ERP销售管理模块制度

ERP销售管理模块制度1、目的为保证公司销售业务顺利进行，产品顺利出厂，资金及时收回，同时满足公司ERP系统销售分销模块所需数据的即时、准确录入，实现与财务、物料模块充分、有效的集成，真正实现SAP系统高效运行，特制定本制度。2、适用范围创建因公司各种经营方式下的（配置、自营、一般贸易、自用、来料加工、进料、三资A、C等）销售定单。对于实际产生的业务建立各种形式的发货单。对于实际产生的业务开具销售发票。对于实际业务产生的需要负责将货物转为“客户”库存。对于公司实际生产经营需要在系统内运行不同的流程（标准流程、寄售、代保管等业务）。3、职责经济贸易处负责创建客户数据并与财务处联系获取客户科目组，在系统内维护客户的销售数据，并及时通知财务处。（详见数据综管数据维护管理规定）经济贸易处负责创建各种经营方式下的各种销售定单。经济贸易处负责对于各项定单建立发货单及时发货过账。经济贸易处负责开具各种形式的发票（包括：增值税发票、普通发票、外贸结算单、运费转帐通知单等单据）。经济贸易处负责因为业务需要实际库存转为“客户”库存。经济贸易处负责将储运公司发货情况在系统内建立出厂票。仓储公司、储运部、炼油二部、海达公司、工贸公司、化工部等部门的汽车发运、皮输出厂的发运点负责根据经贸处建立的部分定单（标准订单、寄售供货定单、虚拟库存发货定单等），及时、准确地创建发货单并做实际发货过帐（石油焦产品除外）。仓储公司、储运部、炼油二部等部门的水运、管道、铁运发运点负责将实际发货信息及时、准确地在系统内填写出厂票所需信息。4、业务流程和要求4.1标准销售合同维护流程及要求经贸处一科、二科、市场科可以根据操作状况采用建立合同的方式，其填写内容参照定单所要求内容，在建立业务定单同时可参照该合同进行。4.2配置/销售计划与大类合同维护流程及要求经贸处一科负责计划的录入、修改、删除。4.3标准订单流程及要求经贸处一科、二科、市场科、调运科在创建定单时需填写客户编码，产品代码，在抬头项目内填写价格清单类型、价格组、客户所需开具发票的种类，配置产品需选择不同的销售区域。在行项目内填写装运工厂、装运点、货物的评估类型（装瓶物料除外）、同时核对含税价格。经贸处一科在处理各种外贸单据尚不能确定交易单价、数量时，根据实际情况录入预估价格及数量。经贸处一科、二科对于定单“采购定单编号”项目填写时需注意：对于车发、皮输出厂方式的填写制单姓名的拼音字母。（对于不准确发运方式出厂的产品，制作定单时要使用发票冻结，实际发运时也要根据业务状况调整客户实际发货容差）。经贸处调运科在创建以水运、管输、铁路方式出厂的定单时须在“采购定单编号”项目填写时需注意：根据实际情况在该项目内填写出厂票编号（未根据出厂票创建定单的仍旧输入制单者的制单姓名的拼音字母）。4.4急发订单流程及要求经贸处业务人员根据实际业务可以采用此流程，其操作基本与标准定单相同。同时系统会自动产生发货单。定单具体制作要求参见（4.3标准定单流程及要求）。4.5寄售供货流程及要求为保证财务帐目与物料帐目的准确，经贸处对于在月末或当月提前执行下月销售计划、及价格不确定的情况下的销售发货流程。为便于统计的报表区分，要求各业务岗位在制作定单时要选择上述两者间的某原因做为该定单创建的原由。经贸处及发货点根据定单创建发货单并发货过帐。定单具体制作要求参见（4.3标准定单流程及要求）4.6寄售销售流程及要求经贸处根据实际发货情况完成后，在确定实现销售时使用该流程。经贸处根据上述寄售供货完成情况，在系统内必须参照原寄售供货建立寄售销售定单，在保存后系统会自动产生发货单，业务人员核对数量无误后即可发货过帐。经贸综管科根据过帐发货单开具各种发票。定单具体制作要求参见（4.3标准定单流程及要求）。几点说明：使用该流程必须要求每一次交易存在关联，为保证业务的清晰，便于开具发票时的单据对应，对于不相关的业务不可以在系统内相互参照。对于以汽车方式出厂的产品须转“客户”库存并建立相应的虚库定单。4.7发货流程及要求仓储公司、储运部、炼油二部、海达公司、工贸公司、化工部等部门的汽车、皮输出厂的产品发货点须参照经贸处创建的定单，在系统内及时、准确的建立发货单；同时根据实际每次发运要求在系统内填写出厂票所需车号、密度、毛重、备注等信息，经保存、打印核对无误后对于该发货单发货过帐（石油焦产品除外）。仓储公司、储运部、炼油二部、仓储公司、储运部、炼油二部对于水运、管输、铁路出厂方式的发运点需要将实际的装运后的信息及时准确录入系统。（发货点如需更改的出厂票，须经经贸处同意释放后方可进行更该）。对于由商检确定发货数量的，由经贸处负责在系统内录入出厂票信息。4.8已售未提-提货流程及要求经贸处根据实际情况（尤其准确发运的车发及提前开票等业务）。首先要求经贸处业务人员在系统内创建标准定单或急发定单、发货单、并发货过帐；其次根据定单的数量将库存转入发货工厂下的“客户”库存（与华东公司结算的配置产品要注意将库存转入到“送达方”名下），在转入“客户”库存的同时要在库存备注信息内填写上述标准定单或（急发定单）的号码及相应的发货单号码；然后建立虚拟库存定单时必须在该定单内的项目行内参照原标准定单或急发定单，同时将评估类型更改为“客户”，并在备注栏标明原定单、发货单、“客户”库存的编号；最后发货点或经贸处根据实际情况参照该定单建立发货单并发货过帐。4.9开立发票处理流程及要求经贸处综管科根据经贸各科室及发货点建立的过帐后的发货单开具增值税发票、普通发票、外贸结算单；经贸处综管科根据经贸一科建立的补、退差价的凭证开具外贸结算单；经贸处综管科根据实际铁路部门所提供的建立代收代付的凭证开具运费转帐通知单；经贸处综管科根据财务处提供的代开发票的数据开具各种形式的发票。4.10错误发票处理流程及要求经贸处综管科根据实际情况对于上述几种发票进行冲红、取消、作废等操作。4.11退货补货处理流程及要求经贸处业务科对于已经实现的销售做退货处理。首先建立退货定单（系统内的填写信息均参照原销售时的定单），然后创建收货单并收货过帐，经贸处综管科根据此单据开具发票；其次经贸处业务科对于已实现销售的部分重新做标准定单流程，最后由经贸处综管科对于该实现销售的部分重新开具销售发票。说明：对于已转入虚库的货物未发货或未完全发货须发货完毕后，进行本流程的操作。，4.12退货退款处理流程及要求经贸处业务科室根据退货的业务建立退货定单（系统内的填写信息均参照原销售时的定单），同时建立收货单并且收货过帐，综管科根据过帐凭证开具发票。4.13其它流程及要求如客户化程序和项目实施过程中新增流程5、相关模块工作：财务根据销售所确立的流程做业务上实际