计算机应用基础办公软件

第4章办公软件

§4.1Office软件的基本操作§4.2文字处理软件—中文Word入门§4.3电子表格处理软件Excel入门§4.4中文演示文稿软件Powerpoint计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第1页。4.1Office软件的基本操作4.1.1Office软件的运行环境、启动与退出4.1.2保存文档4.1.3关闭文档4.1.4创建新文档4.1.5打开文档计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第2页。4.1.1Office软件的运行环境、启动与退出1.运行环境需要Windows95以及以上版本，或WindowsNT4.0withPack3及其更新版本的支持。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第3页。2.启动office软件常用的有如下几种启动方法：（1）常规启动;（2）通过新建Office文档启动Office;（3）通过已有的Office文档启动Office软件;（4）通过快捷方式启动Office软件。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第4页。3.退出Office软件关闭Office各软件最简便快捷的方法有：（1）双击窗口左上角的控制菜单图标；（2）单击窗口右上角的关闭按钮；（3）按组合键Alt＋F4。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第5页。4.1.2保存文档保存文档有以下两种情况：1.保存新的、未命名的文档（初次保存文档）；2.保存已有文档。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第6页。4.1.3关闭文档

关闭文档与关闭应用程序窗口一样有许多种方法，常用的有以下几种：1.关闭文档但不退出Office软件的窗口；2.关闭Office软件窗口的同时关闭文档；3.关闭所有文档。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第7页。4.1.4创建新文档创建新文档的方法有：1.利用菜单新建文档；2.利用工具栏按钮新建文档。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第8页。4.1.5打开文档

可以用以下几种方法打开一个文档：方法1：单击“常用”工具栏上的“打开”按钮。方法2：单击“文件”菜单中的“打开”命令。弹出“打开”对话框，在对话框中选择文档所在的驱动器、文件夹及文件名。方法3：要打开最近使用过的文档，请单击“文件”菜单底部的文件名。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第9页。4.2文字处理软件—中文Word入门4.2.1字处理概述4.2.2Word的主要功能4.2.3Word窗口组成及操作4.2.4Word文档的编辑4.2.5文档显示4.2.6文档排版4.2.7Word的表格制作4.2.8图形操作4.2.9页面排版与打印文档4.2.10Word的高级功能计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第10页。4.2.1字处理概述

文字处理是计算机应用中一个很重要的方面。文字处理软件是办公自动化中最常用的一类应用软件，它能支持用户生成并打印图文并茂的各种文档。

80年代初出现了大量的“字处理软件”，使用较广的有香港金山公司推出的文字处理系统WPS、美国Microsoft公司推出的文书编辑系统WordStar等。这类软件集编辑、排版、打印于一身，在当时受到用户的好评。进入90年代，具有Windows风格的应用软件层出不穷Word中文版是Microsoft为中国用户推出的汉化版本。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第11页。4.2.2Word的主要功能1.编辑处理功能；2.格式设置及版面设计排版功能；3.自动功能；4.表格处理功能；5.图文混排功能；6.边框和底纹；7.制作Web功能。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第12页。4.2.3Word的窗口组成1.标题栏：Word程序和编辑的文档名。2.菜单栏：九个菜单。(记录功能)3.工具栏：十多种，指针在工具栏单击右键列出种类，提高操作速度。(添加删除按钮)4.标尺：缩排、制表。5.文本区：输入文本。6.滚动条：纵、横。(可选)计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第13页。4.2.4Word文档的编辑文档编辑的操作流程如下：创建或打开文档文字输入（文字、数字、表格、图像）文档编辑（复制、删除、移动、替换)文档排版（符号、图文混排等）

文档保存（保存、另存为）例题演示1例题演示2计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第14页。1.输入文本

首先将插入点定位，然后在插入点输入内容。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第15页。注意：（1）各行结尾处不要按Enter，一个段落结束才按此键。（2）对齐文本时不要用空格键，用缩进方式对齐。（3）中文输入切换按Ctrl+空格键，单击输入法来选择用户所使用的输入法。（4）录入有错时，按Del删除插入点右边的错字，按BackSpace删除插入点左边的错字。（5）漏了内容，将插入点定位，在插入状态（状态栏的“改写”为暗淡）直接输入内容。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第16页。2.选定文本内容

Windows环境下软件的操作有一个共同规律，即“先选定，后操作”，在Word中体现在对文本中哪些内容进行处理上。（1）使用鼠标选定文本选定块：指针定位到文本首，拖到文本尾（若按Alt+拖，选定矩形块）选定几行：指针在左边选定区，垂直拖几行。选定全部：Ctrl+单击左边选定区。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第17页。组合键功能组合键功能Shift＋→向右选取一个字符或一个汉字Shift＋End选取光标处至当前行行尾Shift＋←向左选取一个字符或一个汉字Shift＋↑选取至上一行Ctrl＋Shift＋→向右选取一个单词Shift＋↓选取至下一行Ctrl＋Shift＋←向左选取一个单词Ctrl＋A选取整篇文档Shift＋Home由光标处选取至当前行行首（2）使用键盘选定文本计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第18页。3、编辑文档1.删除文本执行“剪切”选定要删除的文本按Del键2.移动文本剪切插入点定位目标处粘贴选定要移动的文本指针指向选定文本，拖到目标处计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第19页。3.复制文本复制插入点定位目标处粘贴选定要复制的文本指针指向选定文本Ctrl+拖到目标处注意：编辑文本也可以用编辑菜单的剪切、复制、粘贴命令实现。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第20页。4.撤消和恢复撤消：对刚做的工作不满意，按“撤消”恢复到先前的状态。恢复：再次改变主意，恢复到撤消前的状态。5.查找、替换查找：编辑/查找输入要查找的内容及格式替换：不但可以替换内容，还可替换大小写字母、字符格式、特殊字符等。

编辑/替换输入要查找及替换的内容替换或全部替换计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第21页。复习按常规方式启动word环境；在word环境下新建一空白文档，并以“环境监测”为名，保存于D:\下；打开D:\课件\课堂测试\水质测试，将文章第二段文字复制到“环境监测”文档中，保存；将最后一句移到段首，选中第一行，取消选择，选种整段，取消选择；将本段中所有“监测”字样，替换为“检测”。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第22页。4.2.5文档显示1.视图（1）普通:快速输入文本、图形及表格，不能看到页眉、页脚、分栏等,不能对图文进行编排。（2）页面:与打开效果相同,显示整个页面的分布状况,并能调整布局。能看到页眉,页脚,分栏,可对图文进行编排等。（3）大纲:显示文档的结构(如章节等),也可方便地进行章节调整,主要用于长文档,还可以看到各段采用的样式。（4）WEB版式视图:左边大纲形式,右边对应页面形式。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第23页。

2.打印预览与页面显示区别,可缩小显示整个文档,以观全貌。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第24页。4.2.6文档排版1、字符格式化字符格式编排可通过格式菜单、格式工具栏和快捷菜单设置。

字体、字号、字型（加粗、倾斜）、字符颜色、下划线、着重号、静态效果（阴影、上下标等）、字符间距、字符的浮动位置、文字动态效果、中文版式（格式—中文版式）等。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第25页。2、段落的格式化段落:多个文本图形表格对象等。排版:整个段落的外观,有缩进对齐行间距段间距等。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第26页。(1)段落标记符标识了段落的结束,也存储了该段落的格式。

(2)文本的对齐对齐方式:两端对齐、左对齐、居中、右对齐、分散对齐。单击格式栏对应的对齐按钮选定要对齐的文本格式/段落选择对齐的方式计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第27页。(3)文本的缩进缩进方式:首行缩进、整段左缩进、悬挂式缩进、右缩进。格式栏对应的缩进按钮选择要缩进的文本格式/段落选择缩进的方式和尺寸直接在标尺上拖曳缩进标志

计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第28页。(5)首字下沉

插入点定位在要下沉的段落格式/首字下沉设置下沉方式(4)行、段落间距设置间距和缩进选择要排版的文本格式/段落设置对齐方式计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第29页。(6)加边框和底纹

a.边框

格式/边框和底纹进行边框线型位置颜色等设置选择要加边框的段落表格和边框工具栏的对应按钮

b.底纹选择要边底进行底纹灰度格式/边框和底纹纹的段落前景、背景等设置计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第30页。(7)格式复制格式刷的使用（单击、双击）计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第31页。3、分栏(1)建立分栏选中要分栏的段落格式/分栏选择栏数、栏间距、分隔线

(2)取消分栏只要选中该段落,进行一分栏。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第32页。4、项目符号和编号(1)编号格式/项目选择所需选定列表项编号符号和编号编号形式(2)项目符号格式/项目选择所需项选定列表项项目符号符号和编号目符号形式计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第33页。(3)多级列表增加缩进格式/项目多级选择多级输入符号和编号符号列表形式列表减小缩进

对于简单的项目符号和编号,可使用格式工具栏的对应按钮。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第34页。1.编辑图形（1）选定图形在图形任意位置单击鼠标，有8个方向的句柄。（2）图形缩放

鼠标指针指向某句柄拖曳鼠标缩放选定图形格式/图片设置缩放比例4.2.7图形操作计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第35页。（3）图形裁剪

图片工具栏的裁剪按钮鼠标指针指向某句柄拖曳选定图形格式/图片设置裁剪的尺寸（4）移动（复制）图形

剪切（复制）插入点定位粘贴选定图形

Ctrl+拖曳计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第36页。（5）改变图形的环绕方式

图片工具栏的文字环绕按钮选定图形格式/图片设置环绕方式（6）改变图片的颜色、亮度、对比度和背景

图片工具栏的图象控制、增加选定图片对比度、增加亮度等按钮计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第37页。2.绘制图形

3.插入图形

插入/图片/剪贴画选择图片插入点定位插入/图片/来自文件选择文件名

4.插入文本框

5.插入艺术字计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第38页。4.2.8Word的表格制作1、创建表格（1）利用插入表格按钮创建表格

插入表格右下拖曳到所需的行列数插入点定位表格/插入表格输入行、列数（2）利用“插入表格”对话框创建表格（3）手工绘制表格首先打开“表格和边框”工具栏，然后单击工具栏上的“绘制表格”按钮，可以任意绘制表格。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第39页。2、编辑表格（1）选定编辑对象单元格:单击（拖动）单元格列:单击上边界区域行:单击左边选定区块:拖曳注意:

表格编辑也可用表格菜单的相应命令实现。插入的行在选中行的上面,插入的列在选中列的左边。（2）插入行、列或单元格选定行或列插入行或列（Tab、Enter）（3）删除单元格、行或列选定欲删除的行或列剪切选定要删除的单元格或行或列——“表格”——“删除”计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第40页。(4)单元格的拆分与合并合并：选定要合并的区域合并单元格利用“表格和边框”工具栏拆分：

选定要拆分拆分单元格输入拆分的行列数的单元格

利用“表格和边框”工具栏

计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第41页。（5）表格的拆分与合并表格的拆分就是将一个表格分成两个或多个表格。先将插入点放置到需要拆分的位置，接着单击“表格”菜单中的“拆分表格”命令或者按Ctrl＋Shift＋Enter组合键，就可以将表格分割成两个单独的表格。

若要合并拆分后的表格，只需删除两个表格之间的段落（或者说是空行）。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第42页。（6）绘制斜线表头

在绘制斜线表头之前，首先将光标置于表格中，然后单击“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，打开“插入斜线表头”对话框，在“表头样式”列表框中选择一种表头的样式，共有五种选择，然后在“行标题”、“数据标题”及“列标题”文本框中输入表头文本。最后，在“字体大小”列表框中设定字号，单击“确定”按钮即可完成。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第43页。3.表格属性设置“表格属性”包括表格、行、列、单元格的属性。在Word中可以通过两种方式设置它们的属性：执行“表格”菜单中的“表格属性”命令或使用鼠标右键单击表格。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第44页。（1）改变表格的行高在标尺上拖动。选种目标行使用“表格”菜单。直接鼠标拖动。（2）改变表格列宽

在标尺上拖动列标记选中要改变鼠标定位到栏间||拖动到所需位置列宽的列表格/单元格高度和宽度输入列宽的值

计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第45页。（3）单元格中文本的对齐改变表格单元格中文本的对齐方式：①选定要设置文本对齐方式的单元格；②单击“表格和边框”工具栏上的“对齐”按钮右侧的小三角，从弹出菜单中选择需要的格式。（也可用鼠标右键或格式工具栏）计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第46页。（4）改变文字方向在Word中，可以将表格单元格内的文本设置为横向、纵向或其他方向。具体操作如下：①选择要改变文字方向的单元格。②单击“格式”菜单中的“文字方向”命令，弹出“文字方向”对话框。③单击所需的文字方向并按“确定”按钮。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第47页。（5）设置表格属性①选中表格或将光标置于表格中。②在“表格属性”对话框中，单击“表格”选项卡。③在“表格”选项卡中可以设置表格的尺寸、对齐方式和文字环绕方式；“边框和底纹”按钮可设置表格的边框和底纹。④设置完后，单击“确认”按钮。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第48页。（6）设置单元格属性①将光标置于表格中任意一个单元格。②在“表格属性”对话框中单击“单元格”选项卡，在“指定宽度”框中输入单元格的宽度，在“垂直对齐方式”选区中选择单元格中文本的垂直对齐方式。③“选项”按钮可以设置相应的单元格选项。④设置完后，单击“确认”按钮。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第49页。4.表格的公式计算与排序(1)表格的计算表格行列号表示:列号：A,B,C…；行号：1，2，3…单元格地址：列行号，如B4。(2)表格的排序选定排序的列表格/排序设置排序的优先次序和方式注意：排序可按数字、笔画、拼音等方式以递增或递减排列。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第50页。5由表生成图

Word提供了将表格的部分或全部数据生成各种统计图的功能，有直方图、饼图、折线图等，可以达到图文并茂的效果。Word默认的是生成直方图。将表格中的数据生成各种统计图：

插入/图片/图表选定表格中生成默认的作图的数据三维柱型图插入/对象选择Graph计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第51页。4.2.9公式编辑器的使用

Word提供了功能强大的公式编辑器以便用户编辑公式，尤其是建立复杂的数学公式：

插入/对象选择MICROSOFTEQUATION3.0数学公式

编辑屏幕有两种工具栏：符号用于输入数学符号；样板用于输入公式符号。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第52页。4.2.10页面排版与打印文档1、页面排版（１）页眉和页脚在页眉和页脚可加入文件名、页码、日期、单位名等文字或图形，通过视图／页眉和页脚命令进入该工作界面。（２）插入页码分页：插入／分隔符命令强制分页。页码：插入／页码命令。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第53页。（3）页面设置文件／页面设置，标签有：１、纸张大小、方向和来源２、页面字数与行数３、页边距计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第54页。2打印文档文件／打印命令，选项有：打印机：打印机类型页面范围：选择打印的范围副本：打印的份数打印到文件：输出到文件3

自动生成目录插入—引用—索引和目录计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第55页。4.2.11Word的高级功能1.快速复制格式利用工具栏上的“格式刷”按钮，可将一个文本的格式快速地复制到另一文本上，格式越复杂，效率越高。操作如下：（1）选定具有用户需要的格式的文本或将插入点定位在此文本内。（2）单击工具栏上的“格式刷”按钮，此时“格式刷”按钮下沉。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第56页。（3）移动鼠标，使鼠标指针指向欲排版的文本头，按下鼠标按钮，此时鼠标指针的形状变为一个格式刷，拖曳到文本尾，此时欲排版的文本被加亮，放开鼠标器，完成复制字符格式工作。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第57页。2.样式（1）样式的概念样式是一组已命名的字符和段落格式的组合。例如，一篇文档有各级标题、正文、页眉和页脚等，它们都有各自的字体大小和段落间距等，以样式名存储它们以便使用。样式有两种：字符样式和段落样式。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第58页。（2）应用样式

Word中已存储了大量的标准样式和用户定义的样式，如“格式”工具栏中的“样式”列表框列出了当前文档可使用的样式。（3）新建样式（4）修改和删除样式计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第59页。3模板（1）模板的概念模板由多个特定的样式组合而成，或者说模板是一种编辑排版文档的基本工具。在Word中文版中，模板是一种预先设置好的特殊文档，能提供一种塑造最终文档外观的框架，而同时又能向其中加入自己的信息。当调用一个模板时，该模板就成为所要创建的文档的基础。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第60页。（3）模板的使用:

文件/新建选中所需的标签选所需的模板（2）选用模板

Word提供的模板包括以下几大类：信函与传真、备忘录、简历、新闻稿、议事日程、Web主页等，用户利用这些模板可以快速地创建文档。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第61页。4.3电子表格处理软件Excel入门4.3.1Excel概述4.3.2Excel的主要功能4.3.3Excel的窗口组成4.3.4Excel的基本要素4.3.5Excel的基本操作4.3.6工作表格式化4.3.7屏幕显示与打印工作表4.3.8数据管理与分析4.3.9数据的图表化4.3.10Excel与Word的综合应用计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第62页。4.3.1Excel概述

Excel是Microsoft公司于20世纪80年代中期开发的电子表格处理系统，也是MicrosoftOffice的一重要组成软件。它除能完成表格的输入、统计与分析外，还可生成精美的报告与统计图，它广泛用于财务、金融、经济、审计和统计等众多领域，是办公室自动化的强有力的工具。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第63页。4.3.2Excel的主要功能1.工作表管理；2.数据库的管理；3.数据分析和图表管理；4.对象的链接和嵌入；5.数据清单管理和数据汇总；6.数据透视表；7.Excel和Web。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第64页。Excel的窗口4.3.3Excel的窗口组成计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第65页。4.3.4Excel的基本元素1.工作簿

Excel文档实际上就是一个工作簿，工作簿名就是文件名，工作簿名的扩展名为.xls。每一个工作簿由若干个工作表组成。2.工作表工作簿就好像是一个活页夹，工作表好像是其中一张张的活页纸，每一工作簿可包括最多255个工作表，其中的当前工作表只有一个，称为活动工作表。工作表是Excel进行表格处理的基础。每一个工作表由若干单元格组成。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第66页。3.单元格一个工作表由若干行列标明的单元格组成；一个工作表最多可包含256列，65536行。每一列列标由A、B、C、…、X、Y、Z、AA、AB、…、AZ、BA、BB、…等表示；每一行行标由1、2、3、…、65536等表示。每一个单元格由交叉的行，列名表示。如A1，A2，分别表示A列第一行，第二行的单元格。将工作表中的当前工作的单元格称为活动单元格，在屏幕上显示为带粗线黑框的单元格。活动单元格的名字显示在编辑栏中名称框内。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第67页。4.单元格内容每一单元格中的内容可以是数字、字符、公式、日期等。如果是字符，还可以是分段落的。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第68页。4.3.5Excel的基本操作计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第69页。1.新建、打开和保存文档（1）新建工作簿启动Excel后，系统即自动打开一个名为“book1.xls”工作簿。（2）保存工作簿同Word一样，具有初次保存、再次保存、自动备份等功能。（3）打开文件计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第70页。2.工作表的删除、插入和重命名（1）工作表的删除删除工作表的步骤如下：选择所要删除的工作表标签；在所选标签上单击鼠标右键，在出现的菜单中选择“删除”项；或选择“编辑”菜单中“删除工作表”项；在出现的确定删除的对话框中，确认删除操作。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第71页。（2）工作表的插入插入工作表的步骤如下：选择工作表标签，插入的工作表将位于该表之前；在所选标签上单击鼠标右键；在出现的菜单中选择“插入”项，在打开的“插入”对话框中，选择“工作表”项；或选择“插入”菜单中的“工作表”项。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第72页。（3）工作表的重命名工作表的初始名称为Sheet1、Sheet2……为了方便工作，用户需将工作表命名为自己易记的名字，因此，需要对工作表重命名。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第73页。3.工作表的复制与移动

工作表好像是活页夹中的一张张的纸，我们可以根据需要来组织表，这就是工作表的移动、复制操作。有两中方法:计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第74页。（1）用鼠标拖曳的方法移动、复制工作表①选择所要移动、复制的工作表标签；②如果要移动，拖曳所选标签至所需位置。如果要复制，按住Ctrl键的同时，拖曳所选标签至所需位置；③释放鼠标键，完成操作。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第75页。（2）用菜单的方法移动、复制工作表选择所要移动、复制的工作表标签；在打开的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”，将打开“移动或复制工作表”对话框；设置好后按“确定”按钮，完成操作。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第76页。4.单元格、单元格区域的选定在输入和编辑单元格内容之前，必须先选定单元格，使其成为活动单元格，即当前工作单元格。当一个单元格成为活动单元格时，它的边框变成黑线，其行、列号会突出显示，用户可以看到其坐标。当前单元格右下角的小黑块称作填充柄，将鼠标指向填充柄时，鼠标的形状变为黑十字。选定单元格、区域、行或列的操作如下表所示。

计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第77页。

选定内容操作单个单元格单击相应的单元格，或用方向键移动到相应的单元格连续单元格区域单击该区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直至选定最后一个单元格工作表中所有单元格单击“全选”按钮不连续的单元格或单元格区域选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctrl键再选定其他的单元格或单元格区域较大的单元格区域选定第一个单元格，然后按住Shift键再单击区域中最后一个单元格，通过滚动条可以使单元格可见整行单击行号整列单击列号连续的行或列沿行号或列标拖动鼠标。或者先选定第一行或第一列，然后按住Shift键再选定其他的行或列不相邻的行或列先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键再选定其他的行或列取消单元格选定区域单击工作表中其他任意一个单元格

计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第78页。5.数据类型当往单元格输入常量数据时，Excel能自动把它们区分为文本、数据和日期时间等。（1）数值型数据在MicrosoftExcel中，数值数据允许包括以下一些字符：0123456789+

（），/﹩%.Ee。输入数值数据应注意以下几点：

计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第79页。①负数的输入可以用“”开始，也可用（）的形式，如（50）表示50；②分数的输入为了与日期相区别，应先输入“0”和空格，如输入01/2可得1/2;③当输入的数据（整数）长度超过单元格的列宽或超过11位时，数据将以科学记数形式表示。（7.89E+08）；④单元格数字设定为两位小数，若输入3位小数，则末位进行四舍五入。注意：Excel计算时，将以输入的数值，而不是以显示的数值为准。⑤数据右对齐。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第80页。（2）日期和时间数据

Excel内置了一些日期和时间的格式，当输入数据与这些格式相匹配时，Excel将把它们识别为日期型数据。例如“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”、“hh:mm（Am/pm）”等都是Excel常用的内置格式。所以输入数据06/25/98或25-JUN-98均被理解为1998年6月25日。如要输入当天的日期，按“Ctrl”+“；”键；如果要输入当前的时间，按“Ctrl”+“Shift”+“；”键。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第81页。（3）文本数据文本数据可以由字母、数字、汉字、或其它字符组成，在单元格中显示时一律左对齐。输入文本数据时应注意：对于全部由数字组成的文本数据，输入时应在数字前加一西文单引号（‘），使Excel将文本与数值区别。例如邮政编码411201，输入时应键入‘411201。如果输入的文字长度超出单元格宽度，若右边单元格无内容，则扩展到右边列，否则截断显示。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第82页。6.数据的输入选定空白的工作表（例如Sheet1），即打开一个工作表后，就可以输入数据了。输入的数据可以是常量，也可以是公式和函数。

Excel能够识别文本型、数值型和日期型等常量数据，并提供了简单数据输入、区域数据输入和系列数据自动填充等数据输入方法。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第83页。（1）简单数据输入①选择单元格；②将光标定位于单元格内；③输入数据；

计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第84页。注意：①若取消输入，按Esc键，或单击编辑栏左侧的“取消”按钮；②若要光标定位在下一列，按Tab键；③若要光标定位在下一行，按Enter键；若要光标仍定位在原单元格，单击编辑栏左侧的“输入”按钮；⑤数字、日期输入后为右对齐状态，字符输入后为左对齐状态。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第85页。（2）按区域输入数据所谓按区域输入，就是选择活动单元格之前，先选定一个区域作为数据的输入范围。这种方法的优点是，当活动单元格到达所选区域的边界，例如某行（列）的行（列）尾时，如果按Tab或Enter键选择下一个单元格，Excel能自动进行换行（列），激活下一行（列）行（列）首的单元格，从而可达到简化操作、节约数据输入时间的目的。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第86页。

操作步骤如下：①选择所要输入数据的区域；②如果沿行的方向输入，每个单元格输入完后按

Tab键；③如果沿列的方向输入，每个单元格输入完后按

Enter键；④当输入数据到达区域边界时，光标会自动到所选区域的下一行（或列）开始处。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第87页。（3）系列数据自动填充

a.自动填充已定义的序列

Excel预先设置了“一、二、…”、“星期日、星期一、…”、“一月、二月、…、十二月”、“甲、乙、丙、丁、…”等中英文数据序列，将这些序列填充到工作表的操作步骤如下：计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第88页。①将序列中的第一个数据输入活动单元格；②在活动单元格右下角总有一个小方块，称为“填充柄”。把鼠标指针移到填充柄上，此时，鼠标指针将由空心十字光标变为实心十字光标；③按下鼠标左键，将鼠标拖动至结束的单元格。这时，在起始至结束的单元格内自动填充了数据序列。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第89页。b.填充尚未定义但有明显变化规律的序列若需输入5，10，15，…、Class1，Class2，…这些有规律的数据，也可采取自动填充功能，操作步骤如下：①选定2个单元格作为初始区域，输入序列的前面两个数据；②选择这两个单元格；③用鼠标左键按住第二个单元格的右下角的填充柄,拖动鼠标到结束的单元格。c.填充尚未定义又无明显变化规律的序列张三，李四，王五……工具/选项/自定义序列计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第90页。

（4）用预置小数位数（或尾0）的方法输入数字（5）同时在多个单元格中输入相同数据①选择需要输入数据的单元格。选择的单元格可以是连续的，也可以是不连续的；②键入数据；③按Ctrl+Enter键，完成操作。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第91页。

复习1.启动excel，并打开文件“wordexcel例”\“表格”；2.在sheet1与sheet2之间插入一张新表,命名为“成绩表”；3.将sheet1移到最后，并删除sheet3；4.在sheet1中分别选中前3行，选中a2、b3、b4，选中整张表；5.输入“034000”到“成绩表”的c4；6.创建新序列“语文，数学，英语”，并将此序列自动填充到“成绩表”A1、B1、C1中。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第92页。7.编辑数据编辑单元格包括对单元格及单元格内数据的操作。其中，对单元格的操作包括移动和复制单元格、插入单元格、插入行、插入列、删除单元格、删除行、删除列等；对单元格内数据的操作包括复制和删除单元格数据，清除单元格内容、格式等。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第93页。

（1）移动和复制单元格移动和复制单元格内的部分内容移动和复制单元格的操作步骤如下：①选定需要移动和复制的单元格;②将鼠标指向选定区域的选定框，此时鼠标形状为箭头;③用拖拽或Ctrl+拖拽的方法实现移动或复制.计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第94页。

（2）选择性粘贴

Excel可以选择单元格中的特定内容进行复制，其步骤如下：①选定需要复制的单元格。②单击“常用”工具栏上的“复制”按钮。③选定粘贴区域的左上角单元格。④执行“编辑”菜单上“选择性粘贴”命令。⑤单击“粘贴”选项区中所需选项，再单击“确定”按钮。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第95页。（3）插入单元格、行或列可以根据需要插入空单元格、行或列，并对其进行填充。（4）删除和清除单元格、行或列删除单元格、行或列是指将选定的单元格从工作表中移走，并自动调整周围的单元格填补删除后的空格；（5）对单元格中数据进行编辑计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第96页。8.公式与函数在单元格中输入正确的公式或函数后，会立即在单元格中显示出计算的结果。如果改变了工作表中与公式有关或作为函数参数的单元格里的数据，Excel会自动更新计算结果。实际工作中往往会有许多数据项是相关联的，通过规定多个单元格数据间关联的数学关系，能充分发挥电子表格的作用。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第97页。（1）单元格地址单元格地址：每个单元格在工作表中都有一个固定的地址，这个地址一般通过指定其坐标来实现。如在一个工作表中，B6指定的单元格就是第“6”行与第“B”列交叉位置上的那个单元格，这是相对地址；指定一个单元格的绝对位置只需在行、列号前加上符号“$”，例如：“$B$6”。

计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第98页。（2）公式

公式是用户为了减少输入或方便计算而设置的计算式子，它可以对工作表中的数据进行加、减、乘、除等运算。公式可以由值、单元格引用、名称、函数或运算符组成，它可以用同一个工作表中的其他单元格、同一个工作簿不同工作表中的单元格，或者其他工作簿的工作表中的单元格。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第99页。

运算符：

Excel公式中，可使用运算符来完成各种复杂运算。Excel包含4种类型的运算符：它们是算术运算符、比较运算符、文本运算符、引用运算符等。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第100页。①算术运算符可以完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，可以连接数字，并产生数字结果。②比较运算符可以比较两个数值并产生逻辑值TRUE或FALSE。③文本运算符“&”可以将一个或多个文本连接为一个组合文本。④引用运算符可以将单元格区域合并计算。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第101页。算术运算符计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第102页。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第103页。

注意：使用公式必须以“＝”开始。为单元格设置公式，应在单元格中或编辑栏中输入“＝”，然后输入所设置的公式。在公式计算中经常要引用单元格中的数据。引用时，使用单元格的名称。例A2+3表示将单元格A2中的数值加3。应用公式计算时，通常把公式直接输入所选的单元格，则公式仅在编辑栏的输入框中显示，在工作表的单元格中将直接显示公式的结果。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第104页。（3）函数

Excel有200多个内部函数，其中包括财务、统计、日期和时间、文本、查找与引用、逻辑、数学和三角函数等。

a.函数格式

Excel函数的一般形式为：函数名（参数1，参数2，…）

b.函数分类日期与时间函数、统计函数、财务函数、文本函数、信息函数、数据库函数、逻辑函数、查找和引用函数、数学和三角函数。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第105页。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第106页。

格式化工作表主要包括：

1.行高、列宽的调整(1)用鼠标拖动的方法设置行高、列宽(2)用菜单精确设置的方法设置行高、列宽(格式)2.数字格式化数字在Excel中是最常用的数据，所以Excel提供了多种数字格式，例如：可以设置不同的小数位数、百分号（%）、货币号等。4.3.6工作表格式化计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第107页。

数字格式化可采用工具栏按钮或菜单方法。①选择所要格式化的数字单元格；②选择“格式”菜单中的“单元格”项，打开“单元格格式”对话框，选择对话框中的“数字”标签页。(或“格式”工具栏上相应按钮）计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第108页。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第109页。3.对齐方式的设置

(1)用工具栏按钮的方法设置对齐方式

(2)用菜单的方法设置对齐方式

选择“格式”菜单中的“单元格”项，打开“单元格格式”对话框，在对话框中，选择“对齐”标签页。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第110页。4.边框与底纹的设置“边框与底纹”的设置可采用工具栏按钮或菜单的方法。

(1)工具栏按钮的方法：格式工具栏

(2)菜单方法选择“格式”菜单中的“单元格”项，打开“单元格格式”对话框；①在“单元格格式”对话框中选择“边框”标签页；②选择“图案”标签，设置单元格的底纹与颜色。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第111页。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第112页。4.3.7屏幕显示与打印工作表1.屏幕显示工作表一般一个窗口内只有一张工作表，当工作表中内容很多时，可通过水平滚动条和垂直滚动条滚动屏幕，显示工作表的内容，另外还可用缩放控制、冻结分割窗口的方法显示工作表的内容。（1）缩放控制(视图菜单-显示比例)（2）冻结、拆分窗口(窗口菜单)

光标定位于单元格计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第113页。2.设置打印区域和分页在制作完一张工作表后，根据需要可将它打印出来，在打印之前，首先要设置页面区域和做好分页的工作。（1）设置页面区域设置页面区域，可以控制只将工作表的某一部分打印出来。“文件”-“打印区域”“文件”-“打印”计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第114页。（2）分页自动分页（自动设置分页符，不可删除）插入（插入-分页符）强行分页删除（插入-删除分页符）计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第115页。3.页面设置“文件”菜单-“页面设置”选项：（1）“页面”选项卡中的选项；（2）页边距的设置；（3）页眉/页脚的设置；（4）工作表的设置。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第116页。4.打印预览与打印（1）打印预览在打印前，一般都会先进行预览，因为打印预览看到的内容和打印到纸张上的结果是一模一样的，这样就可以防止由于没有设置好报表的外观使打印的报表不合要求而造成浪费。（2）打印预览完后，当设置符合用户要求时，可以单击“打印”按钮，屏幕就会显示打印对话框。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第117页。4.3.8数据管理与分析Excel可以很容易地获取其他数据库中的数据源并对其进行处理。可以方便地对数据进行排序，筛选，汇总等操作。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第118页。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第119页。1.数据排序

Excel数据的排序功能可以使用户非常容易地实现对记录进行排序，用户只要分别指定关键字及升降序，就可以完成排序的操作。操作:“数据”-“排序”计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第120页。2.数据筛选对数据进行筛选，就是在数据库中查询满足特定条件的记录，它是一种用于查找数据清单中的数据的快速方法。使用“筛选”可在数据清单中显示满足条件的数据行。对记录进行筛选有两种方式，一种是“自动筛选”，一种是“高级筛选”。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第121页。3.分类汇总使用分类汇总工具，可以分类求和，求平均值。（1）对分类字段排序（2）“数据”-“分类汇总”，并设置相关参数（3）确定对话框中“全部删除”按钮可取消分类汇总。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第122页。4.3.9数据的图表化Excel可以很容易地创建基于工作表数据的图表。利用图表可以将抽象的数据形象化，使得数据更加直观，一目了然。当数据源发生变化时，图表中对应的数据也自动更新。“插入”-“图表”单击图表右键可编辑图表。(先选定数据)计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第123页。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第124页。4.3.10Excel与Word的综合应用

在0ffice中，Word有非常强大的文字处理功能，而Excel在数值处理方面有着独特的功能，将Word和Excel联合使用，可大大提高其工作效率，完成更多的工作。Word和Excel联合使用，一般是在Word文档中插入Exce1对象或工作表。“插入”-“对象”计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第125页。4.4中文演示文稿软件Powerpoint

PowerPoint也是MicrosoftOffice的应用程序。利用PowerPoint可创建幻灯片形式的演示报告书或多媒体报告。这些幻灯片可把文本与图形对象、粘贴画、照片，甚至声音、影像这样栩栩如生的特殊效果结合在一起。这样的演讲稿可以在计算机上或大屏幕投影仪上播放，还可通过电子邮件的方式传输，或通过Internet交互展示。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第126页。4.4.1Powerpoint概述4.4.2Powerpoint的工作窗口4.4.3Powerpoint视图4.4.4Powerpoint有关术语4.4.5演示文稿的创建4.4.6幻灯片文字的输入与格式4.4.7在幻灯片中插入对象4.4.8演示文稿的浏览和编辑4.4.9设计演示文稿的外观4.4.10动画和超级链接4.4.11放映和打印演示文稿计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第127页。4.4.1Powerpoint概述

用户可选择创建演示文稿的模式，也可选择一种自动版式来创建新演示文稿。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第128页。4.4.2Powerpoint的工作窗口PowerPoint窗口组成计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第129页。4.4.3Powerpoint视图PowerPoint中文版中常用的有6种视图方式：1.幻灯片视图；2.大纲视图；3.幻灯片浏览视图；4.普通视图；5.幻灯片放映视图；6.备注页视图。(“视图”-“备注页”)计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第130页。4.4.4Powerpoint有关术语1.演示文稿

PowerPoint生成的文件叫做演示文稿，演示文稿名就是文件名，其扩展名为.ppt。

2.幻灯片在PowerPoint文稿中创建和编辑的单页称为幻灯片。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第131页。3.母版

PowerPoint可以为每个演示文稿创建一个母板集合：幻灯片母版、标题母版、讲义母板和备注母版。母版中的信息往往是共有信息。4.模板一个PowerPoint模板包含了演示文稿的母版、格式定义、颜色定义和图形元素等信息，但是不包含演示文稿的幻灯片内容。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第132页。5.对象及版式对象是PowerPoint幻灯片的重要组成元素。可向幻灯片中插入文字、图表、结构图、图形、Word文档表格以及任何其他元素，这些元素就是对象。版式就是对象的布局。PowerPoint提供了28种版式。

计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第133页。4.4.5演示文稿的创建

在PowerPoint中文版中，创建演示文稿的方法有多种。常用的有：1.利用内容提示向导创建演示文稿；2.利用模板创建文稿；3.建立空白演示文稿。“文件”-“新建”计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第134页。利用内容提示向导创建演示文稿新建演示文稿

内容提示向导的开始创建过程如下：第一步计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第135页。

选择演示文稿类型

选择演示文稿样式计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第136页。演示文稿选项

设置演示文稿选项计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第137页。创建的演示文稿示例计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第138页。利用模板创建演示文稿新建演示文稿选择计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第139页。使用“空演示文稿”创建演示文稿新建演示文稿窗格中空演示文稿计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第140页。1.输入文字(可先选定版式)2.幻灯片格式化（1）文字格式化:“格式”-“字体”4.4.6幻灯片文字的输入与格式计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第141页。（2）段落格式化:(“格式”菜单)段落对齐设置段落缩进设置(拖动标尺)(“视图”-“标尺”)行距和段落间距设置项目符号设置计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第142页。（3）对象格式化:对象:文本框、图片、自选图形、表格、图表等。格式化：填充颜色、边框、阴影等。操作：绘图工具栏“格式”菜单计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第143页。4.4.7在幻灯片中插入对象Office中文版提供了许多漂亮的图片和剪贴画，可以插入这些图片或剪贴画来使幻灯片更加漂亮。另外也可以插入艺术字、公式、图表、Word文档、Excel表格等对象。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第144页。向幻灯片中插入图片绘制图形插入表格插入图表插入组织结构图插入乐曲、声音和视频剪辑计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第145页。向幻灯片中插入图片1、建带有剪贴画占位符的新幻灯片点击插入图片计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第146页。（1）在普通视图或幻灯片视图中，选定要插入图片的幻灯片（2）选择“插入”菜单中的“图片”命令，在出现的级联菜单中选择“剪贴画”命名，或者选择“来自文件”命名。2、向已有的幻灯片中插入图片计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第147页。绘制图形计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第148页。插入表格计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第149页。插入图表计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第150页。插入组织结构图计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第151页。插入乐曲、声音和视频剪辑计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第152页。4.4.8演示文稿的浏览和编辑1.浏览幻灯片浏览主要是在幻灯片浏览视图中查看演示文稿中所有幻灯片的缩图，对演示文稿的整体有一个认识，方便用户进行添加、删除和移动幻灯片等操作。2.编辑幻灯片编辑幻灯片指对幻灯片进行插入、删除、复制、移动等操作，一般在“幻灯片浏览”视图中，用户可方便地进行这些操作。计算机应用基础办公软件全文共185页，当前为第153页。

（1）选择幻灯片（2）插入幻灯片（3）删除