公文写作规范讲座课件

公文规范讲座

俞兴7/27/20231目前公文应用中存在的问题公文文种区分不清，乱用。主要是标题公文要素表达不全，缺省。主要是全文公文内容表述不清，罗嗦。主要是内容7/27/20232一、公文文种区分不清关于参加金属制品交流会的申请关于档案图书中心借书证制作的请示报告委派原北京新科公司新疆分公司会计人员的建议关于举办自治区钢材产品检验培训研讨班的报告

关于申请项目资金的请示（联强）

申请付款报告（高线）

机关固定资产落实情况汇报7/27/20233公文即公务文书。直各机关、社会团体、部对与国有企事业单位在政治、经济、军事和科学研究等实践活动中，所形成并使用的全部文字材料。

从广义上讲，公文又分为通用公文（及各级党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的各种公文及常用应用文）、技术公文（科研、生产、基建等活动中形成的图纸、表格、文字材料、计算材料等）和专用公文（外交、司法、军事等）。

从狭义上讲，公文专指国务院和中共中央办公厅公文管理办法中所规定的18种法定公文。

本讲座重点讲述《国家行政机关公文处理办法》13种主要文种。7/27/20234《国家行政机关公文处理办法》

国发（2000）23号公文处理

：

公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、线皆有序的工作。公文处理的原则：公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。

7/27/20235

行政机关的公文种类主要有：

1、命令（令），2、决定，3、公告，

4、通告，5、通知，6、通报，7、议案，8、报告，9、请示10、批复，11、意见，

12、函，13、会议纪要。7/27/20236一、命令（令）

命令（令）是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的，是具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。

从词义上看，是“使人为事”的意思。“命”还有“严肃”的含义，“令”有“告诫”的含义。命令是我国最古老的公文文种之一。

含义：

“依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定”时所使用的公文。

7/27/20237特点：命令（令）与别的公文相比较，具有以下几个特点。

1．内容重要。命令（令）所涉及的事项，有的是发布行政法规和规章，有的是宣布施行重大强制性行政措施，这些都是重要的内容。运用命令来奖惩有关人员，往往也是在全国或某一地区影响较大的。

如果是一般性的表彰先进或批评错误，就不用命令而用通报等别的公文文种。

7/27/202382．权威性强：

根据《中华人民共和国宪法》的规定，只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级地方人民政府才可以依据法律规定的权限发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。

命令具有很强的权威性，命令一旦发布，别的单位或个人都不得修改或歪曲，如果别的公文的内容与命令的有关精神相抵触的，也一律以命令的为准。7/27/202393．强制性大：命令具有明显的强制性，上级机关发布了命令，下级机关不管是否同意，不管有什么困难或问题，都必须坚决地无条件地执行。令出必行，违反命令或抗拒执行命令，就要受到惩罚，在所有国家机关行政公文中，命令是最具有强制性的。命令的主要种类有：发布令、行政令、嘉奖令、撤销令、惩戒令等。7/27/202310二、决定

含义及特点：

决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大行动做出安排。这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。当然，重要事项和重大行动是相对而言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。

7/27/202311由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方面的特点：

一是制约性：

因为决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图，要求下级机关无条件执行，决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格，但比其他公文都要强，有些决定还有法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有较大的强制性和行政约束力。

二是指挥性和指导性：

因为决定是对重要事项或重大行动做出安排，这对下级机关就有指挥性和指导性。

7/27/202312适用范围（类型）。

决定的适用范围相当广泛，按其内容和作用划分，大体可分为下面三类：1．对某项工作或重大行动作出安排的决定。如《国务院关于严肃税收法纪加强税收工作的决定》，《中共中央关于严厉打击刑事犯罪活动的决定》2．对某一重大问题作出处理的决定。3．对设置机构、任免人员、召开会议或表彰、处分等重要事项作出的决定。7/27/202313写法：

决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。

（一）标题。决定的标题要求写明发文机关、事由、文种，这三部分一般不能随意省略。标题下一行，有一题注，标明通过或发布时间。（二）正文。由于决定的类型不同，其正文的内容侧重点就有不同，写法也有不同。

7/27/202314对某项工作或重大行动作出安排的决定正文的写法：这种决定具有很强的规定性和指挥效能，既要提出工作任务或重大行动，又要阐述完成工作任务或重大行动的政策规定、方法措施等，内容丰富，行文较复杂。正文通常由决定原由和决定事项两部分构成。决定原由是指对某项工作或重大行动作出安排的依据。行文要求简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等。涉及材料较多的，一般采用分条式或分题式表述，行文要眉目清楚，用语要确切明了，易于有关人员把握和执行。

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写作注意事项

（一）不能滥用决定行文。

决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。有些单位以为用决定才能引起注意，把该用“通知”行文的内容，用“决定”行文。这种滥用决定的情况应当尽量避免。

（二）决定原由要充分、准确、合理。

决定的原由是决定事项的依据、理由。要注意交待清楚，做到既简明扼要，以要有理有据，令人信服。

7/27/202316（三）决定事项要具体、明确、清楚。

决定事项是决定的主要内容，有关机关据此贯彻执行。因此，决定事项要求具体，明确，明明白白地讲清应当如何贯彻执行。内容比较复杂的决定，事项部分要分条列项表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在后面。结构要合理，层次要分明，内容要合乎逻辑。

（四）标题要完整、时间标注要准确。

决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要能准确概括决定的主要内容。决定的时间标注要注意两个问题：一是成文时间要以会议通过的日期或领导人签发日期为准。二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用小括号括起来。

7/27/202317与其它文种的区别：

（一）决定与决议的区别：决定和决议都能反映重大的事件或重要的问题，都具有较强的法规性，但两者又有区别：

1.形成的方式不同。

决议：必须是某一级领导机关或组织法定的正式会议表决通过，才能形成文件，并以会议名义发布。

决定：它既可以经某种会议讨论通过，以机关的名义下发，也可以由某一级领导机关直接制定并发布。

7/27/2023182.行文用语不同。

决议的行文中常用“会议认为”、“会议指出”、“会议号召”等惯用语领起下文。

决定的原由和事项两部分之间常用“为此，特作如下决定”之类的惯用语过渡。（二）决定与通知、指示的区别：

一般事关全局、政策性强，任务艰巨、执行时间长的重大工作，才适宜使用“决定”这一文种。它的使用范围较“通知”要窄一些。指示虽也是指导性的文件，但它是针对某一时期全面的、原则性问题，且偏重于步骤、方法和原则的指导。在使用时要加以区分。

7/27/202319三、公告

概说：

公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。

公告主要有两种：一是宣布重要事项，如最近我国将在东海进行地对地导弹发射训练；二是宣布法定事项，如宣布某项法规或规章，宣布国家领导人选举结果。有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的，如经济上的招标公告，按国家专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定，法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些都不属行政机关公文。

7/27/202320行政机关公文中的公告，具有如下特点：

一是内容重要。

公告宣布的内容是重要事项或法定事项。如公布宪法，宣布我国将向太平洋发射运载火箭试验。专业性公告不具有这种特点。

二是对象广泛。

一般公文发送对象都是特定的地区、单位或个人，而公告的对象则是国内外，有时甚至通过新华社用登报、广播的形式向全国、全世界发布。

三是制发机关级别高。

公告一般是由较高级别的国家领导机关，或者授权新华社制发的。基层单位不能滥用公告。报纸上常见到××单位迁移地址，××公司聘请×××为法律顾问，也用“公告”，都是滥用“公告”。

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写法公告是一种严肃庄重的公文，它内容单一，篇幅较短，或篇段合一，或分条列点，表达直截了当，语言简洁明快。

（一）标题。

公告标题有三种：一是完全式标题，包括发文机关、事由和文种；二是省去事由，只写发文机关和文种；三是有的只有文种，如《公告》。标题之下，有时可依公告单独编号。

7/27/202322（二）正文。

公告的正文一般由依据、事项和结语组成。开头要简明扼要地写出公告的依据，有时也可以不写。告知性公告，事项简单，用篇段合一写出。规定性公告，事项较多，可分条列点写出。公告的结尾一般用“现予公告”、“特此公告”作结语，也可以提出要求作结尾。也可不写结语。

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（三）落款和日期。公告日期有的注在标题下方，也可注在正文末尾落款处。重要的公告落款处除注明发文机关和日期外，还标明发布地点。

三、使用要求目前，公告的使用比较混乱，主要有两种情况：一是把公告当作“启事”、“声明”、“广告”用，望文生义，以为“公告”就是公开告知有关事项，如声明某业务与本单位无关，揭露有人冒充某报记者行骗，也用“公告”；二是“公告”代行“通告”，凡公布性事项，事无巨细都用“公告”，甚至街道告知居民领取物价补贴也用“公告”。使用公告必须以“公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”的有关规定来衡量，避免公告滥用。7/27/202324四、通告

概说

通告是属于周知性的文种之一，是在一定的范围内，对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的文件。通告与布告、公告都同属于周知性公文，但它们之间相比还有其特点。

通告所宣告的事项多属于专业性或业务性的，多涉及公安、交通、金融方面，而布告内容广泛得多，涉及面较广；公告为重大事项的发布。通告适用的范围，不仅仅限于上级对下级，不相隶属的单位也可使用。它有具体范围和时限性。通告发布的形式较多，可登报，可广播，可张贴。布告以张贴为主，公告多广播、登报。

7/27/202325种类

通告从内容上分类，一类为全国范围内的重大法规性通告，如《中华人民共和国公安部通告》；一类为针对某一项工作或专门问题发布的通告。从通告的效用上分，又可分为制约性通告和周知性通告。前者属于在一定范围内，为保证某一项工作的开展与某项活动的进行，而发布的规定性措施。7/27/202326五、通知

概说

通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知用得最为广泛，因而使用频率很高。通知具有使用范围的广泛性、文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点。写法通知的作用不同，种类不同，其内容和写作要求也不完全一样。

7/27/202327（一）发布性通知

法规性文件经有关部门制定以后，需要用通知的形式予以发布。这类通知的正文一般包括四个方面的内容：一是文件的由来；二是文件名称；三是希望和要求；四是附件。

（二）指示性通知。

上级单位向下级单位对某一项工作的布置、要求、意见等往往用通知的形式传达。这种通知带有指令性，必须有根据、有目的、有任务、有要求。

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（三）传达性通知。

这种通知带有指示性、规定性，多用于上下级之间，职能部门与有关部门之间。对通知中的有关精神，必须遵照办理、贯彻执行。在写法上，一般是先交代问题的来龙去脉，再讲有关指示、意见、规定等，最后谈希望或要求。

7/27/202329（四）转发和批转性通知。

上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发型通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转型通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。7/27/202330（五）会议通知。

会议通知要求以极其简短的文字，写明会议名称、目的、内容（日期、时间、地点、出席对象以及对出席者的要求等）。

（六）任免通知。

即上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。7/27/202331六、通报

概说：

通报：是上级把有关的人和事告知下级的公文。通报的运用范围很广，各级党政机关和单位都可以使用。

它的作用：是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。

其目的：是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。

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特点

1．告知性。通报的内容，常常是把现实生活当中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们，让人们知晓、了解。

2．教育性。通报的目的，不仅仅是让人们知晓内容，它主要的任务是让人们知晓内容之后，从中接受先进思想的教育，或警戒错误，引起注意，接受教训。这就是通报的教育性。这一目的，不是靠指示和命令方式来达到，而靠的是正、反面典型的带动，真切的希望和感人的号召力量，使人真正从思想上确立正确的认识，知道应该这样做，而不应该那样做。

7/27/2023333．政策性。

政策性并不是通报独具的特点，其他公文也同样具有这一特点。可是，作为通报，尤其是对表扬性通报和批评性通报来说，在这方面显得特别强一些。因为通报中的决定（即处理意见），直接涉及到具体单位、个人，或事情的处理，同时，此后也会牵涉到其他单位、部门效仿执行的问题。决定正确与否，影响颇大。因此，必须讲究政策依据，体现党的政策。

7/27/202334通常按内容性质把通报分为三类：

表彰性通报、批评性通报、情况通报。

1．表彰性通报。表彰性通报，就是表彰先进个人或先进单位的通报。这类通报，着重介绍人物或单位的先进事迹，点明实质，提出希望、要求，然后发出学习的号召。

2．批评性通报批评性通报，就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等的通报。这类通报，通过摆情况，找根源，阐明处理决定，使人从中吸取教训，以免重蹈覆辙。这类通报应用面广，数量大，惩戒性突出。

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3．情况通报。就是上级机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众，让其了解全局，与上级协调一致，统一认识，统一步调，克服存在的问题，开创新的局面。这类通报具有沟通和知照的双重作用。

三．通报的结构

1．标题。由制发机关，被表彰或被批评的对象和文种构成。

2．主送机关。有的特指某一范围内，可以不标注主送机关。

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3．正文。表彰（批评）通报正文结构有三部分：

第一部分，说明表彰或批评的原因，即写清先进事迹或错误事实的经过情况，要求用叙述的手法真实客观地反映事实；第二部分，对所叙述的事实进行准确的分析，中肯的评价，做到不夸大、不缩小，使人们能从好的人和事物中得到鼓舞，从错误中吸取教训；第三部分，一般是对表彰的先进或批评的错误作出嘉奖或惩处。最后还要根据通报的情况，针对现实的需要，发出号召或提出要求。情况通报正文结构一般有两个部分：一是被通报的情况，二是希望和要求。7/27/202337七、议案1、概说是指全国家人民代表大会常务委员会向本届大会提出，并请求大会予以审议的文书。议案一般涉及重大问题，具有建议性、可行性特点。《宪法》第72条规定：“全国人民代表和全国人民代表大会常务委员会组成人员，有权依照法律规定的程序分别提出属于全国人民代表大会和全国人民代表大会常务委员会职权范围内的议案”。2、写法全文由标题、主送机关、正文、落款组成。正文包括提出议案的案由、案据和方案三部分。议案撰写要目的明确，理由充分，文字简洁，忌用命令口气。议案与建议的区别：议案涉及重大问题并且有一定的呈文程序，建议适用范围较广，事无巨细，均可提出建议。7/27/202338八、报告

概说“报告”是下级机关向上级领导机关，业务主管机关、部门向机关领导，执行机关向权力机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行公文。“报告”是陈述性文体。写作时要以事实材料为主要内容，以概括叙述为主要表达方式。“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级机关掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作，或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发“报告”的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观地向上级反映具体情况，不要过多地采用议论和说明，表达方式以概括叙述为主。语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。

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报告的主要特点，概括有四：一是报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示区别的重要区别之一。二是报告中一般不提出建议或意见。如果确需在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

7/27/202340三是报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂。

四是报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

报告的种类从内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告和例行工作报告。7/27/202341九、请示概说

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文，她的使用频率较高。

请示的分类：请示按其使用目的、作用的不同分为两类：直请性请示，即下级机关直接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项；二是批转性的请示，即把某一方面工作的意见，以请示上报给直属上级机关，要求上级机关批转有关单位予以办理。7/27/202342请示的内容一般有三部分构成：

开头部分写请示的缘由，就是请示的理由或背景，要求写的充分而又简明。

主体部分写请求的事项，要求写的实际、合理、明确、简要。

结尾部分写希望或要求，大都根据内容要求运用惯用语的做法，比如，直请性请示，可以选用“可否（或妥否、当否），请批示”、“是否可行，请批示”、“以上请示，望与审批”等；批转性请示，可选用“以上意见，如无不妥，请批转·········执行”等。7/27/202343请示的特点

1、请示的上级机关是指：有隶属和指导关系的上级机关，并非指没有隶属关系的某一专门业务的主管部门，也非指与自己不存在隶属关系但级别比自己高的单位。

2、平行单位申请批准，如：二级厂之间互相行文，机关各部门之间互相行文，二级厂与公司机关各部门之间互相行文，按照《国家行政机关公文处理办法》的规定宜用函，而不应当用请示。但是目前普遍存在的问题是：二级厂向公司机关各部门行文都是用“请示”。造成这个问题的原因是：部室有权。

3、非隶属关系单位的申请批准，按照《国家行政机关公文处理办法》的规定宜用函，而不应当用请示。企业对属地政府用请示。7/27/2023444、请示要坚持“一文一事”。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。一份请示，主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示容易使主办与协办单位之间互相推诿扯皮，延误批复时间或者批示意见不一致，使下级难以适从。5、受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。6、上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。7/27/202345十、批复

概说

批复是答复下级机关请示事项的下行公文。

下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时，上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。批复的内容主要是对请示事项明确表态，或同意，或不同意，或部分同意，有时还对请示事项作出修正、补充。

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批复具有以下特点：（一）批复与批示的不同点。批示针对的文种较多，有报告、计划、总结、意见等；而批复则只针对于请示。（二）行文具有被动性。批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。（三）内容具有针对性。批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。因此批复的内容必须明确、简洁，以利下级机关贯彻执行。

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（四）效用的权威性。批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。

写法批复的结构通常包括标题、主送机关、正文、落款和成文时间几个部分。

（一）标题。批复标题的写法最常见的是完全式的标题，即由发文机关，事由和文种构成。

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（二）正文批复正文包括引叙来文和作出批复两部分，有些再写上“此复”一类结束语。

写作要求

（一）慎重及时。批复既是上级机关指示性、政策性较强的公文，又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文，因此，撰写批复要慎重及时。批复机关收到请示后，要及时进行周密的调查了解，掌握有关情况，根据现行政策法令及办事准则，经认真研究后，及时给予答复。7/27/202349

（二）针对请示答复。请示要求一文一事，批复也应有针对性地一文一批复，请示要求解决什么问题，批复就答复什么问题，上下行文互相对应。

（三）明确态度。批复意见不管同意与否，必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其词，模棱两可，以免下级无所适从。

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批复的主送机关明确只有请示机关一个，如果所请示问题有普遍性，或需告知其他一些机关，可用如下办法处理：一是除批复原请示单位外，并转有关单位。二是将批复抄送有关单位。三是将有关意见另用“通知”行文。将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去。

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（四）不同指示、复函混用。批复与指示同为下行文，均对有关事项提出原则、要求，但两者的区别还是明显的，不应混用。首先是内容不同，指示是对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。而批复事项较窄，只能针对请示事项作出具体答复，多属个别性问题，不涉及面上的工作。其次是受文对象不同。指示的受文对象一般不是某个机关，而是有关的机关单位，受文对象甚至不确定。而批复有特定的受文单位，只给原请示机关发批复。再次是制发动因不同。指示根据需要而作，属主动行文，批复是针对下级机关请示而发的，属被动行文。7/27/202352

批复与复函由于都是回复来文的公文，有时也会被混用。两者的区别在于：从行文关系看，批复是上级机关向下级机关答复用文，属下行文；复函一般是向不相隶属机关答复用文，属平行文。从行文内容看，批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答，复函多用于一般性事项的回复。7/27/202353十一、意见

意见的概念意见是党的领导机关和国家行政机关常用的公文之一。1996年5月3日由中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》规定：“意见用于对重要问题提出见解和处理办法。”

意见的分类按行文方式分，意见有直接发文和随通知转发或批转两类。按性质和内容分，有规划性意见、实施意见和具体工作的意见。7/27/202354

规划性意见：是就某一时期或某一方面工作提出大体构想的意见，类似于“计划”中的规划、纲要等。不同之处在于，计划有较强的约束力，一经会议通过或由上级批准，在其所涉及的范围内是开展工作和进行监督、检查的依据；而意见只是参考性意见，具体执行时有较大的灵活性。

实施性意见：是指在实施政策、法规性文件时，就如何贯彻会议或上级文件精神提出的原则性要求。

意见的结构、内容和写法意见通常由首部、正文两部分组成，有的还有附件：7/27/202355首部

一般包括标题和成文时间两个项目内容；有时在成文时间前注明发文机关名称；如果以文件形式行文下发，还应有主送机关。（一）标题：由发文机关事由和文种构成，如《关于职工医疗保障制度改革扩大试点的意见》。（二）成文时间：可在标题之下或正文之后注明。（三）正文：包括发文缘由和具体意见两部分，有时还有贯彻执行的要求。7/27/202356十二、函

概述函，俗称信件。函作为一种公文，与私人信件有所不同。公文函，亦称公函，谈的是公务，主要内容常用标题揭示。而一般私函，谈的是个人私事，无标题。这是公函与一般私函的本质区别。（一）函的性质。就使用范围而言，函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准”等。就行文关系而言，函是平行文。虽然上级向下级询问工作情况或某一具体问题，下级向上级及业务指导机关询问有关方针政策和界限不明确的问题等，也可用函行文，但多数用于不相隶属机关之间。

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函的种类。依据行文内容，函可分为三种：

1．便函。便函，一般采用书信格式，不拟文件标题，只有上下款和日期，不编文件号，发出时可盖公章，也可签个人姓名。

2．商洽函。主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。

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3．问答函。

主要用于向对方询问或答复某一事项。问答函包括询问函和复函两种类型。复函与批复和答复性报告都属答复性公文。但三者又有所区别。复函的对象，一般是不相隶属机关，属平行；批复的对象是下级机关，属下行文；答复性报告的对象是上级机关，属上行文。

4．请批函。

用于向有关主管部门请求批准某一事项。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部门。主管部门多是职能部门。

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写法（一）函的结构。函一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。1．标题。函的标题通常有两种结构形式：（1）由“事由＋文种”构成。（2）由“发文机关＋事由＋文种”构成。2．正文。函的正文主要由原由和事项两部分构成，有的附加结尾。

7/27/202360（1）原由：写明发函的原因、依据。原由的写法，除问答函（指复函）有一定模式可循，商洽函、请批函均无模式可循。不同内容有不同写法。复函的原由常见写法是“××日来函收悉”，或“（关于……的函）收悉。”商洽函、请批函的原由写明商洽、请批某事的原因理由即可。（2）事项：写明商洽、请批、答复的具体内容。常见写法有两种：第一种写法是一段到底，把事项跟原由融合起来。第二种写法，事项与原由分开，事项部分依据内容分条来写。

7/27/202361结尾：有的意完即止，无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”；若是复函，则写上“特此函复”。

3．发函单位。加盖单位公章。

4．发函日期。位于印章下方，全称写明年、月、日。7/27/202362十三、会议纪要

概述

（一）含义。会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项使用的一种行政公文。会议议定事项是本单位、本地区、本系统开展工作的依据。有的会议纪要的精神也可供别的单位、别的系统参考。

（二）特点。

1．内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。

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2．表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。

3．称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。

7/27/202364会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

写法会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，一般由标题、正文、落款、日期构成。下面主要讲讲标题和正文的写法。

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（一）标题。会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。1．单标题：由“会议名称＋文种”构成。2．双标题：由“正标题＋副标题”构成。正标题揭示会议主旨，副标题标示会议名称和文种。

（二）正文。会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。1．导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。具体写法常见的有两种：

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第一种：平列式。将会议的时间、地点，参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要。

第二种：鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述，使人看后对会议有个轮廓了解。

2．主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。常见的写法有三种：

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（1）条文式写法。就是把会议议定的事项分点写出来。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。

（2）综述式写法。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。

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（3）摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。一般在记录发言人首次发言时，在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。为了便于把握发言内容，有时根据会议议题，在发言人前面冠以小标题，在小标题下写发言人的名字。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。7/27/202369以上是《国家行政机关公文处理办法》所规定的13个主要文种，除此之外，《中国共产党机关公文处理条例》规定的党的机关使用的主要文种为14个，党政机关规定上的公文主要文种合计27个。其中9个是相同的，即决定、意见、通报、通知、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有9个，其中属于党的机关的5个，即公报、指示、决议、条例、规定，属国家行政机关的4个，即命令（令）、议案、通告、公告。由于这18种文种是党和国家在公文管理法规中明确规定的，所以一般称其为法定公文。

公文除上述法定公文外，还包括机关常用的非法定公文，如：总结、计划、安排、方案设想、规章制度等。7/27/202370公文中常见的错误关于协调《危险化学品安全专项整治工作》的请示报告自治区人民政府自治区安全生产委员会自治区安全生产监督管理局：关于危险化学品安全管理专项整治工作，我公司严格按自治区[2002]24号文件精神要求分阶段逐项落实，确保在八月份完成各项工作。但是乌市质量技术监督局近期多次来八钢，对制氧分厂氧气瓶上未粘贴安全标签检查，7月31日市质量技术监督局通知八钢要给予罚款，恳请上级予以协调此事，以确保企业生产经营工作的顺行。

7/27/202371《关于厂区内不规范建筑整改和拆除的通知》集团公司所属各子分公司、中心，股份公司：《关于邀请巴嘎提列夫.伊列孜等4人来公司订货的申请报告》

《关于哈密八钢铁合金有限公司职工住宅暖气费申请免交的报告》《关于明确成都八钢板簧有限责任公司隶属关系的请示报告》

集团公司财务部、发展部：成都八钢板簧有限责任公司（简称成都板簧公司）成立于1999年8

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档案图书中心关于楼内暖气、上下水维护及条码打印机等问题的请示

八钢管理人员调配申请报告赵部长:正确标题的写法：单位＋事由＋文种例如：关于档案图书中心借书证制作的请示报告改为：档案图书中心关于借书证制作的请示

单位事由文种7/27/202373主题词：

2000年月日印发抄送：，ХХХХХХХХ，ХХХХХХХХ。

×××〔2000〕号

关于×××××××通知

××××××:ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ。

附件：1.×××××2.×××××二○○○年×月×日

(请在此处填写附注)主题词：×××××××××

抄送：，ХХХХХХХХ，ХХХХХХХХ。

×××××

2000年×月×日印发平行文／下行文

×××××文件

7/27/202374×××××文件签发人：ХХХХХХ×××〔2000〕×号关于××××××请示

××××××:ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ。（上行文）7/27/202375ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ。

附件：1.××××××××2.××××××××

二○○○年×月×日(请在此处填写附注)

主题词：×××××××××

抄送：，ХХХХХХХХ，ХХХХХХХХ。

××××××××

2000年×月×日印发7/27/202376××××××

〔2000〕1号

关于××××××函×××××:ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ。

附件：1.××××××2.××××××

二○○○年×月×日(请在此处填写附注)7/27/202377×××××会议纪要(ХХ)主送：标题

ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ。

附件：1.×××××××2.×××××××

二○○○年×月××日

主题词：×××××××××

主送：，ХХХХХХХХ，ХХХХХХХХ。

××××××××

2000年×月×日印发

7/27/202378

公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，"绝密"、"机密"级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。其中电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。7/27/202379（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。7/27/202380（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十四）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。7/27/202381

行文规则1、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。2、部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。3、属于部门职权范围内的事物，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。4、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。5、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。6、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

7/27/2023827、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。8、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。9、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。7/27/202383

发文办理1、发文办理指以本机关名义制发公