办公设备日常管理制度

企事业单位设备日常管控管理制度规章第1章总则为保证企事业单位办公设备正常运转,提高办公设备的工作效率和使用效率,特制定本制度规章.适用范围：本制度规章所指办公设备主要包括联系方法方式和公司传真和计算机硬件（笔记本和主机和显示器）和计算机软件和计算机网络和打印机和复印机和照相机和摄像机和扫描仪和碎纸机和投影仪等.第2章机构部门职责各机构部门指定专人（机构部门办公设备管控管理员,简称机构部门管控管理员）负责任办公设备管控管理,负责任各自机构部门办公设备的日常管控管理：台账记录和设备申购和维护保养和办公设备使用人或归属机构部门变更转移的申请和自查与盘查等各项工作.机构部门管控管理员需在每年的3月和6月和9月与11月底前完成对机构部门设备的自查,台账的更新,并报备办公室；财务部与各机构部门在每年7月和12月协助办公室开展半年度企事业单位办公设备盘查工作.各设备使用机构部门负责任提出设备使用需求,明确说明设备的用途和性能和技术相关要求和设备选型等事项；负责任办公设备的日常保养和报修和等工作.办公室指定专人（企事业单位办公设备管控管理员,简称企事业单位管控管理员）负责任对需采购的办公设备进行登记和调配；负责任办公设备采购回来后的质量验收和入库和保存,提高办公设备的工作效率和资料收集保存和临时保管和配发和维修保养；负责任有关人员离职调动前所使用的办公设备的回收和登记和保管和调拨；负责任企事业单位有关人员邮箱的开通和删除,门禁卡新办及退还登记（如果门禁卡丢失,直接从工资中扣除20元）.同时,办公室在每年7月与12月对企事业单位的办公设备进行全面盘查,更新台账.采购部根据审核或者签字或盖章情况进行采购.在购买时应咨询供应商有关维护情况,并转交办公室进行维护.第3章办公设备采购相关流程各机构部门根据需要提出办公设备购买申请,填写《请购单》,经机构部门管控管理员和机构部门经理和机构部门主管相关领导及采购部经理和财务总监审核或者签字或盖章后,交采购部.采购部对审核或者签字或盖章后的《请购单》所购办公设备与企事业单位办公设备库存进行核实,如所购办公设备已有库存,采购部可根据库存设备情况进行调拨,并通知办公室配发；如所购办公设备无库存,则实施采购.采购部根据审核或者签字或盖章后的《请购单》有关内容,调研情况并购买.大型办公设备（或10万元以上设备）应以招标形式购买.设备采购到货后,办公室统1进行质量验收和编号和入库并更新台账,收集操作手册和生产产品合格证和保修服务单等设备资料并建档保存；通知设备申请机构部门办理设备领取事宜.第4章办公设备使用和保养及监督使用设备前应详细阅读操作手册,严格按照操作规范操作使用,各机构部门管控管理员负责任监督检查.企事业单位各类办公设备的保养,由使用机构部门管控管理员组织使用有关人员参照规范进行实施.办公室对办公设备运行和保养情况进行监督检查,对设备的维修和更换零件要进行登记备案并组织实施.办公设备要定期进行养护,以免老化影响使用.各机构部门管控管理员或使用有关人员应对办公设备的使用进行不定期的检查,如需保养由各机构部门管控管理员定期统1集中本机构部门需保养设备,与企事业单位管控管理员预约保养时间,由办公室统1给每个机构部门每月集中保养1次.（见附表《办公设备维护记录表》）公用办公设备指定专人操作,其他有关人员使用必须经设备所在机构部门负责任人或使用人同意.办公设备的使用有关人员要保证设备在安全环境下运行,如果因使用有关人员的过失造成丢失或损坏,要追究责任,择情进行赔偿.管控管理员对违规使用办公设备有关人员有提出处罚的权力.第5章办公设备维修管控管理计算机和打印机和公司传真机和复印机和扫描仪等设备出现故障,首先联系办公室处理,如果办公室不能解决,应由企事业单位管控管理员找设备厂商或供应商进行检测.设备发生故障无法自行修理的,设备使用人应填写《办公设备检修单》（见附表）,经机构部门经理和主管相关领导审核或者签字或盖章后交办公室,办公室负责任维修事宜.未填写《办公设备检修单》或未按检修单相关要求填写相关有关内容的,1律不予修理.《办公设备检修单》最后交付财务部备案,办公室留存复印件.保修服务期内的办公设备,办公室负责任联系供应商进行维修；保修服务期外的设备,按照最经济可行的方案进行维修,包括委托维修商来完成维修,由企事业单位管控管理员按照维修的真实情况,填写《办公设备检修单》中的“检修记录”,发生费用计入设备所在机构部门成本.所有设备的维修都必须建立完整的维修档案,由企事业单位管控管理员统1管控管理.设备维修档案主要包括设备编号和维修日期和故障现象和保修服务原因和维修有关内容和维修费用和维修单位等.企事业单位管控管理员应定期统计和汇总维修情况,针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施,通知使用机构部门加以防范,由办公室每月汇总维修费用表报相关领导.第6章办公设备分类管控管理-计算机硬件使用管控管理计算机使用管控管理是指对主机和显示器和附属设备以及各类应用软件等的管控管理.计算机应专人专用,使用人负责任日常操作及维护,各机构部门公用计算机指定专人进行日常维护,非本机构部门有关人员不得随意使用.计算机使用有关人员设置的密码属企事业单位机密,未经批准不得向任何人泄露.计算机的操作规定严禁在计算机上从事与本职工作无关的事项,严禁使用计算机散播非法信息.不得使用未经病毒检查的U盘,防止病毒入侵.严禁私自拷贝和泄露涉及企事业单位有关机密的文件资料.正常工作时间及企事业单位统1加班办公时间禁止使用大流量下载软件（如迅雷和BT和网际快车和电驴）下载电影和游戏或其他应用软件.病毒防护未安装杀毒软件的计算机不要上互联网以防中毒影响企事业单位局域正常运行.对于联网的计算机,在复制软件或文档时注意杀毒软件提示,严禁强行复制,以免病毒侵入.对于计算机软件的安装由使用机构部门申请交所属机构部门主管相关领导同意后,办公室协助购买安装.任何计算机不得在正常工作时间安装或下载与工作无关的软件.软件使用前要确保无病毒.任何人未经他人同意,不得使用他人专用计算机.硬件保护未经办公室批准,任何人不得拆卸所使用的办公设备和计算机配件.拆卸计算机由办公室专人负责任,必须采取防静电措施.硬件维护后,必须将所有设备复原.各机构部门管控管理员必须认真落实本机构部门计算机以及配套设备的使用和保养责任.各机构部门管控管理员必须采取必要措施,确保本机构部门的计算机以及配套设备始终处于整洁和良好的状态.对于关键的计算机设备应配备必要的断电和继电设施以保护电源.计算机的保养保持计算机的清洁,不用手和锐物触摸屏幕,使用人在离开前应退出系统并关闭电源.定期对计算机内的资料进行整理,做好备份并删除不需要的文件,保证计算机运行的速度和存储,重要技术备份资料的电子版或纸质版由机构部门有关人员保管.计算机经检测确定有硬件或其它原因,不在保修服务期内的,由某工作有关人员个人提出维修申请,经机构部门相关领导审核或者签字或盖章,主管相关领导批准后交由办公室统1维修,维修费用由本机构部门承担.如人为损坏,其费用由某工作有关人员个人承担.工作有关人员应爱惜计算机等办公设备,购置期在3年以内计算机等办公设备,1般不予更换,确因工作原因损坏且无法维修并已过设备保修服务期,经机构部门经理和企事业单位主管相关领导审核或者签字或盖章,可以给予换件或更换计算机,但费用某工作有关人员个人承担20%（满2年不足3年）或40%（不足2年）；使用满3年以上的计算机,若需更换计算机仍须严格经机构部门经理和企事业单位主管相关领导根据其计算机使用情况给予其换件或更换批准.计算机丢失或因某工作有关人员个人拆装等人为原因,更换计算机1律由某工作有关人员个人承担全部费用,并应赔偿损坏计算机.禁止某工作有关人员个人或机构部门私自对计算机进行机构部门内部和机构部门间及与其他企事业单位之间调配使用.计算机需调配使用时,需各机构部门在对计算机做保密信息安全处理后归还办公室,经办公室IT专员安全审查后做相应调配.更换计算机时必须将旧计算机交还办公室,各机构部门管控管理员更新机构部门设备台账报办公室,由办公室报财务部更新设备台帐后,申请人方能领取新计算机.办公室需对退回的计算机及时做信息安全处理,并根据情况审核所退计算机是否报废,如需报废由企事业单位管控管理员填写设备报废申请表.第7章办公设备分类管控管理-计算机软件的使用管控管理为了加强企事业单位计算机软件使用的规范化管控管理,保护计算机软件知识产权,保障我企事业单位信息安全,依据《中华人民共和国著作权法》和《中华人民共和国计算机软件保护条例》等关规定,制定本章有关内容.本章所述软件主要包括办公软件和应用软件及软件介质等.企事业单位建立健全软件库,由办公室负责任对所需采购及使用的软件进行登记和调配和升级,配合采购机构部门购买,设立专人负责任软件使用的安装维护版权保护等工作,负责任有关人员离职或调动前对所使用软件的回收,登记,保管和调拨.财务及特殊设备等专用软件相关要求供应商至少培训3名有关人员学会所购软件基本操作和维护工作.各机构部门管控管理员应当确保本机构部门有关人员在公务活动使用的计算机软件应具有合法授权.各机构部门统计本机构部门使用软件或因办公需要有意向使用的软件,提出软件使用需求,明确说明软件的用途和性能和技术相关要求和软件类型等事项,报企事业单位办公室.企事业单位积极落实国家促进软件正版化工作的号召,倡导工作有关人员合理规范使用正版软件.各软件使用机构部门可根据工作需要,与办公室沟通协调,促进软件正版化工作的推进.各机构部门和某工作有关人员个人对正版软件1律不得外借.在软件使用期间,要妥善保管.对于有软件加密狗或加密卡的软件系统,不管是机构部门,还是借用人,都要对软件加密狗或加密卡做好保管工作,不得损坏.若软件出现故障,应及时与办公室进行联系；各机构部门和某工作有关人员个人不得自行处理软件故障,或私自下载安装相关软件.若造成软件丢失,损坏等情况的,须按情况进行赔偿处理.第8章办公设备分类管控管理-计算机网络管控管理所有网络设备的其安装和维护等操作由办公室负责任.其他有关人员不得进入主机房对交换机和集线器和路由器等网络设备进行操作.企事业单位内所有计算机网络部分的扩展升级必须经机构部门主管相关领导批准后,由办公室具体负责任.未经许可任何机构部门及某工作有关人员个人不得私自连接交换机设备,不得私自接入网络.每位工作有关人员应当加强信息保密的意识,存有重要数据及材料的计算机应当设置隔离卡和口令密码.任何人不得利用计算机网络泄漏企事业单位机密和其它保密资料.任何人不得在互联网上发布有损企事业单位形象和工作有关人员声誉的信息.不得攻击他人计算机,不得盗用和窃取他人资料和信息等.互联网连接只允许工作有关人员为了工作和学习使用,使用时必须遵守国家的法律和规程,严禁传播不健康和反动等违犯国家法律和道德风尚的有关内容.为了避免或减少计算机病毒对系统和数据的影响,工作有关人员不得故意传播计算机病毒和危害计算机系统安全.不得向他人提供含有计算机病毒的软件和资料.计算机上应当装有相关防毒杀毒的软件,并不定期的检测和定期清理,确保系统安全运行.第9章办公设备分类管控管理-联系方法方式使用管控管理联系方法方式由办公室统1负责任管控管理,申请人填写《办公耗材领用表》,经机构部门经理批准后到办公室领用.各机构部门管控管理员负责任监督并控制使用.每次通话由通话人自觉限制,通话应简洁扼要,以免耗时占线和浪费资金.禁止用企事业单位联系方法方式办理私事.企事业单位定期对长途联系方法方式的使用进行监督,不属于业务范围的要追究通话人的责任.各机构部门对机构部门所有联系方法方式进行定位申请,原则上只能打市话,如拨打国内和国际长途,必须经所属机构部门主管相关领导批准后,由办公室执行.第10章办公设备分类管控管理-打印机和复印机使用管控管理打印机和复印机按操作说明书规定正常管控管理使用.不要调换纸张大小.如需特殊纸张,请按正确操作指示调试或咨询办公室有关人员或找厂家有关人员进行操作,以防卡纸.复印时,1定要把订书钉拆掉以防损坏复印机.如出现卡纸情况,1定要把纸张取出,如无法将其取出必须通知办公室由办公室指定有关人员或找厂家尽快恢复.大批量复印时应让复印机暂停散热,以确保复印机安全和正常运行.复印完成后,必须将设置恢复到初始状态,以免他人误操作造成纸张或能源浪费.打印或者复印完成后,必须及时取走文件,防止失密.第101章办公设备分类管控管理-公司传真机和扫描仪和碎纸机使用管控管理各机构部门公司传真机和扫描仪和碎纸机由本机构部门管控管理使用.未经主管相关领导同意不得使用公司传真机和扫描仪传送或扫描某工作有关人员个人资料.传送或粉碎企事业单位机密文件需经机构部门主管相关领导批准.每天下班后,公司传真机应设置成自动接收模式,防止遗漏重要文件.第102章办公设备使用归属变更管控管理计算机硬件（笔记本和主机和显示器）和打印机和复印机和照相机和摄像机和扫描仪和公司传真机以及投影仪此类办公设备的使用人或归属机构部门发生变更转移时,需由机构部门指定的办公设备管控管理专员填写《办公设备使用归属变更申请审核或者签字或盖章表》,审核或者签字或盖章表需交由财务部备案,办公室留存复印件.使用归属变更审核或者签字或盖章相关流程如下：办公设备使用归属变更审核或者签字或盖章相关流程表使用归属变更类型机构部门经理办公室IT财务评估办公室主管财务总监接收方财务台账使用人机构部门经理企事业单位内√√√√√企事业单位外√√√√√√√√第103章附则本制度规章由办公室制定,解释权归办公室所有.本制度规章报主管相关领导审核或者签字或盖章后发布实施,修改和废止时亦同.附录：《办公设备维护记录表》《办公设备检修单》《办公耗材领用单》《办公设备采购相关流程图》《办公设备维修相关流程图》《办公设备使用归属变更申请审核或者签字或盖章表》

办公设备维护记录表日期机构部门数量姓名周期重要备注设备管控管理员：机构部门经理签字或盖章：办公设备检修单设备名称设备编号规格型号报修时间故障现象报修原因报修人机构部门经理主管副总检修记录更换零件及其他修理后意见承修人机构部门经理质量验收记录质量验收人机构部门经理重要备注：1.如涉及重要设备或金额较大,应报备主管副总批准；2.表单交付财务部备案,办公室留存复印件.办公耗材领用单日期生产产品名称数量机构部门重要备注设备管控管理员：机构部门经理签字或盖章：领用人：办公耗材领用单日期生产产品名称数量机构部门重要备注设备管控管理员：机构部门经理签字或盖章：领用人：办公设备采购相关流程图办公设备维修相关流程图

办公设备使用归属变更申请审核或者签字或盖章表基本信息资产名称当前使用方规格型号转入方设备年限经办人数量申请日期变更类型企事业单位内转