公司大型会议责任分工及执行标准-修改版

西安通源石油科技股份有限公司办公室细节决定成败。预则立，不预则废。第4页共7页公司大型会议责任分工及执行标准目录会前准备标准流程会议室选择及总体方案拟定后勤组工作职责及标准会务组工作职责及标准会议财务、礼品及其他相关预案其他事项会前准备标准流程（负责人：韩乐XX）协助公司领导确定会议相关内容。会议时间、参会人员、会议内容《汇报人员名单及汇报顺序》和《汇报提纲》联系各部门确定参会人员。参会人员包括参会人员，外地来服务人员确保所有参会人员能够到会拟定《参会人员名单》组织办公室召开会前动员会议，并初步商定各方案。进行责任分工，并说明执行标准方案包括会议室、交通、住宿、餐饮等拟定公司会议通知，领导审核后下发。如时间紧急可先拟定预通知下发根据相关资料，制定会议手册。会议手册包含会议须知、会议日程、会议通讯录、会议组织机构等内容会议室选择及总体方案（负责人：张园XX）（一）、会议室选择会场大小适中，地点容易辨识；会场舒适宽敞（人均约3平米），采光通风好，没有其他干扰；会场隔音效果好，安静不嘈杂；会场停车无障碍。具体标准根据参会人员确定，提前与会场保安部确认会场附属设施齐全，包括如下方面：会场电力运行正常、电梯无故障，有备用电源；会场有窗帘，便于清楚观看投影；会场灯光完好；会场空调运行良好，方便操控；插座、电源、白板设备到位；麦克风设备运行良好；会场开水供应到位；会场讲台和舞台到位；在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌；会场外设置签到台、茶歇台；会场舞台设施能否满足需求；如会议室距离公司较远需安排领导休息室。签订会议室租赁合同。组织办公室全体会议服务人员提前现场调研。（二）、预算和检查参考会前动员会内容，进行会议全面预算（约700元/人）及方案规划，并上报领导审批；会前对会场设施、后勤保障进行全面检查；会议当天和租方当天服务人密切联系沟通。准备摄像机及光盘（足量），负责录像，保证会议过程录像的完整性；准备录音笔，备用；准备插板（足量）；准备电池（足量）。（二）、现场电子设备（负责人：杜明俊XX）讲台话筒确认功能完好；两支以上无线话筒确认功能完好；如遇会议晚餐，确保现场舞台、话筒设备完好。（二）、会场布置（负责人：左豆豆XX）负责布置会场，安排座次，桌椅摆放做到宽敞舒适，出具《座位安排示意图》（根据会议规模，请示涵盖人员）；按参会人员名单准备铭牌及座位标识；定制会场横幅并负责悬挂到位，注意横幅内容，字体，长度，大小；（举例：二〇一二年度年中工作会议）；领导桌准备笔、笔记本或纸张。打印会议议程，领导桌摆放；负责核对并打印参会人员签到表，应包括部门、人员、电话；会议发言中话筒的传递；会场清洁卫生。（四）、速记（负责人：XX左豆豆）联系速记单位和人员；确保速记单位和人员及时到位；每半天检验速记人员工作成效，确保无误；（五）、会议ppt（负责人：XX张园）会前收集各部门ppt。会中收集新版本Ppt。会后整理上报。（六）、会后整理（负责人：XX左豆豆）整理录像记录，并整理上报；（杜明俊XX）整理、核对速记记录，并整理上报；（XX左豆豆）会议ppt收集整理上报。（张园XX）编写会议纪要；并按照领导指示下发。（张园XX）注意上述档案工作的保密性，如需调用，须经办公室主任批准会议财务、礼品及其他（一）、会议财务（负责人：柳志英XX）会议全部借款及后续结算报销；缴纳住宿押金及结算；会议餐饮买单；（二）、会议礼品（负责人：柳志英XX）如需总结会礼品，负责购置；协同人力资源，落实总结会表彰人员名单；（韩乐XX）协同人力资源，落实总结会表彰证书、奖牌及胸花；（韩乐XX）确定晚餐会议主持人。（三）、聚餐（负责人：柳志英XX）如需聚餐，负责联系地点；确保交通；并准备相关物品。相关预案会议地点（1个使用，1个备用，以方便及时转移）；（张园XX）住宿地点（1个使用，1个备用，以方便及时转移）；（后勤组XX）整套音响设备、麦克风（自购便携麦克风1套）。其