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文档简介

公文主题词应当规范化使用计算机实施文书档案一体化治理，要求公文主题词必需标准化。它是机关文书立卷、档案著录的根底，是机关文档一体化、标准化、自动化的重要内容之一，直接关系到文书与档案治理现代化的进程。

目前，由于对公文主题词的标引尚缺乏统一的标准化治理，文、档主题词表要求不一，随便性和盲目性较大。加之有些行文者责任心不强，导致公文主题词标注不全、不准，甚至有不标注的现象，给文书立卷、档案著录带来不便，阻碍了办公效率的提高，减缓了计算机治理应用于文档工作的进程。

一、公文主题词标准化的作用

标准公文主题词对文档一体化科学治理起着重要作用。

（一）公文主题词在文书立卷中的作用。过去行文时不标注主题词，文书立卷往往靠传统的方式按文件标题分类。由于有的文件标题对问题概括不够精确或概念不标准，文书在筛选酌定类别、拟写案卷标题过程中费时费劲，不利于标准治理。而标准的主题词用于文献标引和检索，能详细反映文件的中心内容，在文书立卷分类和拟写案卷标题时，以主题词相关词语为依据，很简单确定不同类别标题的内容，即使是从事文书工作时间短，业务不是很熟的人，也能做好文书立卷的分类和拟制案卷标题工作。公文主题词在文书立卷中，对提高工作效率及质量，实现机关办公自动化，将起到积极的推动作用。

（二）公文主题词在档案著录中的作用。档案著录标引工作费劲、难度最大的环节，无非是主题词的选择。完成一张著录卡片，一般需要3-8个主题词。刚开头著录的人员，著录一张卡片对主题词的选择需要5-20分钟的时间（个别难度大的需要的时间更长），这是目前著录工作进展缓慢的主要缘由。而依据公文标准的主题词著录标引，是解决这个问题最有效的方法。由于公文主题词的标准性，为档案著录中主题词的选择供应了正确牢靠的依据，任何人只要把握著录格式，明确著录工程，即可轻而易举地照录题词，完成著录工作，可以提高著录速度4-8倍，质量也能够得到保证。

二、公文主题词标准化的对策

（一）公文主题词表要统一标准。“没有法规，不成方圆”。要做好公文主题词的选择，必需有统一标准的主题词表，文、档主题词表要统一，就是公文主题词表要与档案著录主题词表相全都，中心与地方统一执行一个标准的主题词表，杜绝随便和盲目确定主题词。

（二）公文主题词确实定要严格把关。公文主题词确实定是一项详细、细致的工作，来不得半点马虎。领导要重视这项工作，应当反复强调，催促检查，严格把关。对公文的主题词选择不准、不完整、不标准的要准时订正，绝不姑息迁就，将问题解决于平常工作中，严把公文主题词的选择关。

（三）标引公文主题词的人员素养要高。公文主题词来源于文件，高度概括了文件的内容特征，充分反映了文件的主题思想。而选择公文主题词则是一项技术性、学问性很强的工作，不仅要精确，还要简短、扼要、醒目。这就要求公文的起草者要把握公文主题词学问，有较高的业务水平和丰富的实践阅历。同

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