IATF16949合同评审管理程序

第1页共4页……密封装订线……密封装订线……密封装订线……文件编号版本号生效日期文件名合同评审管理程序变更履历版本号变更说明变更时间分发部门业务部□项目部□生产部□设备部□物流部□质量部□采购部□行政部□综合管理部财务部□编制胥长俊审核批准编制日期20.8.15审核日期批准日期……密封装订线……密封装订线……密封装订线……1.目的准确理解顾客要求，充分具备履行合同的能力，减少供需双方在履行合同的经济风险和责任，确保合同规定要求的履行。2.范围本公司顾客有关要求的确定，顾客沟通的管理，所有销售产品和服务要求（合同、标书、订单、协议——通称合同）的确定和评审管理。3.定义无。4.权责 4.1业务部负责全面了解顾客的需求、合同评审的组织，根据评审意见总结评审结果并与顾客沟通、签订正式合同，把执行合同的情况及时告知顾客，了解顾客还有什么其他的需求，发货时及时通知顾客。4.2生产部根据交货期对所有顾客需求产品生产能力的评审。4.3采购部负责对生产材料供应能力的评审。4.4项目部负责对技术要求和技术标准的评审。4.5质量部负责对产品质量执行监督能力的评审。4.6物流部负责对交付能力的评审。4.7财务部负责开票结算及货款回收的评审。4.8总经理或其授权人批准销售合同的签订。5.程序管理流程：了解产品要求→要求评审→要求传递→要求执行→执行监控↓顾客满意←变更执行←变更传递←变更评审←要求变更5.1了解产品要求5.1.1营销公司业务员贯彻公司确定的营销策略，主动营销，通过各种展销会、网络媒体、信件、电话、传真、拜访客户等可行的方式介绍本公司的产品和服务，同时倾听顾客的呼声，了解顾客对产品和服务的需求（包括已供货客户和潜在客户），及时回答顾客的征询，按《满意度管理程序》的要求填写《信息反馈单》。5.1.2业务洽谈业务人员在业务洽谈和处理过程中要从以下四个方面来确定产品的质量、进度、成本、文件记录资料、交付和服务要求：顾客规定的要求；顾客未明确，但根据用途可推定的要求；与产品有关的法律法规要求（如认证产品的具体要求）；公司确定的附加要求（如标准化、通用性、成本要求等）。所有的产品和服务要求要形成书面记录（此类记录以下通称合同），有关样品、图纸等按《文件控制程序》进行管理。5.2要求评审5.2.1要求分类特殊合同：指符合以下一条或多条的合同，新产品开发合同均属特殊合同。□新产品开发□超生产能力□超技术要求□有收汇风险□利润低于常规常规合同：除特殊合同以外的合同，老产品订单均属常规合同，包括电话/传真订单。与客户新签订《采购合同书》时应再建立评审记录5.2.2评审内容评审产品要求规定是否恰当和充分：要求是否完整明确；各项要求之间有无矛盾冲突的地方；与以前或常规不一样的地方是否均经过确认；我公司各部门或供方有无能力满足此产品质量、进度、成本和文件记录资料的要求。5.2.3评审方式会议评审：由业务部/物流部根据合同的特殊性，组织生产、技术、质量、财务等相关涉及部门以会议形式进行评审，经讨论达成共识，并填写《合同评审表》。传递评审：业务部/物流部将合同传递到相关部门，对相关条款进行评审，在合同上签署评审意见。授权评审：由总经理授权相关人员对合同所有内容进行独立评审，在合同上签署评审意见。5.2.4评审实施5.2.4.1常规合同采用授权评审或传递评审。5.2.4.2特殊合同采用会议评审。5.2.5评审后的处置评审后的处置方式有：正常可行通过采取额外管理措施可行：如通过加班、外协外购、添置设备、加强控制等，业务员要具体记录，职能部门负责人要落实相关的措施、责任人和完成时间。评审中出现内部意见分歧时，由总经理或授权人员协调解决。修订要求可行：如改变交货时间、方式、质量要求、付款方式等，由销售员与客户协商，取得一致意见。不可行：由业务员向客户婉拒，说明原因。5.3要求传递5.3.1新产品开发合同签订后，由总经理下达开发任务，传递给相关部门，由项目部安排新产品开发过程，经评审如需采取相关措施才能确保合同完成的，业务部需同时将相关措施（在《合同评审表》上显示），传递到此措施的涉及单位（包括供方）。5.3.2接收老产品订单后，由业务部门下发《生产工单》给生产部门，由生产部安排生产，物流部安排出货，如有特殊要求的在订单上注明。5.4顾客要求执行和监控物流部负责对合同或订单执行情况进行追踪检查，填写《生产工单》。5.3.2合同的更改a.顾客提出更改已签订合同和订单的内容时，首先应确认其变更的要求。业务部组织与合同的修订内容有关的部门进行评审，得到认可后与顾客签署更改的合同。b.合同更改后业务部业务员应将合同的更改内容及时填写《合同更改通知单》的形式通知有关部门。5.3.3建立《合同台帐》，把合同的实现情况做记录，掌握营销动向，及时处理出现的问题。5.4合同的实施5.4.1物流部应对每个月合同完成情况进行统计记录到《每月营销情况统计》。5.4.2物流部每个月根据当月的产品交付过程中出现的问题进行汇总分析，提出纠正措施。5.5顾客沟通5.5.1业务部应利用展销会、宣传单等形式把公司的整体情况、产品情况向顾客进行宣传。5.5.2制定《顾客基本信息表》《顾客来访接待计划》《拜访顾客计划》，加强与顾客的联系，了解顾客的要求。5.5.3建立《顾客信息处理记录》，把顾客的信息记录下来，及时处理和传递顾客的反馈信息，处理结果回复顾客。5.5.4制定售后服务管理制度，及时对顾客现场出现的各种问题给与处理，达到顾客满意。5.5.5建立顾客档案，并及时填写《顾客拜访记录表》参见文件6.1《新产品APQP开发管理程序》6.2《顾客反馈信息处理程序》6.3《纠正和预防措施管理程序》6.4《记录管理程序》记录7.1《合同台帐》7.2《合同评审记录表》7.3《合同更改通知单》7.4《顾客基本信息表》7.5《顾客来访接待计划》7.6《拜访顾客计划》7.7《顾客信息处理记录》附工作流程图流程责任部门作业内容相关记录顾客要求的识别合同评审合同变更评审合同实施与顾客沟通信息反馈处理信息反馈处理售后服务售后服务业务部/物流部项目部业务部/物流部业务部/物流部业务部/物流部业务部/物流部/质量部业务部/物流部/质