内审技巧及注意事项

内审技巧及注意事项一、内审应型备或熟悉的档案及辅助工具1、稽核依据的标型，如标型条文、相关法律法规等2、稽核依据的档案，如质量手册、程式档案等。3、内部稽核相关程式。4、审核计划。5、上次稽核不符合报告单（记录稽核所发现的缺点）。6、内审查检表7、笔记本、书写工具。二、稽核技巧：1、检查表的使用：稽核时应灵活使用内审查检表，正在稽核过程中，稽核员可以临时向内审查检表中增加检查专案、可以暂时把内审查检表放一边去检查其它专案，过后再回头按照内审查检表进行稽核，或者也可以决定不稽核检查中的某些专案。内审查检表的目的主要是使稽核员能够计划和控制稽核工作。2、进行稽核进行稽核时，活动的顺序如下：—通过与被稽核方人员会谈、查阅档案、记录、观察受控状态下的过程、检查物料和装置等确定事实；—记录事实，作为稽核时发生的事情之证据；一对事实进行评价，确定是否存有不符合项的客观证据一一合格还是不合格;—根据不符合项对管理体系和产品或服务质量的重要性，对其进行严重度分类一一观察项、轻微、严重三类。3、确定事实主要是通过与被稽核方人员会谈和查阅证据的方式来确定事实，面谈物件可以是该组织的各级人员。一次成功的面谈必须遵循4个关键步骤。这些步骤可能显得有点过于简单，但不时地想起这些步骤会对稽核工作极有帮助。这4个关键步骤如下：（1）介绍你自己；（2）解释稽核的目的和重要性，并请求被稽核方提供协助，以便达到稽核目标。（3）进行提问，以获取资讯，解释并记录你观察到的任何结果，对你报告的任何不符合项，要徵得被稽核方确认。（4）感谢对方的合作。另外就是查资料和记录时，应做到三三原则：检视三份以上的记录、检视三处。这样可以查到是点还是面的问题。4、记录事实稽核员要清楚、完整和型确地作笔记，这一点很重要。内审查检表确定了要稽核的样本，但笔记才是记录实际评审过的样本。笔记可提供资讯，以纳入稽核报告中。还可提供资讯供日后参考，如果笔记与其它稽核员关心的问题有关，还可交由他们进行调查，并且可用于计划以后的稽核。要记录观察到或陈述的问题之实际详细情况。记录的资讯必须可以追溯。如果报告了不符合项，最少应记录以下资讯：—何时在何处观察、检查、陈述了什幺。一要求或标型（程式、作业指导书、规牵6等）的细节—事实说明（必须详细具体）。也就是说时间、地点、那个部门的那一块与标举或档案的哪一条不符合应该陈述清楚。5、内审的技巧内审的目的并非在各部门之间刻意地挑取毛病，稽核人员也绝非在扮演警察捉小偷的角色；事实上，内审主要在公司内找出管理上可以改善的地方，并加以纠正，因此内审人员的心态、角色、技巧要把我好，其重点如下：1、围绕主题：依内审查检表之内容逐一问询，不要脱离主题。2、临场应变：在内审查检表中未出的事项，得视状况随机补充提出询问。3、掌握时间：内审活动有时限，因此可依查检表之内容衡量与控制时间。4、面带微笑：稽核者与受稽核者之间有时气氛蛮紧张的，用微笑可化解。5、坚持立场：内审的物件都是公司同事，切忌开玩笑或敷衍了事。6、一次一问：内审询问时，勿一次问一堆问题，应一次问一人与一个题目。7、观、问与查：请记住一个口诀：『观现象、问原因、查记录』，很管用的。8、广泛询问：在任何部门勿只针对主管或承办人员，周边的人都可以抽问。9、少讲多听：儒量让受稽核者讲话，较容易找出问题，稽核者切忌当老师。10、随时记录：内审过程中主要在找客观证据，因此对证据的记录要勤快。6、内审人员的八诫1、诫缺乏耐心。绝不要说：『你快点啦!』或『你怎幺那幺慢?』的话。2、诫感情用事。不要交情好的少查一点，交情恶的多查一点。3、诫态度不善，沟通不良。执行稽核并非当判官，因此仍要有礼貌，要能有效互动沟通。4、诫草率上阵、漫不经心、敷衍了事。稽核是一件神圣的工作，切不可马虎应付，使稽核失效。5、诫与被稽核部门人员争论。争论容易造成立场问题，而且最会伤害交情，应即刻退出。6、诫吹毛求疵。稽核时应着眼