写字楼外来人员接待管理流程

行政服务管理部文件行管字【2005】02号 签发人：外来人员接待管理流程目的：为减少天成员工全程接待陪同外来人员所需的在途时间，提高接待效率，加强供应商/合作商进入受控区域的管理及审批，建立公司外来人员来访数据库，特制定本流程。参考制度：天成司发【1998】368号《供应商/合作商接待管理办法》流程概述： 一、外来人员定义分类：外来人员定义：因业务或其他需要，临时到天成公司来访的非天成员工，长期合作的持“临时通行证”的供应商/合作商员工以及持“培训学员证”的学员除外。客户工程部、外事部及采购部接待的高级别来访仍执行原接待流程，不受此流程之限。根据来访性质，可将来访人员分为两类，预约来访人员：计划内来访，指公司相关接待部门事先已明确来访人员的相关信息（单位、姓名及人数等）、来访时间及来访事由的情况。临时来访人员：计划外来访，指即公司接待部门事先不清楚来访人员的相关信息、来访时间及来访事由的情况。二、接待流程： 1）预约来访人员：（通过接待申请电子流实现）：子流程A：来访人员不需进入办公或生产区①天成接待人员填写接待申请电子流——②来访人员到各中心外围安全岗，保安员核实身份后发“临时出入卡”，来访人员留下有效证件——③员工与来访人员在大堂接待区或其他外部接待区（食堂等）会谈——④来访人员到外围安全岗交还卡并领回证件，流程结束。子流程B：来访人员需要进入办公或生产区 ①天成接待人员填写接待申请电子流——（是否需要进入办公或生产区域？）②（是）权签人审批——③来访人员到各中心外围安全岗，保安员核实身份后发“临时出入卡”并在电子流中记录，来访人员留下有效证件——④员工到大堂安全岗接待并换来宾卡，安全岗确认进入时间——⑤会谈结束，员工将来访人员送至大堂安全岗，还卡核销，安全岗确认离开时间、陪同情况及还卡情况——⑥来访人员到外围安全岗交还卡并领回证件，安全岗确认电子流流程——结束。流程说明：1、本流程亦适用科研中心和生产中心现行的接待审批流程。2、若来访人员为第一次到访，建议接待人员到外围门岗引领，但不作强制要求。3、接待人员申请进入办公/生产区域接待，但权签人审批未通过的，仍然可以在外围接待。若权签人未在电子流中审批，而接待人员仍想在外围接待的，需重新填写电子流，并选择“不进入办公/生产区域”。流程图：2）临时来访人员：一般情况下，临时来访的会谈地点应安排在办公区域之外，如确因工作需要需进入办公或生产区域），需按预约来访流程，由接待人填写电子流并经权签人审批。具体流程：①外来人员到访——②外围安全岗电话通知天成接待人员——（是否安排接待？）——（否）③接待人员向来访者说明情况，流程结束——（是）③——转“预约来访人员”接待流程，由接待人员填写“接待申请电子流”。流程说明：本流程中的“是否安排接待”判断环节由所涉及的天成接待人员负责，以下情况均可认为“不安排接待”：接待人员工作安排已满，无暇接待的；接待人员认为无业务需要，不需接待的；接待人员认为只需在电话中简短交流，不需见面的；接待人员认为无需进入公司园区，在外围岗亭内即可完成接待的。上述四类情况下，接待人员无需填写“接待申请电子流”，安全岗不发“临时出入卡”，外来人员也不得进入公司园区，活动范围仅限于外围岗亭。流程图：三、流程各方责任：1、业务部门业务部门接待人员应事先按格式要求填写“接待申请电子流”，并确保填写信息准确；业务部门接待人应按要求到大堂安全岗接待来宾，并覆行全程接待陪同义务。进入地点需与出门地点一致。业务部门权签人（由各部门自行维护），对外来人员进入办公或厂区申请审批的真实性及合理性负责。2、外围大门岗外围安全岗应根据电子流中的来访人员信息及审批状态，核实无误后，方可发放“临时出入卡”，提醒并指引行进路线，以方便来访人员顺利到达目的地。临时出入卡凭有效身份证件领取，出门时归还。若业务部门接待人员亲自到外围安全岗接待，则在记录接待人信息后，来访人员可不押证件。3、厂房和办公楼大堂安全岗大堂安全岗应根据来访人员信息及审批状态，核实无误后，方可发放“贵宾卡”，并在电子流中记录。来访人员离开时，如实在电子流中记录还卡情况、接待人员陪同等信息。特别注意，接待电子流中若注明“不需进入办公或厂区”的，或虽已注明但权签人未审批通过的，接待只能在大堂或其他公共区域进行，外来人员不得进入厂房或办公楼。四、例外情况合作员工临时通行证丢失、忘带需进入公司工作，不需填写接待申请电子流，由正式员工或授权的合作员工证实后，安全岗可发放临时出入卡凭其进出，卡上盖章注明“合作员工”字样，当天该中心有效，不需填写接待申请电子流。正式员工工卡丢失、忘带之类需进入公司，不需填写接待申请电子流，在天成正式员工或授权的合作员工证实，安全岗可发放员工临时工卡凭其进出，当天有效。基建施工、到食堂就餐人员仍按现操作流程，不需填写接待申请电子流，在电话确认留身份证件或天成员工陪同之下领取临时出入卡，在规定的时段内出入。注意临时出入卡上需要盖章注明“施工”或“就餐”字样。天成公司行政服务分包商及其子分包单位无通行证的人员，可按授权范围在园区外围及公共区域活动，不需填写接待申请电子流，授权接待人员需到外围安全岗领取“临时出入卡”