行政机关公文规范简介

第一部分公文规范介绍1/36

一、有关公文概念。行政机关公文是行政机关在行政管理过程中所形成具有法定效力和规范体式文书。是依法行政和进行公务活动主要工具。行政机关公文有13类命令和令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

2/36二、公文处理规范性文献1.《国家行政机关公文处理措施》（国务院2023年8月24日公布）2.《国家行政机关公文格式》（国务院办公厅提出，国家质量技术监督局1999年12月27日公布）；3.《国务院主题词表》（国务院办公厅1997年12月修订）；4.国务院办公厅有关实行《措施》包括几个详细问题处理意见（国办函〔2000〕1号）；

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５.省政府有关落实《国家行政机关公文处理措施》意见（浙政发〔2023〕5号）；６.省政府办公厅有关政府公文标用主题词通知（浙政办发〔1994〕242号）；4/36

1.《国家行政机关公文处理措施》。（1）由国务院公布，提升了效力权威。5/362.《国家行政机关公文格式》。国务院办公厅提出，国家技术监督局于1999年12月27日公布，2023年1月1日起实行。行政机关公文由眉首、主体、版记三部分和16个基本要素组成。6/36

3.《国务院公文主题词表》。国务院办公厅1997年12月修订。各地各部门上报国务院及国务院各部委公文，应按《国务院》主题词表要求标注主题词。对应地各地各部门上报省政府公文，应按省政府主题词表要求标注主题词。7/36党机构公文处理另有规范，主要根据

1.《中国共产党机关公文处理条例》。中共中央办公厅1996年5月3日以中办发〔1996〕14号文献印发。2.《公文主题词表》。中共中央办公厅秘书局1993年5月印发，1998年8月重新修订。

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三、有关公文格式与要素标识公文格式是公文门面和形象，分为眉首、主体、版记三部分，由约１６项基本要素组成。行政机关公文必须保持庄严、大方形象和统一、规范格式。这不但是公文法定权威性、严厉性和特定效用在形式上主要体现，也是公文处理伎俩逐渐信息化、规范化客观需要。公文格式是否统一、规范，直接反应了行政机关公文处理水平和工作态度，文秘部门应当切实把好格式关。9/36

（一）眉首部分。1.公文份数序号；2.秘密等级和保密期限；3.紧急程度；4.发文机关标识；5.发文字号；6.签发人。10/36

(二)主体部分。1.公文标题；2.主送机关；3.公文正文；4.附件及说明；5.成文日期；6.印章；7.附注。11/36

(三)版记部分。1.主题词；2.抄送机关；3.印发机关和印发日期。另外，党机关尚有“共印ⅹⅹ份”这一要素。12/36主体版记眉首

(四)在公文格式方面，要掌握各个要素位置和详细标识要求。要素标识发生错误，就会违反行文规则、违反行文关系，影响行文效果。13/36上行文格式示例14/36

只盖一种印章单一机关发文：1.落款处（成文日期之上）不署发文机关名称，只标识成文日期。2.成文日期横向距离右空4字，纵向距离依印章大小而定，其标准为印章加盖在成文日期上，上距正文1行之内。3.“下套”方式：适用于带有国徽、印章下弧没有文字印章。加盖时印章图案和文字不压成文日期，仅下列弧压在成文日期上。4.“中套”方式：适用于印章下弧有文字印章。印章中心线压在成文日期上。

(五)要注意印章位置和用印要求。15/36联合行文用印：两个单位联合行文应将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，相距不超出3MM。

两个印章位置和用印要求。16/36联合行文用印：三个以上单位联合行文，上行时，行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上；印章每排最多3个；最后1排1个或2个印章，应居中排布；成文日期标识在最后1排印章之下空1行位置，右空2个字。只采取一种加盖方式；每排印章中心线对齐。三个以上印章位置和用印要求。17/36（八）公文格式不规范原因分析。

1.发文字号、签发人位置犯错；2.会签人要素犯错；3.标题中经贸委应用全称；4.签发人均为副职，且未说明理由；5.文种为上行文，与主送单位不符。18/36请示报告不分:

请示性公文用报告类公文；也违反报告不得请示性事项要求。这是目前较为普遍现象。由于报告类公文上级机关一般作阅件处理，这样就极也许误事，起码也影响办文效率。19/36眉首格式、排版格式不规范：

1.眉首未占首页五分之三位置；2.发文机关标识未加“文献”；3.发文字号位置不精确，未用六角括号;4.公文标题字号不规范;5.排版版面过于拥挤。20/36用印、时间、版记不规范：

1.印章加盖方式不规范，应用下套方式；2.生效时间行政机关公文应用汉字；3.“抄送”要素错为“抄报”，且未空一格。21/36不符合信函格式要求：

1.未标发文字号；2.签发人位置不正确；3.文种应为“报告”，而不是“报告”；4.标题排列不美观；5.文武线和武文线不规范。22/36

1.发文标识不规范。未用红头文献。2.用印位置、方式和落款时间不规范。3.版记部分位置犯错。应置于最后一面最下方要求位置。23/36

1.附注说明“附件2字不全”；序号应用阿拉伯数字和圆点标点符号；2.附件说明中会议纪要和执行通知书后应注明发文字号；3.政府文献应加盖印章。24/36

这份文献眉首、版记部份格式都不规范：眉首部份未按上行文格式用大版头（占首页五分之三）、未标注签发人；版记部份主题词不规范；用抄报、分送、打字、校对、共印10份等要素均是错误。将厅局作为公文印发机关也不当当，应当是厅局办公室。25/36

这份文献用“提议”做文种是错误，应当用“意见”文种；主送机关将省政府办公厅与省发改委、省监察厅并列也不当当；印章加盖方式不对；版记部份缺主题词，用“报”、“抄”、“发”、“共印40份”、“校对”等要素也是错误。26/36第二部分常见规范问题

27/36（一）数字与构造层次序号1.层次划分要通篇划一。2.采取序号要注意符合通行习惯。第一层为“一、二、三”，第二层为“(一)(二)(三)”，第三层为“1.2.3.”，第四层为“(1)(2)(3)”。28/363.错误举例一，二，三，１、２、３、（一），（二），（三），（１），（２），（３），（１）、（２）、（３）、29/36４.与序号配合标点要合适。“第一、第二、第三”背面要用逗号，不带括号汉字数码“一”背面用顿号，阿拉伯数字“1”和拉丁字母“A”“a”背面用齐线圆点。。30/36如：一、…………（一）…………1．…………（1）…………

31/36（二）几个标点符号使用１.破折号与连接号破折号一般占两个字节位置（——），连接号（—）占一种字节位置。32/36２.时间表达方式有关数字“○”与“零”十个阿拉伯数字与汉字数码大小写对应关系如下：1234567890一二三四五六七八九○零壹贰叁肆伍陆柒捌玖零33/36二00七年一月五日二零零七年一月五日2007·1·52007.1.507.1.5○七年一月五日23年1月5日

年份概用全数，不得省略。在文学作品中，为了体现生活化、口语化，“八六年”之类是能够使用。如：小张八六年就入伍了。34/36有关数字“零”、“○”（日期）标注规范日期标注方式：1.二○○七年一月五日（常用于公文）2.2023年1月5日（通俗使用方法）3.2007－01－05（一般用于科技文献）4.公元一千九百零五年（文学作品）35/36（三）有关《汉语拼音正词法基本规则》利