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文档简介

公司重要文件保管规定1.引言公司的重要文件包括各种合同、协议、决议、文件、资料、图纸、设计方案、专利证书、商标证书、财务会计资料等。这些文件是公司的重要财产和知识资产，为了保证这些文件的完整性、准确性及机密性，制定此文件保管规定。2.文件保管的责任各部门对本部门重要文件负有保管、管理和使用责任。各部门应当确定文件保管工作责任人，明确工作范围和工作内容，并建立文档保密制度。3.文件存放原则3.1文件存放位置所有重要文件必须放在指定的文档保管室中，文档保管室必须有门禁系统，并由保管员负责管理，保证文件安全。3.2文件存档标准所有文件必须按照年/月/日/分类的方式进行归档，每个文件必须标注“文件存档日期”和“文件存档号码”，并且文件内容必须清晰。3.3定期保养文件对于一些不能长期保存的纸质文件，应当采用相关措施进行保养，例如：窗户禁止开启；文档保管室室内的温度和湿度需要维持在符合标准的范围内。同时，还需要根据保护对象的重要性，制定相应的保养计划。3.4文件借阅和还回任何人想要借阅文件，都必须在文档保管室登记，填写借阅申请表和签名。借阅后的文件必须按时还回，超时将会受到相应惩罚。3.5文件销毁所有文件必须严格按照保管制度进行销毁，销毁后必须填写文档销毁记录表并通过专业的销毁单位实施。4.信息安全管理4.1信息安全等级文档保管室的信息安全等级必须不低于保密级别，例如：机密、秘密、内部公开等级。4.2信息安全技术保障文档保管室要采用各种物理、电子、网络、技术措施配合使用以保证文档的安全性，如：密码锁、防火墙、入侵检测等。4.3信息安全培训为保证公司的重要文件得到妥善保管和管理，必须定期组织员工进行相应的信息保密、安全培训。加强员工的信息安全意识，帮助员工加强对文件保护的重视与意识。5.文件遗失和泄露的情况处理在公司文档保管室中如出现文件遗失或泄露的情况，必须在第一时间及时报告有关部门，并及时核查、发现、处理、上报、追究，定期情况必须向公司领导汇报，避免出现重大损失。6.总结本文件保管规定是公司对文件安全性管理制度的核心

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