档案数字化过程中的信息安全问题

档案数字化过程中的信息安全问题

文件安全是文件工作的基础和生命线。这些都是国家政治、经济、军事、国防、科学和技术的秘密文件。如果这些危险文件被泄露，将直接影响国家安全和利益，没有想象的效果。为此,2013年底杨冬权局长在全国档案局馆长会议上对档案数字化过程中涉密档案安全问题作了具体要求,云南省档案馆积极部署落实,自2014年1月起,对需数字化档案原件进行了逐卷逐件的涉密档案筛查工作。一、审查省级机关的机密文件的具体做法1.档案筛查工作主体部门的确定为保证涉密档案管理的可控性,省档案馆明确由具体负责馆藏档案资料安全管理的管理保护处为涉密档案筛查工作主体部门,在保证档案不离库、筛查过程全程监控前提下,明确所需数字化档案全宗必须经管理保护处筛查完成后,方可由数字化外包公司调卷。2.什么是涉案档案涉密档案信息敏感,内容丰富,载体形式多样,按照《保密法》中国家秘密的密级划分和《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》中档案密级和保密期限标识要求,管理保护处初步确定了一个涉密档案筛查原则,即有“密”必筛:凡是封面(或者首页)、标题之后或下方标明绝密、机密、秘密三种密级和30年、20年、10年三种保密期限的档案,都属必须筛查的涉密档案。3.强化出库管理,确保被筛查。筛查过程涉密档案在存放保管中,大多存在涉密和非涉密档案混合组卷的情况,不仅难以对涉密档案情况了解掌握,也造成了一定泄密漏洞。为进一步摸清家底,做到档案管理的精细化专业化,管理保护处结合工作实际,按照新、老规则档案登记要素,分别制定了筛查任务分解表、涉密档案清单(见表一)、筛查工作量统计表等共5种表单,并要求如实对涉密档案全宗号、全宗名称、目录号、案卷号或年度、机构(问题)、保管期限、盒号、件号等内容进行登记,确保涉密档案有据可查,有人可循,既杜绝筛查过程中失密、泄密情况发生,也为下一步涉密档案数字化提供可靠依据。4.筛查和保管箱柜涉密档案的理想保管状况为专库或专盒保管,但一方面受条件限制,另一方面为区别非涉密档案而又保持库房内原有存放位置以方便查找,管理保护处以档案存放箱柜为单位进行筛查,并将筛查出的涉密档案于原箱柜横置。针对涉密档案在库房内呈开放式保管这一现实状态,为严格控制涉密档案接触人员范围,有效监督库区内管理工作人员与数字化公司调卷工作人员行为,管理保护处在原有制度基础上制定完善了《关于档案库房实行双人管理的规定》,将库房管理人员设A、B、C角,并明确管理人员组配,规定所有库房须2名管理人员同时进出。二、保密文件的性质截至10月份,省馆共完成涉密档案筛查38个全宗、70426卷、63889件。从筛查结果来看,涉密档案存在以下几个特点:1.一般原理在所筛查的38个全宗中,每个全宗都有涉密档案存在,有的全宗涉密档案比例高达60%以上(见表二)。2.档案内容敏感度涉密档案比例与时间年代成反比,年代越早,涉密比例越高,年代越晚,涉密比例越低。上世纪50至80年代,因人民公社、“文革”、知青上山下乡、阶级斗争、计划经济等历史原因,档案内容敏感度较高,涉密卷也较多;而90年代后随着《保密法》、《归档文件整理规则》等的实施,各机关办文管理规范,涉密文件较少。3.有真实档案从内容上看,涉密档案几乎涵盖各种文种,包括通知、报告、简报、总结、报表、任免、会议记录、名册等;有的涉密档案是正文公开,附件涉密;同样的表册,有的设定密级,有的公开等等。4.保密期限不明确,影响了严肃性表现为定密(即密级划分和保密期限设定)的主观随意性较大。定密是保密的前提和基础,其含义包括对国家秘密确定保密期限,并作出明确标识,但在部分涉密档案中,由于对密和非密的把握不统一,存在的定密范围偏宽、密级偏高、标识不规范或不标识等问题,严重地影响了国家秘密的严肃性。例如将干部任免、教学简报划定密级;未在规范位置标明密级或以手写体随意标明“密”、“保密”;对一些敏感政治历史问题不定密等等。5.档案信息公开的终身表现为有人定密,无人解密,国家秘密一定终身,使得被确定为国家秘密的信息按照《保密法》规定,大多早已失效,远远失去了国家秘密的本质属性,继而影响了档案的充分利用。三、做好机密文件的筛选工作1.加强被调查过程中使用的涉案档案随着社会发展,涉密档案从单一的纸质涉密档案发展为存储于光盘、移动介质的涉密录音、录像、图像档案等;从形成来源看,呈现多元化、复杂化等特征。如何对涉密档案归档?归档是否科学?成为新形势下档案保管、利用工作的关键。目前情况看,我国尚无统一的涉密档案归档规范,致使工作指导缺失。从某种程度上讲,省馆目前投入大规模人力物力开展的涉密档案筛查工作也是因为涉密档案管理中混合组卷所致。因此,为避免工作中重复劳动,杜绝因混卷造成保管和提供利用中泄密的漏洞,以及涉密档案管理分散调卷不便等问题,有必要对涉密档案归档工作进行认真研究。对此,结合省馆实际,并借鉴一些地方、单位的做法,可分两种情况对涉密档案进行归档:(1)对于以卷为保管单位的老规则档案,可采用相同整理方法,在组卷时将涉密件和非涉密件分别组卷归档。根据涉密档案数量多少,可按照绝密、机密、秘密等级顺序排列组卷或分别组卷,在案卷封面或卷盒外标注“涉密”字样,并编制涉密档案归档文件目录,在“备注”栏注明密级,同时在全宗卷内建立涉密档案台账和存放地点索引。(2)对于以件为保管单位的新规则档案,在按年度—机构(问题)—保管期限分类整理中,可将不同保管期限的涉密件与非涉密件分开,采用非涉密件编号接涉密件编号或涉密件单独编号方法,将涉密档案单独装盒归档,在档案盒脊背或封面标注“涉密”,并编制涉密档案归档文件目录,在“备注”栏注明密级,同时在全宗卷内建立涉密档案台账和存放地点索引。2.建立多层次等级把控措施在明确涉密档案归档规范之前,要对馆藏现行所有档案进行涉密筛查,可以想见将是一项长期系统工作,其数量之大即使是逐卷逐件筛查剔除,难免会有遗漏。在进行涉密档案筛查中,我们发现除了常见的有规范标识的绝密、机密、秘密三种涉密档案外,还有一些涉及阶级斗争中个人隐私调查材料、建国初期经济发展统计、军工项目招投标等敏感内容的档案未进行密级标识或仅标注“内部文件”、“内部资料”等,考虑到当时涉密档案划定的不统一性和人为因素影响,笔者认为涉密档案筛查应设立多层次等级把控,比如可在管理保护处进行初次筛查后,在数字化加工整理环节及在数字化后数据的开放鉴定环节进行第二遍、第三遍筛查把关,尽可能在数量、内容方面将涉密档案控制在最低限,杜绝档案实体或档案信息失密、泄密。3.档案保密,应明确职责开展涉密档案筛查工作,既是防止密级档案或敏感信息的失密泄密的要求,也是档案提供利用的需要。按照《保密法》规定的两种解密制度:“一是自动解密制度,保密期限已满的国家秘密事项,自行解密;二是主动审查解密,要求机关、单位应当定期审核所确定的国家秘密,及时解密。”以及“机关、单位负责人及其指定的人员为定密责任人,负责本机关、本单位的国家秘密决定、变更和解除工作。”“国家秘密的保密期限,除另有规定外,绝密不超过30年……”省馆绝大部分80年代以前档案应自动解密对外公开,但具体操作中并无机关、单位对已进馆档案开展过解降密工作,造成“有人定密无人解密”现象。对此,云南省保密局和云南省档案局于今年拟定了《关于在档案部门做