对小微企业可否委派组织外部人员

对“小微企业可否委派组织外部人员担任管理者代表”之我见北京大陆航星质量认证中心有限公司宋治民摘要：本文针对小微企业可否委派本组织以外的人员担任管理者代表的问题进行了探讨。作者以ISO9001标准相关条款的要求和ISO发布的《小型企业该怎样应用ISO9001—来自ISO/TC176的建议》小册子中的相关建议为依据，结合我国小微企业的特点，阐述了在不允许委派组织以外的人员担任管理者代表的前提下，小微企业该如何解决指定管理者代表问题的个人观点，并期望在这个问题上能够与业内同行达成共识。关键词：小微企业管理者代表的指定仅限组织内部人员近期，笔者在与认证同行进行沟通、交流时，曾就“小微企业的老板是否可以聘请某位咨询老师担任本企业的管理者代表”这一问题进行了讨论。讨论中，不同的意见之间各执一词，可以说是仁者见仁，智者见智。争论之后，笔者深感这个问题确有深入研讨的必要。据笔者所知，中国不少认证机构的客户，其中属于小微企业范围的比例较高，个别认证机构小微企业客户所占的比率甚至会超过50%。基于如此背景，笔者判断，在审核和认证的过程中，审核组和认证机构一定会频繁地遇到受审核企业在指定管理者代表时，是否符合ISO9001条款5.2.2要求的问题。这个问题如果解决得不好，与标准的要求有差距，甚至相悖，就会给小微企业质量管理体系的运行带来隐患。笔者愿以此文就小微企业是否可以委派外部人员担任管理者代表的问题阐述个人的观点，以便抛砖引玉，并期待与业内同行达成共识。首先需要说明两点，一是本文所描述的“小微企业”是以从业人员的数量划分的，未顾及其所属行业（比如硬件、软件、流程性材料和销售额、资产总额等指标，范围包括小型企业、微型企业、家庭作坊式企业、个体工商户等。其中的小型企业是指各行业中从业人员为10～50人的企业，而微型企业则是指从业人员为10人及其以下的企业；二是在ISO标准中，“应”（shall）表示要求，对于标准的使用者而言，要求具有强制性，如果不能满足要求，就不能声称“符合标准要求”。“应当”（should）则仅起指导作用，并无强制性。ISO9001：2008条款5.5.2表述：最高管理者应在本组织的管理层中指定一名成员担任管理者代表，无论该成员在其他方面的职责如何……。这里面的关键字是“应”、“本组织”、“管理层”、“一名成员”。笔者认为，既然是“应”，就必须执行，不能各取所需、各有各的解释。“应”后面的文字“本组织”、“管理层”、“一名成员”是标准的要求，其含义十分直观，不存在任何费解之处。ISO于2010年5月出版的第3版《小型企业该怎样应用ISO9001—来自ISO/TC176的建议（ISO9001forSmallBusinessesWhattodoAdvicefromISO/TC176）》小册子（以下简称小册子），在条款5.5.2“管理者代表”的指南中表述：管理质量管理体系的“职责和权限不能委派给组织以外的某个人”（Theresponsibilityandauthoritycannotbeassignedtosomeoneoutsidetheorganization）。笔者对此的理解是，虽然这只是来自于ISO/TC176的建议，并非标准的要求，但ISO/TC176是ISO9000族标准的开发者和制定者，小册子中的这一建议，体现了国际上质量管理和质量保证领域权威专家对指定管理者代表的指导意见，我们作为认证和认可从业人员中的一员，都应当正确理解专家们的指导意见并给予足够的尊重，而不能对此视而不见。标准的要求和专家的指导意见都已经十分明确，但在审核和认证的实践中，很可能还会发现部分小微企业以从业人员少，人员的素质、能力差，难觅合适的任职人选，没有人愿意承担责任等理由，导致未能在本组织的管理层中指定一名成员担任管理者代表的情况。笔者认为，若发现此种情况，审核组即应判定为不符合ISO9001标准的要求，这里没有妥协的余地。小册子中建议：“在中小型组织中，其所有者或经理承担这一角色比较合适。管理者代表的一项关键职责就是了解质量管理体系的绩效和改进的可能性。当所有者或经理不能亲自完成该项工作时，应保证他们能够获悉该项工作的情况。”笔者认为，小册子的这一建议十分重要，可操作性很强，小微企业应认真考虑这一建议并给予落实。小微企业委派咨询机构的人员或其他有能力的人员担任企业管理者代表的情况并不鲜见，笔者认为，这种情况是否符合标准要求不能一概而论，要看具体情况。如果企业与咨询机构人员或其他有能力的人员之间签订了正式的兼职劳动或劳务合同，或由企业签发具有法律效力的委托书、聘书，且被聘任的人员能够正确地履行管理者代表的职责和权限，能够确保质量管理体系所需的过程得到建立、实施和保持，及时向企业的所有者（即俗话所说的“老板”）本人或经理报告质量管理体系的业绩和任何改进的需求，确保在整个组织内提高满足顾客要求的意识，那么，被委托或被聘任的人员可以被视为企业的一员（尽管他或她可能并不坚持全日坐班，但标准并未明确要求管理者代表必须是企业的全职工作人员）。笔者在某集团公司质量保证部任职时，就曾应某些小微供方企业的请求，派遣本部从事供方评定的胜任人员到供方企业兼职管理者代表，负责供方企业质量管理体系的策划与建立，指导体系的运行，组织实施内部审核、管理评审，开展质量改进活动等，取得了良好的效果，也体现了“与供方互利的关系”这一质量管理原则的精神。笔者认为，这种情况与认证机构聘用兼职审核员和技术专家从事审核和案卷评定工作的情况有相似之处，应当是允许的。如果，小微企业委托或聘用的人员仅仅是临时用来扮演“救火队员”的角色，以应付、甚至是糊弄认证机构的例行审核，那当然是不行的，审核组在现场审核时应注意识别这种情况。需要时，应对这样的管理者代表适当增加审核时间，以便就以下各项进行审慎的审核：管理者代表是否熟悉企业文件化的质量管理体系（包括质量手册、程序文件、必须的记录）？是否熟知自己作为管理者代表的职责与权限？请其简要介绍最近