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文档简介

公司文秘档案管理制度1.引言本文档是公司的文秘档案管理制度。为保障公司各项业务的顺利进行，提高文秘管理效率，规范公司文秘档案管理行为，特制定本制度。2.适用范围本文档适用于全公司所有部门、所有员工和所有文秘档案的管理工作。3.档案的定义和分类3.1档案的定义档案是指生产、工作、科研活动中所形成的各种文书、图表、数据、声像及其它物质载体的集合，包括纸质档案、数字化档案等。3.2档案的分类按照存放地址和档案特性，档案可分为以下几类：档案馆：为纸质档案的统一存放中心；数字化档案馆：为数字化档案的存放中心；部门档案室：为各部门和单位管理的档案存放中心；个人档案柜：为个人管理的档案存放中心。4.档案保管责任及档案归档规定4.1档案保管责任公司各级领导、部门主管、文秘人员是档案的保管责任人，应当认真负责地保管好所管理的纸质档案、电子档案。4.2档案归档规定企业的各类文书应按照一定的规范进行归档，归档规定应适应企业的实际情况和工作特点。归档规定应根据文件的用途、形式、时限、密级等因素进行制定。5.档案借阅的程序和条件5.1借阅程序档案的借阅应当有具体的使用目的，由建档人、保管人、审核人依正式借阅清单或借阅申请单签字并加盖公章后方可出借。借阅者应当承担档案的保管责任，不得转借、私借或移动档案。5.2借阅条件档案借阅的主要条件有：借阅者应当是公司正式员工，不得向外人员开放；借阅者必须经过保管人的同意，方可借阅；借阅者应当遵守公司的档案管理相关规定；借阅者不得对档案进行私自篡改或者毁损。6.档案的保存期限和销毁6.1档案的保存期限按照存放位置和档案特性规定档案的保存期限，包括以下几个方面：最终归档：永久保存；当前办理：保存1年；存档：保存2年；经济合同档案：保存5年；人力资源档案：保存30年；投资规划、不动产档案：永久保存。6.2档案的销毁经过特定的保存期后，档案可以进行销毁，被销毁的档案应当进行详细的记录，并在档案归档部门进行备案和审核。7.档案管理的安全措施为保障档案的安全和机密性，档案管理部门应当采取以下安全措施：购买安全金属柜专门存放重要档案；对已存档档案进行定期检查和保养；对电子档案进行安全备份并定期检查；严格控制借阅和复制档案的权限；加密存储敏感信息档案。8.结语公司的文秘档案管理制度是保障公司各项业务顺利进行的基础，应当在全公司

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