技术档案管理制度

技术档案管理制度为了建立和健全公司的技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务，特制订本管理制度。一、机构设置和职责分工公司工程技术档案管理机构包括总工程师、综合部、公司档案室、工程部、工程部资料室和部门兼职档案员。职责分工如下：1.总工程师负责整个工程的档案管理工作，组织制定本项工程的归档范围、管理制度，收集整理工程前期文件，组织审查、接收各部门编制的档案文件。2.综合部是公司档案室的直接管理部门，负责建立规范的公司档案室，设立专职工程技术档案管理人员。负责根据国家和行业的档案法规，制定公司工程技术档案管理制度，并报公司批准后，印发各部门执行。同时，及时向公司档案室移交本部门构成档案元素的工程项目资料。3.公司档案室负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作，包括图纸、设备资料、合同文件、信函传真文件、综合文档等的接收、发放、借阅及其登记、微机录入及编码归档。此外，公司档案室还负责归档数据库的数据备份，并指导公司各部门收集、整理相关工程技术资料。同时，负责档案设施、设备的维护管理，以及库存工程技术档案的安全及保密工作。最后，公司档案室还负责达标投产的资料整理工作。4.工程部建立规范的工程技术资料室，设立专职工程技术档案管理人员。督促参建各单位（包括监理单位、施工单位、调试单位）严格遵守公司工程技术档案资料管理办法，并纳入合同条款中进行管理。协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。审定经过监理单位审查的各类技术资料，并及时移交资料室。5.工程部资料室负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及移交公司档案室前的保管。同时，负责各种工地会议纪要、施工措施、监理月报、质检报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。和内容应当符合国家和行业的相关标准和规定。在编制过程中，应当注重全面、准确、可靠、易于查阅和使用的原则。2、工程竣工技术档案资料的编制应当包括工程项目的基本情况、设计、施工、监理、验收等各个阶段的技术资料和相关文件。3、在编制过程中，应当注重资料的分类、整理和归档，确保档案资料的清晰、有序和易于管理。4、同时，应当注重保密工作，对于涉及到商业机密和国家机密的资料，应当加强保密措施，确保信息安全。5、在工程竣工后，应当及时向公司档案室移交上述各类需永久或长期保存的资料档案，确保资料的完整性和长期保存。在每个单位工程项目完工后，必须编制施工技术总结。施工技术总结的主要内容包括：工程概况、施工管理、工程管理、经营管理、劳动力管理以及机组试运等。其中，施工管理部分包括施工组织机构、主设备及工程量、施工计划管理、主要吊装方案及交叉作业等；工程管理部分包括质量保证及环境保护体系、质量管理、焊接管理、试验管理、安全管理、机械管理、设备材料管理、文件资料管理、培训管理等。劳动力管理则按照系统图分列实耗工日、按年度分列安装及建筑各工种实用劳动力统计、建筑实物工程量统计等。机组试运部分则主要包括试运考核指标汇总、试运发生的问题和采取措施等。在其他项目施工文件的编制中，项目竣工后，项目施工文件中应附有本工程所有验收项目总数及项目清单明细、优良率、合格率统计、混凝土强度汇总材料、受监焊口无损检验一次合格率统计及汇总材料等。为了提高工程竣工技术档案资料的使用价值和利用率，适应长期保管、重复查看和使用的目的，在编制时必须符合业主档案管理流程规定要求，做到表式规格统一，文字符号清楚，图文整洁，数据准确、齐全，不得漏项。用纸规格应为A4型297mm×210mm（长×宽）。文字填写及绘图不得使用铅笔、圆珠笔、易褪色的墨水，也不得采用复写的文件资料归档。印制或自制工程竣工技术档案资料用表时，应保证用纸幅面尺寸和纸幅面图文尺寸一致，在装订时应防止产生装订后内文被覆盖或装订不牢等缺陷。工程竣工技术的档案资料应按照有关规定采用统一的表式，在实际应用时可适当调整图文区尺寸和线格间距。图示画法及尺寸、加工符号的标注应清晰规范，以保证工程竣工技术档案资料的质量。对于抄件与复印件，必须将出厂的厂家名称、公章及原经办人，产品的名称、规格、数量，原件编号，制造出厂的时间，规定的指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写、复印清楚，并应有抄写、复印人的签字，以便于追踪核查。技术档案资料主要由施工综合资料、施工技术资料、工程竣工图组成。施工综合资料主要包括以下内容：工程总结，包括工程数量汇总表和材料用量汇总表；竣工建筑物照片（3.5寸×9寸彩照）；工程合同名称、编号（或复印工程合同封页、盖章）。施工技术资料包括工程质量检验评定资料和工程质量保证资料。工程质量检验评定资料涵盖定位放线、基础工程、主体工程、装饰工程、门窗工程、楼地面工程、屋面工程、安装工程、通风、采暖、卫生工程等。工程质量保证资料必须与工程进度同步进行，严禁滞后，保证施工实体的质量。包括钢材出厂合格证、试验报告；焊接试验报告、焊条（剂）合格证；水泥出厂合格证及试验报告；砖（砌块）出厂合格证或试验报告；防水材料合格证、试验报告；预制构件合格证；混凝土试块试验报告；砂浆试块试验报告；土壤试验；地基验槽记录，钢筋隐蔽验收记录；结构吊装记录；钢结构构件的合格证和出厂检验报告。此外，还包括工程质量管理资料，如工程施工承包合同及开工报告、竣工报告；图纸会审记录；施工组织设计、作业指导书；技术交底；设计变更及技术核定单；工作联系通知单；测量成果；工程质量评定；主要材料使用跟踪记录；施工日记及各项施工记录；质量事故分析和处理；工程施工总结资料。竣工图是项目建设最终情况的真实反映，是项目工程建成后维护、保养必不可少的凭证和依据。竣工图必须准确、清楚、完整，真实反映工程竣工验收时的实际情况。项目设计图纸由设计单位编制，但施工单位要编制一份与现场实际相符的竣工草图供设计院编制竣工图用；设备图纸由施工单位编制。竣工图必须使用经审查签字的全新施工图编制，不得使用未经审查签字、褪色、有污点的施工图编制。对于无设计变更的施工图，竣工图编制单位必须逐张审核，确认与现场相符后方可在原图标题栏正上方空白处或其它空白处加盖、签署“竣工图”章，盖印材料应用红色印泥。编制竣工图时，应编制“竣工图编制总说明”（叙述竣工图编制原则并包括各专业的竣工图卷册目录）。对于每册修改图纸，应编制分册说明（包括修改内容、修改原因、修改依据文件等）。对于一般性图纸变更，可在原图（新图）上进行修改，并标注“修改依据”，加盖“竣工图”章。7、竣工图的修改必须使用碳素墨水，修改部分要清晰、工整。如果修改部位较小，可以在空白处绘制，并在修改部位旁加盖“修改依据”章，标出“变更单”编号。如果结构形式、工艺、平面布置等重大改变或图面变更面积超过三分之一，必须重新绘制竣工图。重绘图时按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”。四、各项资料的填写、签字、格式及整理规定1、所有资料的表格，电力建设工程应采用电力部颁发的《电力建设施工质量验收及评定规程第1部分：《电力建设土建工程主要技术记录表式》以及业主单位颁发的《资料归档制度与流程》制度。2、资料的整理，必须保证内容与工程实际情况相符；各项资料之间必须交叉对口。3、整理归档的工程竣工技术档案资料，必须正确地反映工程施工全过程的工程结果，不得擅自修改、仿造或事后补做。凡是文件资料在达不到要求的技术标准和对某些资料的准确性有怀疑时，必须经设计单位技术负责人和施工单位技术负责人审核，并签署处理意见。处理后的结果要有技术负责人的签字认可，否则其工程不算完工，也不能验收和结算，档案资料不能归档。4、科学分类、规格统一、字迹清楚、图形规整、无漏项，所盖公章清晰。5、所有签名必须齐全、真实、易于辨认，不能代签和简化。6、不准用铅笔和其他易于褪色的墨水填表和绘图，一律使用碳黑墨水。7、复印件、抄件应注明原件存放单位，抄件应有抄件人、抄件单位的签字和印章。8、汇总后的资料应有清晰的目录、页码。五、竣工技术资料的管理1、所有资料除施工日记外，均应在分发时预留竣工资料归档时的份数，施工技术资料应及时，不得写“回忆录”，更不得伪造。2、项目总工、项目技术负责人是资料管理的第一责任者，负有领导、主持、检查、督促资料工作的职责和权限。3、项目施工员、质安员、试验员、测量员对各自分工的资料负有如实填写、办理签证、分发并交档的责任；生产技术组负责开工报告、竣工报告的办理及交档、工程承包合同的办理及交档；材料科负责各种原材料、成品、半成品、设备的出厂合格证必须随货（机）试验、检验报告单的收集、归档。4、项目部资料员负责资料的收发、复制、收集、校核、送审、归档等工作。5、竣工资料的份数及移交事项5.1、竣工资料的份数为一式四份，施工方存二份，接受方存二份；5.2、装订标准规格必须按工程监理或业主以及档案馆的有关要求执行；5.3借阅技术档案需要经过同意，每次最长时间为三天。如果需要继续使用，必须办理续借手续。在假期期间，必须将所借档案退回。如果到期未归还或未办理续借手续，档案管理员将负责催收并要求归还，如果还未归还，档案管理员将根据所借资料的实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。如果事后借阅者能够归还所借档案，根据借阅时间长短，可按处罚金额的1/2至全额返回。5.4借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如果发现问题或有损坏者，应及时向主管领导汇报。根据档案的完整性或损坏程度以及档案的重要性，对档案借阅人进行处罚，由档案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部处理。附件：公司工程技术档案归档责任划分表序号文件材料名称责任部门1工程建设依据性、管理性文件项目建议书及审批文件工程部2工程“初可”阶段文件及其审查和批复文件工程部3工程“可研”阶段文件及其审查和批复文件工程部4工程征地的文件、协议、合同等工程部5工程环保、五通一平、消防、工业安全等方面的合同、协议、执照、许可证等来往文件工程部6工程招标文件和中标通知书计划部7工程项目的融资、贷款合同、协议财务部8工程项目开工报告和批复文件综合部9工程项目开工前的审计文件综合部10工程所有租赁文件市场部11工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录等市场部12工程的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录等市场部、工程部13工程的施工合同及其执行文件、纪要、备忘录等市场部、工程部14工程的监理合同及其执行文件、纪要、备忘录等市场部、工程部15工程的调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等市场部、工程部16工程主管及其上级单位发送的有关工程前期的依据性文件、纪要、备忘录等综合部17工程管理部门发出的有关工程前期依据性文件、报告、纪要、备忘录等综合部18工程前期评估的材料、谈判议定书、纪要、备忘录等综合部19工程前期依据性的有关会议材料、纪要、备忘录等综合部二工程勘测报告设计院三工程设计文件设计院四土建、水工施工文件管道的焊接和热处理是重要的工程环节，需要进行严格的检验和记录。施工单位需要设计好焊接施工组织和采取适当的技术措施，监理单位需要对重大项目进行监督。对于锅炉受热面管子和锅炉内部管道的焊接和热处理，需要进行检验记录、探伤底片和检验报告。施工单位还需要进行焊接工程质量评定和工艺评定，总结焊接工程技术。同时，施工单位还需要记录和签证隐蔽工程中间验收、合金钢零部件和紧固件的光谱分析和硬度试验、重要的施工材料性能证件、分部试运方案、措施、记录和报告、施工质量事故、设备缺陷处理和修补记录和签证、设计变更通知、工程联系单和材料代用记录等。此外，施工单位还需要拍摄照片记录施工前旧貌、安装过程、隐蔽工程和施工工艺，以及处理工程事故的文件。设备文件也是非常重要的，包括设备出厂说明书、总装、试验记录、合格证、手册、图纸等文档，以及随设备带来的软件、光盘等电子档案材料。此外，还需要记录设备商检记录、索赔文件、设备及主要辅机设备台帐、从开箱至移交生产各阶段所有设备的消缺、修补与更换记录、设备消缺的统计、备品、备件、专用工具的交接清单，以及工业卫生、环保、消防的设备文件和台帐。在整套启动及试运阶段，需要进行整套启动调试大纲、整套启动试验方案、措施、整套启动试运指挥部的文件、命令、纪要、记录等，以及整套启动试运交接班记录和运行记录、整套启动调试报告、试运阶段的缺陷、故障分析记录和事故处理意见等。此外，还需要工程质量监督与监理文件，包括质量监督机构的质量监督申报书、评价报告等文件，工程监理的监理计划、监理通知、备忘录、报告、会议纪要、监理规程、合同管理文件、三控制文件、协调文件、施工质量分析、开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书、监理日志、监理月报、单位工程检查及开工（开仓）证、工程分部分项工程质量认证、评定等全部监理活动的文件，以