采购部作业指导书

采购部作业指导书版次：编号：第1页，共13页编制人/签名：日期：审核人/签名：日期：批准人/签名：日期：版次更改摘要制定人审核人批准人生效日期采购作业流程图序号流程责任部门责任人相关表单作业内容1物料请购申请物料请购申请处理退/补料和不良信息反馈信息处理收料处理采购进度跟催采购信息发出采购单审批制定《采购订单》物料请购单审批进料验收处理退/补料和不良信息反馈信息处理收料处理采购进度跟催采购信息发出采购单审批制定《采购订单》物料请购单审批进料验收品计物控部/人事行政部/设备及零配件、工用具使用部门相关人员《生产用料请购单》《请购单》《办公用品请购单》生产原辅料由物控员以《生产用料请购单》请购；设备及零配件、量具、工用具由相关使用部门用《请购单》请购，办公用品由人事行政部用《办公用品请购单》请购。2董事会/总经办/相关部门董事长/总经理/相关部门经理《生产用料请购单》《请购单》《办公用品请购单》物品价值三千元以内请购单，由部门经理审批，物品价值三千元至一万元请购单，由总经理审批，物品价值一万元以上请购单，由董事长审批。审批过程中有误，则逐级退回纠正。3采购部采购员《采购订单》采购员根据请购单选择好满足产品要求的供应商，并制定完整、准确、规范的《采购订单》。4董事会总经办采购部董事长总经理采购经理《采购订单》物品价值五千元以内采购订单，由采购经理审批，物品价值五千元至一万元采购订单，由总经理审批，物品价值一万元以上采购订单，由董事长审批。审批过程中有误，则逐级退回纠正；无误，采购员进行采购作业。5采购部采购员《采购订单》、《采购管制表》采购员将经批准的《采购订单》下达给供应商确认回签后分发给对应仓库，采购员将《采购订单》关键内容录入《采购管制表》。6采购部采购经理/采购员《采购管制表》采购员与供应商沟通，通过《采购管制表》进行跟催，有更改时要书面通知供应商并确认，同时更新《采购管制表》，采购部经理定期或不定期对跟催进度实施检查。7仓库/品计物控部/设备部人事行政部相关人员《来料检验报告》仓管员对来料数量进行验收，品管员对原辅料品质进行检验，设备部对设备及零配件、工用具品质进行检验，人事行政部对办公用品进行品质检验。8仓库仓管员《入库单》仓管员开具《入库单》收料入仓，并登卡、入账。9仓库财务仓管员《入库单》、《来料检验报告》、《对账单》仓管员将《入库单》分发采购员、财务会计；采购员根据《入库单》、《来料检验报告》，将采购结果列入《采购管制表》，会计核实《入库单》和《采购订单》内容，审查《对账单》，无误，将采购金额列入应付款项目，有误，要求采购员或供应商纠正。10采购部采购经理/采购员《进料品质异常联络单》采购部经理督促采购员按时进行不良物料、拒收物料的处理工作，及时跟进仓库反馈的来料不良信息，并要求供应商确认退货、换货、补货处理，对物料不良要求供应商进行整改。采购作业流程1.0目的为规范和完善采购作业程序，确保物料的请购、采购得到合理、有效的管控，特制定本作业流程。2.0适用范围适用所有物料的采购、采购入库及不合格品退货的过程控制。3.0职责3.1采购部：负责国内物料采购、不良品物料的退补、进度跟催及与供应商沟通和管理工作；3.2国际进口部：负责进口物资的采购；3.3品计物控部：负责生产原材料、辅助材料的采购申请及品质检验，及时提供新生产用原材料、辅助材料的相关资料给采购部；3.4人事行政部：负责办公用品的采购申请及品质检验；3.5相关部门：负责本部门使用设备、工用具的采购申请；3.6设备部：负责各部门使用设备、工用具的品质验收；3.7仓库：负责物料数量的验收及物料的保存、发放，按采购部指令将不良物料退给供应商，对供应商交期、交货量等方面进行考核、统计工作；3.8财务部：负责与供方定期对账，进行应付账款的支付工作；3.9总经理：权限内《请购单》、《采购订单》的审核、审批；3.10董事长：《请购单》、《采购订单》的审批。4.0作业程序4.1物料请购申请4.1.1生产用原辅材料的请购物控部物控员根据存量管理基准、用料预算等，参酌库存及生产计划等情况，制定《原辅材料请购单》以申请生产用原辅材料，经品计物控部经理审核、权限人员审批后交采购部；4.1.2设备及零配件、量具、工用具的请购4.1.2.1设备及零配件、量具、工用具的请购由相关使用部门以《请购单》的方式提出请购，使用部门经理审核，权限人员审批后交采购部；4.1.2.2机械零配件、电器等价格单件超过2000元以上或非常规物件批量价格超过5000元以上，必须附《物件申购说明》，由设备部门提供旧物件的使用情况，包括使用时间、损坏原因分析、旧件维修价值评估，必要时提供图纸资料以便采购，仓库提供库存情况、上次购买时间。4.1.3办公用品的请购各部门每月30日提交下月《办公用品需求表》交人事行政部，人事行政部审核（有异常使用情况需退回对应部门）后，制定《办公用品请购单》交采购部统一购买。4.2物料请购审批4.2.1物品价值三千元以内请购单，由部门经理审批，物品价值三千元至一万元请购单，由总经理审批，物品价值一万元以上请购单，由董事长审批。审批过程中有误，则逐级退回纠正。4.2.2所有经过批准的请购单统一交到采购部，采购员负责签收和采购作业；紧急请购时，由请购部门在请购单的“备注或说明栏”注明原因，并注明“紧急采购”。4.3制定《采购订单》采购员对接到的请购单进行确认，并结合采购周期、最小订购量、物料在途量等资料，进行采购交期、交货量的分析，根据请购单、供应商资料等信息选择满足物料要求的供应商，并制定完整、准确、规范的《采购订单》（必要时，附上样板或图纸等资料）。4.3.1批准采购的产品/服务应从合格供方采购。采购部门负责按照《供应商管理办法》对供方进行评定，只有经过评定合格的供方才能成为公司的合格供方。4.3.2常用产品采购部门应按照比质比价原则，评定两家以上合格供方。4.3.3正常《请购单》，采购员必须在4个工作小时内转成《采购订单》；紧急《请购单》，采购员必须在2个工作小时内转成《采购订单》若发现有无法达成采购交期、交货量要求时，采购员与供应商进行沟通，如仍无法达成要求，采购员及时将信息反馈给采购部经理和物控部物控员进行处理，如须更改《请购单》交期，必须经品计物控部经理同意后，方可更改《请购单》交期，物控员必须在更改处签字确认。4.3.4采购员送签《采购订单》时，必须附上《请购单》。4.4采购审批4.4.1物品价值五千元以内采购订单，由采购经理审批，物品价值五千元至一万元采购订单，由采购经理审核，总经理审批，物品价值一万元以上采购订单，由总经理审核、董事长审批。审批过程中有误，则逐级退回纠正；无误，采购员进行采购作业。4.4.2审核时间规定：紧急《采购订单》于30分钟内完成审核，正常《采购订单》于2个工作小时内完成审核；4.4.3审批时间规定：紧急《采购订单》于30分钟内完成审批，正常《采购订单》于1个工作小时内完成审批；4.5采购信息发出4.5.1若审批通过，由采购员将《采购订单》下达给供应商，紧急《采购订单》在30分钟内完成，常规《采购订单》于2个工作小时内完成，并要求对方书面回签（紧急《采购订单》，要求供应商在半个工作日内回签，常规《采购订单》，要求供应商在1个工作日内回签）；若《采购订单》审核、批准不通过时，采购员在30分钟内回复请购部门负责人；4.5.2采购员将审核、批准通过的《采购订单》相应联，在供应商确认后1个工作日内分发给仓库，并保管好所有《采购订单》及《请购单》，以备对账时提供给财务人员审查；4.6采购进度跟催4.6.1采购员将《采购订单》内容登录《采购管制表》，8个工作小时内完成，并将供应商确认后的《采购订单》在《采购管制表》上予以标识、记录，按时与供应商进行沟通，要求供应商按质、按量、按期交货；4.6.2采购部经理定期、不定期对采购员的物料进度跟催状况进行检查，并对异常情况进行处理；4.6.3因公司内部原因而产生《采购订单》内容需要变更时，采购员确认须变更后，1个工作小时内与供应商协商变更事宜，并书面通知变更，尽量减少公司损失。若因供应商原因而产生《采购订单》内容需要变更时，采购员在接到通知后30分钟内通知物控员，并报采购部经理处理，变更涉及到赔偿处理的按《供应商合作协议》执行；4.7进料验收4.7.1采购员必须要求供应商按照我司要求填写规范、完整、准确的《送货单》，若为生产急料送货，采购员须在供应商送货到厂前1个工作小时内通知仓库做好收货准备工作，若为供应商晚上送货，采购员须在供应商送货到厂的当天下午下班前通知仓库主管，以便仓库主管安排仓管员加班收货；4.7.2供应商送货到厂后，由仓库仓管员对来料进行数量或重量的点收；4.7.3原辅料由品管部来料品管员进行品质验收，判定是否合格，并将《来料检验报告》采购联交采购员；设备及零配件、工用具由设备部主管或由其指定人员对其质量进行检验，并将检验结果知会采购部；办公用品的品质检验由人事行政部负责，并将检验结果知会采购部。4.7.4来料品质异常的由物料检验部门开具《进料品质异常联络单》交采购部传真给供应商。4.8收料处理检验合格，仓管员开具《入库单》，办理进入仓手续；判定不合格，则由检验人员与采购部沟通退换货，仓管员办理相关对应手续。4.9信息处理4.9.1采购员根据《入库单》、《来料检验报告》，将采购进料结果列入《采购管制表》，采购员需对仓管员或品管员反馈在收料过程中出现的异常问题进行协调，若有异常，则及时反馈给物控员，并报采购部经理处理（必要时与供应商进行沟通协调处理）；4.9.2《入库单》第一联仓库保留，仓管员将第二联（财务联）交财务会计，第三联（供应商收款联）交采购员，由采购员交供应商对账；4.9.3财务会计核实《入库单》和《采购订单》内容，审查采购与供应商的《对账单》，无误，将采购金额列入应付款项目，有误，要求采购员或供应商纠正。4.10处理退/补料和不良信息反馈4.10.1采购员督促供应商对《进料品质异常联络单》进行回复。4.10.2若车间退料，品管判定为来料不良时，采购员在接到品管员的《退料检验报告》后，与供应商进行沟通，做好退货处理工作；4.10.3采购部经理督促采购员按时处理来料不良物料、拒收物料的沟通处理工作，及时跟进仓库反馈的来料不良信息，并要求供应商确认退货、换货、补货处理，对物料不良要求供应商进行整改，并提交整改报告；5.0相关表单5.1《生产用料请购单》5.2《请购单》5.3《办公用品请购单》5.4《采购订单》5.5《采购管制表》5.6《来料检验报告》5.7《入库单》5.8《来料检验报告》5.9《对账单》5.10《进料品质异常联络单》供应商管理办法1．0目的对供应商进行开发、评估、考核，以保证供应商长期稳定地提供满足本公司品质、价格、交期、服务等方面规定要求的各类材料，并促使本公司产品所用的材料品质得到保障与提升。2．0范围2．1适用于向本公司提供生产物料（生产原材料、生产辅料、外协加工件等）的所有供应商。2．2订单分配原则上不含客户指定供应商或市场垄断类供应商。2．3季度评估时交货批次少于三次的供应商不列入评估。3．0定义新供应商：指从前没有与本公司开展业务往来，或半年以上未发生业务往来以及虽有往来但本次采购的物料与以前采购的物料类别完全不同的供应商。4．0职责：4．1供应商评估小组4．1．1供应商评估小组工作由品计物控部经理主持，国际进口部、采购部、财务部相关负责人参与。4．1．2进行新供应商的调查、评估、选择。4．1．3定期对供应商实地考察，进行评估、考核。4．1．4确立或终止同各类供应商的业务合作关系。4．2品计物控部4．2．1提供供应商评估期内的各类质量统计数据及分析资料，并参与对供应商品质管理方面的评估。4．2．2对供应商提供本公司的新物料样板进行确认，制定采购物料的检验标准，并参与对供应商工艺技术管理方面的评估。4.2.3评估供应商生产能力、生产周期，参与对供应商交付能力及配合度方面的评估。4．3国际进口部负责和主导对国外供应商的选择与评估、评审、考核，并对已确立购销业务的国外供应商作进一步的沟通、维护、协调，建立稳定的合作关系。4．4采购部负责和主导对国内供应商的选择与评估、评审、考核，并对已确立购销业务的供应商作进一步的沟通、维护、协调，建立稳定的合作关系。4.5财务部负责对供应商价格、付款及发票等配合度方面的评估。5．0作业程序5．1新供应商的开发5．1．1对有合作意向的供应商，由国际进口部、采购部组织搜集、调查对方基本情况。调查的主要内容有：营业证照、企业规模、资金状况、设备生产条件、供货能力、企业信誉、品质/技术保障能力等，并将调查结果填写于《供应商资料表》。5．1．2国际进口部、采购部根据《供应商资料表》的相关信息，评估其采购的可行性。经过调查有意向的主要供应商，由国际进口部、采购部主导并组织供应商评估小组指派的相关人员对该厂商进行实地考察、评估（国外厂商由董事长视具体情况而定）。参加考察、评估的人员必须独立如实地评估该企业的生产规模、品质、技术现状，并将评估结果客观地记录于《供应商评审表》。由国际进口部、采购部上报董事长、总经理或其授权人审批。经董事长、总经理或其授权人审批合格的厂商作为初步评估合格的供应商。5．1．3国际进口部、采购部将已审批有效的《供应商评审表》送至体系小组更新《合格供应商名录》，体系小组将更新受控后的《合格供应商名录》派发至国际进口部、采购部与合格供应商开展购货合作业务，同时派发至品计物控部作合格供应商检验，发至财务部一份存档稽查。5．1．4凡符合以下条件的厂商，由采购员要求供应商填写《供应商资料表》，随同相关证明文件一并缴回，经总经理、董事长审批后，即可申请登录于《合格供应商名录》，无需进行现场评审：A、客户指定的供应商。B、国外供应商。C、贸易商、代理商或经销商。5．1．5除5．1．4所规定之条款和董事长、总经理特定可开展业务的供应商外，凡没有录入《合格供应商名录》中的供应商一律不得办理购货业务。5．1．6成为合格的供应商后，国际进口部、采购部可组织提供样板交由品计物控部安排试用。样品依相关规定试用合格，价格经审批通过后，方可进行批量采购作业。5．2供应商供货考核与定期评估5．2．1《合格供应商名录》中的供应商或正在交易的所有供应商（5.1.4情况除外）须依实际交易情形每季度进行一次定期评估。5．2．2定期评估按以下方式进行:A.订单交期方面由品计物控部评估，主要依据来源为仓库提供的《供应商交货统计分析表》和生产部反馈意见及本部门的相关信息；B.质量方面的评估:由品计物控部综合《供应商品质评分表》（根据本评估期各来料品质相关资料填写）及相关信息作出评估。C.配合及服务方面由国际进口部、采购部根据《供应商交货统计分析表》及物料对生产进度、出货货期的影响、售后服务等方面作出评估。5．2．3对产品有影响的主要材料供应商（原木、单板、油漆、色精、胶水、面料、面粉、包材等）的定期评估，除执行5.2.1程序外，采购部主导组织、供应商评估小组指派专人对国内供应商进行实地评估（每年度应至少组织一次），并将现场评估的结论客观、公正地记录于《供应商评审表》呈董事长、总经理或其授权人审批，以确保此部份主要供应商所供材料的品质能持续、稳定地提升且符合本公司的质量要求。国外供应商由董事长决定实地评估人选及时间，评估人需将现场评估的结论客观、公正地记录于《供应商评审表》呈董事长、总经理或其授权人审批。5．2．4国际进口部及采购部组织供应商评估小组相关人员，对供应商进行评估。将评估结果填入《供应商考核表》，《供应商考核表》按质量、交期、服务（配合度）、价格水平评定等级进行评估考核。其中质量配分：30分；交期达成率配分：30分；服务（配合度）配分：20分；价格水平配分：占20分。5．2．5质量得分：由品计物控部统计进料批次合格率，质量得分=进料批次合格率×质量配分，如某供应商交货100批次，合格90批次，质量得分为（90/100）×质量配分（30分）=27分。5．2．6交期得分：由品计物控部依《供应商交货统计分析表》资料，以“物料准交率”×交期达成率配分得出。5．2．7服务（配合度）得分：由国际进口部、采购部依《供应商交货统计分析表》、品计物控部与生产部反馈的相关信息及售后服务等配合情况，影响生产扣除2分/次，直至扣完为止。5．2．8价格水平得分：在整个市场行情下降时，供应商自行降价的不扣分，通知其降价才配合进行的1次扣2分，通知其降价拒绝降价的分值为0。5．2．9供应商评估总得分为：质量得分+交期得分+服务得分+价格水平得分。并须将得分情况记录于《供应商考核表》中。5．2．10《供应商考核表》中等级的注明与界定：一级供应商：总得分≥90分；二级供应商：75≤总得分<90；三级供应商：60≤总得分<75；不合格供应商：总得分<60；5．2．11评估后的《供应商考核表》须经总经理、董事长审批后生效，国际进口部及采购部将生效的《供应商考核表》交至体系小组更新《合格供应商名录》，体系小组将受控后的《合格供应商名录》发放至国际进口部、采购部、品计物控部、财务部执行作业。5．2．12被评为不合格的供应商，由品计物控部、国际进口部、采购部协商达成共识后发出《供应商处置申请表》呈总经理、董事长批示，总经理、董事长核准为纳入不合格供应商时，由国际进口部、采购部将《供应商处置申请表》交体系小组将该供应商从《合格供应商名录》中删除，体系小组更新《合格供应商名录》至相关部门。如总经理、董事长核准为暂保留的供应商时，则无须作《合格供应商名录》更新，但须在该供应商档案中记录不合格事项，国际进口部、采购部下《采购订单》时应区别对待。5．3外协厂商的选择与评估5．3．1新外协厂商的选择与评审外协厂商的选择应遵循“保证质量、保证交期、价格合理”的原则。对有合作意向的外协厂商，由国际进口部、采购部组织对其进行基本情况调查，具体按5．1相关条款执行。评审完成后，供应商评估小组将评估结果客观、公正记录于《供应商评审表》，由国际进口部、采购部报总经理、董事长审批后，作为前期评估合格的外协厂商。前期评估合格的外协厂商，需要时由国际进口部、采购部选择1-2件产品交该厂商打样，品计物控部对样品进行确认，确认合格的，由国际进口部、采购部报董事长、总经理审批完成后，方可录入《合格供应商名录》。5．3．2外协厂商的定期评估A．《合格供应商名录》中的外协厂商，公司每季度进行一次评估。B．定期评估时，除对5.3.1.B规定的项目进行现场复核外，还需由国际进口部、采购部提供“本评估期内