事业单位人力资源管理信息化建设探索

事业单位人力资源管理信息化建设探索

迁安市社会保险服务中心陈娜事业单位人力资源管理逐步实现现代化发展，已经初步形成信息化的发展趋势，并已经将信息技术逐步融入到人力资源管理过程中。网络技术、通讯技术、信息技术的有效应用，使事业单位人力资源得到更好的管理，在进一步提高管理效率的同时，也可以使人力资源发挥最大的价值。一、事业单位人力资源管理信息化建设的必要性（一）整合了人力资源信息化建设可以有效整合事业单位的人力资源，将单位职工的全部档案信息进行电子化储存，从职工入职、晋升、调转到职工离职、退休，人力资源的全部信息都可以通过信息化技术进行储存、传递和共享。当事业单位的某些职位出现空缺时，便可以通过信息系统进行岗位匹配，从而实现人力资源的合理分配。（二）降低了人力资源成本事业单位的人力资源成本得以降低，主要得益于信息化技术的应用。信息技术可以帮助人力资源得到快速分配，将现有的岗位空缺进行及时填补。当事业单位的岗位出现空缺时，信息化技术首先会根据现有的人力资源进行填补，尚未拥有固定岗位的人力资源会首先被匹配，当事业单位没有招聘新职工的意图时，信息化管理系统会根据现有的人员安排进行重新分配，将闲置岗位的工作任务合理分配给其他职工，从而实现工作任务的平均分担，人力资源的合理分配。而这种合理的平均分配可以有效降低人力资源成本，使事业单位人力资源发挥最大的工作价值。二、事业单位人力资源管理信息化建设现状（一）部分人力资源尚未熟练应用信息技术多数事业单位不会单独设立技术维护部门，且人事部门多数职工没有经过系统全面的技术培训，不能熟练应用信息技术。事业单位职工年龄分布主要分为三个阶段，新入职的年轻群体，已工作一定年限的中年群体以及即将退休的老年群体。不同阶段的人群对于信息技术的熟练程度也不同。年轻群体对于新事物的接受能力较强，可以快速接受并熟练应用信息技术的操作方法，中年群体和老年群体对于信息技术的接受能力较低，且难以在短时间内熟练应用，因此对人力资源管理的信息化建设形成了一定的抑制作用。与此同时，事业单位的领导层多为中年群体，难以加快人力资源信息化建设的步伐。（二）现代技术应用程度有待提高事业单位虽然得到了我国政府给予的技术支持，但对于现代信息技术的应用程度仍然有待提高。在人力资源的管理过程中，各项信息的生成、储存过度依靠纸质档案，且多通过人工行为进行人力资源信息的传递和共享，尤其是人力资源的晋升、调拨等人事调动，人力资源的档案要通过人为进行考核和调转，并未将现代信息技术融入到人力资源的管理过程中。如果事业单位可以在首次生成人力资源信息时就通过信息系统进行操作，后续人力资源管理过程中的相关信息都通过信息系统进行操作，可以为事业单位节省较多的人工成本，因此事业单位信息技术的应用程度应当进一步提高。（三）人力资源信息化管理体系已初步形成事业单位的人力资源信息化管理体系已初步形成，可以利用信息技术对人力资源进行管理。例如单位职工的考勤可以通过打卡机进行记录，并通过信息技术进行信息整合。人为记录职工考勤信息将增加人事部门的工作量，且容易出现记录错误，并消耗职工过多的工作精力，因此信息化建设将为事业单位人力资源管理节省了部分人工成本，使人事部门的工作内容更为简便和快捷。除此之外，人力资源的请假审批也会通过事业单位的ERP系统进行线上审批，从而实现人力资源的信息化管理。三、加快事业单位人力资源管理信息化建设的措施（一）建立完善准确的人力资源数据库事业单位的人力资源通常具有多样性，包括行政管理人员、专业技术人员、工勤技能人员等，而人力资源的类型不同，所属的事业单位也不同，行政管理人员多任职于财政局、税务局、社会保障厅等职能机构；专业技术人员多任职于市政管理处、交通局、国土资源局等机构；工勤技能人员多任职于环保局、建设机构等，因此不同类型的人力资源应当由所属事业单位建立不同的数据库，且应当包括职工的工作年限、专业技能证书、任职信息、晋升信息等个人信息。人力资源数据库可以按照所属类型、所属事业单位、所属市区进行统一建立。首先来说，行政管理人员、专业技术人员、工勤技能人员的数据信息应当进行分类，以便事业单位根据人力资源类型的不同进行合理分配。对于某一事业单位来说，人力资源数据库应当包括本单位所有人员的数据信息，从而对本单位人力资源进行充分了解，并将人力资源进行合理有效的整合，以便发挥更大的工作价值。针对某一市区内所有事业单位的人力资源建立数据库，可以帮助政府机构及时了解人员信息，对人力资源进行合理调动。（二）提升信息管理工作开展的集中性事业单位的人力资源管理主要集中在部门内部或单位内部，一般职工档案多由本单位人事部门进行统一管理，重要岗位职工或领导层职工的档案多由上级领导部门进行保管，且多为纸质资料，没有建立统一的信息化数据库。因此事业单位的首要工作是提升信息管理工作开展的集中性，在部门内部、单位内部、某一区域内集中开展信息化建设的培训与管理。在事业单位内部集中开展人力资源的信息化管理，要求每一位职工都要加入到信息化建设过程中，主要体现在职工的入职、晋升、调动等各项信息都要通过信息化技术集中在数据库中，为防止人力资源的信息泄露，可以利用信息化技术进行加密和权限设置。与此同时，事业单位的部门也要集中建立信息化管理制度，将部门人力资源的各项工作信息进行整合，例如人力资源在部门工作中体现的工作价值等。在某一区域内，人力资源进行集中整合，有利于市区政府及时快速地进行人力资源调配，全面的信息化管理可以加快事业单位的信息化建设。（三）加强运用现代化信息管理技术事业单位作为保障民生稳定发展的重要机构，我国政府给予了事业单位最为先进的技术支持，就目前的应用情况来看，事业单位已经能初步运用现代化信息管理技术，但由于缺乏系统的技术培训以及专业人才，事业单位并未对信息管理技术进行更深层次的应用，而计算机技术、网络技术、通信技术等现代信息技术都应当被深入利用。首先，计算机技术作为信息化建设的基础技术，应当加强运用，事业单位应当首先利用部件技术、系统技术和信息储存技术实现信息化的初步建设。部件技术作为计算机的零件组装技术，直接决定了计算机的使用效率和使用寿命，因此事业单位应当充分利用部件技术实现计算机的长期使用，对人力资源的各项信息进行长期保存。其次，信息技术作为信息传递和共享的主要手段，可以有效保证人力资源在某一区域内的快速整合、传递和共享。与此同时，地域性网络、事业单位内部网络和局域网网络的有效利用，可以使事业单位的人力资源信息实现快速传递和共享，当人力资源在一定范围内实现共享时，事业单位要注意共享人群的权限设置，防止人力资源信息的恶意使用。最后，通讯技术作为信息传输的主要加工方，可利用声波、电磁波将信息进行加工，从而实现人力资源信息的传输。还可利用数字通信、模拟通信、混合通信等技术手段对人力资源的信息进行特殊处理，实现人力资源信息的快速传输。（四）提高对人力资源信息化建设的认可程度第一，对事业单位职工进行信息化建设的系统培训，包括前期的运营管理到后期的技术维护，职工作为人力资源的重要组成部分，应当对信息化技术进行熟练掌握，这就要求事业单位要定期开展培训，将信息技术的使用方法和基础知识进行讲授，使事业单位职工尽快掌握相应的信息技术知识。第二，在事业单位内部设立技术维护部门，对信息技术进行定期维护，既可以在信息系统出现问题时进行及时解决，也可以为事业单位节省部分运营成本，防止单位职工由于技术问题得不到有效解决而出现消极怠工的现象。第三，提高单位职工对人力资源信息化建设的认可程度，就要使单位职工首先认识到信息化建设的优点。事业单位应当通过实际案例宣传信息化建设的发展优势。职工在调转工作单位时，人力资源的档案信息需要通过人为进行调取，而信息化建设可以使人力资源的档案信息进行电子化储存，直接实现线上传输，相比较人为处理节省了