公司人事档案管理办法与相关表格

-28-公司人事档案管理办法总则为加强人事档案管理工作，进一步促进管理的科学化、标准化、规范化，依据中共中央组织部和国家档案局颁发的《干部档案工作条例》、《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》和《XX股份有限公司人事档案管理办法》等相关规定及要求，结合企业实际，制定本办法。本办法适用于公司（以下简称“公司”）非中国交建管理的领导干部及全体员工。管理机构和职责公司非中国交建管理的领导干部及全体员工的人事档案由公司办公室集中统一管理，并按照管理权限分级管理，接受上一级人事档案管理部门的业务监督、检查和指导。办公室作为人事档案主管部门，其职责主要包括收集、归档、整理、保管、查借阅、转递人事档案等工作。办公室配备兼职档案工作人员。收集、归档和整理人事档案材料的收集归档须严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》执行。人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作人事档案材料，在材料形成之日起一个月内按要求送交办公室归档并履行移交手续。人事档案整理工作须严格按照中组部《干部档案整理工作细则》进行审核、分类、排序、编目、技术加工及装订成卷。人事档案内容及分类按照《公司人事档案管理标准》（见附件1）执行。在人事档案材料收集归档整理工作中，人事档案材料形成部门、人事档案工作人员和本人必须严格执行以上规定，并遵守以下纪律：（一）不准以任何借口涂改、伪造档案材料。（二）不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。（三）不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。（四）不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。对违反人事档案材料收集归档整理工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，并追究有关责任。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事人事档案工作。保管和保密为保证人事档案的安全，须达到如下要求：（一）办公室设立专用档案库房和阅档室，且专用档案库房、阅档室、档案人员办公室应三室分开。专用档案库房面积为每千卷档案不小于25平方米。（二）档案库房要坚固，须具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等条件，要配置防盗门、摄像头、铁质档案柜、空调、加湿器、除湿器、灭火器等设备，并保持库房内的清洁卫生和适宜温、湿度（注：温度为14-24℃，相对湿度45-65%）。人事档案保管，应建立登记和统计制度。每年度全面检查核对，发现问题及时解决。人事档案管理人员要认真贯彻和执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和人事档案工作有关规定，严格遵守安全保密制度。严禁任何人私自保管他人人事档案。人事档案管理人员的人事档案，由所在单位指定专人保管。查借阅管理建立规范的人事档案查借阅审批、登记制度。因工作需要查阅人事档案，须遵守下列规定：（一）因工作需要查阅人事档案，由中共党员持《公司查阅人事档案审批表》（见附件2，以下简称“审批表”）办理。（二）国家安全、公、检、法机关和保卫部门等单位，因工作需要，查阅人事档案，必须持县、团以上的单位组织人事管理部门出具的介绍信及审批表办理。（三）公司人事档案查阅手续为：由经办人填写审批表，经办部门（单位）负责人签字，提交至公司办公室。查阅部门副职（相应级别）以下人员人事档案，须办公室负责人签字同意；查阅部门副职（相应级别）及以上人员人事档案，须办公室负责人、公司分管领导签字同意。（四）任何人不得查阅本人的人事档案。（五）查阅人事档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，要爱护人事档案，严禁涂改、圈划、抽取撤换、拆散、损坏人事档案材料。查阅者不得泄漏或擅自向外公布人事档案内容。（六）查阅人事档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制人事档案内容。（七）查档人员应在档案工作人员指定的档案查阅室进行查阅。公司管理的人事档案一般不外借。特殊情况需要借出的，须经办公室负责人、公司分管领导签字同意（见附件3）。转递人事档案转递工作应符合以下要求：（一）转出和接收的人事档案须信息准确、材料齐全、手续完备、整理规范。转出单位在转递前要对人事档案进行严格审核，对不符合要求的人事档案进行认真整改。因工作调动或职务变动需转递人事档案的，须在一个月内完成人事档案转递工作。（二）转递人事档案须按“转递干部档案材料通知单”的项目进行统一登记，严密包封，通过机要交通转递或派中共党员送取，严禁邮寄或交本人自带。接收单位按“转递干部档案材料通知单”要求办理回执手续。（三）公司与具有人事档案管理权的所属单位，可直接转递人事档案。管理人员工作要求人事档案管理有较强的政策性、专业性、连续性和保密性，人事档案管理人员须选用政治素质好，作风正派，责任心强，且具有本科及以上学历的中共党员，并按规定要求进行政治、业务培训。人事档案工作人员须做到：（一）作风正派，坚持原则，严格按照干部人事档案工作的法规和制度办事。（二）严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。（三）热爱本职工作，责任心强，敬业爱岗。（四）工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等交接工作。附则本办法由公司办公室负责解释。本办法自下发之日起施行。附件：1.公司人事档案管理标准2.公司查阅人事档案审批表3.公司借阅人事档案审批表4.公司人事档案归档材料登记表5.公司人事档案转出登记表6.公司人事档案接收登记表7.公司人事档案复印、摘抄材料登记表附件1公司人事档案管理标准总则为实现人事档案整理工作规范化，便于人事档案的管理和利用，根据中共中央组织部《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》及《公司人事档案管理办法》（以下简称《办法》），特制订本标准。归档范围人事档案材料应历史地、全面地反映个人情况，按材料内容及分类依序装订，其内容及分类如下：履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。1.1999年以前参加工作的，须有中央组织部制发的1988年版和1999年版《干部履历表》；1999年以后参加工作的，必须有1999年版《干部履历表》。2.中央组织部制发的1999年版《干部履历表》应逐项填写，所填写信息要真实准确，须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。3.各类履历表包括：社教工作队员登记表、知青、教师、军人登记表、职工登记表、干部登记表、工作人员简历表、人才流动登记表、中央和地方各级党委委员（候补委员）简历、人大常委会委员、政协委员简历等。自传材料：自传及属于自传性质的材料。1.以自传为主要内容的履历式简历表等。2.凡由本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、社会关系等情况，属自传性质的材料。考察、考核、鉴定材料：在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料；年度考核登记表；援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料。1.鉴定材料：学生、学员、实习、劳动、自我鉴定、毕业生鉴定、高校毕业生鉴定、结业鉴定、学生操行评语、政治操行鉴定表、工作鉴定、团员党员干部鉴定、后备干部登记表、退役军人鉴定、转业干部鉴定、工作调动鉴定、下派干部鉴定、社教运动鉴定表、社会实践活动鉴定表等。2.干部考核表、干部考察材料、对本人的考察意见、思想品德考察表、出国人员鉴定表、外国工作期间鉴定；学习期间总结表、入党积极考察材料、后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。3.1997年以后提任职务的，须有干部考察（表现情况）材料，要有考察部门印章或考察人签名和考察时间。4.审计材料：审计工作中形成的材料、离任审计[如有问题放在（八）类]。学历学位技术职务材料：国民教育、成人教育、培训学习、评聘、职业资格等工作中形成的材料。1.学历学位：中学、高中、中专毕业登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表；报考高校志愿表与高考成绩单、入学考试各科成绩表；专家推荐表；学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、各类院校毕业生登记表、学习情况登记表；授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。（1）大学本专科学历、学位：1977年以前入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；1977年以后入学的，须有高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表和授予学士学位的材料。（2）硕士、博士研究生学历、学位：须有报考攻读硕士、博士学位研究生登记表、学习成绩表、毕业研究生登记表、授予学位的材料。参加硕士研究生单独考试的，还须有专家推荐表。（3）同等学历申请硕士、博士学位：须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料。1996年后授予学位的，还须有参加国家组织的英语水平考试成绩合格证书复印件；1998年后授予学位的，还须有参加国家组织的英语和专业综合水平考核成绩合格证书复印件。（4）党校学历：须有学员成绩表、毕业论文评审答辩情况表、毕业学员登记（鉴定）表、党校学历证明。（5）国（境）外学历、学位：须有国（境）外学校出具的学历、学位证书。2000年以后获得的国（境）外学历学位的，还须有教育部留学服务中心出具的认证材料。2.评(聘)职称(职务)材料：专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。职业(任职)资格材料：职业资格考试合格人员登记表、职业(任职)资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。3.学术材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果，著作、译著和有重大影响的论文的评价材料及目录、反映个人科研学术水平材料。4.培训材料：为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。不承认学历的材料，一律放在培训类。政治历史审查材料：审查工作中形成的材料。1.上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；因入党入团入学参军而形成的政审材料及各类政审表。2.更改(认定)姓名、民族、出生日期、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料。个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复。3.计算连续工龄审批材料、插队时间证明等。入党、团材料：党团组织工作中形成的材料。1.中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活(党籍)的有关审批材料。2.中国共产主义青年团入团志愿书。3.加入或退出民主党派的材料。4.开除党籍、团籍的处分材料放在第八类，原入党、入团志愿书仍放在此，但需在封面注明“开除”字样。奖励（包括科技和业务奖励）材料：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料及撤销奖励的有关材料等。处分材料：犯错误受处分处理的材料。处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除(变更、撤销)处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。工资任免招录聘用材料：录用、聘用、转业、工资、出国、退离休、退职以及各种代表会登记表等材料。1.工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。2.任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表；军人转业(复员)审批表；退(离)休审批表等材料。（1）任公司部门副职以上职务的，须有《干部任免呈报表》或《干部任免审批表》和干部任前考察（表现情况）材料。（2）《干部任免审批表》应按规定逐项填写，注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，须有照片、填表人签名、加盖印章。3.录(聘)用审批(备案)表；应征入伍登记表；招工审批表；取消录用、解聘材料。4.辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退决定材料；罢免材料。5.出国(境)材料：因公出国(境)审批表，在国(境)外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。6.党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。其他材料。1.毕业生就业报到证、派遣证、就业报到通知书。2.健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。3.民事纠纷判决书、人事争议仲裁裁决书、调解书。4.独生子女申请审批表、工会会员登记表等材料。5.生平治丧、非正常死亡调查报告、处理材料等材料。6.学习汇报、小结、思想汇报等材料。7.劳动合同书、合同协议书（有解除劳动合同书时，劳动合同书才能放档案）。8.特殊工种审批表、依据文件；买断工龄、就业登记卡、失业登记表等材料。9.干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。收集归档整理要求归档材料必须真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续齐备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。对不属于归档范围或重复多余的材料，应进行清理。对头尾不清，来源不明的材料，要查清注明后再归档。对清理出来的有保存价值的材料，可转有关部门保存；不需要保存的，可退给本人；不宜退回本人的，应进行登记，经主管领导审批后销毁。归档材料必须字迹清楚，易于辨认，内容真实，客观准确。填写制作材料时因笔误造成的更改或经组织批准对档案内容进行的更改，应由组织人事管理部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等自然情况应当与档案记载一致，与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或由组织人事管理部门审查（或出具组织说明）并加盖公章。归档材料一般应当为原件。证书、证件等需复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖组织人事管理部门公章。审（复）查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字，本人见面后未签字的应由组织注明。干部任免审批表、考察材料、录用、聘用审批表等归档材料必须注明批准机关名称、时间和文号，方能归入档案。不符合归档要求的，应退回材料形成单位整改后再归档。符合归档要求的材料，必须在接收之日起五个工作日内审核登记完毕，一个月内归入本人档案，一年内整理成册。不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。每类人事档案材料，都要根据材料之间的内在联系或材料的形成时间排列顺序。每类档案材料排序后，应用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页数。凡有图文的页面，每面计算为一页，有封面的材料从封面开始计算。空白纸和托裱用的衬页纸不计页数。复件和原件应视为一份材料，统一编写页数。人事档案材料排序的基本方式：（一）按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料。第四类、第九类材料可根据具体情况，按时间顺序排列，或先按材料性质相对集中后，再按时间顺序排列。按材料性质相对集中排序的方法是：第四类为:1.学历学位材料；2.职业(任职)资格考试材料和评(聘)专业技术职务(职称)材料；3.反映个人科研学术水平的材料；4.培训材料等。第九类为:１.工资情况的材料；２.任免材料；３.出国（境）材料；４.参加会议的代表登记表等其他材料。（二）按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按先后依次排序。每卷人事档案，必须有详细的档案材料目录作为查阅档案内容的索引。编写具体要求：（一）档案材料应按照排列顺序，逐份逐项地进行编目，做到目录清楚、填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料。档案目录不能粘贴涂改，要求统一使用EXCEL表格或者其它软件制作档案目录（新版档案目录格式见附件2）。（二）每类目录之前应注明材料类号和类别名称。（三）“序号”填写材料类号和排列顺序号。材料类号用大写的“一”至“十”，二级分类的类号用（一）至（四），序号用阿拉伯数字。（四）“材料名称”根据材料标题填写。没有标题或标题不规范的，应另拟标题，并在备注栏中简要说明。（五）“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间。（六）“页数”填写材料页数。（七）“备注”填写需要说明的情况，包括附有考察材料的干部任免审批表、复制件等情况说明。（八）每类目录之后应留出适量的空格，供补充档案材料时使用。对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。（一）对纸张破损或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后，与原件作为一件。（二）幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠或剪裁后的档案材料要保持平整、文字、照片不得损坏，便于展开阅读。（三）幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。（四）拆除档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物。（五）每份档案材料在整理时必须保证各自独立，严禁将许多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。人事档案材料必须装订成卷。档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边、右边对齐，在材料左侧竖直打上统一的三个装订眼，眼距8.3厘米,眼中心距左侧边沿1.2厘米，下眼中心距底边5.4厘米。做到结实、齐整、美观、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、方便阅读。人事档案材料超过3.5厘米，可以分成两卷装订。分卷装订时，必须保证同一类材料必须在同一卷中。人事档案材料的裁体统一使用国际标准A4纸型（297×210毫米），材料左边应当留有25毫米装订边。人事档案卷夹材质应符合档案保护要求（推荐档案盒卷夹规格为310×225×35毫米），卷夹背脊应