环境管理体系内审员培训班

在线内审员培训第

6

讲体系文件编写环境管理体系 内审员培训班 2022年第二版

(

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)大家好！我们又见面了。

今天，我们给大家介绍建立环境管理体系过

程中十分重要的内容

-----

体系文件的编写。这部

分内容非常重要，作为内审员应该掌握该部分的

内容。将来您可以为自己的企业编写或修改体系

文件。2在线内审员培训第

6

讲体系文件编写

第六讲EMS

文件编写

(

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)主要内容

1

.体系文件编写综述

2

.体系文件编写的原则和技巧

3.

体系文件编写的基本步骤

4.

管理手册的编写

5.

程序文件的编写4

(

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)1.

体系文件编写综述

1.1

EMS

文件编写的依据和该项工作的重要性

环境管理体系文件应按照环境管理体系标

准的要求，结合企业的活动、产品或服务的特

点及其对环境的影响、企业规模、人员的能力

等情况而编写。同时它还是为保持体系的有效

运行，控制重大环境因素、持续改进环境绩效

必不可少的依据。5

(

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)

作用

-----

企业建立并保持

EMS

的重要基础工作。如果组织的环境管理体系文件不正确、不准确、不完善，则有可能造成组织的环境管理体系失效，或使组织的环境管理体系工作成本增加，影响体系的实施效果。6

(

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)

1.2

EMS

文件编制的要求

根据

EMS

标准要求，依我们在指导企业编制体系文件时的经验，建议在编制文件时应遵循以下

2

点要求：

（

1

）所编制体系文件在总体上应满足标准要求，在具体内容上，应反映本单位特点，要有利于本单位所有职工的理解和贯彻执行。

（

2

）

EMS

文件的有效实施和落实能满足企业和相关方的需求和期望。7

(

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)

在现状调查和分析（初始评审）的基础上进行体系文件的策划，文件一般应在体系的策划和准备阶段工作完成后才正式编写，必要时也可交叉进行。除手册需统一由组织制定外，其他文件应按分工由该活动的主管部门分别制定。

EMS

的文件编写应结合本单位的环境管理职能分配进行，按所选择的

EMS

要求，逐个展开，将环境管理职能分配落实到各职能部门。8

(

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)

为使所编制的文件做到协调统一，在编制前应制定

“

环境管理体系文件明细表

”

，将组织现行的标准、规章制度、管理办法、操作规程以及记录表格收集在一起，与环境管理体系要求进行比较，从而确定新编、增编或修订的环境管理体系文件项目。

为了提高体系文件的编制效率，减少返工，在文件编制过程中，要加强文件的层次间、文件与文件间的协调。

编制体系文件的关键是讲求实效，不走形式。9

(

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)

1.3

体系文件的层次和内容

EMS

标准中

对文件的要求中明确：

EMS

文件内容包括：

组织应以书面或电子形式建立并保持下列信息：

a）

对管理体系核心要素及其相互作用的描述；

b）

查询相关文件的途径。10

(

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)按标准要求，应形成程序文件的要素共

11

个

（实际编写中不止

11

个）

环境因素

法律与其他要求

培训、意识和能力

信息交流

环境管理体系文件

运行控制（本要素根据组织活动的不同及实际需要，可制定多个不同的控制程序）

应急准备和响应

监测和测量

不符合、纠正与预防措施

记录

环境管理体系审核11文件结构图

（

A

层）管理手册

（

B

层）管理体系程序文件依据规定的体系方针和目标对管理体系的描述对实施管理体系所有相互关联的过程和活动的描述

（

C

层）

用于管理体系的

作业指导书和其他文件

注

1

：文件层次的多少可依据组织的需要进行调整

注

2

：表格对各个层次都可能适用

(

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)详细的作业文件

12

(

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)

1.4

文件审核要点

由于内审中需要我们对文件进行审核，因此我们先简单

了解文件审核的要求，这样对编写文件会有一定的帮助

。•

EMS

文件的结构以及查询途径；•

EMS

文件是否覆盖了核心要素并符合标准要求；•

有无采用电子媒体的文件，确认其是否有效；•

要素之间的相互作用关系是否给予确定及描述；•

手册与程序文件职责是否一致，接口是否合理。13

(

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)

EMS

文件的系统性a)

组织应系统的考虑环境管理体系全部要素的要求

和规定；

b)

所有文件应按统一规定的方法编辑成册；

c)

各层次文件在逻辑上应涉及环境管理体系中一个

独立的部分。2

体系文件编写的原则和技巧14

(

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)EMS

文件的法规性a)b)c)

体系文件应符合环境管理体系标准，以及国家或主管部门的有关法律法规及其它要求；

文件一旦批准实施，就必须作为组织的内部法规文件认真执行；

文件修改只能按规定的程序进行。15

(

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)EMS

文件的协调性a)

组织的其他管理规定应与体系文件的所有规定相协调；b)

体系文件之间应相互协调；c

）体系文件应与有关技术性标准相协调；d)

处理好各种接口，避免职责不清。16

(

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)

EMS

文件的见证性1

）

体系文件可作为组织

EMS

有效运行及其保持性的客观证据

（适用性、有效性的证据）。向管理者、相关方、第三方审

核机构证实组织

EMS

的运行情况。2

）对审核来说，体系文件可作为下列方面的客观证据：

a)

环境因素已被辨识评价并得到控制；

b)

有关活动的管理程序已被确定并得到批准和实施；

c)

有关活动处于全面的监督管理之中；

d)

环境绩效和持续改进等。17

(

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)EMS

文件的唯一性

a

）对于一个用人单位，其环境管理体系文件是唯一的；b)

对体系文件的理解是唯一的。18

(

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)EMS

文件的适用性a

）体系文件的编制和形式应根据标准的要求、充

分考虑组织规模、业务活动的特点及风险性和复

杂性，采取不同的形式；

b

）体系文件的详略程度应与人员的素质相适应；

c

）

所有文件的规定都能够在实际工作中得到贯彻

实施。19

(

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)

文件编写技巧

环境管理体系标准共有

17

个要素，其中

4.2

环境方针；

目标和指标；

环境管理方案；

组织结构和职责；

环境管理体系文件；4.6

管理评审

6

个要素要求形成文件化，未作程序要求，其余

11

个要素要求建立和保持程序。

对于只要求形成文件化而未要求建立程序的

6

个要素，由于没有程序文件支持，在管理手册中描述应尽量详细、具体。20

(

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)文件编写技巧

文件编写方式一般有以下几种：（

1

）自上而下依次展开方式。按管理手册、程序文件、记录的顺

序编写，这有利于上一层和下一层次文件的衔接、协调。（

2

）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。先编写程序文件，

再开始概括表述管理手册以及作业文件等基础性文件的编写。

（

3

）自下而上的编写的方式。按基础性文件、程序文件、管理手

册的顺序编写。

具体采用那种方式可根据组织具体情况而定。21在线内审员培训第

6

讲体系文件编写

3

体系文件编写的基本步骤

体系文件编写策划

•

组成编写组

•

确定文件的层次

•

列出各层次文件清单；各层次文件的相关文件

•

文件编制的分工

文件的具体编制

管理手册一般由1～２人专门负责；程序文件分工进行编制；

作业的指导书由相关部门负责编制。

文件汇总、协调和修改

(

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)体系文件的策划是在完成初始评审工作的基础上进行的。（1）确定环境管理体系组织机构图；（2）确定环境管理体系要素分配图；（3）确定环境方针；（4）确定目标、指标及管理方案；（5）确定体系文件的结构和层次；（6）确定程序文件的名称及其主要内容以及作业文件的名

称及其主要内容；（7）编写管理手册、程序文件和作业文件。23

(

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)⑴

管理手册是用来阐述一个组织的环境方针和描述

其环境管理体系整体信息的文件；⑵

管理手册的详略程度和编排格式根据组织的规模

和活动的复杂程度可以有所不同；⑶

管理手册可以是独立的文件，也可以是组织文件

的一部分。4

管理手册的编写24

(

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)

4.1

编写管理手册的原则（

1

）指令性原则：环境管理手册有组织的最高管理者批准签发和正式发布。手册的各项规定内容应具有

指令性

，措词应严谨，表达要明确；（

2

）目的性原则：环境管理手册应围绕明确的环境

方针、目标、对为实现环境方针、目标所展开的各项活动做出规定；（

3

）符合性原则：环境管理手册应

符合

国家、地方和其他第三方发布的

有关各项法规、标准和国际公约。25

(

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)

（

4

）系统性原则：环境管理手册所阐述的环境管理体系，应当结构合理、接口明确、层次清楚。

（

5

）协调性原则：环境管理手册中各项规定之间、各要素之间，以及环境管理手册与其他环境体系文件之间，必须协调一致。

（

6

）可行性原则：管理手册中的规定应从组织的

实际情况出发，

切实可行。

（

7

）可检查性原则：可检查性是指手册的各项规定不但明确，而且

要便于实施和监督。26

(

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)••••••4.2

管理手册主要内容

环境管理体系的适用范围；

环境方针；

环境目标、指标及管理方案一览表（该项可单列）；

建立和保持环境管理体系的岗位职责、权限和相互

关系；

依据环境管理体系标准的要求，并结合组织活动、

产品或服务的特点，对标准中

17

个要素的实施要点

进行描述，提供相关程序文件的查询途径；

关于手册的审批、评审、修改和控制规定。27

(

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)（

1

）资料收集与分析（

2

）职能完善和职责、权限的确定（

3

）确定管理手册的结构（

4

）制定编写手册的工作计划（

5

）落实手册编写组的组织工作。4.3

编制手册的工作程序28

(

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)

依据以往通过认证单位的经验，还强调：⑴

可直接引用

EMS

程序，也可用其它文件作为参考。⑵

手册发布前，应由组织的管理者对其进行最后的

审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也

可请使用者对手册的可行性进行评定，然后批准

发行，并在所有文本中标出批准的识别标记。⑶

经批准的手册内容应保证所有使用者都能适当使

用，并按序列号合理的发放和控制。29

(

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)⑷

应规定手册的编制、控制和更改协调的办法。这项工作应

委派给合适的文件管理部门；

⑸

文件发行和更改控制对确保手册内容经过审批是至关重要

的。应考虑使用便于进行实际更改的方式，经审批的手册

内容应该易于识别。为了保持每本手册的现行有效，手册

在进行修订后，一定及时将更改页下发到手册持有者处，

进行更新；

⑹

为了与标准要求对照，并易于理解和执行，建议手册格

式与环境管理体系标准各章节的编排格式尽可能一致起来。

章、节、符号、图解和表格的编排均应清楚合理。30在线内审员培训第

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讲体系文件编写

4.4

管理手册的参考格式

封面：

组织名称；组织环境管理体系标准编号；手册标题；

发布日期、实施日期；

版本号、受控标志；手册的批准、审核、主编以及

编写人员名单等。

手册开头：

手册颁布令；

管理者代表任命书；

管理手册目录。在线内审员培训第

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讲体系文件编写

手册正文

•

前言

a.

企业简介

b.

企业生产工艺

c.

企业环境现状

d.

其他资料

•

环境方针

在线内审员培训第

6

讲体系文件编写•

环境管理手册的内容

①

目的和适用范围

②

引用标准、定义、术语及缩写代号

③

手册的管理

④

环境管理体系每个要素的描述

a.

总则

b.

职责

c.

控制要求

d.

相关文件

在线内审员培训第

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讲体系文件编写

•

附录

环境法律、法规、标准及其他要求清单

组织的环境机构图

重要环境因素清单

环境管理方案

环境管理体系程序文件清单

环境管理体系要素职责分配一览表

环境记录清单

其他有关资料

(

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)4.1

总要求84.2

环境方针

84.3

规划

环境因素

10

法律与其它要求

12

目标和指标

13

环境管理方案

144.4

实施与运行

组织机构和职责

15

培训、意识和能力

20

信息交流

21

环境管理体系文件

23

例

1

管理手册主要内容目录序号

内容

页码01

批准颁布令

102

管理者代表任命书

203

环境方针

304

开发区简介

41

目的与适用范围

62

引用标准与术语

63

环境管理手册的管理

64

环境管理体系要求35序号

内容文件控制运行控制页码

25

274.5应急准备和响应

29检查和纠正措施监测和测量

30不符合、纠正与预防措施

31记录32环境管理体系审核

3334

4.6

管理评审

附录

附录

1

：开发区区域图

附录

2

：重要环境因素清单

附录

3

：法律与其它要求清单

附录

4

：开发区环境目标指标

附录

5

：开发区环境管理体系组织机构图

附录

6

：程序文件清单

(

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)例

1

管理手册主要内容目录36

(

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)

程序是

“

为进行某项活动或过程所规定的途径

”

。描述程序的文件称为程序文件

环境管理体系程序文件是组织开展环境管理工作的基础性文件。根据环境管理体系标准的要求，需要建立并保持程序的要素，应编制相应的程序文件。5

程序文件的编写37

(

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)

5.1

程序文件的编制原则和要求⑴

文件化程序是组织环境管理体系的重要组成部分。程序文件是

组织环境管理体系文件的一部分，是管理手册的支持文件；⑵

每一个文件化程序都应包括

EMS

的一个逻辑上独立的部分，可

以是标准的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相

关要求的一组活动。

EMS

程序文件一般

不应涉及纯技术性细

节

。这些细节通常在作业指导书及规范中规定；⑶

程序文件展开的深度和广度，取决于组织的业务活动的特点、

环境因素的影响以及人员能力等因素；⑷

文件化程序应阐明相关层次和人员的职责、权限和相互关系，

说明实施各种不同的活动方式，将要采用的文件、采用的控制

方式；38

(

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)⑹

每一个

EMS

程序都应能回答

“5W1H”

（

What

、

Where

、

When

、

Who

、

Why

、

How

），包括如何依据现有文件使用什

么设施，准备什么记录等。文件的上述规定也就体现了

“

为进行

某项活动所规定的途径

”

；⑺

所有文件化程序都应简练、明确和易懂，并规定所采用的方式和判

定准则；⑻

以相同的结构和格式编写每一个文件化程序，便于使用者熟悉程序

文件的每项内容，也增强了系统地满足标准要求的可能性。39

(

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)5.2

程序文件的编制内容程序文件的内容一般包括：•••••••文件编号和标题；目的和适用范围；引用标准或文件；定义和术语（若需要）；职责；工作程序；相关文件和相关记录。40

(

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)⑴

文件编号和标题

编号可根据活动的层次进行编排，同一层次的程序文

件应统一编号，以便识别。

标题应明确说明开展的活动及其特点，如

“

不符合、

纠正和预防措施控制程序

”

、

“

危险化学品控制程序

”

等。⑵

目的和适用范围

一般简单说明为什么要开展这项活动，涉及哪些方面。41

(

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)⑶

定义和术语（若需要）

定义和术语指本程序中涉及到的并需说明的术

语或名词。⑷

职责

明确实施该程序的主管部门

/

人员的职责以及

各相关部门

/

人员的职责。42

⑸

工作程序

主要应规定以下几个方面的内容：

1

）确定需要开展的各项活动及实施步骤；

2

）明确所涉及的部门

/

人员；

3

）规定具体的控制要求和控制方法；

4

）确定开展各项活动的时间和频次；

5

）给出所需的设备、设施及要求；

6

）规定例外情况处理方法；

7

）引出所涉及的相关

/

支持性文件；

8

）明确记录的填写和保存要求；

9

）列出所使用的记录表格等。

(

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)43

(

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)⑹

相关文件和相关记录

列出本程序有关的支持性文件，明确使用该程序时所产生的

记录表格，写明记录表格的编号和名称。

程序文件应得到本活动有关负责人员同意和接受，并为所有与其作业有关的人员的理解，一般文件在正式定稿审

批前，应由涉及的管理部门负责人对文件进行讨论，提出修改意见，并对文件内容进行会签，以使文件更符合实际和具有可操作性。44第

6

讲体系文件编写

文头

企业标识（厂名）、程序名称、文件编号、版次（含修改次数）、页码、文件层次或级别、文件发布或实施日期、编制者和批准者（也可放在文尾）及日期等内容。

文尾

在线内审员培训

5.3

程序文件的参考格式

版面

一般可采用16开幅面，太大或太小均不利于保管和使用。在线内审员培训第

6

讲体系文件编写目的

应说明该程序的控制目的、控制要求。推荐使用如下引导语：

为了

……

制订本程序，或

本程序规定了

……范围

应指出该程序所规定的内容和所涉及的控制范围。推荐使用如下引导语：

本程序适用于

……

或

适用于

……在线内审员培训第

6

讲体系文件编写

术语

应给出与该程序有关的术语及其定义（特别是专用术语）

职责应规定实施该程序的主管部门／人员的职责以及个相关部门／人员的职责

工作程序

（如前所述）

相关文件

列出与本程序有关的相关文件。

相关记录应给出有关的环境记录名称并附上相应的空白表