采购管理制度

采购管理制度1.概述项目采购管理是指在整个项目过程中从外部寻求和采购各种项目所需资源的管理过程。采购管理范围包括可研、设计、勘察、评价、设备和材料供货、监理、施工及现场的物资保管工作，从可研、设计单位选择到设备材料订货、运输、检验，再到安装调试、验收工作结束，构成项目采购管理的全过程。采购工作通常包含采购规划、供给商选择、合同谈判和签订、合同履行管理、合同收尾和关闭等内容。项目采购工作具有周期长、环节多、品种杂、涉及面广、要求高的特点。项目采购管理工作应围绕项目交付整体目标进行，应做到低成本、高效率、公开透明地进行。2.定义采购：本制度所称采购是指采购人从外部获得货物、工程或服务的过程。采购方式包括招标、竞争性谈判、询价和独家谈判等四种。货物采购：是指各种各样的物品，即：原材料、产品、设备、物体〔包括固态、液态、气态〕和电力等货物以及货物供给的附带服务采购或出售的采购活动。工程采购：是指各类房屋和土木建筑、设备安装、管道线路敷设、装饰装修等建设及附带服务的采购活动。服务采购：是指除工程、货物以外的其它采购活动，如：可研、勘察、设计、咨询、监理、造价、代理、公证、评估、法律等服务采购活动。招标：指采购人在一定范围内公开货物、工程或服务采购的条件和要求，邀请众多投标人参加投标，并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为。招标组织形式包括自行招标和委托招标，招标方式包括邀请招标和公开招标。竞争性谈判：指采购人邀请三家以上特定的对象报价，和每个报价对象进行谈判，允许谈判对象多次报价并从中择优确定签约人的采购方式。询价：指采购人邀请三家以上特定的对象一次性报价以确定签约人的采购方式。根据不同的情况可要求报价人进行密封报价或者不密封报价。2.8独家谈判：指采购人不进行报价比较而与供给商直接谈判并确定合同的采购方式。基本流程通常采购活动的顺序为采购规划、供给商选择、合同谈判和签订、合同履行管理、合同收尾和关闭。如图1-1所示。采购方案采购规划主要包括招标核准、采购需求形成、采购方式确定、采购组织机构搭建、采购进度安排等内容。供给商选择在采购规划得到审批后，由采购组织机构按照审批的采购方式和进度计划进行供给商选择，直至确定合同谈判对象。常用的供给商选择方式包括招标、竞争性谈判、询价、独家谈判四种方式。项目单位应首先根据国家、地方的相关法律、法规和规定编制详细的针对各种采购方式的实施细则，供给商选择应当严格按照已经制定的实施细则进行。合同谈判和签订与确定的合同谈判对象进行合同的谈判，最终形成合同文本并签字盖章生效。合同签订应当遵循平等自愿的原则，且不能与供给商选择过程中的相关约定相违背，合同评审过程中应特别注意价格、支付方式、验收标准、违约责任等方面的约定，并应根据情况收取一定的履约保证金、确保合同顺利履行。合同的履行管理双方在合同约束的框架内执行合同中约定的工作内容并支付报酬，对于合同履行过程中产生的分歧解决方式主要有友好协商、调解、仲裁和向人民法院起诉四种方式。合同的收尾和关闭在合同双方当事人按照合同的规定履行完各自的义务后,应该进行合同收尾工作，包括工作完成、产品验收和移交、价款结算和争议解决等。合同关闭通常分为自然关闭和人为合同终止两种情况。双方按照合同约定，完全履行各自的工作，视为合同自然关闭。合同签约方中的一方或多方无能力或无意愿继续履行合同，导致合同无法执行，视为认为合同终止。此外，由于不可抗力造成合同不能继续履行也视为合同关闭。合同关闭后，应对合同文本和合同履行过程中产生的文档一并整理后进行归档。采购原则采购必须遵守国家的法律、法规和上级单位的相关规定。成本效益原则。采购时应注意节约和效率，争取用最少的钱办最多的事。质量原则。采购的产品应质量良好，符合项目的要求。时间原则。采购的产品应及时到达，采购时间应与整个项目实施进度相适应。公平原则。即应给予符合条件的承包商均等的时机。5.采购组织机构和相应职责采购组织机构建管二中心在住建局领导下开展相关采购工作，二中心采购项目实行内部会签流转审批制度。同时由监督科负责采购的监督工作。针对具体的采购项目，由相关的科室流转审批。主要职责住建局住建局作为建管二中心的上级领导单位，主要负责领导、协调、监督项目采购活动，并对关键事项进行审批。在采购管理中的主要职责包括：〔1〕组建招投标领导小组，对项目采购组织形式和采购方式、标段划分、基本技术条件、邀请对象名单、评比规则、招标文件的主要条款等进行会审制；〔2〕对重大合同文本进行审查。建管二中心建管二中心相关科室的主要职责是：（1）审批与采购相关的管理制度，并检查执行情况；（2）负责货物〔及服务〕采购清单或工程标段划分、货物基本技术条件、邀请对象名单、采购询价文件编制、采购预算或工程造价预算编制及财政评审等；〔3〕组织安排采购过程全过程工作，包括发询价文件、确认投标保证金、接收报价文件、开标、评标、合同谈判和签订、采购资料归档等工作；〔4〕就评标结果向领导汇报，确定中选供给商〔合同谈判对象〕；〔5〕监督科对采购活动进行监督管理；〔6〕组织对采购活动全过程的检查，对违反本制度的行为予以纠正；〔7〕负责审批其它需审批的事项。〔8〕对采购过程中违反程序和规定的行为予以纠正；〔9〕进行采购过程中的异议调查和纠纷处理。〔10〕研究国家采购投标相关法规政策，组织培训，及时收集采购信息。〔11〕负责采购过程资料收集、整理、归档。采购方案采购方案主要包括采购需求形成、采购方式确定、采购进度安排等内容。采购方案结果应按照相关规定的要求决定是否向上级单位进行汇报。6.1采购需求形成项目采购需求是由为实现项目目标的一系列的实施方案和保证措施所产生的，主要包括可研、设计、专项评价、勘察、监理、咨询及代理等服务类需求设备和材料等货物类需求，土建、安装等工程类需求等。一般情况下，可研、勘察、设计等技术服务类采购由二中心总工办负责前期资料的整理和完善，招标工作由综合科完成。土建、安装及装饰装修等工程类采购和监理、造价咨询等服务类采购由综合科完成。采购方式确定可供选择的采购方式包括招标、竞争性谈判、询价、独家谈判四种。采购方式应符合政府主管部门下达的招标核准批复文件的要求。招标：根据《招标投标法》第三条和《工程建设项目招标范围和规模标准规定》〔中华人民共和国国家发展计划委员会第3号令〕第四条、第七条的规定，在中华人民共和国境内进行以下工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等货物采购必须进行招标。（一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；（二）全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；（三）使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。《工程建设项目招标范围和规模标准规定》第八条规定：建设项目的勘察、设计，采用特定专利或者专有技术的，或者其建筑艺术造型有特殊要求的，经项目主管部门批准，可以不进行招标。《工程建设项目施工招标投标方法》第十二条规定：需要审批的工程建设项目，有以下情形之一的，由本方法第十一条规定的审批部门批准，可以不进行施工招标：〔一〕涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾而不适宜招标的；〔二〕属于利用扶贫资金实行以工代赈需要使用农民工的；〔三〕施工主要技术采用特定的专利或者专有技术的；〔四〕施工企业自建自用的工程，且该施工企业资质等级符合工程要求的；〔五〕在建工程追加的附属小型工程或者主体加层工程，原中标人仍具备承包能力的；〔六〕法律、行政法规规定的其他情形。不需要审批但依法必须招标的工程建设项目，有前款规定情形之一的，可以不进行施工招标。竞争性谈判：该方式适用于以下条件：〔1〕按照相关规定可以不进行招标的；〔2〕重新招标未能成立的；〔3〕技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；〔4〕采用招标所需的时间不能满足客户紧急需要的；〔5〕不能事先计算出价格总额的。询价：该方式适用于采购对象的规格或标准统一、货源充足且价格变化幅度较小的条件。独家谈判：该方式适用于以下条件：〔1〕只能从唯一供给商处采购的；〔2〕发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供给商处采购的；〔3〕必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供给商处添购，且添购资金总额不超过原来合同采购金额10%的。供给商选择在采购方案得到审批后，按照审批的采购方式和进度计划进行供给商选择，直至确定合同谈判对象。常用的供给商选择方式包括招标、竞争性谈判、询价、独家谈判四种。项目单位应首先根据国家、地方及企业的相关法律、法规和规定编制详细的针对各种采购方式的实施细则，供给商选择应当严格按照已经制定的实施细则进行。招标指采购人在一定范围内公开货物、工程或服务采购的条件和要求，邀请众多投标人参加投标，并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为。招标组织形式包括自行招标和委托招标，招标方式包括邀请招标和公开招标。招标组织形式：《招标投标法》规定的招标组织形式包括自行招标和委托招标两种。自行招标必须符合《招标投标法》第十二条和《工程建设项目自行招标试行方法》第四条的规定，包括〔1〕具有项目法人资格〔或法人资格〕；〔2〕具有与招标项目规模和复杂程度相适应的工程技术、概预算、财务和工程管理等方面的技术力量；〔3〕有从事同类工程建设项目的招标的经验；〔4〕设有专门的招标机构或者拥有3人以上专职招标业务人员；〔5〕熟悉和掌握招投标法及有关法规规章；并到相关政府主管部门办理核准手续。该工作由招标项目负责人组织进行。建管二中心符合上述条件，实行自行招标方式。招标方式：《招标投标法》规定的招标方式包括邀请招标和公开招标两种。根据《招标投标法》第三条和《工程建设项目招标范围和规模标准规定》〔中华人民共和国国家发展计划委员会第3号令〕第四条、第七条、第九条的规定，在中华人民共和国境内进行以下工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等货物采购必须进行招标。〔一〕大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；〔二〕全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；〔三〕使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。对符合以下规定条件且获得政府主管部门批准的可以进行邀请招标：〔1〕《工程建设项目施工招标投标方法》第十一条国务院发展计划部门确定的国家重点建设项目和各省、自治区、直辖市人民政府确定的地方重点建设项目，以及全部使用国有资金投资或者国有资金投资占控股或者主导地位的工程建设项目，应当公开招标；有以下情形之一的，经批准可以进行邀请招标：〔一〕项目技术复杂或有特殊要求，只有少量几家潜在投标人可供选择的；〔二〕受自然地域环境限制的；〔三〕涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的；〔四〕拟公开招标的费用与项目的价值相比，不值得的；〔五〕法律、法规规定不宜公开招标的。国家重点建设项目的邀请招标，应当经国务院发展计划部门批准；地方重点建设项目的邀请招标，应当经各省、自治区、直辖市人民政府批准。全部使用国有资金投资或者国有资金投资占控股或者主导地位的并需要审批的工程建设项目的邀请招标，应当经项目审批部门批准，但项目审批部门只审批立项的，由有关行政监督部门批准。〔2〕《工程建设项目货物招标投标方法》〔七部委27号令〕第十一条国务院发展改革部门确定的国家重点建设项目和各省、自治区、直辖市人民政府确定的地方重点建设项目，其货物采购应当公开招标；有以下情形之一的，经批准可以进行邀请招标：〔一〕货物技术复杂或有特殊要求，只有少量几家潜在投标人可供选择的；〔二〕涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的；〔三〕拟公开招标的费用与拟公开招标的节资相比，得不偿失的；〔四〕法律、行政法规规定不宜公开招标的。国家重点建设项目货物的邀请招标，应当经国务院发展改革部门批准；地方重点建设项目货物的邀请招标，应当经省、自治区、直辖市人民政府批准。〔3〕《工程建设项目勘察设计招标投标方法》〔八部委第2号令〕第四条按照国家规定需要政府审批的项目，有以下情形之一的，经批准，项目的勘察设计可以不进行招标：〔一〕涉及国家安全、国家秘密的；〔二〕抢险救灾的；〔三〕主要工艺、技术采用特定专利或者专有技术的；〔四〕技术复杂或专业性强，能够满足条件的勘察设计单位少于3家，不能

形成有效竞争的；〔五〕已建成项目需要改、扩建或者技术改造，由其他单位进行设计影响项目功能配套性的。公开招投标工作流程图竞争性谈判指采购人邀请三家以上特定的对象报价，和每个报价对象进行谈判，允许谈判对象多次报价并从中择优确定签约人的采购方式。竞争性谈判流程如下：竞争性谈判工作小组提出竞争性谈判邀请对象名单，采购项目管理小组审批；竞争性谈判工作小组编制竞争性谈判文件，经评审后由采购项目管理小组进行签署；竞争性谈判工作小组向竞争性谈判邀请对象发放竞争性谈判文件，受邀对象编制竞争性谈判申请文件〔含技术文件〕；竞争性谈判工作小组接收并开启竞争性谈判申请文件，之后与每个递交了竞争性谈判申请文件的受邀对象单独进行谈判，并允许各受邀对象多次报价，从采购项目管理小组就竞争性谈判结果向采购领导小组汇报，得到批准后由竞争性谈判工作小组组织进行合同的谈判和签订。询价指采购人邀请三家以上特定的对象一次性报价以确定签约人的采购方式。根据不同的情况可要求报价人进行密封报价或者不密封报价。询价流程如下：询价工作小组提出询价邀请对象名单，采购项目管理小组审批；询价工作小组编制询价文件，经评审后由采购项目管理小组进行签署；询价工作小组向询价邀请对象发放询价文件，受询对象编制报价文件〔可能含技术文件〕；询价工作小组接收并汇总报价文件，对于密封报价文件组织进行开启，然后对报价文件进行评比，从中确定合同谈判对象；询价工作小组就评比结果向采购项目管理小组汇报，得到批准后组织进行合同的谈判和签订。独家谈判指采购人不进行报价比较而与供给商直接谈判并确定合同的采购方式。独家谈判流程如下：独家谈判工作小组提出独家谈判对象名单，采购项目管理小组审批；独家谈判工作小组编制询价文件，经审查后由采购项目管理小组进行签署；独家谈判工作小组向独家谈判对象发放询价文件，受询对象编制报价文件〔可能含技术文件〕；独家谈判工作小组接收报价文件，在向采购项目管理小组汇报并得到批准后组织进行合同的谈判和签订。合同谈判和签订在确定供给商后，采购工作小组组织进行合同的谈判，采购项目管理小组应主持合同的谈判。谈判一般分为技术谈判和商务谈判两个部分。谈判过程中应最大限度维护煤气化公司和指挥部利益。合同文本由采购工作小组负责起草，相关人员对合同涉及的技术、商务、财务、法律等内容进行审查，最终由采购项目管理小组审核。重大采购项目的合同还需要上级单位进行复核。经过评审后的合同由法定代表人或其授权代表签署。通常情况下，由合同对方先完成合同文本的签署和盖章手续。关于合同签订的细节规定详见本手册中合同管理部分。采购工作小组负责在合同签订生效后3个工作日内，将合同正本原件一份送控制部存档，合同副本原件各一份送办公室合同管理和财务部，并在合同签订生效后7个工作日内将《采购过程说明文件》编审〔采购项目管理小组签审〕完毕送控制部存档。合同履行管理合同管理工作贯穿项目的整个实施过程，根据合同管理的目标和任务合同当事人的合同履行管理工作可归纳为如下几个方面：建立管理组织机构，落实责任制在项目中由于各个合同是由不同部门在不同时间签订的，执行时间也不一致，需要明确各类合同的管理部门。在合同签订生效后，由专业对口部门进行合同的履行管理，为合同落实和执行的第一责任人。一般情况下，可研、勘察、设计等技术服务类合同的履行由总工办负责，材料、设备、办公物资等货物类合同的履行由办公室负责，土建、安装及装饰装修等工程类合同、监理及工程设备及货物等合同的履行由工程一、二科室负责，专项评价等服务类合同的履行由用地科负责，造价咨询等服务类合同的履行由综合科负责。建立合同实施保证体系〔1〕设立合同管理人员；〔2〕建立合同管理工作程序，标准合同管理工作，使得该项工作有序协调进行；〔3〕建立报告和行文制度，各种实施报告、书面文件、通知等均应有相应的交接手续、签收证据等。实施有效地监督和控制〔1〕对合同的另一方当事人进行合同监督，协调他们的合同关系；〔2〕对各种书面文件作合同方面的审查和控制；〔3〕收集、整理、分析、保存各种资料；〔4〕进行合同跟踪，了解实施状况、分析差异及其原因、对合同履行进程和结果进行观察、检查并提出处理措施。积极进行有效的索赔和反索赔对由于对方责任或非自身责任引起的工期延误和费用增加，应在索赔时限内向对方提出索赔要求和完整的书面索赔文件；对对方的索赔要求和索赔报告，按照合同规定，进行有效地反驳，还击对方的索赔，到达弥补损失，保护自身正当权益，提高经济效益的目的。及时、合法处理合同争议和纠纷应通过协商和合同约定的调解、仲裁、诉讼等方式，及时处理发生的争议和纠纷，防止争议和纠纷的扩大、激化等不利方向发展，以保证项目的正常、有序进行、保证双方合同目标的圆满实现。严格按要求进行合同款项支付合同付款由负责合同履行管理的专业对口科室发起，严格按照合同相关付款条款执行。在确认每个支付点的支付条件完全具备并确认付款金额后，经办人员填写合同付款申请单并逐级审核签字，最终交由财务室进行款项的支付。所有付款活动须在付款文档齐全的前提下遵循建管二中心相关合同审批制度和财务制度执行。采购纠纷处理采购纠纷产生的原因采购履行过程中争议和纠纷时不可防止的，诱发采购纠纷的因素很多，归结起来有以下三个方面：〔1〕采购合同本身缺陷的原因。〔2〕不可预见的原因。〔3〕在执行合同过程中发生的人为原因。采购纠纷的处理方法采购纠纷如何处置对双方当事人来说都极为重要。处置采购纠纷的主要方式有：友好协商、调解、仲裁和诉讼。〔1〕友好协商。指双方当事人愿意就发生的纠纷进行友好磋商，愿意做出一些有利于纠纷实际解决的有原则的让步，并在彼此都认为可以接受、继续合作的基础上达成和解协议，以使合同能够得到正常履行。〔2〕调解。当纠纷发生时由第三方从中调解，促使双方当事人和解。调解的过程中查清事实，协调双方关系，以更好的履行合同为目的。调解可以在交付仲裁和诉讼前进行，也可以在仲裁和诉讼过程中进行。〔3〕仲裁。对于通过友好协商与调解不能有效解决的纠纷可求助于仲裁和诉讼来解决。所谓的仲裁是指双方当事人根据合同中的仲裁条款或者事后双方达成的书面协议，把争议提交由双方同意的仲裁机构依照一定的程序进行裁决，仲裁机构作出裁决后，由仲裁机构出具仲裁裁决书。〔4〕诉讼。向人民法院提起诉讼，在司法机关和当事人在其他诉讼参与人的配合下，依法定诉讼程序对纠纷给出裁决。诉讼和仲裁只能选择其一，如果已经采取其中一种方式并得到结论，另一方裁决机关将不再受理。采购过程监督采购活动的监督体系采购活动及其当事人应当接受依法实施的监督。在招标投标发给体系中，对于当事人监督、行政监督、司法监督、社会监督都有具体规定，构成了招投标活动监督体系。〔1〕当事人监督即招投标活动当事人的监督。招投标活动当事人包括招标人、投标人、招标代理机构、评标专家等。由于当事人直接参与招投标活动有直接利害关系，当事人监督是行政监督和和司法监督的重要基础。〔2〕行政监督指行政机关对招投标活动的监督是招投标监督的重要组成部分。依法标准监督投标行为，维护国家利益、企业利益、社会公共利益和当事人的合法权益。〔3〕司法监督指国家司法机关对招投标活动的监督。如果招标活动当事人认为招投标活动存在违反法律、法规规章的行为，可以起诉由法院追究有关责任人的责任。〔4〕社会监督指除招标活动当事人以外的社会公众监督。招标的公开原则就是要求招投标活动必须向社会透明，以便社会公众监督。单位和个人认为招投标活动违反相关法律、法规、规章时，都可以向有关行政监督部门举报，由有关监督部门调查处理。监督的内容从监督的内容看，主要分为程序监督和实体监督两个方面，程序监督是对招投标活动是否严格执行法定程序和相关规定进行监督；实体监督是对招标活动是否符合《招标投标法》及有关配套规定的实体性要求实施监督。具体包括：〔1〕对必须招标项目的招标方案〔含招标范围、招标组织形式和招标方式〕是否经过相关部门批准。〔2〕依法必须招标的项目是否存在化整为零和其他任何方式躲避招标等行为。〔3〕公开招标项目的招标公告是否在指定媒体上发布。〔4〕是否存在以不合理的条件限制或排斥潜在投标人，或者对潜在投标人实行歧视待遇，强制要求投标人组合联合体共同投标等行为。〔5〕是否存在泄露应当保密的与招投标活动有关情况和资料，或者与招标人、投标人串通损害国家利益、社会公众利益或者他人合法权益等行为。〔6〕招标参与人员是否存在向他人透露已获取招标文件的潜在投标