金融控股公司合同管理制度模版

金融控股有限公司合同管理制度第一章总则为规范xx金融控股有限公司（以下简称“公司”）的合同管理工作，防范合同风险，依法维护、促进和保障企业经营活动顺利开展，根据《中华人民共和国合同法》以及国家其他有关法律、法规，按照集团的合同管理制度，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司，所属各公司参照执行。本制度所称“所属各公司”，是指公司对之行使主要经营管理权的公司成员各级全资或控股公司。本制度所称合同，是指公司及所属各公司作为主体一方对外签订的所有合同协议，合同内容涉及当事人一方或双方之间设立、变更、终止各项权利义务的内容（不论该文件冠以“合同”、“合约”、“协议”、“意向书”之类的何等名称）。公司及所属各公司作为主体一方签订的公司章程适用本制度。凡由公司参与的项目、经营活动中（日常管理费用除外）单项金额超过2万元的或批次总价超过10万元的，都必须签订合同。本制度所称合同管理包括合同立项、合同对方资信调查、合同的起草、审核（含招标文件审查）、修改、谈判、签署、履行、变更、解除、纠纷处理、归档保管、定期清理、履约监督、考核奖惩等全过程的控制与管理。公司合同管理应坚持以下原则：合同管理实行“统一归口管理与分类专项管理、集中管理与分级管理相结合”的原则；合同管理坚持“以加强事前防范、事中控制为主，做好事后补救为辅”的原则；合同的签订遵循“平等、自愿、公平、诚信、守法”的原则；合同管理按照“谁签约谁负责”的原则。由签约公司确定的合同管理机构归口统一管理合同,实行经办人、审核会签、授权委托、统一编号、台账管理、合同专用章管理、重大合同监督及合同统计归档等制度。公司法律合规部是合同归口管理部门。所属各公司根据公司自身部门设置情况确定合同归口管理部门，并在该部门配备合同专管人员和专管领导，实现合同的专人专管。合同管理的实施细则，由所属各公司根据本制度和本公司实际情况制定。第二章合同的分类及界面管理公司的各项合同按照其重要程度分为重大合同和一般合同。根据公司经营情况和业务事项性质，公司合同具体分为以下18类：有实质权利义务内容的涉及企业合并、并购、联营类合同；实质权利义务的内容包括但不限于：本类合同的签署导致公司资产的直接或者间接损益。涉及公司资产抵押、转让、出售、收购、租赁类合同（不包括日常物资租赁类）；涉及新组建公司的章程及出资协议、合同；与外方签订的涉外合同（含投资、技术引进、CDM合同等）；涉及土地征用移民、土地使用权转让类合同；委托运营、委托经营等业务外包合同；借款合同、担保合同；建设工程合同（含建安工程、设备采购、设备安装类合同、单项工程、总承包等）；工程物资购销类合同、生产物资购销类合同；勘察、设计、监理等技术服务合同；技术改造、设备维修合同；法律、工程技术、造价审计等咨询合同；备品备件、办公设施等日常物资采购、销售和租赁类合同；并网调度协议、购售电、煤合同、供应燃气类合同；保险合同；贸易类合同；财务性投资类合同；其他合同、协议。按照合同的重要程度和合同标的金额的大小，上述18类合同分为重大合同、一般合同：重大合同（1）第1～6类合同、第7类合同的对外担保合同；（2）第8类合同中单项工程（含建安工程及设备购置）、总承包合同标额在5000万元及以上，第8类合同中的建安工程、设备购置等合同及第9类合同标的额在2000万元及以上人民币的合同；（3）第10～13类合同标的额在1000万元及以上人民币的合同；（4）第15类合同额在200万元及以上人民币的合同。一般合同重大合同以外的其他合同为一般合同。（三）业务经办部门在业务开展过程中对需签署的合同为一般合同还是重大合同进行初步判断，如无法确定的，提交法律合规部判断。合同管理界面公司对外签订的各类合同都要经合同归口管理部门，即公司各项合同须经法律合规部审核会签后才能继续办理呈批手续；公司的合同，属于重大合同的，须报经云南省能源投资集团有限公司（以下简称“集团”）批准后方可签订；一般合同由公司自行签订、履行。所属各公司的合同，属于重大合同的，须报经公司审查后，再报经集团批准后方可签订；一般合同由所属各公司自行签订、履行。第三章合同管理部门及职责公司合同归口管理部门的主要职责如下：建立、健全公司合同管理制度，并组织实施；对公司、所属各公司的合同管理工作进行指导、监督；直接负责公司合同管理的各项工作：负责公司合同文本的审查和备案；负责公司合同编号及存档合同附件一份、建立公司合同台帐；参与公司重大合同谈判；参与合同纠纷的调解和处理；组织对公司合同执行情况的检查。负责委托公司常年法律顾问对合同文本进行审查并出具法律审查意见；对所属各公司报送的重大合同组织进行审查、并提交有关部门上报集团，负责其备案管理与统计；根据需要，会同其他部门制定、推广使用公司相关“合同示范文本”；负责公司法定代表人授权签署合同的授权委托书具体办理事宜，授权委托书模板参见本制度附件一；其他合同管理工作。公司各有关部门作为公司合同专项管理部门，主要职责如下：根据本制度对有关合同进行专项管理（公司实施专项管理的合同分工见附件二），根据需要可制定公司有关专项合同管理的实施细则；对所属各公司相关专项合同的管理工作进行指导、监督；按专项对口原则受理所属各公司重大合同报送审查事宜，配合合同归口管理部门办理上述重大合同备案与统计；其他合同专项管理工作。所属各公司的合同管理职责如下：在公司及所属各公司贯彻执行公司合同管理制度；根据本制度和企业实际，制定本公司合同管理实施细则；直接负责公司本部的合同审核与管理事宜；加强对所属单位重大合同的监督管理；根据本制度有关规定，对纳入公司审查监督范围的所属各公司重大合同进行初审；对所属各公司的合同管理工作进行指导与监督。所属各公司应在公司指导下，认真执行公司和集团的合同管理制度，结合经营管理实际，制定所属各公司合同管理实施细则，采取有效措施，切实加强所属各公司合同管理工作，有效防范合同风险。公司及所属各公司承担具体合同办理业务的部门是合同的经办部门。经办部门不得以部门名义对外签订合同。第四章合同的谈判所属各公司合同谈判一般合同所属各员公司的一般合同由所属各公司自行开展合同谈判，合同签订后应及时建立合同台帐。重大合同（已经招投标程序，无重大调整的合同谈判除外）（1）所属各公司负责组织合同谈判，牵头组成谈判小组。谈判小组人员不能少于三人。（2）所属各公司合同归口管理部门对合同谈判小组成员、合同的计价、支付方式及主要商务条款进行审查，相关职能部门对合同的工作范围、技术要求、技术标准等进行审查，并经分管领导批准后，方可开展合同谈判。（3）合同谈判小组成员应恪守谈判纪律，不得向谈判对方泄露有关公司、项目及其它谈判对手的有关情况和商业秘密。涉及到确实必须要提供公司相关商业秘密的，需要提前要求对方签署保密协议。（4）谈判过程中临时遇到重大问题应该妥善暂停或中止谈判，谈判小组成员及时进行沟通，统一意见，调整谈判方案，并报经公司合同归口管理部门审核、分管领导同意。（5）每一次合同谈判均应形成谈判纪要，并经谈判双方签字确认。（6）合同谈判结束后谈判小组应根据谈判确定的原则起草合同文本，经所属各公司审核后上报公司初审，再报经集团批准后方可签订。公司合同谈判一般合同公司拟签的一般合同由合同经办部门牵头进行合同谈判，公司合同归口管理部门可根据需要参与谈判。合同谈判结束后由经办部门起草合同文本，并办理合同审核、呈批手续。重大合同公司重大合同的合同谈判管理规定参照本管理制度第十八条所属各公司重大合同谈判规定执行。合同谈判小组组长一般由经办部门分管领导担任（特殊情况可由公司总经理指定），合同经办部门、合同归口管理部门及相关职能部门派员组成谈判小组。第五章合同的审查与签订订立合同应采用书面形式，即时清结的合同除外。当事人协商一致的修改、补充合同的文书、图表、传真、电子邮件、电子数据交换等是合同的组成部分。计划单、调拨单、任务单（书）、预算单（书）等文件可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。属于同一项目下同一标的的合同不得分解签订。订立合同（包括书面合同和其他形式的合同）应当以批准的计划、预算为前提，合同金额确需超过计划、预算或暂无计划、预算确需签署的合同，必须按规定程序会签，预算归口管理部门同意或办理完毕追加预算的审批手续后方可签署。在合同签订前，合同经办部门应对合同对方当事人的主体资格和资信状况进行了解和审查：主体资格合法：具有经年检的营业执照；欲签合同标的符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人（负责人）身份证明书、授权委托书、代理人身份证明资料。具有相应的履约能力：具有支付能力、交货能力、生产能力、设计施工能力、工程承包能力、运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实及不良商业记录，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。根据合同性质和签约要求应当调查了解的其他情况，严防合同诈骗行为。必要时，应要求对方当事人提供有关资质、资信材料的公证证明文件。上述文件为合同档案不可缺少的组成部分，其文本为复印件时，须由提供方加注“与原件核对无误”字样，并签盖公章确认。合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应在合同中约定担保或其他有效的风险防控措施。合同的起草应由己方或以己方为主承担。凡国家、行业或集团、公司有标准或示范文本的，应当优先选用，但应结合实际情况进行完善。合同语言应严谨、简练、准确；术语、特有词汇、重要概念应设专款解释；涉及数字、日期时，须注明是否包含本数。除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。合同应当包括以下内容：合同各方当事人的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务；签约的目的和依据；标的；数量和质量，包括验收标准和方法；价款或酬金，包括支付方式；履行的地点、期限和方式；争议解决方式；违约责任；变更或解除条件；根据法律或合同性质必须具备的条款或各方当事人认为必须明确的其他条款；正副本份数、存放地点；生效的时间和条件；约定的联系人、联系方式；附件名称；签约的地点、日期；签约各方当事人开户银行及账号；签约各方当事人公章或合同专用章；签约各方当事人法定代表人或代理人签字。合同经办部门在提请会签合同前，须向法律合规部报送如下资料：合同立项有关签报、会议纪要、批复文件等；对方当事人资信状况调查材料（如需要）；合同比价、定价依据或相关合同谈判纪要；经本部门领导审定的合同草案及其他相关资料。法律合规部根据本制度的规定，如需对合同草案出具法律审查意见的，可委托外聘律师对合同进行审核，并由其出具法律意见书。一般合同审查，需提前两日由合同经办部门报送至法律合规部；重大、疑难、复杂合同审查，需提前三日由合同经办部门报送至法律合规部。合同必须按规定履行审核会签程序并经所有审核会签部门同意之后方可签署。提请会签的合同需先经过法律合规部审核，审核之后，由经办部门在办公系统中发起呈批流程或填写纸质版《呈批》（见附件三），并提交相关资料，包括但不限于合同文本、法律审查意见、其他与签署合同密切相关的资料文件。各会签部门对合同的审核期限，一般不超过1个完整工作日。特别重大、复杂的合同，以及遇特殊情况需延长审核时间时，可适当延长审核时间，但不超过2～3个完整工作日，且应向经办部门申明理由。各审核会签部门应在合同审核会签表上签署明确、具体的审核意见，审核意见禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的否定。有具体修改完善意见的，一般应另行出具书面审核意见。会签意见应由会签部门领导签字确认。合同在经过法律合规部审核或出具法律意见书之后，原则上不得再做修改。如确需修改的，凡涉及合同内容实质性变更的，需要按照本制度流程，重新审核并出具法律审查意见，再按照二十六条的规定，重新提请会签程序。经办部门应对合同的下列内容负责：主体的合法性、适格性合同经办部门应对合同对方当事人的主体资格、签约资格和资信状况进行了解和审查。合同的经济性（1）合同商务与经济效益分析真实准确，具有相应经济性；（2）交易结构安排合理，无显失公平条款。合同的可行性（1）合同技术分析真实准确，具有可行性；（2）资金、资产的使用具有可行性；（3）合同标的产权清晰、归属明确，具有可行性；（4）交易模式设计合理合规，具有可操作性。合同的安全性（1）合同各方主体具有合格的签约能力，具有良好的资信状况和相应的履约能力；（2）合同价款与酬金的确定、支付方式与结构安排合理；（3）担保方式切实可行，能有效防控风险；（4）无引发知识产权纠纷风险或风险已有效预防，没有损害我方商誉、商业秘密及其他利益的情况。合同项目总体风险的评估与防控财务部对合同的审核内容包括：财务收支事项符合国家财经法规和企业财务管理制度；资金与资产的合法合规性：（1）资金来源合法，资产的所有权明确、合法；（2）资金使用和资产动用的审批手续合法；（3）资金、资产的用途及使用方法合法；（4）担保财产合法、安全。资金结算、价款与酬金的支付方式及结构安排明确具体、合理合法，风险可控；与财务管理部职责相关的其他事项。法律合规部门对合同的审核内容包括：合法性：内容合法、形式合法、程序合法、担保方式依法可行、有无重大法律风险。合同商务和经济效益测算准确合理、合规合法。价款、酬金和结算的合理、合法性。（1）价款、酬金的确定合理、合法；（2）资金结算、价款与酬金的支付方式及结构安排合理合法，风险可控。严密性（1）条款齐备、完整；（2）文字表述清楚、严谨，无歧义；（3）设定的权利、义务具体、确切；（4）相应手续完备；（5）相关附件完备；（6）附加条件适当、合法。合同经办形式审核。（1）符合规定程序；（2）各审核部门会签意见齐备。法律合规部认为需审核的其他内容。各相关部门对合同中涉及其职责范围的有关条款进行审核。纪检监察部负责对合同签订、履行等活动中纪律执行情况进行监督。在合同完成协商谈判和规定的审核会签程序后，合同经办部门应及时按规定权限和程序报送审批，经批准后及时组织完成合同正式签署工作。所属各公司应根据本制度和企业实际情况，对其合同审批权限和程序作出明确规定，并严格执行。合同在经本公司法定代表人或其授权签署人签署，并进行统一编号后，方可申请用印。财务性投资类合同均需先将合同专用章用于骑缝章处，以确保合同内容的完整性，将公司公章用于签字页。其他合同加盖合同专用章于骑缝章处和签字页处。公司合同审批程序如下：公司重大合同审批程序公司合同经办部门负责拟订合同完毕后，送交法律合规部审核，并出具法律意见书（如需）；法律合规部审核完毕之后，由经办部门提起呈批会签程序，同时，法律合规部上报集团经营管理部审批，在完成集团审批流程后签署。签署完毕后由法律合规部统一送集团经营管理部备案。公司一般合同审批程序公司合同经办部门负责拟订合同完毕后，送各相关部门进行会审，报送法律合规部审核后，如需要出具法律意见书的，由法律合规部负责出具；合同会审部门进行审核并出具审核意见后流转给公司部门分管领导、总经理审批。所属各公司签署的重大合同的审查程序如下：所属各公司按照合同审核会签程序初审通过后，出具经本公司分管领导签发，连同合同文本、项目批复文件（纪要、签报）等资料，上报公司审查。如合同所涉项目按规定应聘请专项律师进行尽职调查或提供其他专项法律服务的，还应同时提供律师事务所作出的“尽职调查报告”与“合同审查意见”；公司合同专项管理部门对口受理上述重大合同报送审查事宜；负责对合同所涉项目的决策程序是否完备，以及合同的经济性、可行性、安全性、交易模式与付款结构安排合理性等进行审查，对合同总体风险进行评估和预防；并根据需要，提起审核会签程序进行会审；合同审查意见由合同专项管理部门牵头出具、负责落实；（三）公司审批同意后，上报集团经营管理部审批，在完成集团审批流程后签署。（四）合同签署完毕后10日内，所属各公司负责将完整的合同及相关文本复印件（或扫描件）四份，分别报送公司、集团专项管理部门、集团经营管理部备案。第六章合同的履行合同正式生效前，不得实际履行。合同生效后，必须全面、及时、实际履行。合同由经办部门负责组织履行。经办部门必须严格按照合同约定条款履行。未经批准并按规定程序签署变更合同的协议，不得擅自变更履行。合同经办人应随时掌握合同的履行情况，保管好合同文本原件及履行中的各种材料，如双方来往函件、会议纪要、验收记录、签收单等，并将履行情况及时向经办部门负责人报告。合同履行过程中收到合同对方异议时，合同经办人应及时报告合同经办部门负责人，并在法定或约定的时间内予以答复。提出异议文件和作出异议答复应符合法律法规和合同有关规定。重要异议，应按公司合同审批程序履行相关程序后回复。合同履行完毕后，合同经办人应及时将履行情况报告经办部门领导，并按归档要求整理“合同履行卷宗”全部文件，按公司有关规定及时交档案部门归档。第七章合同的变更与解除公司合同变更或解除合同，必须采用书面形式，必须符合法定或约定程序。所属各公司合同履行中发生以下变更时，合同执行部门、合同的履行单位应及时将情况向公司汇报，按照公司管理流程办理相关手续，如根据集团制度要求，则上报集团，并签订补充协议：固定总价合同变更后合同金额增加（减少）额达到该类项目公司招标直接管理界面金额时；概算浮动合同、定额计价合同发生浮动率变化时；由一般合同变更为重大合同时；重大合同发生实质性条款变更或变更金额单次超过合同总价10%时。合同履行过程中，在出现法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，除一方依法享有单方解除权外，经合同各方协商一致、并报经批准后，方可变更或解除合同。变更或解除合同的协议未生效前，原合同继续有效。合同变更与解除的内部管理程序与合同签订的程序相同。合同经办人收到对方要求变更或解除合同的文件、信函时，必须及时报告合同经办部门负责人，在有效期限内答复对方。经上级主管机关批准生效的合同，变更或解除协议应报原批准机关批准；自被批准之日起，该协议生效。第八章合同纠纷的处理因合同履行发生纠纷时，经办人应及时报告经办部门负责人，及时调查收集下列证据以做好应对纠纷准备工作：合同文本，包括合同附件、合同变更或解除协议、有关信函及数据电文（包括传真、电子邮件、电子数据交换）等；有关票据、票证；质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果、验收记录、签收单等；证人证言；有关违约的证据材料；其他有关材料。对符合下列情形之一的重大合同纠纷或可能引发诉讼与仲裁案件的合同纠纷，合同经办部门应及时通报合同归口管理部门，在合同归口管理部门指导下开展证据收集与保全工作，并会同相关部门对合同纠纷共同研究，及时提出纠纷处理方案，报告公司分管领导：合同纠纷涉及金额在大于50万元人民币以上的；可能引发群体性纠纷或系列纠纷的；其他涉及企业重大权益或具有重大社会影响的。在重大合同纠纷处理过程中，未经合同归口管理部门审核、公司分管领导或主要负责人同意，不得向纠纷对方作出实质答复或提供文件资料。合同纠纷需进行仲裁或诉讼活动的，应及时提交合同归口管理部门，按性质不同进行审批。公司涉讼案件审批程序一般的涉讼案件：在法律合规部门配合下，由公司相关业务部门负责提出处理方案，并报分管领导、公司法律顾问、公司总经理办公会审核后，报公司董事长审批，自行处理完毕后报集团经营管理部备案；重大的涉讼案件：在法律合规部门配合下，由公司相关业务部门及时拟定处理方案，法律合规部配合，及时报部门分管领导、法律顾问、公司总经理办公会审核，公司董事长审核通过后自纠纷发生之日起十日内报集团经营管理部、总法律顾问、主导部门分管领导、集团总裁（办公会）审核，集团董事会（或董事长办公会）审批，并在集团总部的统一协调下，依法办结案件。所属各公司涉讼案件审批程序一般的涉讼案件：所属各公司按内部程序自行处理，并报公司法律合规部和集团法务审计部备案；重大的涉讼案件：应当由所属各公司及时拟定处理方案，自纠纷发生之日起十日内报集团经营管理部、总法律顾问、主导部门分管领导、集团总裁（办公会）审核，集团董事会（或董事长办公会）审批，并在集团总部的统一协调下，依法办结案件。一般涉讼案件指影响较小、性质一般、金额不大（≤50万元），重大涉讼案件指影响较大、性质严重、金额较大（>50万元）。第九章合同的统计与归档所属各公司应建立合同的统计与归档制度，按要求定期将合同审核、签订、履行等情况向公司报告，公司根据集团的要求向集团报告。合同经办部门应认真做好合同文本与合同履行、变更、解除过程中形成的相关资料的集中保管，按有关规定送档案管理部门统一归档。合同归档的范围包括：合同文本原件、合同审核会签表原件、合同各方签署人的授权委托书原件、合同履行中形成的相关材料（包括但不限于有关来往信函、数据电文、票据