采购及外包控制程序

采购及外包控制程序一、背景和简介采购和外包是企业中非常常见的业务活动，对于企业来说，如何控制采购和外包过程，达到提高效率降低成本的目标至关重要。因此，开发一套采购及外包控制程序可以帮助企业更好地完成采购和外包任务，实现良好的经济效益。二、主要功能采购订单管理新建、编辑、删除采购订单查看已存在采购订单详情采购订单审核流程管理采购合同管理新建、编辑、删除采购合同查看已存在采购合同详情供应商管理新建、编辑、删除供应商信息查看已存在供应商信息详情采购计划管理新建、编辑、删除采购计划查看已存在采购计划详情外包订单管理新建、编辑、删除外包订单查看已存在外包订单详情外包订单审核流程管理外包合同管理新建、编辑、删除外包合同查看已存在外包合同详情外包商管理新建、编辑、删除外包商信息查看已存在外包商信息详情三、具体流程1.采购订单管理大致流程：新建采购订单→经理审批→采购员采购→收货→财务付款1.1新建采购订单-采购员填写采购订单基本信息（采购名称、采购类型、供应商信息、采购数量、预算金额、审核人员等）-采购订单进入“待审核”状态1.2经理审批-采购订单进入审批流程，经理审核采购订单，包括核对采购订单基本信息以及预算金额是否符合实际情况-如果经理审核通过，则采购订单进入“待采购”状态-如果经理审核不通过，则采购订单被驳回，需要采购员修改后重新提交1.3采购员采购-采购员根据采购订单中的信息进行采购-采购完成后，更新采购订单的状态为“待收货”1.4收货-采购员通知仓库收货人员进行收货操作-收货人员进行收货操作，检查收到的物品是否与采购订单相符-如果收货正常，则更新采购订单状态为“待付款”1.5财务付款-财务审核采购订单付款信息-如果核对无误，则进行付款操作2.采购合同管理大致流程：新建采购合同→经理审批→签订合同2.1新建采购合同-采购员填写采购合同基本信息（采购名称、采购类型、供应商信息、采购数量、采购金额、签约日期、审核人员等）-采购合同进入“待审核”状态2.2经理审批-采购合同进入审批流程，经理审核采购合同，包括核对采购合同基本信息以及合同金额是否符合实际情况-如果经理审核通过，则采购合同进入“待签约”状态-如果经理审核不通过，则采购合同被驳回，需要采购员修改后重新提交2.3签订合同-采购员与供应商协商确定采购合同详情并双方签字确认3.供应商管理大致流程：新建供应商→编辑供应商→删除供应商3.1新建供应商-采购员填写供应商基本信息（供应商名称、联系人、联系方式、地址等）-新建的供应商信息状态为“正常”3.2编辑供应商-采购员可对已存在的供应商信息进行编辑操作3.3删除供应商-采购员根据实际需求对供应商信息进行删除操作，删除后的供应商信息状态为“删除”4.采购计划管理大致流程：新建采购计划→经理审批→计划执行4.1新建采购计划-采购员填写采购计划基本信息（采购名称、采购类型、采购数量、采购金额、审核人员等）-采购计划进入“待审核”状态4.2经理审批-采购计划进入审批流程，经理审核采购计划，包括核对采购计划基本信息以及预算金额是否符合实际情况-如果经理审核通过，则采购计划进入“待执行”状态-如果经理审核不通过，则采购计划被驳回，需要采购员修改后重新提交4.3计划执行-采购员根据采购计划购买物料和服务5.外包订单管理大致流程：新建外包订单→经理审批→外包商执行→收货→财务付款5.1新建外包订单-采购员填写外包订单基本信息（外包名称、外包类型、外包商信息、外包金额、外包时间等）-外包订单进入“待审核”状态5.2经理审批-外包订单进入审批流程，经理审核外包订单，包括核对外包订单基本信息以及预算金额是否符合实际情况-如果经理审核通过，则外包订单进入“待执行”状态-如果经理审核不通过，则外包订单被驳回，需要采购员修改后重新提交5.3外包商执行-外包商根据外包订单中的信息进行服务5.4收货-采购员通知仓库收货人员进行收货操作-收货人员进行收货操作，检查收到的物品是否与外包订单相符-如果收货正常，则更新外包订单状态为“待付款”5.5财务付款-财务审核外包订单付款信息-如果核对无误，则进行付款操作6.外包合同管理大致流程：新建外包合同→经理审批→签订合同6.1新建外包合同-采购员填写外包合同基本信息（外包名称、外包类型、外包商信息、外包金额、签约日期、审核人员等）-外包合同进入“待审核”状态6.2经理审批-外包合同进入审批流程，经理审核外包合同，包括核对外包合同基本信息以及合同金额是否符合实际情况-如果经理审核通过，则外包合同进入“待签约”状态-如果经理审核不通过，则外包合同被驳回，需要采购员修改后重新提交6.3签订合同-采购员与外包商协商确定外包合同详情并双方签字确认7.外包商管理大致流程：新建外包商→编辑外包商→删除外包商7.1新建外包商-采购员填写外包商基本信息（外包商名称、联系人、联系方式、地址等）-新建的外包商信息状态为“正常”7.2编辑外包商-采购员可对已存在的外包商信息进行编辑操作7.3删除外包商-采购员根据实际需求对外包商信息进行删除操作，删除后的外包商信息状态为“删除”四、总结采购和外包作为企业