邮件收发管理

PAGEPAGE1邮件收发管理第一篇：邮件收发管理邮件收发管理1、值班员在收到邮件、报刊时，要注意以下几点：1）看清收件人姓名及地址，如姓名或地址不清晰，要及时询问邮递员补写。2）要及时将邮件退还邮递员，退邮件需邮递员签名。3）在收件时如有内物外漏或损坏，则要邮递员亲自送达业主或填写证明，以分清责任。4）在发送邮件/报刊途中要小心稳拿，以免丢失邮件。5）在业主签收时要防止错签漏签。6）投入报箱的报纸、刊物要及时、准确。2、值班员应要求邮政局人员将普通信件（非快件、特快专递、邮件通知单等）直接投放到客户的信报箱中。3、其它专递公司（非邮政局）的专递邮件/信件，由其公司人员直接送达收件人，管理处不予转交。4、对于邮政局的需要物业公司签收的邮件（如快件、特快专递、邮件通知单等），值班员应通知巡逻员及时送到收件人手中，并做好记录。5、当日所接收到的邮件，当日巡逻员必须把邮件送往收信人手中，不允许有积压邮件，或不送邮件。6、因收信人不在使邮件不能及时送出时，应及时通过邮件/专递信件上的联系电话通过收件人前来领取；如无电话的，应在首层电梯厅告示栏上公示（在收件人取之前一直公示），如一周管理处还联系不上收件人的，应将邮件/信件交回邮政局，在要求邮递公司签收的同时，需注明“交回邮政局通过其它办法联系收件人”。7、对地址不明或已搬迁业主的邮件要认真核对，确定无误后及时退回邮局。8、避免发生积压信件的现象，不允许有死信，更不允许私自撕拆业主信件，私揭邮票。9、值班员交接班时，需交接信件、邮件、报刊杂志等数量，数额不清时不应交接班，需上报主管核实清楚后再交接班。第二篇：邮件收发管理规定XX公司邮件收发管理规定为进一步规范邮件收发管理，确保公司邮件收发及时、准确，根据需要，特制定本规定。第一条适用范围本规定适用于公司各种邮件的收发管理。第二条邮件类别本规定所指的邮件包含平信、挂号信、电报、快递、包裹、汇款单、报刊、杂志等。第三条邮件管理一、邮件收发责任人行政部为邮件收发管理部门，行政前台为具体执行岗位，负责公司所有邮件的收发。二、邮件收发管理1.公司所有外来邮件一律经行政前台签收分发，不得交由他人处理；2.挂号信、包裹单、汇款单、特快专递等邮件由行政前台通知收件人，收件人至前台凭本人有效身份证件签字领取，委托他人领取的，必须持收件人本人有效证件，方可领取；3.上级机关信件、公司领导邮件由行政前台转送相关领导；3.部门及员工个人邮件由行政前台通知各部门领取；4.公司为科室订阅的杂志由信息科领取后登记备案，相关科室再行借阅；5.其他报刊、杂志由行政前台通知相关部门领取；6.所有邮件的领取必须签字登记。第四条邮件收发责任人职责1．每天做好各类邮件的签收登记并分类存放于指定位置，妥善保管；2．对所有邮件应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对外来邮件应检封邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由；3.收件人联系方式不详或无法辨别的邮件存放于指定位置，供收件人查询，60天内无人领取的邮件，交由邮政部门处理。第五条本规定自下发之日起施行，最终解释权归公司行政部。XX公司二〇一三年七月二十四日第三篇：邮件收发管理制度邮件收发管理制度一、目的：为了规范公司报纸、期刊、信函、快递等邮件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保邮件安全，制定《邮件收发管理制度》。以下简称《邮件收发制度》二、适用范围：《邮件收发制度》适用于凡经邮政/快递渠道送达本公司内所有单位（个人）的报纸、期刊、信函、快递等邮件的管理。三、职责：公司保安负责邮件的签收、送达及管理。1、每日邮件／快递和常规邮件/快递的收发工作由值班保安负责。2、在保安室放置3天以上没有人领取或无法送达的特殊邮件/快递由保安室交综合办公室处理。四、收发程序1、值班保安负责签收送达的邮件／快递，并检查有无开封、损坏现象，收件单位/个人名称是否明确，发现异常现象要邮递员签字证明，并获得准确的联系方式和地址；损坏严重的要通知收件单位/个人到场处理。2、非公邮件／快递应由保安公示并告知收件人签收。3、汇票/发票一律由收件人签收。4、保安对送达的公函性的邮件／快递签收后应及时送到综合办公室。其中副总级以上的公司领导的邮件/快递直接送达本人办公室，由本人确认后签收。五、附则1、已经与本公司解除一切关系员工或单位的邮件／快递在保安室保存期限为三个月，具有重大价值的要送到办公室。保存期限已满三个月的报请综合办主任或更高职位人员处理，不得长期存放，不得擅自处理。2、未经授权许可，所有人员不得接收非本单位（个人）邮件／快递，不能开看，违者视情处罚。3、报纸不在登记签收之内，直接由值班保安按规定分发。4、《邮件管理制度》自公布之日起实施，以前相关制度不再执行。5、《邮件管理制度》未规定的事项，按公司相关管理制度执行。浙江中煤机械科技有限公司二○一四年四月九日第四篇：收发邮件教案第三课初识电子邮件教学目标1．知识目标•初步认识什么是电子邮件，了解电子邮件的概念；•学会申请电子邮箱；•了解电子邮箱的格式。2．能力目标•学习申请免费电子邮箱，培养学生分析问题、解决问题的能力及实践能力；•在学生自主探究的过程中体验成功，感受到合作学习的快乐。增强学生的组织能力和团队协作能力。3．情感目标•让学生体会网络给我们的生活方式带来的巨大改变，激发学生热爱信息技术的情感。增强网络是非观能力。教学重点•什么是电子邮件；•学会申请电子邮箱；•了解电子邮件的格式。教学难点•学习申请免费电子邮箱；用户名和密码的选择。学情分析本课是面向五年级学生，他们已积累了一定的写信、寄信和收信的生活经验，对本课教学有一定的好处。新课标以学生“能用电脑为我们服务”为目标，倡导学生通过学习、操作、实践、参与、合作与交流的学习方式完成任务。为此，要引导学生采用自主学习方式，让每一个学生有大量的自主操作机会。并采用互动交流法，让学生在与教师、与同学的单向、双向及多向的情感互动与信息交流中，合作完成各项学习及运用任务驱动，让学生在“学与做”的活动中以旧带新，习得并运用电脑知识。教学方法•情景导入法、任务驱动法、引导讲解法。课前准备•恰当使用多媒体课件创设情景，激发学生学习兴趣，培养操作能力。所用课时1课时。教学环境多媒体机房。本课教学应至少一人一机或两人一机，投影机一台或机房配备广播系统，整个机房以宽带的形式接入因特网，网速较快。教学过程一、创设教学情景，激发学生学习兴趣同学们，你们写过信、寄过信吗？唐僧师徒在西天路上曾经寄过一封这样的信，我们先看看动画。课件演示动画：唐僧师徒4人在往西天取经的路上拍了大量的数码照片，这天唐僧叫悟空和八戒把这些照片寄给唐太宗，悟空和八戒接到任务后分别到了一间网吧、邮局„„第二天唐太宗打来电话说收到邮件，谢谢他们。唐僧等觉得不可思议，连问悟空是怎么回事„„比较教学1：从悟空和八戒的对话中引出邮局、邮箱、电子邮件概念。（板书：初识电子邮件，课件演示）八戒寄信（传统方式）：悟空寄信（网络上寄信——电子邮件）：电子邮件相对传统邮寄具有以下优点：比较教学2：同学们，刚才我们一起了解并比较传统寄信和电子邮件的邮寄过程。下面我们再来一起比较一下悟空和八戒寄信时信封的区别（板书：电子邮件格式，投影展示）八戒的寄信人、收信人地址：悟空（网络寄信）：同学们，通过比较你知道正确的邮箱格式了吗？电子邮箱的地址都有固定的格式，它由两部分组成，中间用“@”隔开，如tangtaizong20XX@。其中“@”读作“at”，表示“在”的意思，“@”前面的“tangtaizong20XX”表示用户名或者称作邮箱名，用来作为标识符号，而“”是存放电子邮件的服务器的名字。邮件服务器就是为你提供电子邮箱，同时提供接收和发送邮件服务的计算机。想一想：世界有没有两个完全一样的邮箱名？互动教学：自己动手申请一个属于自己的邮箱。同学们，刚才我们了解了电子邮箱，肯定有同学想申请一个属于自己的电子邮箱。好，下面我们就动手来申请电子邮箱。现在提供邮件服务的网站比较多，有收费的也有免费的。具体有哪些网站提供免费服务，我们可以在百度网站中搜索一下即可。不过我们最好使用正规的大型网站。为了学习的方便，我们试着在www.教师自己邮箱地址）,邮件内容为：尊敬的陛下：你好：经过几年的长途跋涉，我们终于到达天竺，取得了真经„„猪八戒教师巡堂查看学生操作情况，并加以适当的补充说明，给予好的学生以表扬和鼓励。收集学生邮箱地址，并且用群发邮件方式，模拟唐太宗口气给学生回一份带附件的邮件（标题：祝贺你们成功）。2．互动教学2（1）接收邮件刚才同学们给唐太宗发了邮件，下面我们打开自己的邮箱看看，看太宗给我们回信没有。Ａ．指导学生登录自己的邮箱查看收件箱；Ｂ．指导学生点击“查信”或“收件箱”查看教师回复的邮件；Ｃ．指导学生查看“附件”中的图片。（2）如何发带附件的邮件当学生看到自己收到回复邮件，群情激昂，课堂气氛推向高潮。部分学生开始讨论如何发送照片。（教师顺势引导）老师：同学们，刚才我们都收到唐太宗回复邮件没有？学生：„„老师：在收到的回信中除了祝福外，还有什么？学生：照片老师：想不想知道怎样发送照片。学生：„„老师：好，下面我们一起来学习如何在网上发送照片。A．指导学生重新登录自己的邮箱；B．教师讲解如何发送带附件邮件。3．互动教学3投影展示任务：（1）桌面城市网站（www.）下载几幅图片，通过电子邮件方式发送给同桌。比比看，谁发的图片最精美。（2）桌面城市网站（www.）下载几幅图片，通过电子邮件方式发送给十位同学。比比看，看谁发的图片最精美，邮件发送方式最多。（3）展示教师已收集的学生邮箱地址，便于学生邮件交流。教师巡堂查看学生操作情况，提醒学生在分组互相收发邮件的过程中，如有什么问题，除了使用帮助信息外，可以给老师发电子邮件，或把问题写在黑板上寻求帮助，还可以同组相互讨论；并提醒学生活学活用，试试发其他文件（如flash动画、声音等文件）以及邮箱的其他功能（如转发、添加地址栏、抄送、密送等）。同时教师用广播系统转播学生成功之作，运用成功机制鼓励学生尝到成功的喜悦和创造的快乐。激发他们活学活用地使用附件功能，让教与学至始至终都在宽松、平等的气氛中进行。教师在巡查时，特别提醒学生注意：使用E－mail进行电子通信时，对陌生人的电子邮件中附加的“礼品”，不要冒然打开或下载，防止计算机病毒的侵入与破坏，近来出现的“CIH”、“美丽杀手”和“爱虫”等病毒都是利用电子邮件，躲过各类安全检查，对计算机系统进行破坏；同样，我们也应该注意对他人的尊重和对社会的影响，不要有意将带病毒的文件发送给他人。4．互动教学4：邮箱的管理刚才同学们互发了电子邮件，大家都不错。做得很认真，但老师在巡视课堂时也发现同学们做得很累，特别是输入邮箱地址时，很容易出错。下面老师教你们一些邮箱管理小窍门，一定让你们以后发邮件时更省事、省时。（1）邮件的回复与转发我们收到别人发送给我们的邮件时可以直接回信，在打开阅读邮件后击“回复”项，输入内容发送即可。有些收到的邮件需要发送给另外的人看，就可以利用转发功能。在打开阅读邮件后，单击“转发”项，输入转发邮件收件人地址后发送即可。（2）同时给多个人发信（群发功能）如果想同时把一封信同时发给几个人，可以在书写邮件的时候，在“抄送”、“密送”、“密件抄送”的地址栏填写多个邮箱地址，邮箱地址之间用英文逗号隔开，就可以把相同的电子邮件同时发给多个人了。A．“抄送”：把邮件发送一份给收信人。B．密送：不但送一份邮件给收信人，而且在收件人地址列表里不列出发件人的地址。相当于我们平常所说的：匿名信。（3）建立通讯录“地址簿”——“添加新联系人”，打开新建地址簿页面，输入朋友的电子邮箱地址及个人信息，再单击“确认”按钮。（4）课堂练习用“密送”功能重发邮件，并把同学的邮箱地址添加到通讯录上。对照书本，把没有用的邮件删除。三、授课完毕，课堂总结本节课主要讲了两个知识点：1．电子邮件的接收与发送及其要注意的安全问题；2．删除垃圾邮件。四、布置任务1．登录邮箱，查看收件箱是否有邮件，并及时删除垃圾邮件和没用的邮件。2．登录“卡秀”（www.）网站，尝试给多个好朋友发送问候贺卡。3．试着从本机上或网上找到自己喜欢的文章、图片或音乐，将它发送给自己的同学、朋友或老师，与他们一起分享。五、教学反思第五篇：教学辅导文章二邮件收发邮件收发邮件的处理，是文秘人员的重要工作。有些公司的文秘人员甚至每天要化几乎半天的时间来做这件事。一方面要处理外面寄来的信，另一方面还要发出大量的信件。文秘人员要做好这项工作必须懂得一些基本的规则和方法。1．邮件的收取企事业单位邮件的送达有四种情况：（1）传达室或收发室收到邮件，再送到文秘人员办公室。文秘人员在这种情况下，应注意邮件到达自己办公室的时间规律，尽量不要在邮件到达时离开办公室，如不能避免，应请人代领。当面点清邮件总数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目，如有污损应当面指出，以分清责任，并在邮件上注明：“邮件收到即如此”。（2）邮件送到单位所租的信箱，由文秘人员开启，取出邮件带回办公室。这时，文秘人员每天的开箱次数应该和邮局投递的次数一致，并尽可能地在时间上与送达时间相合拍，形成一种规律。这样，才可能提高邮件的处理效率，不使耽误工作，也避免了邮件遗失的可能性。开启信箱应该做到专事专办，即取出邮件后应立即返回办公室，不要带着邮件再去办理任何其他事情。如果邮件较多，文秘人员可以事先带上一个包袋，以免邮件在途中失落。（3）由专人送达，需要签收的邮件，如特快专递。这些邮件在一天之内随时可能到达，由文秘人员负责签收、处理，或者分发给其他部门及有关人员。（4）如果公司使用电子邮件系统，文秘人员到达办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮箱和其他设备，如传真机和电传打字机，查看晚上是否有信件传送过来。电子邮件可以在屏幕上看到，但通常的做法是文秘人员把接受到的信息全部或部分打印出来，然后与其他要交给上司的信件放在一起，或者把电子邮件发送给其他部门、人员。如果从外部送达的邮件是由单位的收发部门负责的，当邮件到达文秘人员室时，文秘人员应从其中挑选出必须交给上司的邮件，并记录在收件单（簿）上，如：2．邮件的分拣文秘人员收到邮件后应该按照一定的标准进行分拣：（1）按照收件人的姓名分拣。这是最容易操作的一种标准，但实际分类时很不方便，只适合于人数较少的公司或部门。（2）按照收件部门的名称分拣。按一个部门一类的方法进行分类，如果邮件上写的部门本组织没有设置，则把它归入与此相近的部门，如写明“教育处”收的，可以归入本公司的“培训中心”。这种方法还可以与第一种方法结合起来用，先按收件部门的名称分拣，然后根据姓名归类。（3）按照邮件的重要性分拣。文秘人员可以在两个方面判断出邮件的重要性：一是重要来信人的姓名或重要来信单位的名称；二是邮件上出现的挂号邮件（RegisteredMail）、保价邮件（InsuredMail）、快递邮件（ExpressedMail）、机要邮件（ConfidentialMail）、和带回执邮件（CertifiedMail）等特殊的邮寄标记。此外，电报、电传和传真等邮件也是比较重要的。各个单位可以根据自己的情况设置重要性分类标准，如美国按照重要性分类的标准：所有电报、电传、传真、计算机自动打印输出的文件，以及各种付费特殊的邮件（挂号邮件、保价邮件等）；各种普通邮件，其中包括普通信件以及发票、帐单、货单等单据和支票；本公司设在其他地方的分公司、办事处、工厂或部门寄来的各种邮件；私人邮件和机要邮件；报纸、杂志等定期出版的印刷品；商品目录册、商业宣传用的小册子以及其他各种广告资料；各种邮包。但各行各业的邮件分拣标准应有自己的特点，如私人邮件和机要邮件就不能并为一类。按重要性分拣标准可以和按收件人、部门名称分拣标准相结合的方法，先根据重要性分拣，然后再按其他标准分拣。3．邮件的拆封有些邮件需要文秘人员拆封后交给上司或有关部门处理，到底哪些邮件可以由文秘人员拆封，哪些不允许，应事先与上司达成协议或规定。一般来说，机要邮件和私人邮件文秘人员不应拆封，除非上司特别授权。写明上司亲启的信件应直接交给上司处理，如果文秘人员无意拆开了，在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给上司的时候向他（她）道歉。邮件的拆封要注意几点：（1）拿到信件后应在桌子上磕几下，使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边，以免在拆封时遭到损坏。一般用剪刀拆信封，公务信件是不允许用手撕的，如果需要拆封的信件很多，最好用手动或自动拆信机，以提高拆封的效率。（2）正确的拆封位置在信封的右边侧，信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。应该用回形针把它与信纸或附件等附在一起，以供以后查阅、佐证之需，这也是归档的要求。（3）信件拆封后，首先要取出里面的所有东西，然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。假如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去，这样才能保证寄信人及时收到回信。（4）信封里有时会附有货单、发票、支票等，检查这些附件时，应该一一对照信纸上提到的部分（英文信在正文下标有“Enc.”——enclosure的缩写）。如发现名称或数量不附，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系，争取事情的妥善解决。信件里的证件、现金等要专项登记和保管。（5）有些邮包是根据公司的订购信寄来的，文秘人员应找出当时的订购信的副本，拆开邮包，仔细检查订购物品的品种、规格、数量等是否与订购的一致，记住没有订购的东西不能签收，不能够接受的东西也不能签收，以防止有欺诈性或破坏性邮包。如果物品有质量等问题时，要及时与对方联系。在移交物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。（6）有些单位，如法律部门要求在邮件上加盖收到时的日期章，也可以用手工方式填写，表明收到时的年、月、日、时或分。（7）文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。那些属于“优先考虑”、“紧急”的信件尽快呈送给上司，如紧急商务信函、国际性电传、传真、电报或特快专递等，而一般的公务性信函可以经文秘人员处理后呈送。（8）文秘人员经授权阅看信件时，应把其中的重点部分用红笔划出，并提醒上司注意有关问题（如在信纸边上注明“参阅某卷宗”、“可与前信印证”等），也可以将信中的要点摘录下来以供参考。文秘人员还有责任提供上司回信时的参考资料。（9）收到的广告等邮件，不必交给上司，一般可以作为废纸处理，但有关行业、产品的资料应保存好，或交给有关部门。（10）有些邮件可能误投到文秘人员手里。如果文秘人员不知道转递地址，应该把错误的地址划去，在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。如果误拆了非本公司的信，应在信封上注明“误拆”，并写上自己姓名的缩写，然后把信重新封好并退回去。4．邮件的处理（1）需要呈交给上司的信件，应该赶在上司进办公室之前准备好，或在上司上班不久就要准备好。如果以前保存在档案中的信件与现在这封信有很大的关系，把这封信和档案放在一起。根据重要程度整理上司的信件，最重要的放在最上面。特快专递和电子邮件经常都是急件，有时广告商也用专人传递手段，但文秘人员应分清那些才是真正的特别紧急的信件。可以问问上司是否应该使用不同颜色的文件夹存放不同种类的信件。如果事先得到上司的授权，应对信件进行评注，即把长信中重要的地方标明、显示出来，或者把有用的事情记录下来。如某封信邀请上司在宴会上发表演讲，文秘人员要在信的空白处标出时间、地点等信息，并指出是否与其他约会有冲突。文秘人员可以使用黄色笔标出重要的词，这样复印时就不会留有痕迹。有些办公室不允许在信上写字或作记号，在这种情况下，文秘人员要贴一张自动粘贴、可以移动的小条。（2）文秘人员把办公室无法处理的信，以及应该转交其他人的信件分开放好。对于这些信件，文秘人员可以用商店出售的标准型自动粘贴、可移动的提示条来处理，在上面写上希望某人采取什么样的行动，例如：为你提供信息要你采取行动征求你的同意征求你的意见请转交请交回请和我一起审核请存档文秘人员要审阅信件，把提示条贴在信件上，把信交给应该转交的人，如有必要，附上有关材料或者以前的信件。也可以制作“邮件转送单”（如下图）：如果信件要给好几个人看，可以设计一个传阅顺序提示条。如果使用的提示条上已经有名字（按职务高低排列），在这些名字前按每个人必须收到的顺序加数字1、2、3（按阅处信件的工作顺序排列）。每个人都必须在看完信件后签上自己的名字，然后再转交给下一个人，不要拿掉信上面的提示条（如下图）。（3）文秘人员自己可以处理的信件，办理结果需要让上司知道时，可打印一张小的字条解释你做的事情，把字条与信件放在一起，然后放到上司的桌上供审核。文秘人员许多自行处理的事情都属于例行公事，如回答一般的询问、感谢某人送来你想要的东西，这样的小事就不必向上司汇报了。（4）对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（5）广告和传单是方便、免费的信息来源，可以从中了解到新产品的市场行情和发展趋势，也可以了解一些重要的会议和其他的商业行动。例如，会计可能会对新的会计手册或税务手册感兴趣。因此不要按照惯例扔掉所有广告。（6）帐单和结算单一般应转交付款部门。如果办公室负责付帐，而付款日期还很远，可以把付款日期记在备忘录上，把帐单存放到一个“待处理”的文件夹中，等到时间再支付。5．上司不在时邮件的处理上司因为出差或其他原因不在公司时，文秘人员处理邮件要给予更多的重视，并承担更多的责任。首先应该弄清上司不在时，邮件的处理程度和方式有什么变动，怎样变动？文秘人员获得了上司哪些授权，具体如何办理？一般而言，有这样几种可能：（1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。（3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。如果是回电或面谈，则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容，以备后查。（4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到邮件？怎样处理的（文秘人员回信或转送他人）？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些内容需要上司回来决定。如下图：（5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。（6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话。文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司，请上司定夺。（7）把寄给上司邮包连续编号（如4—1、4—2、4—3），这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。如果上司经常换地方，在邮包上编号尤为重要。（8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件”、“需要您处理的信件”、“需要读的信件”（这些信件已经答复，但上司可能要过目）、“报告”、“一般阅读材料”（上司可能想读的广告和出版物）。6．邮件寄发前的准备文秘人员要替上司或整个公司、部门发出邮件，其他部门和人员的信件送到文秘人员手里时已封口，文秘人员只需把这些邮件及时送交邮局并办妥邮寄手续即可。如有必要，还需对发出的邮件予以登记。以上司或文秘人员名义发出的邮件，在打印完毕，寄发之前，要做好以下几件事：（1）把信件送交上司，请上司签字，把有关信件复印、存档。（2）打印信封。必须先了解信封的规格、打印的内容以及在信封上的位置。中文信封有规定的样式，而英文信封与中文的有明显的不同。在商务交往中常用的有：大号信封（230mm×120XX）和标准信封（220XX×110mm）等。英文信封上打印的内容有三部分：收信人姓名、地址——要打印完整的姓名及尊称；收信人所在公司、部门的完整名称；收信人的完整地址（房间号、建筑物名称、邮政信箱号码、路或街名、城市或地区名、邮政编码、国名等），打印位置如图所示。寄信人姓名、地址——打印位置在信封的左上角，应空出三格打印，有些公司在制作信封时就印有