管理程序文件-QA01001文件与资料控制程序(第4版)

文件与材料控制程序1目的和适用范围1.1为进一步规范上海宝钢国际经济贸易有限公司（以下简称公司）文件的制定、修订、审批、下发、流转、归档、作废和销毁等管理工作，特制定本程序。1.2本程序适用于各事业部、职能部门、直属子公司（以下简称各单位）。2职责2.1战略企划部是公司管理文件的综合管理部门，担任公司管理文件体系架构的设计，组织对由有关单位制定、修订的公司管理文件进行认定，协调有关成绩，明白职责分工。2.2公司办公室担任公司文件的送审、拟办、下发、流转、签收以及有关文件和材料的归档工作，指点、检查、督促各有关单位做好文书处理工作，协调文书处理中的有关成绩，建立实时、高效的文件自动化管理系统。2.3各单位担任对公司下发的各类文件的接收、流转和归档。2.4各单位担任本单位外部文件的制（修）订、控制和实施。2.5按专业分工准绳，公司级管理文件由职能部门担任制定、修订和执行状况的评价。3文件的分类2004年1月14日发布2004年1月30日实施3.1公司管理文件。管理文件是公司专业管理制度的总称。公司管理文件按专业分为综合管理、人事管理、财务管理、贸易管理、技术和质量管理、知识和科研管理、安环消防管理、设备管理八大类。3.2宝钢国际行政文件。指除公司管理文件以外的一切以“上海宝钢国际经济贸易有限公司文件”作为文头所发的文件。3.3部门文件。指公司职能部门就职权范围内的内容触及公司有关部门的事务，以“宝钢国际部门文件”作为文头所发的文件。3.4部门外部文件。指以各单位名义下发的仅适用于本单位的管理文件、外部行政文件及技术文件和作业指点书等。3.5外来文件。指政府部门、下级机关及其它单位发送来的文件。3.6请示、报告。指各单位上报公司指导阅示的各类请示、报告4管理文件的拟定、审批、下发流程4.1拟定4.1.1公司管理文件由职能部门担任起草，新管理文件在制定前，制定单位先与战略企划部就文件的称号、初审、会签单位等事项进行沟通。4.1.2管理文件制定后，拟稿人、审核者均需在代拟文稿纸原件上签名,部门审核者为职能部门担任人，由起草单位担任送相关单位进行会签。4.1.3对于那些触及多个单位或环节的较复杂的流程的管理文件，制定单位或战略企划部应先组织相关单位对文稿进行初审，然后送会签。如有异议，由制定单位填写“宝钢国际文件会签处理单”（附件16），并送战略企划部审核。对曾经初审的文件，注明初审状况，制定单位根据各会签单位的修正意见对管理文件草案进行修订。对于未采纳的会签意见,制定单位书面阐明理由并告诉相关会签单位。4.1.4对于会签无异议或制定单位完全采纳会签意见的会签稿，经战略企划部审定后，由战略企划部经过OA报办公室。4.1.5对未完全采纳会签意见的会签稿，战略企划部先就分歧进行协调，制定单位根据企划部最后意见，修正管理文件并经单位指导确认后，报战略企划部，战略企划部审定后经过OA报办公室。4.2审批4.2.1由起草单位担任将待审文件送公司办公室,由公司办公室报送公司分管副总裁审阅。4.2.2由战略企划部拟订需求总裁办公会讨论经过的管理文件清单并提交总裁办公会审议或采用总裁会签的方式，清单以外的管理文件可不经总裁办公会讨论,直接由总裁签发，或由总裁委托副总裁或业务总裁签发。4.3下发4.3.1管理文件经公司指导审批赞同后，由公司办公室经过OA系统或以纸质文件方式下发至有关单位，OA系统的发放记录在系统中完成；纸质文件按附件3作好发放记录，原件由公司办公室归档;4.3.2为保证管理文件在实施日前传送到有关单位，管理文件的发布日期与实施日期必须有6个工作日以上的间隔；公司办公室对管理文件的发放在3个工作日内完成；经过公文系统下发的管理文件，自下发之日起，各单位必须在5个工作日内完成签收；如遇节假日顺延；4.3.3如公文系统发生缺点，运用单位应在发现缺点并无法扫除的当日告诉公司办公室，由公司办公室采取其它补救措施并做好记录。4.3.4各单位可视需求，由本单位综合管理部门复印下发，并做好发放记录。4.4管理文件的修订及管理4.4.1必须对有关管理文件进行修订时，由成绩提出单位填写“管理文件修正恳求表”（附件7），由原制定单位审核并经战略企划部审核确认后，担任管理文件的修订，必要时需提供修正所根据的各类有关材料，并填写“管理文件修正变更记录”(附件5)交公司办公室保存。此外，改版时，必须在文件内本次修正内容所在段落的右侧空白处用粗实线做出分明的标识。4.4.2普通修正4.4.2.1修订文件的审核、同意、发放等程序，与新文件程序相分歧。4.4.3随文修正4.4.3.1管理文件内容在以公司名义下发的行政文件中已有最新含义时，由文件制定部门提出随文修正恳求，不必经会签程序，直接报战略企划部确认后，将相关文件和修正后的新版本的管理文件报公司分管指导审核并签发。4.4.4各单位必须及时从一切发放和运用场所撤销及回收作废的文件，并作好记录。对因积累知识等为目的而保留的作废文件应在首页上作分明标识。其他不需求保留的管理文件由各单位自行销毁并作好销毁记录（附件6）。4.4.5因管理文件在处理过程中出现错误（如页码颠倒、漏页、漏字等）和多字、错别字等需求修正的，不属于改版范围，由公司办公室发更正告诉予以纠正。4.5管理文件作废4.5.1改版作废4.5.1.1改版文件下发后，前版文件同时失效；4.5.2其他作废4.5.2.1几个文件合成一个文件或一个文件分成几个文件，合、分之前的相关文件同时作废，在合、分之后的文件中应标明作废文件的称号及编号；原文件中无存在价值的条款应在报批稿件上阐明。4.5.2.2对于管理文件不再具有存在价值的，有原制定单位提出恳求，阐明作废的理由和日期，经本单位指导确认后提交战略企划部审核，如确认可作废，由战略企划部指导签字后提交公司分管指导审核同意；4.6公司办公室担任发布有效管理文件目录，每年至少一次，普通在年终发布。并以“受控文件清单”的方式发放（见附件2）。4.7各单位必须明白责任人，严厉控制管理文件的发放，确保运用的管理文件均为有效版本。4.8管理文件的运用期限最多不超过5年，到期的管理文件一概作废，并由制定单位担任改版。5行政文件管理流程5.1行政文件由职能部门起草，一致运用“宝钢国际代拟发文稿”（附件11），由起草单位送相关单位会签。拟稿人、审核者均需在代拟文稿纸原件上签名（审核者必须是起草单位的指导）。5.2由起草单位将待签发文件（需会签的文件必须在会签当前）原件送公司办公室，同时由起草单位在OA公文系统中将电子文档送公司办公室信箱。由公司办公室送公司总裁审批并签发。必要时，公司总裁可委托公司副总裁作为公司行政文件的签发人（其中触及公司干部任免的文件，按干部任免有关规定执行）。5.3文件的发放经过公文系统或纸质文件方式下发。经过公文系统下发的电子行政文件，以文件送达各单位电子信箱为有效到达，由系统自动记录文件的发放单位，各单位每天至少调阅三次，以确保文件的及时处理。经过纸质方式下发的文件，由公司办公室做好发放记录（附件8）。承办性的文件，发至有关单位综合管理部门的公文管理系统信箱，阅知性的文件同时经过外部邮件系统发放至邮件系统一切单位用户。5.4适用于事业部范围内的公司行政文件，由业务总裁签发，事业部管理部担任管理并制定相应的管理流程。6部门文件管理流程6.1部门文件由职能部门起草，并填写“宝钢国际代拟发文稿”（见附件11）。6.2经公司分管指导赞同后，由职能部门担任人审批签发。6.3由各单位自行担任部门文件的下发和控制。7部门外部文件流程7.1部门外部文件由各单位自行起草。7.2由各单位分管指导审签。7.3部门外部文件的发放由各单位自行控制，并建立受控文件清单，每年至少颁布一次;此类文件的修正可不填写“管理文件修正恳求表”，但必须做好变更记录。8外来文件流程8.1外来文件的收、发、存等，由公司办公室担任，并归入公文的管理范畴。公司办公室担任对外来文件进行登录、拟办，以“宝钢国际经济贸易有限公司收文处理单”（见附件14）登录基本信息和拟办意见，并呈报宝钢国际有关指导或批转有关单位。经公司指导指示后的外来文件由公司办公室担任转发，由各接收单位签收。8.2未注明前往公司办公室的外来文件，包括各类标准、图纸等技术文件，由各接收单位自行管理。8.3外单位向公司所属各单位提供的文件、材料，由各单位自行管理、保存。8.4属于公开发布的法律、法规、政府规章的外来文件，公司不再转发；属于非公开发布的政府规定或投资者发布的文件，公司办公室收到后，呈相关指导阅示；属于对公司运营管理活动有自创作用的文件，由公司分管指导提出要求，并由相关职能部门草拟文件按看管理文件或行政文件的制发规定下发。9请示、报告流程。9.1由各单位报公司的请示、报告，由各单位按规定格式，在“宝钢国际文件处理单”（附件15）上登录基本信息，由各单位综合管理部门经过公文系统送公司办公室，带附件的文件，在电子文件最后一页最下方，注明附件标题，并将纸质附件送公司办公室。9.2由公司办公室呈送有关公司指导阅示。9.3指导指示后的请示、报告，由公司办公室经过公文系统流转到相关单位综合管理部门公文系统信箱，由相关单位按公文处理有关规定处理，带附件的纸质文件同时流转到相关单位。10其他触及公司运营计划、严重资产处置、财务预算、利润分配、法人授权委托管理、由董事会聘用人员的人事故动等属于董事会职权的事宜，由公司总裁提交董事会审议经过后，由总裁签发。11文件的内容及基本格式11.1公司管理文件11.1.1次要内容普通应包括：目的与适用范围、职责、工作程序、相关文件、质量记录及其他需求规定的内容。11.1.2基本格式及阐明见附件1。11.1.3编号（1）公司管理文件的编号由公司办公室担任一致编制。（2）管理文件编号采用7位数，前两位代表宝钢国际，用字母“QA”表示；第三、第四位“01～08”代表八大专业分类号；第五～第七位为顺序号，用“001～999”表示。代码专业属性代码专业属性01综合管理05技术和质量管理02人事管理06知识和科研管理03财务管理07安环消防管理04贸易管理08设备管理（3）管理文件版本号用阿拉伯数字表示。初次颁布为第1版；每次换版，版本号增1。（4）有关记录格式编号，按“文件编号＋顺序号(用“01～99”表示)＋修正码(用大写英文字母表示，初版用“A”表示；第一次修正用“B”表示，以下依此类推)编制。11.2公司行政文件11.2.1公司范围的行政文件由公司办公室一致编号、排版。11.2.2适用于事业部范围的行政文件，由各事业部管理部担任编号、排版。11.2.3行政文件基本格式和阐明见附件9。11.2.4文件的编号一致采用“宝钢国际＊发[]第号”的方式11.3部门文件11.3.1由起草单位自行编号、排版11.3.2部门文件的基本格式和阐明见附件10。11.3.3部门文件的编号一致采用“宝钢国际***发[]第号”的方式,其中“***”表示各部门简称。11.4部门外部文件11.4.1由各单位自行编号、排版11.4.2部门外部文件的基本格式和阐明见附件12和附件1311.4.3部门外部文件行政文件编号采用“宝钢国际***发[]第号”的方式，其中“***”为单位简称。11.4.4部门外部文件管理文件的编号根据外部管理文件“文件与材料控制程序”规定程序处理。12文件和材料控制的记录按“质量记录管理程序”保存。13相关文件13.1质量记录管理程序13.2附件1管理文件基本格式及阐明13.3附件9行政文件基本格式和阐明13.4附件10部门文件基本格式和阐明13.5附件12部门外部文件（行政文件）基本格式和阐明13.6附件13部门外部文件（管理文件）基本格式及阐明14质量记录14.1附件2受控文件清单QA01001-01A14.2附件3受控文件发放记录QA01001-02A14.3附件4宝钢国际管理文件拟稿QA01001-03B14.4附件5管理文件修正变更记录QA01001-04A14.5附件6文件销毁记录QA01001-05A14.6附件7管理文件修正恳求表QA01001-06A14.7附件8宝钢国际文件发放记录QA01001-07A14.8附件11宝钢国际代拟发文稿QA01001-08B14．9附件14宝钢国际经济贸易有限公司收文处理单QA01001-09A14.10附件15宝钢国际文件处理单QA01001-10A14．11附件16宝钢国际管理文件会签处理单QA01001-11A制定：冯伟日期：2003年11月5日审核：傅新宇日期：2003年11月5日文件编号：第版签发：〖管理文件称号〗制定：日期：年月日审核：日期：年月日XXXX年XX月XX日发布XXXX年XX月XX日实施共页第页阐明：(1)公司管理文件的第一页上必须制造刊头、刊尾。(2)刊头应标注上海宝钢国际经济贸易有限公司管理文件、文件编号、版本号和签发人；刊头与标题间要添加1.5磅的横线。“上海宝钢国际经济贸易有限公司管理文件”地位居中。“文件编号：”冒号后用大写英文字母及阿拉伯数字填写，地位居左；“签发：”地位居右。(3)第一页的刊尾应有发布日期和实施日期，在第一页底部留三行光标以添加一根细横线。在细横线下填写发布和实施日期。(4)最后一页上的刊尾与注释内容间隔三行，标注制定者、审核者和日期。制定、审核分两行陈列，地位居中。(5)设置页脚，地位居右，显示“共页第页”。(6)管理文件的字体魄式:上海宝钢国际经济贸易有限公司管理文件楷体小1号字(文件标题)黑体3号字文件编号、(版本号)、签发仿宋体4号字(注释)仿宋体4号字制定者、审核者和相应日期仿宋体4号字发布日期、实施日期仿宋体4号字共页第页仿宋体小4号字(7)页边距：上下2.54厘米左右3.17厘米页眉1.3厘米页脚2厘米行距：最小值设置值：29磅(8)序号：序号以层层展开的内容按需编制，最多不超过4个层面。如还需展开，可运用A、B、C，或a、b、c，或(1)、(2)、(3)，或①、②、③等字母或数字分列（3个层面即可运用）。附件2:表格编号QA01001－01A受控文件清单序号制定单位文件称号文件编号版本号最新发布日期制表：同意：发布日期：附件3:表格编号QA01001－02A受控文件发放记录〖文件称号〗文件编号：第版发文单位：发文日期收文单位签收人备注附件4：表格编号：QA01001－03B宝钢国际管理文件拟稿秘级：紧急程度：文件管理文件：共印版本号：部门担任人审核：管理部审核：主管部门审核：会签单位：办公室处理：主管指导签发：标题：主送：抄送：抄报：主题词：年月日附件5：表格编号：QA01001-04A管理文件修正变更记录管理文件称号：文件编号：序号更改性质版本日期次要修正内容原制定单位现修订单位及指导签字阐明：1.更改性质：①体制变化、职责和业务调整；②文件内容不完善；③文件要素不全；④文件相关内容需合并；⑤文件运用期限超过5年；⑥其它。2.版本指修正前的管理文件版本号。附件6：表格编号:QA01001－05A文件销毁记录单位：序号文件称号版本份数销毁日期同意销毁人姓名附件7：表格编号：QA01001－06A管理文件修正恳求表提出单位：管理文件称号版本号：建议修正内容及缘由制定单位审核意见制定单位指导审核：日期战略企划部审核意见战略企划部指导审核：日期：附件8:表格编号：QA01001－07A宝钢国际文件发放记录文件称号宝钢国际发文号：存档份数：指导或单位份数签收人日期单位份数签收人日期附件9:行政文件基本格式和阐明上海宝钢国际经济贸易有限公司文件宝钢国际＊发[]第号(注释)编排:校正:年月日印发阐明:1)刊头应标注上海宝钢国际经济贸易有限公司文件、文件编号；刊头与标题间要添加横线。“上海宝钢国际经济贸易有限公司文件”地位居中。纸质刊头和横线按标准印刷格式.电子文件刊头中“上海宝钢国际经济贸易有限公司文件”采用宋体26号字并加粗，“宝钢国际发[]第号”字体与注释相反并在横线上方地位居中；2)“宝钢国际＊发[]第号”中的“＊”，如没有，则代表公司范围的行政文件。“矿”、“钢”、“设”、“物”、“金”、“钢制”分别代表“矿业”、“钢铁业”、“设备工程业”、“物流业”、“金属资源业”、“钢制品业”的适用于所辖业务单元的公司行政文件。3)除代表公司范围的部分纸质文件必需加盖公司印章外，其他文件一概不再加盖公司印章。4)行政文件的字体魄式:(文件标题)黑体3号字文件编号仿宋体4号字(注释)仿宋体4号字5)页边距：上下2.54厘米左右3.17厘米页眉1.3厘米页脚2厘米行距：最小值设置值：29磅附件10:部门文件基本格式和阐明宝钢国际部门文件宝钢国际***发[]第号(注释)编排:校正:年月日印发阐明:1)刊头应标注宝钢国际部门文件、文件编号；刊头与标题间要添加横线。“宝钢国际部门文件”地位居中。纸质刊头和横线按标准印刷格式，电子文件中刊头“宝钢国际部门文件”采用宋体46号字，“宝钢国际***发[]第号”字体与注释相反并在横线上方地位居中；其中“***”为各部门简称。2)部门文件的字体魄式:(文件标题)黑体3号字文件编号仿宋体4号字(注释)仿宋体4号字(3)页边距：上下2.54厘米左右3.17厘米页眉1.3厘米页脚2厘米行距：最小值设置值：29磅(4)纸质文件落款处盖发文部门印章附件11：表格编号：QA01001－08B宝钢国际代拟发文稿秘级：紧急程度：文件行政文件：共印份数会签单位：主办单位：拟稿：电话：部门担任人审核：管理部审核：办公室处理：业务总裁审核：主管指导意见：标题：主送：抄送：抄报：主题词：备注：年月日附件12:部门外部文件（行政文件）基本格式和阐明××××××××文件宝钢国际***发[]第号(注释)编排:校正:年月日印发阐明:1)刊头应标注××××××××文件、文件编号；刊头与标题间要添加横线。“××××××××文件”地位居中。纸质刊头和横线按标准印刷格式，电子文件中刊头“××××××××文件”采用宋体，字体大小根据各单位称号字数自行设定；“宝钢国际***发[]第号”字体与注释相反并在横线上方地位居中；其中“××××××××”为单位全称，“***”为各单位简称。2)部门文件的字体魄式:(文件标题)黑体3号字文件编号仿宋体4号字(注释)仿宋体4号字(3)页边距：上下2.54厘米左右3.17厘米页眉1.3厘米页脚2厘米行距：最小值设置值：29磅文件编号：第版签发：〖管理文件称号〗制定：日期：年月日审核：日期：年月日XXXX年XX月XX日发布XXXX年XX月XX日实施共页第页阐明：(1)公司管理文件的第一页上必须制造刊头、刊尾。(2)刊头应标注×