合同管理办法

内蒙古正能化工集团合同治理制度〔草案〕第一章总则第一条活动，标准对外经济行为，维护公司及所属各单位权益不受侵害，依据《中华人民共和国合同法》及其它法律法规制定本制度。其次条本制度适用于公司及所属单位与其它经济实体、个人签订和履行的买卖、借款、租赁、技术、运输、保管、保险、托付、合资经营、建设工程、供用电、水、气、热力类型合同、合同有关文件和资料以及合同治理全过程。第三条签订合同遵循原则：〔一〕遵守国家法律、法规，保证合法性原则；〔二〕公平互利、协商全都原则；〔三〕依据程序、兼顾效率原则；〔四〕公正竞争、书面签订原则；〔五〕集中表达法定代表人负责制原则；〔六〕行使权利、履行义务诚恳信用原则。第四条对外开展经济业务，除经主管副总裁批准的即时结清的小额经济活动〔2〕可以不签订书面合同外，其它状况下必需签订书面合同。第五条合同是公司对外经济活动的重要法律文件和凭证，任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业、技术隐秘。

其次章合同治理机构与职责第六条合同治理实行部门归口治理和分级治理原则，公司各部门承办的合同实行审查会签制度。第七条公司行政部是公司合同治理工作的主管部他各部门各事业部依据实际状况指定部门合同治理员。第八条合同主管部门具体职责是：〔一〕组织宣传、学习《合同法》及相关法律、法规；〔二〕贯彻集团公司合同治理制度并制定、完善本制度；〔三〕推广使用国家或行业标准合同文本；1〔四〕制定使用公司合同示范文本；〔五〕参与重大合同调研、谈判以及合同条款的起草；〔六〕综合审查合同条款；〔七〕监视合同全面履行；〔八〕参与合同纠纷处理；〔九〕治理合同档案资料；〔十〕组织合同治理人员培训；〔十一〕治理、发放合同专用章；〔十二〕办理法定代表人授权托付书；〔十三〕指导、监视、检查合同经办部门合同治理工作。第九条合同承办部门具体职责是：〔一〕调查合同对方资信和履约力量；〔二〕负责所承办合同具体谈判、文本起草和修改；〔三〕依据本制度办理合同审查和审批手续；〔四〕办理合同签字、盖章与登记统计手续；〔五〕负责组织、协调、履行合同中我方义务；〔六〕其它应由承办部门担当的职责。第十条各业务部门职责：〔一〕负责业务范围内合同调研、谈判；〔二〕负责业务范围内合同条款的审查；〔三〕组织履行业务范围内我方合同义务；〔四〕监视对方全面履行合同；〔五〕整理保存业务范围内合同有关文件资料。第三章订立合同第一节订立程序第十条合同订立程序为：法定代表人授权托付、确定承办部门、资格预审、合同谈判、合同起草、合同会审、合同签署。其次节 法定代表人授权托付2第十一条除法定代表人外，公司其它任何人对外签订合同必需取得法定代表人的书面授权〔见附件一。第十二条法定代表人授权分为固定期限授权和一事一授权两种方式。各合同经办部门负责人、主管副总裁在职权范围内开展合同签订工作，特别状况下承受一事一授权方式。第十三条被授权人应全程参与合同的签订工作，并在授权的范围和期限内认真履行职责，并对合同的合法性、可行性和完整性负责。第三节确定承办部门第十四条对外订立合同前，必需确定合同承办部门。公司各部门承办合同一般依据以下原则划分：〔一〕工程土建及配套安装类：由工程部承办，行政部、资财部、生产技术部门协作。〔二〕生产设备、基建、技改工程物资选购类：由选购供给部承办，工程部、资财部、生产技术部门协作。〔三〕技术改造、开发、询问、托付效劳类：由生产技术部门承办，工程部、资财部协作。〔四〕担保、借款、融资、转让、抵押类：由资财部承办，相关部门协作。〔五〕聘请、培训、员工福利、企业宣传类：由人力资源部承办，相关部门协作。〔六〕办公设备、车辆、家具、办公用品；员工餐厅所需食材、辅料、炊具类：由行政部承办，相关部门协作。〔七〕其它类合同由公司确定的承办部门承办，相关部门协作。第十五条各合同经办部门对合同划定有异议时，由行政部依据质量优先、兼顾效率的原则确定合同的承办部门。第四节资格预审第十六条合同签订前，承办部门应对合同对方进展资格预审，资格预审包括但不限于以下方面：〔一〕主体资格合法：对方应具有经过年检的企业法人营业执照或营业执照，其记载的内容与实际相符；〔二〕从事的合同事项合法：欲从事的事项符合对方经营范围，涉及专营许可的，具备相应的许可、等级、资质证书；〔三〕具有履约力量和履约信用：对方具有相应的支付力量、生产力量或运输力量，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。必要时，应要求对方供给资产负债表、资信证明、注册会计师签署的审计报告等。第十七条重大合同，应由承办部门、合同治理部门、业务相关部门共同组成工作小组，依照中华人民共和国招标投标法规定执行。3第五节合同谈判第十八条合同谈判由承办部门组织和协调，由承办部门与业务相关部门成立谈判小组，收集相应信息，制定谈判策略、打算和预案。对于专业性较强、技术简单的合同，应有相关专业经济、技术人员参加。第十九条重大合同谈判由承办部门、相关部门共同组成谈判小组，共同拟定谈判方案报主管副总裁批准后实施，并由承办部门将谈判结果准时向总裁汇报。其次十条重大合同制止由一人负责合同谈判，制止谈判小组成员与谈判对方私下接触，透露或泄露公司相关信息。第六节合同起草其次十一条合同条款由承办部门依据谈判结果及相关文件负责起草。重大合同以承办部门为主，由谈判小组共同负责起草。对于专业性较强、法律关系简单的合同，可由公司聘请的专业律师代为起草。其次十二条合同起草应遵守以下规定：〔一〕国家有标准合同文本，必需承受标准合同文本；〔二〕国家无标准合同文本而公司有示范文本，优先承受公司示范文本；〔三〕暂无标准或示范文本，由双方依据法律、法规通过谈判共同起草；其次十三条合同应包括以下内容：〔一〕当事人法定名称、地址、邮政编码、、法定代表人姓名、代理人姓名、职务、联系方式；〔二〕合同签约的依据和目标；〔三〕数量和质量，包括检验标准和方式；〔四〕定金、价款、质保金；〔五〕履行期限、地点和支付方式；〔六〕合同双方的权利义务；〔七〕违约责任；〔八〕变更或解除条件；〔九〕依据法律或合同性质必需具备的条款或合同双方共同认为有必要的条款；〔十〕争议解决方式；〔十一〕正副本数、生效的时间和条件；〔十二〕附件名称；〔十三〕签约的地点和日期；〔十四〕签约双方的公章或合同专用章；4〔十五〕法定代表人或托付代理人签章。第七节合同审查其次十四条合同审查分专业审查和综合审查。专业审查由相关业务部门进展，综合审查由公司总裁或财务副总裁进展。其次十五条3信证明材料提请业务部门、合同治理部门按挨次审查。各业务部门必需准时审查，不得无故拖延。其次十六条各业务部门在职权和业务范围内对合同条款进展专业审查，具体内容包括：〔一〕合同的经济性市场需求状况属实；市场需求推测牢靠、合理；投入产出核算经济、准确；资金结算、支付方式明确、具体、合法；供给发票时间、发票种类。〔二〕合同的技术性工程技术依据真实、牢靠；技术措施完备、可行；技术标准和参数科学、真实、可行。〔三〕合同的可行性整体工程技术具有牢靠性；资产、资金使用效果的财务可行性；具有可操作性；涉及的学问产权已实行相应的保护和限制措施；无损本公司商誉、商业隐秘及其它利益。〔四〕业务部门依据企业实际状况认为需要审核的其它内容。其次十七条合同治理部门对合同内容进展综合审查，具体内容包括：〔一〕合法性主体合法：审查签约双方是否具有签约的主体资格；内容合法：审查签约各方意思表示是否真实、有效，合同有无违反法律规定的条款；形式合法：审查所签订的合同是否符合法律规定的形式要件、是否符合本制度对合同格式的要求；5签约程序合法：审查合同签订程序是否合法、是否严格依据本制度规定程序办理。〔二〕严密性条款齐备、完整；文字表达清楚准确；设定的权利和义务具体、精准；合同相应的手续完备；附加的条件适当、合法；〔三〕可行性对方资信牢靠、有履约力量；〔四〕合同承办形式审查经办人无误；各审查部门审查意见齐备；合同文本文字正确无误，正副本及附件份数齐备。〔五〕合同治理部门认为需要审查的其它内容。其次十八条业务部门在审查合同时，可依据需要，要求承办部门及经办人供给与合同有关的补充证明材料。其次十九条业务部门在审查合同草案时，觉察重大错误、遗漏及不妥之处，应在审查意见书中予以明确并提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件退还经办人。第三十条审查意见由合同承办部门及经办人与对方协商落实。第三十一条同意”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的否认。如只签注本人姓名，则视为同意合同草案。第八节合同审批与签署第三十二条〔见附件二〕及合同文本报主管副总裁审批。所涉及金额较大的格外常性签订的经济合同，主管副总裁认为有必要的，应召集业务部门、合同治理部门及有关人员共同会商，集体争论签约意见。合同审批具体分工如下：〔一〕公司各部门承办的合同由法定代表人或公司总裁负责审批；〔二〕公司重大合同原则上由法定代表人亲自审批，特别状况下由其授权托付的代理人审批；第三十三条涉及以下合同，必需经公司法定代表人特别授权签署：〔一〕涉外、担保、借款合同。〔二〕资产抵押、转让、收购合同；6〔三〕股东协议、出资协议；〔四〕企业并购、重组合同；〔五〕其它需要授权的合同。第三十四条合同经合同治理部门统一编号并加盖印章后留存正本,副本由承办部门交相关部门及人员执行，财务留存合同以备检查。第三十五条紧急状况下签订合同，由主管副总裁本焦急事急办原则，报请法定代表人同意后签订，5第三十六条外出订立合同，经办人必需持单位介绍信、法定代表人授权托付书、个人身份有效证件。第三十七条以下合同不得签订：〔一〕法律、法规规定不得签订的；〔二〕对方无支付力量或资金渠道不明的；〔三〕经审查认为损害公司合法权益的；〔四〕对方不符合合同签订主体资格要求的；〔五〕打算外工程或工程且又未经过公司争论打算的；〔六〕60〔七〕205%以下的；〔八〕公司认为不得签订的其它合同。第三十八条承办部门应按国家或地方有关强制性规定办理合同鉴证、登记或公证手续，并在合同签订完毕后将相关资料移交合同治理部门存档。第九节对合同经办部门签订合同的特别规定第三十九条公司授权合同经办部门以本单位名义签订生产经营过程中除重大合同以外的各类型合同。第四十条各合同经办部门自行办理合同必需依据本制度对重大合同的治理要求组织资格预审、合同谈判以及合同条款起草。第四十一条1〔1〕以上的各类合同，必需上报法定代表人或公司总裁审批。第四十二条合同经办部门在办理合同过程中需要公司相关部门参与的，应报请该部门的主管副总裁打算。7第四章合同的履行第四十三条合同经双方法定代表人或授权代理人签字盖章后或依据合同商定的生效条件成立后生效。第四十四条合同未生效前，承办部门不得实际履行；合同生效后，承办部门及经办人应当认真、乐观组织履行。第四十五条合同履行过程中，承办部门和经办人应随时催促对方履行义务，假设觉察对方不履行、不全面、不适当履行合同时，应在法定或商定期限内向对方提出异议；假设收到对方关于合同履行的异议，应在法定或商定期限内答复。第四十六条 合同承办部门应依据合同进展建立合同治理台帐对发生的业务进展准时准确记录，需经对方确认的，必需以书面形式进展。第四十七条 合同履行过程中，我方如遇履约困难或违约等状况，承办部门应准时向主管副总裁汇报，同时通知合同治理部门，共同争论补救措施。第四十八条 合同履行过程中有以下状况之一的，财务部门不得付款：〔一〕合同未正式生效；〔二〕应订立合同而未订立合同；〔三〕付款时间或方式违反合同规定；〔四〕未经审查同意而签订的合同；〔五〕合同发生重大争议，公司法定代表人书面或口头通知停顿付款；〔六〕财务部门认为不得付款的其它情形。第四十九条履行合同过程中，承办部门有确凿证据证明对方有以下状况之一时，应中止履行合同，并准时向主管领导汇报同时通知合同治理部门：〔一〕经营状况严峻恶化；〔二〕严峻丧失商业信誉；〔三〕为躲躲债务而转移财产、抽逃资金；〔四〕有丧失或可能丧失履行义务力量的其它情形。第五十条合同履行完毕应符合以下条件：〔一〕合同商定的双方义务已经全部履行完毕〔包括质保期双方义务〕且合同档案已经依据规定移交完毕；〔二〕商定合同已经解除或终止，双方在合同解除或终止后的义务已经履行完毕且合同档案已经按8照规定移交完毕；〔三〕合同项下的索赔、诉讼、仲裁或其它违约或争议已经处理完毕且合同档案已经依据规定移交完毕。第五十一条 合同履行完毕后，承办部门应准时将合同履行过程中所形成的资料移交合同治理部门存档。

第五章合同的变更和解除第五十二条公司任何人不得擅自以口头或书面形式承受对方变更或解除合同的要求或建议。第五十三条在合同履行期间由于客观缘由需要变更或者解除合同时，应依据法律规定或合同商定，在合理的期限内经双方协商确定，并应符合法定或商定的形式和程序。第五十四条 有以下状况之一的，允许合同变更或解除：〔一〕经合同双方协商全都同意；〔二〕因不行抗力致使合同局部或全部不能履行；〔三〕合同对方在合同商定的期限内没有履行其义务。第五十五条变更或解除合同的通知或答复应在法定或商定期限内作出并应符合公文收发要求；特快专递寄发或由对方签收的，签收凭证由承办部门妥当保存。第五十六条变更或解除合同，双方应另行单独签订变更或解除合同的书面协议，协议未达成前，原合同仍旧有效。法律规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法准时办理。第五十七条对方要求变更或解除合同时，必需以书面形式向我方说明变更缘由、变更范围、对合同价款、双方责任以及对合同其它方面的影响。承办部门应对对方提交的文件进展审查、提出初步意见后向主管副总裁汇报，同时通知合同治理部门。第五十八条公司认为有必要或客观状况变化进展合同变更时，应依据合同变更审批书〔见附件三〕进展会审，并由合同承办部门依据合同签订程序与对方进展合同变更谈判，达成全都后签订补充协议。第五十九条我方因客观状况需要变更合同，承办部门应依据第六十二条、第六十三条规定程序进展办理。第六十条在合同变更中，需要重办理法定代表人授权托付的，应重办理。第六十一条因对方不按时履行义务造成合同变更或解除给公司带来损失的，我方应准时按合同商定追究对方违约责任。第六十二条存在以下情形之一的，我方可以单方解除合同，并书面通知对方：〔一〕不行抗力致使不能实现合同目标；〔二〕消灭合同商定我方可以单独解除合同的情形；9〔三〕对方当事人拖延履行主要义务，经催促后在合理期限内仍未履行；〔四〕对方当事人违约行为致使不能实现合同目标。第六十三条变更或解除合同所形成的文件资料由承办部门准时整理，待合同履行完毕后交合同治理部门归档。〔一〕合同文本，包括附件、变更或解除合同达成的协议；〔二〕有关合同履行所产生的电报、信函、图表及票据、票证；〔三〕质量标准的法定或商定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；〔四〕相关证人的证言；〔五〕其它有关资料。第六十四条依据合同价款、简单程度和其它状况，由公司确定合同纠纷的处理方式，解决纠纷的方式有：〔一〕双方当事人协商解决；〔二〕依据合同仲裁条款或事后达成的仲裁协议申请仲裁解决；〔三〕协商不成或不愿协商，且未订立仲裁条款，事后又未达成仲裁协议，提请诉讼解决。第六十五条合同双方承受协商方式解决纠纷时，由承办部门为主，其它部门、合同治理部门协作与对方通过谈判签订书面协议。第六十六条公司打算承受诉讼或仲裁处理合同纠纷时，承办部门应准时将合同资料、有关证据移交合同主管部门，由主管部门负责统一处理。必要时，由合同主管部门托付公司法律参谋或其它律师、专业机构代理仲裁或诉讼。第六十七条解决合同纠纷的协议书、调解书、判决书、裁定书生效后，纠纷承办部门应负责该文书的履行。第六十八条协议书、调解书、判决书、裁定书应与合同一并送合同治理部门存档，副本或复印件可以交经办人、有关部门或人员使用。第六十九条合同纠纷处理完毕后，承办部门应以书面形式向合同治理部门总结汇报产生合同纠纷的缘由，共同完善合同治理措施。第七十条合同纠纷处理后，合同治理部门应准时对纠纷处理状况进展统一造册登记，合同纠纷处理登记表见附件四。第六章合同印章治理10第七十一条合同专用章实行“统一治理、责任到人”的治理原则。“统一治理”指合同专用章由公司合同主管部门统一篆刻、统一发放、统一规定各合同专用章的使用范围和权限并监视各合同专用章的使用状况。“责任到人”指每一枚合同专用章由专人负责保管〔一般应为合同治理员〕并负责对该合同专用章的使用状况进展监视和登记。第七十二条除涉外、劳动、借款、担保合同、企业并购、重组合同、资产抵押、转让、收购合同、股东协议、出资协议外，公司及合同经办部门对外签订合同一律使用合同专用章，未使用合同专用章所签订的合同无效。第七十三条对外签订合同，原则上由对方当事人先签字盖章我方后签字用印。严禁将合同专用章用于非合同文本及空白文本。第七十四条10准。第七十五条使用合同印章必需履行审批手续并进展登记。合同专业章使用登记表格式见附件五。第七十六条合同治理部门应在本单位权限和授权范围内使用合同专用印章，不得相互混用、借用或代用。第七章合同统计及档案治理第七十七条公司合同档案治理实行“统一治理、分级存档”原则。“统一治理”是指合同档案内容、档案治理原则、档案治理方法和程序、档案治理责任追究等由合同主管部门统一规定，统一实施。“分级存档”是指合同治理部门对属于本单位内的合同档案进展统一治理。第七十八条合同档案是指与合同有关的一切文件材料，包括对方当事人资信证明材料、合同审查意见书、法定代表人授权托付书、公司领导对合同订立、修改、变更、中止或解除的批复文件、双方当事人有关合同订立、修改、变更的往来函件、图表、合同诉讼或仲裁文书以及合同正本及附件等。第七十九条合同履行过程中，合同治理部门应准时将承办部门移交的合同资料登记保存，并将所得资料准时输入合同治理软件，形成合同电子档案。第八十条合同经办部门及各职能部门在每年年底向公司合同主管部门报送年合同统计表。第八十一条依据工作状况，需要查阅合同档案，应在合同治理员处办理借阅手续后，在指定地点查阅；需要借用合同档案的，报经合同治理部门批准后，到档案治理员处办理借用手续。借用合同档案，115第八章检查和奖惩第八十二条公司全体职工应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。第八十三条公司合同主管部门对合同经办部门合同治理工作实施监视与指导。定期对合同治理工作进展考核，将合同签约率、合同台帐建立、合同文本质量、合同履行状况、合同印章使用、合同治理软件的使用状况等纳入考核范围。第八十四条公司对合同治理工作中作出成绩者及避开或挽回损失者予以表彰和嘉奖。第八十五条公司职员有以下情形之一，给公司造成重大经济损失或扩大经济损失的，依法追究相应责任人的民事责任并赐予行政处分：〔一〕供给虚假资料的；〔二〕不按本制度规定签订合同的；〔三〕签订有重大缺陷或无效合同的；〔四〕超越职权或滥用授权签订合同的；〔五〕审查人员无正值理由延误审查的；〔六〕因审查人员疏忽未审查出合同重大缺陷的；〔七〕丧失合同文本或合同相关资料的；〔八〕未按规定授权或转托付的；〔九〕有关法律性文件未经审核的；〔十〕应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；〔十一〕泄露合同意向、商业隐秘或有关机密的；〔十二〕未依法律或本制度规定办理合同变更或解除手续的；〔十三〕发生合同纠纷隐瞒不报，造成或扩大公司经济损失的；〔十四〕在合同签订或履行过程中，与对方恶意串通损害公司利益的；〔十五〕使用非法手段签订合同的。第八十六条公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关追究刑事责任。第九章附 则12第八十七条 合同经办部门依据本制度规定，结合本单位实际，制定合同治理实施细则；各子公司应参照本制度制订内部合同治理方法，经公司备案后施行；第八十八条本制度由公司行政部负责修订和解释。第八十九条本制度自发文之日起开头实施。备注：合同：指公司与其他自然人、法人和其他经济组织之间签订的合同、协议、商定书、备忘录、意向书和其他具有合同性质的文件。承办部门：指依据部门职权或指定，组织、协调或负责合同资信调查、谈判、起草、签定履行的部门。经办人：指经承办部门指定具体负责合同订立、履行和纠纷处理等事务的治理人员，一般为部门负责人。业务部门：指依据部门职能和业务范围对合同进展专业审查的部门。重大合同：指涉外、担保、借款合同、企业并购、重组合同、资产抵押、转让、收购合同、股东协议、出资协议、合同金额在人民币60〔60〕以上的合同以及其它对企业生产经营有重大影响的合同。131：内蒙古正能化工集团法定代表人授权托付书本授权托付书声明：本人 系内蒙古正能化工集团法定代表人，现授权托付我公司 同志为合法代理人，以本公司的名义办理以下事务并负责签署所达成的合同文件：本授权书有效期自 年 月 日至 年 月 日止。在此授权范围和期限内,代理人所签署的合同文件和处理的一切事务我方均予以成认.代理人无权转托付。特此声明。授权单位名称〔印章法定代表人姓名〔签字：被授权人〔签字：被授权人职务：被授权人身份证号码：签字日期：附件2： 内蒙古正能化工集团合同审查意见书14会签日期： 年 月 日合同名称合同金额 ￥ 〔大写承办部门相关业务协作部门意见：

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