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文档简介

建筑工程监理部收发文管理制度一、制度目的为规范建筑工程监理部门的收发文管理工作，提高工作效率，保证信息的及时性、准确性和完整性，特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于建筑工程监理部门所有收发文件。三、文件的分类建筑工程监理部门所有的文件，根据其性质和用途，可分为以下几类：1.行政文件该类文件主要是指与建筑工程监理部门的行政管理有关的文件，如委托书、协议书、收费清单、中标通知书、招标文件等。其特点是具有约束力和指导性等。2.业务文件该类文件主要是指建筑工程监理部门的工作任务相关的文件，如监理计划、监理报告、监理意见、勘验记录等。其特点是具有严谨性和科学性等。3.参考文件该类文件主要是指各类法律、法规、规章、标准、接口协议、技术文件、管理制度等。其特点是具有普遍性和公共性等。4.行业文献该类文件主要是指建筑工程监理部门与建筑工程监管、设计、施工等相关行业的技术期刊、报纸、书籍、资料、光盘等。其特点是具有较强的参考性和新颖性等。四、文件管理流程1.收到文件收到建筑工程监理部门相关文件后，应及时进行记录，填写文件传阅单，如有需要，应进行相关管理人员的签字确认。2.文件分类根据文件的性质和用途，将其分类存放。行政文件、业务文件、参考文件、行业文献应存放于不同文件夹或柜子中，便于管理。3.文件编号对于管理部门的重要文件，应进行编号并记录在档案卡中。同时文件编号的规范应尽量遵循有关文件编号的管理规定。4.文件分发收到文件后，应及时将其传递至相关人员，方便其进行进一步的处理和回复。如有需要，可进行电子邮件或电子传真方式的快速分发。5.文件保存对于重要文件，应及时进行归档保存，并制定相关人员进行监管。并定期对文件进行检查，更新不同类型的文件，确保文件的完整。6.文件销毁对于无用文件，应及时进行销毁或者归档。销毁文件要采用碎纸机等安全设备进行处理，防止信息泄漏。五、文件的保密性建筑工程监理部门对于相关文件应严格保密，避免信息泄漏。同时对于涉及到机密信息或个人隐私的文件，应进行严格的保密管理，避免不必要的泄露风险。六、文具的使用建筑工程监理部门的相关文具应进行合理使用，防止浪费。在使用文具过程中，应做到整齐、干净、可追溯，防止因为文具原因造成错失或错误。七、文件汇总部门负责人应每月汇总当月所收到和发出文件情况，并上报公司质量安全部门，以便进行定期的整理和归档，方便业务抽查和质量管理审核。八、制度的执行本制度的实施要求具有强制性，并应每年进行定期评估和修订，确保其达到预期的效果和目标。九、制度的追溯及修改本制度由建筑工程监理部门制定，执行。本制度按需修订并报请审批后实施。本制度从制定之日起正式施行，以往形成的有关文件必须在其适用范围内执行，如有与本制度不符之处，以本制度为准。十、附则本制度自发布之日起执行，如有需要，请建筑工

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