会计电算化讲义2初始资料的录入课件

第二章初始资料的录入主要内容:◆资料分类◆录入核算项目资料◆录入期初余额会计电算化2023/7/211第一节资料的初始分类一、固定资产的分类固定资产的分类设置是指在系统中定义固定资产的分类名称、常用折旧方法和预计净残值率等内容。◆注意：1、系统预设的【房屋及建筑物】类别不能被删除。2、固定资产类别名称一般为汉字或字符，最大长度为20个字符。3、系统中提供了平均年限法、工作量法、双倍余额递减法、年数总和法等4种常用的固定资产折旧方法。如果在此处预设了每类固定资产的折旧方法，那么在录入固定资产卡片时，系统会自动按此类方法对该类固定资产计提折旧。2023/7/212◆设置固定资产类别1232023/7/213二、设置固定资产变动对应的科目◆固定资产变动对应入账科目是指在发生固定资产增减变化时,在会计分录中与固定资产科目对应的入账科目。◆如果一笔固定资产增加业务只涉及到该对应科目，则系统会计根据增加的固定资产净额自动生成该对应科目的发生额，如果一笔固定资产增加业务涉及到两个以上的对应科目，则在系统自动生成凭证后，还需手动输入有关的会计科目并调整科目的发生额。◆如果单位固定资产增加业务不多，也可以不设置对应科目。2023/7/214设置固定资产变动对应的科目1232023/7/215三、职员类别设置◆在建立职员档案前，为了更有针对性地对各类人员进行管理，通常会根据企业的工资分配政策对职员进行类别设置，以便于在今后的工资核算中可以按不同的人员类别进行工资费用的分配，也可以对不同类别人员的工资水平进行比较，为单位制定和修改分配政策提供参考。◆输入全部职员后,必须单击增加按钮或Enter键,在【职员类别】列表框中增加了一行新的空白行.否则,最后一个职员类别将无法被保存。

2023/7/216职员类别设置1232023/7/217四、职员职务设置职员职务是职员档案资料的一项重要内容，用户可以根据本单位的职务设置情况，在系统中输入相应的职务。2023/7/218职员职务设置12342023/7/219第二节核算项目资料的录入对于一些用户来说，有的会计科目可能会有比较多的明细核算科目，在使用计算机财务软件系统进行会计核算后，用户应对这些科目进行适当的调整，可以通过在总账系统中建立辅助核算方式，把原来的一些明细核算科目改为辅助核算。在一个科目设置了辅助核算后，该科目的每一笔业务发生额都会同时登记在总账和辅助账上，其优点在于：一是简化了明细核算科目输入的工作量，二是可以通过辅助核算功能方便地对某一类往来、部门或项目进行管理。2023/7/2110核算项目资料的录入◆在金蝶2000财务系统中，系统预置了往来单位、部门和个人等3种项目核算形式，用户可以根据实际需要选择是否采用，并且还可以在系统中创建新的项目核算形式。一个科目最多可以同时设置两种项目核算。◆如果一个会计科目从原来的明细核算改为辅助核算，则不需要在系统中建立原有的明细核算科目，但需要为其建立辅助核算的目录。设置有个人往来核算的，应建立个人档案；设有供应商往来核算的，应建立供应商档案；设有部门核算的，应建立部门档案等。2023/7/2111一、客户档案的录入

◆客户档案是指包括客户代码、名称、地址、电话等内容的客户信息。建立客户档案，是对客户进行往来管理的基础，客户档案的建立直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询的处理。在金蝶2000中，通过对客户建立多级项目核算，在日常财务处理中输入有关的客户信息，系统会自动汇总出用户所需要的客户分类信息，从而满足分类统计的需要。2023/7/2112客户档案的录入（2）◆只有在【账簿选项】的高级设置中选择了【允许核算项目分级显示】复选框，才能在项目核算中建立多级核算项目。如在客户分级时，可按客户分类设置。先建立第一级客户，再建立第二级客户，最后才建立末级客户档案，最末级为具体客户档案。在显示客户档案时，可以看到客户目录呈树状显示。◆上级代码：表示该客户是否隶属于某类客户之下。如果上级代码为“无”，则表示该客户是第一级客户或系统不设上级代码。◆项目栏目中除代码和名称必须输入外，其余栏目如地址、电话等一般作为参考信息，可根据实际情况选择是否填列。2023/7/2113客户档案的录入123452023/7/2114二、供应商档案的录入与建立客户档案的目的类似，供应商档案的建立是为了满足对供应商项目核算的需要。◆由于供应商项目为自定义核算项目，除代码、名称、上级代码、上级名称外，地址、邮编、电话等其他内容在【属性值】中输入。◆其他注意事项参照客户档案的有关内容。2023/7/2115三、部门档案的录入

部门档案在系统中是使用较为普遍的档案信息，在进行工资、固定资产和存货等业务核算时，通常会运用到部门档案。

◆由于组织结构具有层次性，所以在建立部门档案时，对部门编码的设置要考虑到相应的组织层次结构，按照组织结构设置部门编码是通常采用的较为简便易记的编码方式。◆分级建立部门档案时，应从上而下建立，先建立第一级部门，最后建立末级部门档案。部门档案一旦被引用，不能再被删除。2023/7/2116四、职员档案的录入

人力资源的管理是现代企业管理的一项重要内容，单位职工在日常经营中的表现和所获得的报酬都可以通过建立职员档案，在进行日常经营业务核算时有意识地归总相应的职员信息。在金蝶2000中，职员档案是系统预置的核算项目，用户可以根据实际情况选择系统中所建立的全部或部分栏目，输入相应的职员档案材料。◆先设置部门档案，才能设置职员档案。建立职员档案时必须输入该职员的所属部门资料，否则职员档案无法被保存。◆如果在职员类别列表中选择了【不参与工资核算】选项，则该职员在进行工资核算时将不会出现，也无法输入其工资数据。2023/7/2117五、库存商品档案的录入库存商品是指企业购进的、暂时存放在企业仓库中的商品。库存商品不仅是企业重要的流动资产，而且库存商品的品种结构还直接关系到企业的经营成果。因此，建立详细的库存商品档案不仅是加强企业资产核算和管理的需要，而且是提高企业经营效益的需要。2023/7/2118第三节期初余额的录入在录入期初余额时，由于会计科目的核算性质不同，输入期初余额的方法也各有差异，大致可分为以下几类：●一般会计科目期初余额的录入●外币数据的录入●数量核算数据的录入●固定资产期初余额的录入●项目核算科目期初余额的录入2023/7/2119一、一般会计科目期初余额的录入在企业进行会计核算所需的会计科目中，绝大多数会计科目是不带有外币核算和项目核算的，这一类会计科目即为一般会计科目。

◆一般会计科目可以在初始数据输入窗口中直接录入。但需要注意的是，很多会计科目设有明细科目，在录入期初余额时，非末级科目是不能直接输入期初余额的，只有在输入末级科目余额后，系统才会根据其下级明细科目余额自动汇总计算上级科目的余额。2023/7/2120一般会计科目期初余额的录入（2）在初始数据输入窗口中，系统以不同的颜色来标识不同的数据。◆白色区域：是一般会计科目的末级科目所在的区域，也是可以直接录入账务数据资料的区域。◆黄色区域：是非末级科目所在的区域，这里的数据是系统根据末级科目的账务数据自动汇总算出来的。◆绿色区域：表示此处为设有项目核算的明细科目，此处的数据不能直接输入，要根据项目核算资料生成，另外还有一部分绿色区域是与固定资产有关的初始数据资料，业务数据涉及到“固定资产”和“累计折旧”两个科目，其中的数据由固定资产卡片数据处理产生。◆灰色区域：表示所对应的科目不能使用该项数据，数据无法录入。2023/7/21212023/7/2122二、外币期初余额的录入◆在【初始数据录入】窗口，通常系统是按默认的本位币状态（人民币）输入有关期初余额数据，这时，窗口所列出的都是在【会计科目】对话框中【不核算外币】和【核算所有外币】的科目，核算单一外币的科目在这里不出现，这时在窗口中只能输入本位币的发生额，不能输入其他外币的折合本位币金额。2023/7/2123外币期初余额的录入（2）◆如果某会计科目属于外币核算科目，则必须改变窗口输入数据的货币状态，在非本位币的币种状态下，所有的数据项目都会分为原币和折合本位币两项，在输入完原币金额后，系统会根据预设的汇率自动将原币折算为本位币。并将输入的各个币种的折合本位币汇总为综合本位币进行试算平衡。◆录入外币期初余额时，系统允许用户修改折算后的本位币数值。以便于未设置期初汇率或使用浮动汇率的用户以恰当的汇率计算本位币数值。2023/7/2124三、数量核算数据的录入如果某会计科目涉及到数量核算，则在录入期初余额时，同样必须将期初数量录入系统。录入期初数量核算数据时，只需将期初数据录入转换到数量状态，窗口会自动显示出被定义为数量核算的科目的有关数量余额栏目。2023/7/2125数量核算数据的录入2023/7/2126四、固定资产期初余额的录入◆在金蝶2000中，录入固定资产期初余额是通过录入固定资产卡片资料进行的。固定资产卡片分为【基本-入账信息】、【折旧与减值准备信息】和【本年变动数据】等3个部分。◆【基本-入账信息】包括固定资产代码、名称及科目、基本信息和入账信息等内容。◆【折旧与减值准备信息】包括了折旧和减值准备两方面的信息。◆【本年变动数据】主要包括固定资产从年初到账套启用期止的固定资产原值、累计折旧等账务数据的变动情况。如果账套在年初启用，则无需录入该类数据。2023/7/2127【基本-入账信息】的录入1232023/7/2128【基本-入账信息】的录入452023/7/2129【折旧与减值准备信息】的录入2023/7/2130【本年变动数据】2023/7/2131五、往来科目期初余额录入往来科目是指带有往来业务核算的反映往来账款的会计科目。往来科目的期初余额不能在【初始数据录入】窗口直接录入，必须进入【初始往来业务资料】窗口，才能输入初始往来业务数据。2023/7/2132往来科目期初余额录入2023/7/2133往来科目期初余额录入2023/7/2134第四节启用账套所有的初始化设置工作完成后，在金蝶2000财务软件中已建立起来完整的财务核算系统。但要使用软件进行日常财务核算，还必须正式启用账套。启用账套标志着初始化设置工作的结束，并且某些初始化设置阶段录入的资料将不能被修改，因此，对于重要的期初数据，如期初余额，在启用账套前必须通过试算平衡来检查数据录入的准确性。2023/7/2135一、试算平衡试算平衡是将所有的有关账务数据进行汇总后计算的，因此只有将的有的本位币、外币、辅助账、数量金额账、固定资产等数据全部录入完毕后，才能够进行财务数据的试算平衡。试算平衡表中会显示出所有一级科目的年初借方、年初贷方、累计借方、累计贷方、期初借方、期初贷方等各项数值。2023/7/2136试算平衡（2）◆注意：1、如果年中启用账套，试算平衡表中会显示出所有一级科目的年初借方、年初贷方、累计借方、累计贷方、期初借方、期初贷方等各项数值。2、必须仔细核对各种账务数据，确保账套初始数据准确无误，在启用账套之后期初数据将无法再行修改。3、如果账套数据不平衡，必须对数据进行检查校对，否则，期初数据试算不平衡将不能启用账套。2023/7/2137试算平衡（3）2023/7/2138二、开始启用账套初始化处理中的最后一项工作就是启用账套，启用账套就是将初始化工作中所输入的数据进行处理和转化，将其转变为日常账务处理所需的格式，为日常处理提供初始数据来源。◆注意：●一旦启用账套，就意味着关闭初始化设置界面，这一过程是不可逆转的。启用账套之后任何初始化资料都是不能修改的。因此，必须确保初始数据资料准确无误后再启用账套。2023/7/2139开始启用账套（2）●在启用账套时，要做好账套的备份工作，以备初始数据出现错误时可以使用备份数据修改后重新建立账套。●启用账套时，系统会自动进行总账数据平衡校验以及固定资产数据与总账数据的勾稽平衡检查。只有在各种平衡关系全部校验完毕之后，系统才能完成启用账套工作。如果在启用账套过程中发现校验关系不平衡，系统会弹出提示信息，提示修改有关错误。2023/7/2140本章小结本章主要介绍了启用账套前所要做的基础资料的录入工作，包括资料的分类、项目核算资料的录入、期初初始数据的录入等工作。科学地进行资料的分类和核算项目的设置可以为日后的财务核算提提良好的基础，准确地录入期初数据是运行财务系统的必要条件。2023/7/2141★本章复习题1、如何对固定资产进行分类设置？2、如何对职员进行分类设置？3、在录入客户档案、供应商档案、部门档案、职员档案和库存商品档案资料时应注意哪些问题？4、如何录入一般会计科目的期初余额？5、录入固定资产期初余额的基本步骤有哪些？6、如何录入往来科目的期初余额？7、启用账套前应注意哪些事项？2023/7/2142做无差错能手，向零缺陷迈进。7月-237月-23Friday,July21,2023天长地久有时尽，90