采购控制程序

1.目的：对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品、供方符合规定要求。2.范围：适用于对工程施工所需的原材料、零配件采购、劳务供方、外协加工及供方提供服务的控制；对供方进行寻找、开发、选择、评价和控制，供方采购产品的验证。3.职责：3.1经营部3.1.1负责按组织的要求组织对供方进行评价，编制《合格供方名录》,并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案；3.1.2负责制定《采购计划》，执行采购作业。3.2经营部负责编制采购物资技术标准及《采购物资分类明细表》。3.3生产技术部质检专员负责对采购物资的进货验证。3.4管理者代表批准《供方评定记录表》及《合格供方名录》。3.5总经理批准《采购计划》。4.名词定义：（略）。5.作业程序：5.1准备工作5.1.1根据工程合同的要求，结合项目质量策划和施工组织设计，对采购物资和顾客提供物资进行区分识别，明确项目中的关键和特殊过程，了解掌握可追溯的物资品种范围。5.1.2明确物资组织人员及主要职能，形成项目物资组织机构网络图和职能分配表，进行统筹规划，责任到人。5.1.3根据施工现场情况，规划物资存放地点和区域，安排适用的库房，以保证适宜的温度和安全，创造适宜的物贮存和工作环境。5.2采购物资分类经营部负责制定采购物资技术标准及《采购物资分类明细表》，根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分为三类：5.2.1重要物资：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；5.2.2一般物资：构成最终产品非关键部位的批量物资，它一般不影响最终产品的质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资；5.2.3辅助物资：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。5.3对供方的评价5.3.1经营部根据采购物资技术标准和施工需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写“供方评定记同类的重要物资和一般物资，应同时选择几家合格的供方。经营部负责建立并保存合格供方的质量记录。根据《采购物资分类明细表》规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。5.3.2对体系运行前已有多年业务往来的物资的供方，如能在质量、交货期、配合度等方面长期保证者，可直接登录为合格供方，并要求其尽可能提供以下资料，以证实其质量保证能力：5.3.2.1质量管理体系认证证书；5.3.2.2本组织对供方质量管理体系进行审核的结果；5.3.2.3本组织及供方其他顾客的满意程度调查；5.3.2.4供方产品的质量、价格、交货能力等情况；5.3.2.5供方的财务状况及服务和支持能力等；5.3.2.6供方的产品检测报告等。5.3.2对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能供货，并签订合同。5.3.3.1供方根据提供的技术要求提供样品；5.3.3.2生产技术部质检员对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写《供方评定记录表》中相应栏目，反馈给经营部；5.3.3.3样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；5.3.3.4样品验证合格后，经营部通知供方小批量供货；经生产技术部质检员进货验证合格后，交生产部试用，并由生产技术部质检员出具相应试用后的验证报告，填写《供方评定记录表》中相关栏目，反馈给经营部；5.3.3.5小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的经管理者代表批准，可列入《合格供方名录》。5.3.4对于一般物资供方，需要经过样品验证和小批试用合格，各相关部门提供评价意见，管理者代表批准后，可列入《合格供方名录》。5.3.5对于批量供应的辅助物资，生产技术部质检员在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由管理者代表批准后，即可》。对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。5.3.6对于可提供质量管理体系认证证书的一般物资及辅助物资的供方，可直接列入《合格供方名录》，但不能免除上述的对供方评价的过程及以后的复评。5.3.7供方产品如出现严重质量问题，经营部材料采购专员应向供方发出《纠正和预防措施处理单》，如两次发出处理单而质量没有明显改进的，应取消其供货资格。5.3.8经营部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务、配合度等）占20%。评定总分低于60分（或质量单项评分低于48分），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，并执行5.3.7条款。连续第二次评分仍不及格，应取消其供货资格，不再列为合格供方。5.3.9对外协加工的供方控制，也应执行上述条款规定。5.3.10对服务供方的控制为组织提供服务的供方，如运输公司、检测、培训机构等，也应经评价合格后方可向组织提供服务。对国家授权的计量试验室，可不再做服务质量评价。5.4对劳务分包方的控制：5.4.1需进行劳务分包的分部分项工程，生产技术部要认真考核，选择劳务分包方。5.4.2劳务分包方，应具有相应的分部分项工程的施工资质证书，其作业人员需两证（身份证、职业资格证）齐全、身体健康、具备所从事劳务工作的能力；对从事特殊工种的作业人员，还须有持有特殊作业资格证。5.4.3生产技术部须与劳务分包方签订劳务合同，必要时须经公证。劳务合同应包括分部分项工程的工作内容、作业条件、技术、质量、安全及工期要求、劳务报酬与待遇、劳动纪律、奖惩办法、双方责任，违约处理等要求。5.4.4劳务分包方进场时，生产技术部应派专业技术人员对劳务分包方所有人员进行必要的技能考核及质量、安全、文明施工教育培训，不合格的人员不得上岗作业或清退。5.4.5作业前，生产技术部应对劳务人员进行技术交底，明确工作任务、技术操作要求、质量标准和要求、安全要求等；作业期间，生产技术部应派专业技术人员、质量员、安全员等对分包工程的技术、质量、安全等进行监督、检查、指导；作业完成，经营部应及时派专业技术人员、质量员对分包工程进行检查验收。5.4.6生产技术部需对劳务分包方施工进度、质量、安全等进行评价，以便发布《合格供方名录》，为公司内部选用劳务分包方提供依据和方便。5.4.7施工过程、试机和交工验收阶段与顾客沟通，为顾客服务并征求和听取用户意见，不断改进工作。5.5委托试验分包方的控制5.5.1当公司不具备能力完成物资某项特性复检工作或实验工作，需要外委检验时，检验部门应根据国家或地方法规规定，选择有资质的检测单位进行委托检验。5.5.2选择检测单位时，应考虑单位的合法资质，有省技术监督局计量认可证书，省建设厅认可的试验资质等级证书；能承担本项目特殊内容的检测能力，或是在行业中享有权威信誉的；5.5.3所选择的检测单位应经建设单位、监理单位认可；所出具的检验报告符合规定要求。5.6采购5.6.1采购计划经营部材料采购专员根据工程材料用量计划、施工进度计划、库存情况编制《采购计划》，经公司总经理批准后实施采购。对于临时采购的物资，相关部门填写《临时采购申请单》，报物资项目部经理批准，交经营部材料采购专员实施采购。《采购计划》、《临时采购申请单》内容应包括物资名称、规格、型号、材质、数量、质量要求、技术条件、交货时间和地点等，必要时应标明产地、厂家、商标、价格等要求，采购厂家必须是评价合格的供方。5.6.2采购计划的变更5.6.2.1对于市场因素所需物资难于实现采购要求时，经营部材料采购专员和工程项目部协同根据市场情况提出物资更改供用，填写《物资更改（代用）通知单》，经设计单位（或顾客、监理）签证认可生效。物资部门按生效的通知单调整采购计划并实施采购；5.6.2.2施工过程中工程用料或工艺要求需要变更和代用时，根据相关部门或人员提供的有效《设计变更单》（或顾客通知），及时调整采购计划并实施采购。5.6.3采购的实施采购人员依据采购计划，按采购物资技术标准进行采购。5.6.3.1经营部材料采购专员根据批准的《采购计划》、《临时采购申请单》，向有关合格供方咨询，按“三优”原则（质量从优、价格从优、货期从优）从《合格供方名录》中确定合适的供方实施采购；5.6.3.2临时、少量、急需采购的重要或一般物资，需在《合格供方名录》范围外购的，必须坚持先评审，后采购的原则实施采购，可采取货比三家的方式，选购质量合格、价格合理，并加强进货检验。5.6.3.3对有特殊质量要求和技术要求的物资采购，物资部门组织有关部门的专业人员共同采购，必要时请顾客参与。5.6.3.4第一次向合格供方采购重要和一般物资时，应签订《购销合同》，明确产品名称、型号规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、交付要求、价格、违约责任及供货期限等，以后采购时，可使用《购销合同》或《采购单》，《购销合同》采用工商局制订的标准合同。5.6.3.5经营部材料采购专员根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方；5.6.3.6采购前采购员应核实提供给供方的技术、质量、性能要求等是否有效，将《购销合同》交物经营部科长确认后实施采购。5.6.4采购信息(采购文件)5.6.4.1应包括拟采购产品的信息：1)对产品的质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件）；2)对产品的验收要求；3)其他要求，如价格、数量、交付等。5.6.4.2适当时还包括：1)对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定的要求，如对供方产品的安全认证要求，对加工过程、设备及人员要求、委托检测的服务要求等；2)适用的质量管理体系要求。5.6.4.3本公司的采购文件包括《工程采购计划》、《临时采购申请单》、《物资分类明细表》、《采购单》、《购销合同》及附件等，由经营部保管。采购文件发放前，应由相应的发放部门负责人对其要求是否适当进行审批。5.7采购产品的验证5.7.1对采购的产品可以有如下几种验证方式：1)由生产技术部质检员进行进货验证；2)由顾客在本公司现场实施验证；3)由本公司在供方现场实施验证；4)由顾客在供方现场实施验证对后两种情况，经营部应在采购文件中规定验证的安排，产品放行的方法。5.7.2验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。根据《物资分类明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。5.7.3顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能，如规定要求需向监理报验的物资，到货验证后，应向监理报验，并经监理同意后方可入库、发放使用、保存验证记录。5.7.4具体物资检验方式1)原材料、工程设备通常采用进场检验；2)特殊材料或大型成套设备可采用驻厂检验（应在合同中明确）3)对公司不具备检验和试验条件的材料采用委托检验；5.7.5验证的项目1)验证供方出厂检验记录，合格证、质保书等合格证明；2)验证产品外观、包装；3)验证产品的数量、规格型号、批量；4)验证产品的装箱单、配套件、保管期；5)验证产品的商标、品牌。5.7.6顾客提供的物资的申报5.7.6.1根据经营部材料采购专员的“采购计划”编制《顾客物资申请计划》，或按顾客（监理）要求填写适用的记录，并经主管领导审核批准，按时提交给顾客。计划内应包括：物资名称、规格、型号、数量、材质、质量要求、技术条件、交货期等。5.7.6.2经营部材料采购专员依据申请计划及工程进度需要，与顾客办理调拨领用手续，顾客按合同规定要求提供所需物资。5.7.6.3对工程项目中出现的顾客指定的供方按5.3条款进行统一监控管理。5.7.6特殊的工程设备和重要的物资进场检验还须按以下方法进行验证；物资到货进场后，材料人员依据采购计划或申请计划、订货合同、调拨单等凭证对其进行验证。一般物资、辅助物资允许采用任意一种方法验证。并按采购物资或顾客提供物资分别填写，《进货验证记录》、《设备验收单》做好相应的记录和标识。5.7.7复检1)根据材料技术标准和施工规范需复检的物资，现场材料员依据进货检验取样批量规定，填写《复检取料通知单》及时通知检验部门；2)检验员按有关检验规范和规程，对到货材料进行取样、检验和试验，并负责把检验的结果及时以书面形式反馈给物资部门和技术部门。3)对须复检的物资但公司不具备条件检验的，由检验员填写《委托检验单》，外委检验,检验单位须是合格供方；4)有使用期限要求的材料，逾期后须重新取样复验，复验合格后方能使用；5)未经验证和验证不合格物资要根据不同检验状态分别堆放，做好标识，以防误用。5.7.8物资的紧急放行1)如生产急需，来不及复检而需要放行的物资，应由使用单位填写《产品紧急放行申请单》，经技术负责人批准后，材料员见单方可放行，施工人员等对放行物资做好标识和记录，留样进行补充检验和试验，保证一旦发现不合格时能立即追回更换；2)对一次性施工，不能追回或更换的物资，不准紧急放行。5.7.9对检验中发现的不合格，执行《不合格品控制程序》的规定。6.参考文件：6.1《采购物资分类明细表》7.附件：7.1《供