有效会议经典培训教材PPT课件讲义

有效会议.第一章规划您的会议

1.规划会议的方法与技巧1.1.确认会议目的1.2.拟定会议讨论事项1.3.遴选与会人员1.4.会议前的行政作业.会议的十大问题离题,闲聊无结论无会议目标或议案拖得太久低效率的主持人与会者心不在焉与会者为准备开会资料过多或无组织的开会数据一言堂内部或外部干扰1.1.确认会议目的a)SMART原则的会议目标

b)明确原则

c)可衡量原则

d)可达成与结果导向原则

e)时间设定原则

会议是不是可以解决所有问题

在我们这个课,什么样的情况才开会

2.拟定会议讨论事项拟定会议讨论事项原则1.了解会议目的及讨论事项2.清楚自己扮演的角色及所负责任3.提前在会前有充分的准备4.有机会提供未尽周全的讨论事项建议.拟定会议讨论事项原则1.每次会议以三个较为适当2.预估每个讨论事项所需时间3.排定讨论的优先级讨论事项的排定原则:1.需要创意动脑的排在前面2.较为重要的排在前面3.争议性较小的排在前面(例)4.须费时讨论较久的排在后面.遴选原则1.讨论事项主要负责人2.讨论事项结果可能受影响的成员3.重要决策者(例)4.对该主题了解并能有所贡献者分清参与会议人员的性质1.出席者2.列席者3.遴选与会人员原则4.会议前行政作业会场安排a).应考虑出席会议人员方便b).尽量避免任何外界干扰，让与会人员专心开会c).会场应尽量让与会人员感到舒适d).确认会议室e).会议视听效果f).会议室空间应考虑与会人员数量让与会人员没有距离感，压迫感.4.会议前行政作业会议时间确定a)与会人员时间调查.先区分与会人员对会议的贡献度无法协调时以重要的与会人员时间为优先考虑b）开会时段确认：理想的开会时段：上午9：00~11：00下午15：30~17:00不佳的开会时段：会议时长以一小时开完为原则

会议前：让与会者有所准备会议中：与会人员有所依循，以达到开会的目的会议后：便于会后评估与追踪事前规划会议的好处小结：会议是在特定的时间，地点内，集结特定的对象（三人以上）对于相关主题，做一面对面的沟通.第二章称职的会议主持人会议主持人所扮演色1.引导者2.协调者3.规范者如何扮演一个引导者营造和谐气氛，让与会人员畅所欲言.表达每一位与会者的重要性，仰耐他们的专业贡献，鼓励参与并确保意见被充分表达舆讨论。在会议中，鼓励或征询与会者的意见，当思考或讨论陷入胶着状况，要能适时的提出问题，激发可能的思考方向，协助澄清意见舆想法，并指引会议朝会议目标迈进，获得预期希望达成的共识或者具体可行的决议。

如何扮演一位称职的引导者1.营造和谐气氛2.鼓励思考舆讨论3.鼓励发表意见或者征询意见4.分清问题5.说明方向如何扮演一个协调者1.协调比较不同观点意见，汇整意见：

舆会讨论到某一阶段,主持人应能适时的找出与会人员意见的共同点舆差异点,让会议有共同的焦点,继续讨论.

如何扮演一个协调者2.做出决策：决议被充分的讨论后，不能让讨论持续无止境的延续，主持人应适时的提醒与会人员，进入决策阶段。

决策的方式：a)最佳方式：汇整讨论的内容舆意见，拟定最可行的因应对策，再诉诸表决或由主持人裁定并由与会人员附议的方式。b)直接诉诸主持人权威：虽然可以快速得到结果，但会打压与会者士气，过于独断，容易因一人观点，而有所偏颇且出错率高。也会造成后续的行动方案，教难让人心悦诚服的执行。c)直接诉诸投票表决，少数服从多数：参与度高让多数人的意见得到尊重，却也造成少数人的意见被忽略。如人数较少的会议，可以考虑采纳。d)直接诉诸几位重要的与会主管决议：直接诉诸几位重要的与会主管决议虽然是有效的做法，但还是仅限于几个人的意见，还是有瑕疵，如果决策不当，小团体也易于落入被指责，且后续的行动方案，教难让人心悦诚服的执行。如何扮演一个协调者3.重述决议：每一议题讨论决议后，简明扼要重述决议，目的在于使与会人员均能清楚了解并确认。4.分配工作，研拟行动方案：决议要有效的落实，需要后续的追踪舆具体的行动方案。因此决议后，主持人应能针对决议结果，定具体明确的行动方案，分配各项工作执行人舆时程。如何扮演一个规范者1.掌握时间准时开会：(1)与会者迟到，不要等他们;(2)不需要向迟到者解释已经进行或者讨论过的决议内容，除非迟到者需要参与该议题的决议表决,否则应请迟到者会后参阅会议纪录(3)如果是该会议的关键人物或者重要议题报告人迟到，则应以变动议程为首要考虑，以免拖延会议结束时间，除非该会议是针对迟到者确认可能延搁的时间，来决定会议开始的推迟时间。准时结束会议：(1)如有推迟的状况，可以考虑删除议程中不重要的项目，改由用书面报告的方式，但一定要全体会议者的完全同意。(2)如果有些议程明显无法在有限的时间内讨论决议，应考虑通过表决，另外安排一些后续会议，完成未竟项目。如何扮演一个规范者2.掌控会议进度宣布开会，说明会议目的、议程。遵守会议讨论议题舆议程，避免离题。有效掌控进度的方法：不让别人有插嘴的机会，放大音量使人噤口，暗示性话语使人停职发言，以点头、微笑、瞪眼等肢体语言来暗示<继续讲或该闭嘴。3维持会议秩序：保持中立，减少舆议程无关的争辩舆讨论小结引导者1.营造和谐气氛，让与会人员畅所欲言2.激发思考舆讨论3.分清问题说明方向协调者1.协调比较不同的观点意见，汇整意见2.做出决策3.重述决议4.分配工作，研拟行动方案规范者1.掌握时间2.掌握会议进度3.维持会议秩序第三章有效引导与冲突化解主持会议有三种技巧：会议引导技巧观察与会者的行为技巧冲突处理技巧一、会议引导技巧会议主持人应适时的利用问问题的技巧，来印发讨论、澄清问题、引导方向、控制进度等，以获得会议的目标。问问题的类型可以分为以下几种：会议引导技巧a)征询意见：征询与会者的意见、信息或范例。(如：针对这种情况，我们应该如何因应？有没有人可以提供相关资料，帮助大家进一步思考的？可以举一个例子，帮助大家更快进入状况吗？)会议引导技巧b)澄清问题：针对不清楚的报告或双方争论焦点模糊时，适时协助澄清。(如：抱歉!我还没有完全了解，你是说如果……，会……？小李，你是说……，而小张你是认为……，是吗？)会议引导技巧C)重复确认：由重复说话者所说的重点，确认理解无误，也协助其它与会者有相同一致的认知(如：我再确认一下，你是说……？)会议引导技巧d)引发讨论或想法：会议陷入沉默或胶着状态时，主持人应适时抛出适宜的话题，来促发想法、引发讨论或者挖掘更进一步的讨论。(如：针对A方案，我们是否有必要同时也考虑……的事情呢？各位是不是需要考虑，如果A厂，如果无法如期交货时的因应对策？)会议引导技巧e)支持鼓励：发觉有部份与会人员过渡静默，也可以用问题引导发言。(如，大为，我想厅厅你的想法？小芬，你过去处理过类似的状况，你觉得怎样处理比较好呢？)会议引导技巧f)换发言人：当发觉某位与会人员过度发言，应适时制止并引导其它人发言。(谢谢小王，那么，小张，你认为呢？)会议引导技巧g).综合归纳：当观察到议题已被充分讨论时，应技巧的做充分归纳，引导该议题进入决议阶段。(如：综合归纳的讨论，有A、B、C三项对策，是不是先对这个对策做决议呢？)会议引导技巧h)控制进度：有时会议讨论过于激烈，难免会犹言未尽，但任适时提醒，掌握进度。(如再次提醒大家会议只剩15分锺，请大家把握时间。)i)引导方向：发现有偏离主题的状况发生，主持人应适时的引导回来。(如：此次会议主要是论新产品的促销方案，有关旧品回收议题，建议于临时动议中，再行讨论)观察与会者的行为技巧A分析与会者的肢体语言要让会议有效率，应该要会前研究与会者风格舆应对方式，会议中，尽量减低或排除可能人为因素影响会议进行，并且学习观察与会者肢体语言信息，适时的反映处理，都是能让会议依着原定的目标、议程舆进度进行的重要技巧与会者风格:一般而言，与会者风格可分为5种：沉默者、漫谈者、侵略者、跟随者、行动者。以下分别介绍这5种风格的人，所具有的特质舆应对方式。观察与会者的行为技巧1.沉默者特点为：(1)少有贡献的发表意见，但不表示对议题没有意见或反映。(2)对发表意见感到不安，怕说错、被批评或被忽略。应对方案：a.切忌在一开始，点名要求发言。b.尽量用问问题方式，用鼓励性言语舆肢体语言，引导发言。2.漫谈者特点为：(1)霸住发言权，冗长发言。(2)漫谈不相关主题。(3)琢磨无效议题应对方案：(1)冗长发言时，以“你的重点是…….”的问句，协助其归纳总结重点。(2)漫谈不相关主题时，适时以“这是很好的观点，但回到我们的主题……”话语，拉回主题。(3)琢磨于无效的议题时，适时以“这我们以前已经讨论过，我们还有许多重要的议题要讨论，我想我们应该…….”提醒回到原定议题上。观察与会者的行为技巧3.侵略者特点：(1).刻意反对他人的意见，在任何事情上找碴，籍此引起争端以获取权力.(2).常在他的批评中，揭露某些被忽视的重要弱点或缺失。应对方式：(1).勿刻意忽略侵略者负面的意见或尝试跳过他的意见，因为有时他的批评常指出某些重要事实，缺失去，提醒注意。(2)引导侵略者专注在所见问题的建设性舆正面部份。4.跟随者特点：(1).不会有自己的想法和意见。(2).相对的却会很快的支持他人的意见。(3).热衷于执行。对应方式：(1)刻意将焦点放在他身上，否则你将很难获得他的支持舆承诺。5.行动者:行动者是非常有精力，非常活跃的。他们意志力强盛、不放弃、不妥协。其特点为：(1).容易成为会议中的焦点，有许多精力，乐于采取行动，看见结果。(2).有坚定的意志力，行动者有其正确的辅助力量，但若应对不当，也会造成反效果的。应对方式：(1).善加利用是主持人的有力助手，因为他们乐见事情被完成，及乐于寻找解决方式。(2).切勿安排过多的行动者在会议中，将难以驾驭，因为有时他们会朝向相反的方向努力。(3).善用行动者，不要让他们遮盖或阻碍了其它与会人员。观察与会者的行为技巧观察与会者的行为技巧B.肢体语言的观察技巧学习观察与会者的肢体语言所传递的信息，适时反应，也是掌握与会人员依循会议目标、议程舆进度共同努力的重要技巧。会议中，常有的肢体语言包括：观察与会者的行为技巧无兴趣

采用封闭式姿势：低头、目光固定的看着桌面、注意力不集中或视远方、对讨论的议题没有反应、频频看表、打呵欠、清楚表达缺乏兴趣。

愤怒

紧闭爽唇、目光咄咄逼人、握拳、对于讨论的议题反应强烈。

理直气壮

蹙眉、目光轻视、盛气凌人的指人、轻蔑的表情

感兴趣支持

放松双臂双手、身体前倾、扬眉微笑、点头、目光接触、对谈话主题感兴趣想发言

身体前倾、扬起一只手臂、目光注视主持人、嘴巴微开回避态度

交叉双臂、回避主持人目光接触处理会议冲突技巧由于权力义务的关系，不同与会人员的立场不同，会议中产生冲突在所难免。身为会议主持人，冲突发生时，处理的重点未必是在解决问题的本身，而是应思索如何运用冲突中具有建设性的一面。因为，在许多情况下，人与人之间的对立、争执舆竞争，反而有正面帮助，可以达到以下好处：增加工作活力;通过不同观点的脑力激荡舆争论、激发出更多的创意;通过双方收集证明自己的立场的数据以及陈述，让双方更加彼此了解。

冲突的应对方式：处理会议冲突技巧a.分清目标很多冲突的发生，纯粹是因为与会者对会议的目标有不同的认知而造成。认知不同，就无法期望对方能展现出所期望的行为，因此，分清会议的目标是破解双方僵局的第一步。目标不一致，只会让意见更分歧，不是产生僵局就是冲突更激烈。因此，重申目标或再次分清目标，都是主席在会议冲突发生时可以采取的动作，让会议尽早回归正常程序的运作。处理会议冲突技巧b.寻求谅解争执产生时，双方往往很难冷静的倾听对方的说明。冲突的双方容易陷入情绪低化、厅不进建言舆思考能力受干扰，因而造成更为负面的结果。会议主持人要适时站出来，要求双方冷静，协调双方脱离僵局。当双方有争执时，往往无法冷静下来倾听对方说辞，因此，需要主持人适当介入，帮助俩人跳出僵局，身为主持人的你，可以要求双方先冷静下来，尝试相互陈述对方的立场及坚持的理由，帮助双方思考对方的立场。c.维持理性冲突产生时，人在情绪化的反应下，是很容易失去理智的。会议主持人要适时跳出来干预，化解负面的情绪，请与会人员维持理性，使会议继续下去。再面对冲突时，常被情绪所淹没，厅不进别人讲的话。为了使会议决策有质量，主持人必须要适时提醒与会人员要保持理性思考，把重点放在事情的本身，而非对人的看法。如发生冲突，要适时利用主持人权威出来干预，要求保持理性，化解负面情绪。处理会议冲突技巧d.暂且搁置方案e.提出代替方案f.善用幽默感处理会议冲突技巧第四章决议追踪舆会议评估

会议结束时的重点工作：

1.临时动议2.总结达成的各项主要决议3.再次确认获得的共识舆决议4.提醒会后各项决议的后续工作任务舆责任人5.敲定下次会议时间6.感谢参与者的时间舆贡献学习小结主持会议的三种技巧：1.会议引导技巧：问题的类型可以分为：a.征询意见b.澄清问题c.重复确认d.引发讨论或想法e.支持鼓励换人发言g.综合归纳h.控制进度i.引导方向2.观察与会者的行为技巧a.分析与会者风格舆肢体语言、与会者风格可分为沉默者、漫谈者、侵略者、跟随者、行动者。b.肢体语言的观察技巧-会议中常用的肢体语言有：无兴趣、愤怒、理直气壮、感兴趣支持、想发言、回避态度3.冲突处理计较处理冲突时要把握一些原则和技巧有：a.分清目标b.寻求谅解.c.维持理性.d.暂且搁置争议e.提出代替方案f.善于运用幽默感.会后追踪事项1.会议纪录

会议纪录应在3天内分配予与会人员及其主管，并要求与会人员当天回复确认会议纪录。2.会议主持人监控后续行动执行进度与追踪结果3.会议主持人提供必要的协助与支持

有没有发现？你有一半的时间都浪费在……开会？！盘点你的会议成本算算看，你一周内总共：开了几个会？为会议花掉多少时间？因为开会达成几项共识？因为开会完成几个结论？因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会Delay多少工作？为什么要开会？开会让你…小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作，公平合理但开会也让你…工作时间被分割人多口杂，讨论耗时晚上加班特殊问题还是个别沟通没有产能别人发言比自己开口多Delay重要工作或客户开会有什么意义？一家公司的开会效率与执行决定了企业的竞争力每个人都在开会，但如何才能开好会？为什么有这么多会要开？现代企业随时编织、任务导向，因此会议愈来愈重要但会议却占据了企业活动大部分的精华时间台湾人工作时数全世界最长，开好会对台湾企业更显重要◎NetMeeting调查结果：美国上班族每周平均参加十个会议约占每周工作时间一到一天半经理人每周有一半以上时间在开会

57%的上班族开会前心情紧张上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的靠开会也可以赚钱日产汽车靠着有效的会议革命，省下了六十亿日圆成本，未来三年预计还可省下三百亿日圆

所以，有效开会，稳赚不赔！精准计算会议成本：会议成本=人数x时间x

薪资单价会议报酬率=会议成本：会议效益现在最Hot的开会方式产品周期愈来愈短，开会需求也愈来愈随机~~主流一：行动会议

只要有需要，到处都可以开会办公家具可随时调整成会议场合以满足会议需求主流二：虚拟会议

利用电话进行跨国会议利用虚拟视讯，打破会议的时空限制New!New!现在最In的动脑会议守则『因为没有人像每一个人一样聪明』，所以：一、不要想过头二、脑袋大接力三、给自己海阔天空的发想四、保持动脑不断电※贴在惠普动脑会议墙上的动脑原则别人怎么开会？IBM怎么开会？实例：IBM网上预约会议室与会人士先想清楚讨论题纲、要开多久正式会议会议时间延长，会出现警示音提醒在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，决定了公司的竞争优势效率效率效率CEO怎么开会？鸿海精密˙郭台铭：

会议条列，会后贯彻执行

会议法宝：白报纸+海报架会议要诀：一条一条写下再明确不过，更不会有模糊的争议空间。So-net˙李岳奇：

关键在最后十分钟

会议法宝：笔记本电脑会议要诀：会议结束最后十分钟，纪录者将初步纪录大纲让所有与会者过目，并一结束同步发送给与会者。CEO怎么开会？联强国际总裁˙杜书伍：

利用视讯随时参与国内外正在举行的会议中国商银总经理˙蔡友才：

不预设立场鼓励发言，会议结束前总结并决议奥美广告前董事长˙庄淑芬：

大人吃糖闭嘴，避免扼杀创意智邦科技副总经理˙林子超：

圆形会议室，鼓励「没大没小」麦肯锡副董事˙林绍婷

每一位员工都有表达不同意见的义务运筹广告怎么开会？『问一个好问题，胜过想好的答案』~运筹广告副董叶明桂会议前置：测试简报系统运作会议开始：报告背景(Briefing)动脑时间(40分钟是脑力激荡的上限)中场休息(整理并挑出几个值得讨论的idea)最后讨论，去芜存菁会议结束宝侨家品怎么开会？「议后速决，决后速行」~P&G事前议程规划清楚利用信息系统开跨国会议会议主持人开宗明义说明结论与议程把事情说清楚，Alliance！申请一个项目网络空间，将资料归档开设「会议」档，决议内容、执行人、执行日清清楚楚事后纪录明白，会议记录成为行动方案日本人怎么开会？日本大肆展开会议革命会议目的：节省成本、加快决策速度、更有创意会议革命：

1.废除不必要的会议

2.排除不需与会的主管

3.强调准时开始、结束

4.重视开会结论

5.提高会议生产力，强化企业竞争力开会要有实际效果丰田汽车办公室标题：只开有实际效果的会议准时开始，最好一小时内结束重点在实际行动日产营收大跃进强调「ValueFirst」+「ValueUp」的跨部门会议不请决策者参加，以免影响讨论方向时间以「分」为单位清楚划分会议有「保密协定」，不分职位高低畅所欲言让员工接受「会议召集人」的专业训练会议召集人保持立场中立，全力协助会议顺利进行「日产亮丽的成绩背后，是成功的会议」~日经商业周刊指出日本企业开会诀窍Watamt

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