项目监理文件资料整理归档办法

项目监理文件资料整理归档办法目的对项目监理部监理工作实施过程中有关的文件和资料的收集、编码、组卷、归档、保管等全过程进行控制，确保监理资料归档规范、完整、及时。适用范围适用于各项目监理部项目监理文件以及外来文件（如规范、规程、法律、法规、业主提供的资料等）的编码、组卷、归档、保管。职责总工室负责本工作的归档管理。技术类文件(包括技术标准)和资料，由总工室负责编码、组卷、归档。业主提供的图样及技术资料由项目监理部负责编码、组卷、归档。各项目监理部负责本项目门有关文件和资料的编码、组卷、归档。档案室负责监理档案的接收和保管。实行办法资料的编码进行编码资料须具备以下条件：资料内容应完整，资料应具备有效性，签字盖章手续齐备。资料反映的事件应已经完结,否则应作为待处理文件,另行保管。具备编码条件的资料文件应及时进行编码归档。资料文件编码后应同时更新相关卷内目录和总目录。立卷该项工作由各项目监理部总监理工程师组织并负责落实。各项目监理部在完成项目竣工质量验收后15天内完成。项目监理档案（完成装订和装盒）须在项目监理部退场前移交公司工程监理部。资料的组卷装订应在监理项目完成后进行。当监理项目由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷。不同单位工程的监理资料可视实际情况按单位工程、分部工程、专业、阶段等方式进行组卷。当不同单位工程有共同发生的文件：如安全文明施工监理文件、施工合同等，则这些文件应集中归入一个主要的单位工程档案中，其他单位工程档案不必重复收录，仅在目录中注明见某案卷号即可。组卷资料文件按编码顺序排列。卷内文件均须按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始，编写在右下角。案卷封面、卷内目录、备考表不编页号。案卷应具备封面、卷内目录、备考表及案卷编号。案卷应采用线绳三孔左侧装订法，除去金属物。装订厚度不超过2CM。卷内目录卷内目录采用日常进行文件分类编码时的文件材料目录，其填写要求见《文件材料目录填写规定》。卷内目录一式两份，一份装订于案卷内，一份集中装订于首卷内。在首卷的文件检索目录右上角加盖文件所在盒编号，如某分类文件数量较多，必须分卷分盒保存，须在文件材料卷内目录上注明。卷内备考卷内备考为每卷最后一页，记录本卷文件资料的数目、说明、及材料的立卷人、检查人等情况。组卷装订要求将监理资料按文件编码规定中指定的分来内容组卷装订，每一分类文件必须单独立卷，不得与其他分类的文件合并组卷。如某一分类的文件数量较多，可分为多卷进行装订，要求每卷厚度不得大于20MM。分卷装订时，文件的案卷题名采用同一题名，并在档案卷号后加注《一》、《二》、《三》……。所有文件在日常使用中装订用的金属物必须剔除，以免生锈破坏档案美观。立卷时采用的粘贴材料为胶水，不得使用浆糊。装订采用五孔线装，粘贴封面（封面见附件）。并在封面上填写案卷题名、档案卷号等内容。要求用仿宋字体工整填写。文件材料装订完成后须装盒。并将文件盒编号及盒内内容用编码标识在盒脊。盒编号采用五位编码，其中前三位为项目代码，后两位为文件盒流水号。首卷首卷内容包括《档案总说明》、《监理档案总目录》、《文件材料目录》（卷内目录）。首卷一般在其他案卷装订、装盒完成，且图纸折叠装盒完成后才能进行组卷装订。末卷末卷可暂不装订，待工程各项验收工作完成，并取得相关的验收记录和政府审批批文后，统一装订。末卷包含资料有：《工程质量评估报告》、《监理工作总结》、《工程竣工质量验收记录》、《工程竣工验收备案表》及相应的备案资料。末卷的卷内目录必须预留在首卷内（空白），待进行末卷的组卷装订时填写。图纸所有工程图纸必须按照公司的《图纸折叠规定》进行裁剪折叠，并按规定装订、装盒。所有图纸必须在目录页注明缺失情况。每盒图纸均需要填写《工程监理档案图册》，填写要求详见填写规定。监理档案的验收、移交监理项目完成后应办理监理档案验收、移交手续。由总工室负责监理档案的验收。监理档案经验收合格后移交资料室保管。对于验收不合格的监理档案，由项目监理部负责整改。相关文件：《建设工程监理规范》GB50319-2000《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001《项目监理文件编码规定》《资料盒使