工程联系单管理制度

包头市盛华煤炭销售有限公司工程联系单管理制度第一章总则第一条为便于工程建设过程中各单位之间的联系，及时快捷处理各种工程问题，特制定本制度。第二条本制度适用于包头市盛华煤炭销售有限公司工程参建的所有单位。第三条工程联系单是工程参建各方之间就工程质量、进度、造价、安全及信息等事宜相互沟通信息、传递意见和通知、互提建议或质疑等的一种各方通用表格。第四条工程联系单涉及的相关单位应对自己的签署意见负责，并履行本单位应该承担的责任和义务。第二章职责第五条管理部门：负责工程联系单审核、传递。第六条执行部门：确保联系单内容及形式上的闭环工作。第七条档案室：工程联系单的归口部门，负责内部、外来工程联系单的接收、送审、传递及归档工作。负责建立接收、传递和记录台帐。第三章内容第八条工程联系单的归档：所有接收和发送的工程联系单必需按编号归档，由档案室集中管理，以备查询。第九条开具工程联系单的条件及范围：各单位认为必须与某个部门或某个单位（部门）实施或需进行洽商的事项，虽未达到正式行文的程度但需书面表达的，可使用工程联系单。它是及时方便地处理工程建设中各种工程问题的记录文件。其适用范围如下：（一） 施工单位向监理单位、代建（管）方、建设单位询问有关施工技术以及有关设备、材料问题和疑问等。（二） 施工单位要求监理单位、代建（管）方、建设单位协调解决图纸、设备、材料及影响施工的外部条件等问题。（三） 施工单位要求监理单位、代建（管）方、建设单位协调解决与其他参建单位之间的施工接口和施工交叉配合等问题。（四） 施工单位要求监理单位、代建（管）方、建设单位审批修改的质量计划、施工方案和作业指导书等施工文件，不包括工程管理文件的报批。（五） 建设单位要求参建单位处理的工程建设过程中的某些问题。（六） 设计单位要求建设单位协调解决与其参建单位之间的设计接口和设计配合等问题。（七） 施工、安装、调试及监理单位之间对在工程施工、安装、调试过程中需进行交流、协商的问题。第十条起草与签发（一） 工程联系单由提出单位（部门）的技术人员负责起草，部门主管或单位主管领导负责审批签发。（二） 各单位（部门）工程联系单签发人，应经本单位（部门）主管领导批准后发布；非授权人员签发的工程联系单视为无效，且不予受理。（三） 工程联系单的主送单位（部门），是需要通告或向其提出问题，并需要给予回复、处理的相关部门。抄送单位是希望其知道并提出意见的相关方。各相关方均应按规定的时间及时给予处理并回复。（四） 工程联系单的格式要求：本工程所用工程联系单格式见附件。第十一条审批、传递、分发程序和编制要求（一） 本工程的工程联系单发出单位，应在工程联系单上注明紧急或一般、回复或不回复。（二） 建设单位档案室及其他相关单位文件中心应建立工程联系单接收、传递、分发台帐。准确记录工程联系单接收时间、传递时间和分发时间。（三） 工作联系单进行闭合管理。签发单位每次须将工作联系单直接送达“主送单位”及抄送单位。“主送单位”应在接到工作联系单后三天内签署回复意见。对急需回复的联系单，主送单位应按联系单发出单位（部门）的要求，在两天内提交回复意见。（四） 主送单位必须对送达的工程联系单的使用范围、式样，填写、签署是否规范，是否及时送达等进行监控，对不符合要求的工程联系单立即退回，提出单位应及时整改，直到符合要求。工程联系单一经签收即视为开始执行。（五） 工程联系单由提出单位按所列主送单位、抄送单位进行传递。（六） 工程联系单原件的份数一般是一式4份，主送单位、抄送、提出单位各1份，其它相关单位若需要，由提出方提供复印件。（七） 工程联系单若需回复的，由提出单位文件中心负责传递、审批。并电话通知相关单位的工程文件管理人员前来领取，并在工程联系单接收、传递、分发台帐上签收。第十二条工程联系单编号规则（一）建设单位提出的《工程联系单》编号规则如下:工程联系单的编码由18位字母与数字共分成六组表示，X：表示字母N：表示数字例如:BTSH/A/C01/2010-GTJOO表示针对于入标段2010年安全生产部土建专业第01号工程联系单。第一组：XXXX—单位缩写，至少由4位拼音字母缩写组成。第二组：N一标段号，用A、B、C…表示。第三组：XNN—监理单位典表表号，由1位拼音字母和2位数字组成。第四组NNNN一年份号，由4位数字组成，如2010、2011…第五组：X-部门代码，由1位拼音字母缩写组成，专业代码大体按如下编写:序号部门名称代码序号专业名称代码1安全生产部G3综合管理部Z2综合计划部J4财务结算部CXX一专业代码，由2位拼音字母缩写组成，专业代码大体按如下编写:序号专业名称代码序号专业名称代码序号专业名称代码1土建TJ5通信TX9技经JJ2铁路TL6水工SG10资料ZL3电气DQ7暖通NT11综合ZH4安全AQ8财务CW12电力接触网变电第六组：NNN一顺序号，由3位数字组成，如001、002…针对标段出现一个顺序号。（二）各参建单位提出的工程联系单编号规则及表样应该与建设单位一致，并在本制度发布半月内上报监理单位审核，经包头市盛华煤炭销售有限公司安全生产部确认后开始执行。无编号的工程联系单为不合格联系单。第四章检查与考核第十三条本制度一经发布生效，有关各方都必须严格遵照执行，被授权有该项管理职能的部门将对执行情况进行检查。第十四条各部门都必须按本制度的规定，对分管和归口管理的内容实行制度化管理，达到本制度规定的要求，并接受有关部门的检查和考核。第五章附则第十五条本制度解释权归包头市盛华煤炭销售有限公司安全生产部。第十六条本制度自发布之日起执行。附件附件一工程联系单附件二工程联系单发送登记表附件二工程联系单收文登记表

附件1:包头市盛华煤炭销售有限公司工程联系单需回复口 不需回复口 编号:主送单位（部门）：提出单位：抄送：抄报：主题：性质：通知口建议口 备忘口 联系口其它口内容：编制： 签发：年月日主送单位（部门）意见：审核： 签发：年月日抄送单位：审核： 签发：年月日本表一式4份，主送单位及抄送单位各存1份，提出单位存2份。

附件二：包头市盛华煤炭销售有限公司工程联系单发送登记表序号编号送达单位主 题1主送：抄送：2主送：抄送：3主送：抄送：4主送：抄送：5主送：抄送：6主送：抄送：7主送：抄