统基于单片机的大容量数据存储技术的应用研究基于单片机的叠图机研究与教学方法实践基于单片机嵌入式Web服务器技术的研究及实现基于AT89S52单片机的通用数据采集系统基于单片机的多道脉冲幅度分析仪研究机器人旋转电弧传感角焊缝跟踪单片机控制系统基于单片机的控制系统在PLC虚拟教学实验中的应用研究基于单片机系统的网络通信研究与应用基于PIC16F877单片机的莫尔斯码自动译码系统设计与研究基于单片机的模糊控制器在工业电阻炉上的应用研究基于双单片机冲床数控系统的研究与开发基于Cygnal单片机的μC/OS-Ⅱ的研究基于单片机的一体化智能差示扫描量热仪系统研究基于TCP/IP协议的单片机与Internet互联的研究与实现变频调速液压电梯单片机控制器的研究基于单片机γ-免疫计数器自动换样功能的研究与实现基于单片机的倒立摆控制系统设计与实现单片机嵌入式以太网防盗报警系统基于51单片机的嵌入式Internet系统的设计与实现单片机监测系统在挤压机上的应用MSP430单片机在智能水表系统上的研究与应用HYPERLINK