管理程序文件-QA01008合同管理办法(第2版)

合同管理办法1目的、定义和适用范围1.1为规范公司运营行为，减少买卖风险，根据《中华人民共和国合同法》和相关法律法规，公司章程和公司的规定，特制定本管理办法。1.2本办法所称合同是指公司与其它自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权益义务关系的合同或协议。劳动合同、采购办公用品合同除外。本办法适用于合同的订立，实行，纠纷处理，合同公用章的运用等合同行为的管理。子（分）公司参照本办法执行或制定相应的合同管理制度。2职责2.1资产管理部是公司合同管理的职能部门，次要职责是：2.1.1制定和完善公司《合同管理办法》，并根据本办法审核各单位制定的相关制度。2.1.2监督检查公司合同的签署、实行和管理状况。2.1.3担任公司授权委托书、格式合同文本的制定、颁发和管理。2.1.4参与严重和法律关系复杂的合同的会谈和条款审定。2.1.5担任公司合同法律纠纷处理和仲裁、诉讼等法律事务。2.2各事业部、直属子公司（以下简称各单位）设专（兼）职合同管理人员，次要职责是：2003年6月28日发布 2003年7月9日实施2.2.1本单位合同订立、实行、登记、统计管理等。2.2.2本单位授权委托书的恳求和管理。2.2.3与资产管理部的联络工作。3合同管理流程3.1合同订立管理3.1.1询报价管理各业务人员有权向潜在买卖对象进行意向性的询价和报价；但各单位可根据实践状况，对构成合同要约和承诺的询报价规定外部管理制度。3.1.2订立前审查3.1.2.1业务经办人应审查合同对方单位的运营资历和签约人的签约资历。审查事项可包括：对方能否为独立法人；如为法人的分支机构，能否具备独立签约的才能;能否具备相应的特许运营范围，如进出口、废钢、煤炭、成品油等;对方签约人能否为法定代表人（如合同对方为个人则能否为本人），或能否有有效授权委托证明（如法人授权委托证书、委托函、引见信等）。3.1.2.2业务经办人应根据公司财务制度的规定审查对方的履约才能和履约信誉。3.1.2.3如某一合同对方在买卖中有欺诈、故意隐瞒重要理想或提供虚伪状况等违犯诚实信誉的行为和转移财产、拒不偿还等恶意逃避债务的行为，并给我方形成较大损失，各单位应及时向运营财务部汇报，由运营财务部下发告诉将其列入禁止买卖的名单。在禁止期内，各单位未经运营财务部赞同，不得与其有业务往来。3.1.3合同拟签和签约权限合同的拟签和签署必须严厉按照《买卖职责权限管理办法》（QA01002）的规定执行，触及提供买卖对方信誉的，还应恪守公司财务制度和各事业部相关制度的规定。3.1.4合同方式与文本3.1.4.1公司合同准绳上采用资产管理部制定的各类合同范本。资产管理部根据不同业务性质和类别制定相应的合同范本。3.1.4.2各单位可根据业务需求决定对合同范本作修正、采用对方合同文本或重新拟订合同文本。不采用公司范本合同的,各单位应比照公司合同范本及有关法律法规对合同条款作详细审查，所运用的合同普通应具有以下条款:当事人称号（姓名）住所、标的、数量、质量、价款或报酬、实行期限、地点和方式、违约责任、处理争议的方法、适用法律（非涉外合同除外）等条款，并注明签约日期和地点。3.1.5支付方式业务经办人根据《买卖职责权限管理办法》（QA01002）和公司财务制度的规定，在其权限内有权决定采用对公司有利的合同支付方式。3.1.6合同担保对于向买卖对方提供信誉性质的支付或发货方式，应根据公司财务制度的要求，采取担保措施以防备资金风险。以抵押、质押、第三人提供保证作为担保的，有关担保协议和手续应经资产管理部审核。3.1.7合同成立及失效3.1.7.1公司合同普通应单方签字并盖章。涉外合同、一方为个人及3.3条款规定的特殊合同除外。3.1.7.2合同普通于成立时失效。合同成立后有法定条件（如房产买卖合同，房地产、车辆、不动产抵押合同须经登记失效）和商定条件失效的，业务经办人应予以落实。3.2合同实行管理3.2.1合同执行责任者合同在拟签时，由拟签审批人确定该合同的执行责任者。合同一经签署，即由合同执行责任者对合同执行的全过程进行跟踪和担任；或可根据合同实行、收付款等不同执行阶段，分别确定各阶段的执行责任者。合同执行责任者对合同执行与合同条款的严厉相符担任。3.2.2合同项目合同执行责任者应经过计算机系统，根据各单位对统计或效益计算的要求（如根据某一不同销售对象、不同产品类别），在采购合同和相应的物流、销售及其它合同之间确立婚配关系，这些绝对应的采购、销售、物流及其它合同称为合同项目。一旦某个（些）采购（销售）合同先予订立，合同项目即确立，之后发生的其绝对应的合同均应归入该合同项目。3.2.3合同收发货管理3.2.3.1凡在贸易过程中发生货物一切权转移的,必须获得客户的收货证明或代办单位的发货证明,未获得该证明，合同不得结案。3.2.3.2合同执行责任者应对仓储、运输单位实施有效的管理，确保按时、精确发货；对方自行提货时，对方必须出示提货单（或提货委托授权）等提货凭证；发货终了后，合同执行责任者应保存对方签收凭证及提货单证或要求仓储、运输单位保存并确保其可追溯性。3.2.4合同变更3.2.4.1合同变更指合同签署后在执行过程中,合同各方对合同中任一条款或某些条款提出的变更,或整个合同的转让、解除。3.2.4.2合同一旦发生变更，合同执行责任者应办理合同变更审批。对于合同的本质性变更，应报原合同拟签审批人进行变更审批，如变更后的金额超过原合同拟签审批人的权限，应根据《买卖职责权限管理办法》（QA01002）报有权审批人审批。对于合同的非本质性变更，各单位可自行制定该项审批的授权准绳并报资产管理部备案。3.2.4.3合同变更结果单方应以书面方式确认。3.2.4.4合同变更时，原合同有担保条款或从担保协议的，应事前征得担保人书面赞同。3.2.4.5公司将债务转让给第三人的，应书面告诉债务人，告诉应要求对方签收或以挂号信方式发出；公司将债务转让给第三人的，应征得债务人书面赞同。3.2.5合同执行差异3.2.5.1合同执行差异是指合同执行符合合同条款规定，但表面上或实践上存在的误差。包括实践商品称号与合同商品称号表述不分歧、商品运输途中发生的盈亏。3.2.5.2实践商品称号与合同商品称号表述不分歧时,经合同执行责任者判别符合合同规定,应以实践品名入库。3.2.5.3对商品运输途中发生的盈亏，各单位应规定相关商品的自然盈亏范围。实践盈亏在自然盈亏范围之内的，业务执行责任者有权按照实践数量告诉财务人员进行帐务处理；实践盈亏超出自然盈亏范围的，应按照异议处理程序执行。3.2.6合同收付款3.2.6.1合同执行责任者应根据合同条款的规定跟踪收款和付款的执行，并应根据财务结算制度的要求向财务人员移交有关单据。3.2.6.2合同各方对收付款数额有争议的，应及时协商、对帐处理。各方应以书面方式确认对帐结果，并留意以下事项：欠款金额如何构成应表述清楚（如货款、利息、违约金等）、包含“单方经仔细对帐，对此结果予以确认”的文字、要求对方签字或盖章、注明签署日期。3.2.6.3合同执行责任者对未发出的应收款应担任进行催讨。在诉讼时效到期前6个月时，应以单方对帐并书面确认，或以挂号信发出催款函等方式中缀诉讼时效；同时根据其财务状况，及时采取仲裁、诉讼等法律手腕。3.2.7业务调整和交接3.2.7.1如在合同执行过程中,发生部门间业务职责调整，该合同所属的业务范围属于另一部门时，该合同准绳上交由新部门继续执行该合同。如有特殊状况,则根据有关具体决定执行。3.2.7.2如合同执行责任者调离原工作部门，该合同由原部门继续执行，并由拟签审批人确定新的合同执行责任者。3.2.7.3原合同执行责任者应将合同材料残缺移交给新合同执行责任者。3.2.8合同异议及纠纷3.2.8.1合同执行责任者有权与对方协商处理合同异议和理赔索赔，并根据《买卖职责权限管理办法》（QA01002）规定的异议处理权限，经有权审批人赞同后实施。3.2.8.2如合同异议经协商无法处理，或发生其它合同纠纷，业务部门应提交资产管理部一致协调处理。3.3特殊合同的订立和实行管理本办法所称的特殊合同指公司不存在买卖风险或风险极小的合同，此类合同应同时具备以下条件：权益义务明晰；钱货及时结清或买卖金额较小。此类合同的订立审查、合同方式与文本、合同成立及失效条件、合同变更可以不完全按照本办法的相关规定，而采用较为简便的方式操作，但应保证合同的合法有效和可追溯性。各单位可以自行制定此类合同的界定及操作细则，但此类规定应事前经资产管理部审核赞同。3.4合同结案管理3.4.1符合下述条件,合同可以结案:各方均执行终了合同项下的权益和义务;与该合同有关的款项均已完全支付;各方对合同执行没有其它未决事项和争议。经合同执行责任者和运营财务部共同确认，合同可以结案。3.4.2如合同未完全满足3.4.1的规定，但经一级业务单元担任人赞同以为有必要结案,并经运营财务部确认赞同的，合同可以强迫结案。并可根据财务制度进行相应的财务处理。3.4.3合同结案后,又发生该合同项下不可预见的费用时,经一级业务单元担任人赞同,业务部门向运营财务部提出恳求,经同意后该合同可以恢复至未结案形态。3.4.4合同结案后,合同执行责任者应按规定整理并妥善、残缺保留合同材料，包括订单、审批材料、合同、内外部流转单据、付款凭证、往来传真信函、合同修正变更记录等。3.4.5各单位应对客户建立客户档案,保存该客户的营业执照、帐号、买卖记录等信息。3.5合同公用章管理3.5.1公司合同公用章的新增、补办、发放恳求根据《法人授权委托管理办法》（QA01005）的规定办理。3.5.2合同公用章保管人员对要求盖章的合同须作程序审查，包括能否经过符合买卖职责权限的拟签程序、拟签报告与合同内容能否相符，合同内容能否残缺等。3.6合同检查3.6.1资产管理部有权对各单位的任何合同进行检查，发现成绩责成该单位进行整改。3.6.2合同检查的具体内容包括：合同条款能否完备；合同行为能否符合法律及公司规定；合同统计归档等管理工作。4合同违规处置4.1合同违规包括4.1.1违犯《买卖