电子订货系统

第七章电子订货系统诸论一、EOS的意义电子订货系统（ElectronicOrderingSystem，EOS）是指透过电子数据交换方式取代传统下单、接单及其相关动作的自动化订货系统。依据EOS所函盖的范围来区分，可分成狭义的EOS与广义的EOS；而狭义的EOS是指零售商将订单传送到批发商、供货商为止的自动化订货系统；广义的EOS则是从零售点下单开始经批发商接单后，再经验货、对帐、转帐等步骤完成所有商品交易动作为止（如图7-1）。电子订货系统包括订货、通讯网路及接单三大系统，若从作业面来看则可分为卖场、信息转换中心及供货商（制造商）三部份。其中的信息转换中心，可以是加值网络业者主导或是由供货商联盟或协会共同建立。电子订货系统的作业流程，先是利用扫瞄器读取货架或订货簿的条形码，然后将数量键入计算机或掌上型终端机，再透过通讯网路将订货数据传至订货作业处理处，依订货对象作供货商分单及必要的转换后，再次透过通讯网路将订单数据传至供货商接单系统进行处理。二、EOS的效益（一）零售商方面零售商导入EOS将有以下的好处：下单简便，且迅速正确：透过计算机自动或经手动确认调整等方式下单，不但简单方便、节省人力，且不易发生输入错误或重复输入等人为疏失情形。交期缩短，减少缺货：经由计算机网络传递订单，供货商能够很快的接到订单进行处理，加速货品的送达，可有效缩短交期进而降低缺货率。降低库存：在供货商少量、多样、高频率配送的配合下，可降低店内库存量。管理方便：透过EOS结合POS等信息系统，可方便进行进货、销售、库存、应付帐款…等管理工作。（二）供货商方面供货商导入EOS将有以下的好处：减少接单处理作业并缩短时间：透过EOS自动接单处理，可减少人工处理、确认及重复输入等工作，不但有效缩短作业时间、降低成本，且能够快速处理顾客的订单，提高服务质量。减少退货率：顾客若依POS系统分析进行下单，在下单时已考虑市场需求，较不易产生临时取消订单的情形，而且因为订单数据错误情形极低，较不会出现配送错误而发生退货状况。保持适当的库存量：零售商经由POS系统能够充分掌握市场状况而下单，供货商更可透过此资料来了解市场变动的情形，调整生产及营销计划以维持适当的库存量。三、实施EOS的环境评估透过研究流通业的发展或是观察整体市场的环境变化，可知目前对于EOS的强大需求是有其源由的。从图7-2中可看出因应市场的需求，EOS形成的原因及其扮演的角色。（一）市场背景衍生需求消费多样化时代的来临，消费者对商品的选择要求多样化及个性化，导至商品的生命周期缩短、新商品的不断推陈出新，零售商在面对此剧烈变化的市场环境，如何管理为数众多的商品，维持适当的库存量，将是一大难题。因此，若能建立一套有效率的「少量多样」的订货方式，对于零售商而言将是一大利器，然而电子订货系统即是上述市场环境下的最佳工具之一。（二）环境变革下产物标准化共识逐渐形成：各项标准渐渐的统一，各业者达成共通性标准的共识，有利电子订货系统的推行。技术革新：由于信息科技的发达，各种自动化设备不断更新，电子订货系统的经济性及便利、亲和性愈趋理想。通讯应用环境渐趋成熟：民营电信的开放、网络传输的改良，使得通讯网路的稳定性及速度都有显著的改善，电子订货系统的利用更为方便、快速。基层劳力不足：人力不足、人工费用太高等因素，导致零售业喜爱采用工读生，为使训练时间缩短、减化订货作业，推行电子订货系统将更有效的运用人力资源。第二节电子订货系统的分类一、从应用层面来区分，可分成企业内电子订货及企业间电子订货两类：企业内电子订货初期的电子订货是先由企业内部的订货开始，也就是各分店或分公司，藉由终端机和总公司的计算机联机来传送订货数据，总公司再将各分店的订货数据汇整，再透过电话、传真等传统的方式将下订单给供货商，供货商收到后再重新将订单输入计算机完成接单而后再进行后续的作业。而比较先进的做法是，总公司也透过调制解调器或是加值网络中心所提供的E-mail功能来传送订单数据给供货商，但是供货商对于所收到的订单数据还需要经过转文件或是印成报表经由人工再行输入供货商的订单处理系统中，以便进行后续的拣货、出货动作，如图7-3所示。若零售商与供货商的主机系统不同无法直接传送时，有些供货商为了接生意另外购买能与对方通话的通讯软件或甘脆另设一部计算机接收其电子订货数据，这种作法在交易对象多时是很不符合成本效益的。企业间电子订货企业间网络联机传递数据并不困难，但是如何解决彼此间的数据格式不符的问题则并不容易，因此企业间的电子订货首要之务是建立一套数据交换标准，以利交易数据的传递。因此企业间的电子订货需要藉由EDI及VAN的导入来提供协助。各零售店经过加值网络中心将订货数据传给总公司，经汇整处理后将订货数据转为标准EDI格式，再传给VAN中心，由VAN中心将资料传给各别的供货商；或是零售商直接将订单数据传给VAN中心（可先转成标准EDI格式），再由VAN中心传送订单数据给各供货商。而供货商可主动或被动的从VAN中心取得订单数据，而后将所取得的标准EDI数据转成公司内部系统所使用的格式，再进行接单作业，然后再进行后续的处理作业，如图7-4所示。二、依商品特性及订货方式分类1.定期性订货商品此类商品通常固定一周订货1、2次，常是些饼干、糖果等干货类，考虑陈列空间及仓库大小，商家会希望「小量多样」的方式来下单，而也由于这一类的商品标准化作业容易，因此导入电子订货系统初期都是先以此类商品为施行对象。2.日配品日配品指的是面包、牛奶、鸡蛋等每日要补充的商品，甚至有些商品需要一日数配（如热食、便当）。这类商品通常是由供货商主要进行补货或配货的方式送达，若要导入EOS，因需维持其高度的时效性，所以需要供货商的配送及接单系统能够配合，否则即使导入了EOS，还是看不出其效益来。3.生鲜食品生鲜食品因为市场价格的变化较大，且保存期限通常都不长，而且往往须经过清洗、分装等加工处理，因此，要导入EOS系统是很困难的。4.新产品或促销商品由于新产品或是促销商品的销售数量很难掌握，因此要订多少货及何时订货都很难确定，因此导入EOS的效益也不大。第三节EOS之构成要素电子订货系统的架构因应大环境条件、企业体质及运用的情形的不同而有不同的运作型态。参考先进国家的模式，健全的电子订货系统应有下列要件：共通性的订货传票电子订货系统要能够顺利的运作，最重要的就是要有一共通的订货传票，若未能有一共通性的标准格式，传票格式间的转换、重复链入等工作是费时费力的，因此为使电子订货系统能够运作顺利，必须透过业界协会、国家电子数据交换标准及共同加值服务网络中心等具公信力的团体，共同来制定共通性的订货标准供大家遵守执行。二、商店订货系统配置要导入电子订货系统，商店所需具备的软硬件设备如下：通讯设备：使用调制解调器及电话机作为订货数据的传输媒介。。电子订货终端机：使用掌上型终端机（HT）、商店POS终端机或计算机，进行订货的作业货架卡或订货簿：货架卡（PriceCard）上标示着商品条形码、产品名称、价格等必备数据及货架代号、订货单位、过去订货日期及数量等选择性数据，贴在货架上，可供订货扫瞄输入，亦方便货架的整理及盘点用；订货簿则是用于一些没有货架或是不方便贴货架卡的时候，改用一本可供记录翻阅的订货簿来取代。其它设备：若商家需要自制标签、条形码时，也可增购条形码印制机；若是要将订货数据印出存盘，也可加装打印机…等设备来扩充EOS系统的功能。三、供货商接单系统及配置同样的，供货商方面也需要有下列设备才能做到自动接单的功能：通讯设备：使用调制解调器及电话机作为订货数据的传输媒介。计算机：需有适当的软件做信息接收的工作，甚至经由相关应用系统，自动分析产生后续作业所需报表。标签印制机：主要用途在于印制货架卡、标签供客户使用。四、支持系统有了前述三项基本条件就已可进行电子订货了，各种标准规范只须参与联机的厂商、店家协议共同遵守即可，但是当联机数量多时，标准、规范的制订最好是经由具公信力的中介单位来协助订定，透过其专业的服务来推动标准的执行。此时为了要能够发挥更大的效果，就须有以下的支持系统来协助了：商品主檔电子订货系统要能够顺利运作，则商品主档的建立及维护是相当重要的。对于商家而言，如何有系统的维护商品主文件，增加新产品的数据及删除停产的商品，以利电子订货系统的运作。共同的企业代号及商品代号为便于识别及共通之用，建立各交易企业及商品的代号是有必要的，虽然在连锁体系或是由供货商发起的电子订货系统中，可自行建立各自的企业代号及商号代号对照表，但最理想及最省时省力的方式还是有着一唯一且共通的代号存在，并给予条形码化，如此，不到易于管理且可大幅提升输入效率及减少错误发生。这也就是为何要让商品条形码普及的道理所在。共同数据库若能够将商品代号、企业代号等各项数据建立在一共同的数据库中，内容包括商品名称、规格、参考价格及企业单位名称、地址、电话、负责人…等相关数据，将此数据库提供给外界查询、打印、分析等加值服务，对于商家导入电子订货系统及其它销售情报管理系统、战略情报系统等将有很大的帮助。五、共同订货中心共同订货中心以其公信力，制订各种规范、标准并推行，及提供系统转换、数据处理、数据库服务等多元化服务，其所扮演的是将多对多的订、发货端转换成单一窗口的角色。而共同订货中心是由电子订货系统网络的营运事业体、提供电子订货服务的加值网络公司及利用电子订货系统共同订货中心的供货商与零售商所共同组成的，其功能主要是要让EOS使用方便、导入容易，降低花费及利于推行共同的规范，并致力于提供的下列标准化服务：标准电子订货系统模式、商品主文件、共同企业代号、共同商品代号、标准格式的订单及传票、标准数据交换格式、更准通讯传送规约、标准货架卡标签、标准操作使用手册及订货系统、收单系统等标准系统设备规格。第四节EOS系统之导入事先检核在导入电子订货系统时，须先考虑下列几点，再进行系统的规划执行：商家的业种、业态属性不同的业种、业态有不同的配送体系及订货、配货习惯，将会影响电子订货系统的建置，补充订货型的商品比较适合导入EOS，其中又以定期订货及日配品等订货频率高者较为适用，如：食品、生活用品、文具、药品等。而对于一次大量订货的订购型态或是订货频率不高的商品、或是不易纳入标准化规格的商品，都比较不适合电子订货系统，如服饰、家电等。若从业态来看，便利商店、超市、药局及文具店，由于交易对象较多、薄利多销型，且讲究物流效率，都是比较适合参加共同订货中心体系者。信息化程度因为电子订货系统，必须交易双方密切配合，因此除了商店本身经营体制的合理化和信息化程度需考虑外，对于订货对象的供货商方面也须进行同样的考虑。一般来说，信息化程度高的企业，其内部作业制度应该都有相当程度的合理化过。若没有足够的合理化及信息化程度作基础，在导入EOS时将会困难重重。维护系统的能力由于电子订货系统是例行性且会是永续性的作业，交易频繁且又非常琐碎，又常常在更新商品主档，来自各联机供货商或是共同订货中心的信息不断，因此是否有意愿及能力维护EOS系统的正常运作将直接影响成败。系统规画内容电子订货系统会因导入模式、规模以及是否要加入共同订货中心，而有不同的准备动作，而因为多数的作业需要零售商、供货商及加值网络中心三者密切搭配才能完成，彼此互动的关系复杂。电子订货系统全程的准备工作依序如下：申请加入公众网络及加值网络依企业信息化程度、拟导入EOS程度、服务功能价格及交易伙伴加入情形，选择最适合的加值网络中心或共同订货中心。建立联机交易对象协力体制EOS导入前，要先与联机对象建立共识，建立协力运作体制，以进行后续各项作业的运行。建立企业代号、商品代号从共同企业代号、共同商品代号、自有商品代号等相关管理体制，都应在导入EOS系统前建立。建立商品目录商品目录是将商品主文件以书面的方式来呈现，可从此目录扫瞄来进行电子订货。建立订货标准模式包括订货方式、订货时间、订货周期、订货人及订货终端机台数等订货模式的决定。建立或提供商品交易档案根据商品目录建立或提供商品交易文件，如此加值网络中心或供货商才能进行分单处理及后续管理。货架卡定位货架卡是执行电子订货系统所必备的条件之一，商店应确实配合作好货架管理的工作。订货传票制度的检讨变更订货传票应有共同的标准，若有所变更时，更事先协调共同订定。作业人员的教育训练相关作业人员在实际导入EOS之前应先行进行教育训练。指定对外窗口指定对外窗口以利进行连络协调等事宜。故障意外状况的对策应事先考虑各项设备故障、通讯网路问题及订货错误等意外状况的紧急处理方式，将影响减至最低。导入测试在正式上线前，应先进行系统测试。第五节电子订货系统未来趋势电子订货系统未来可能的发展趋势如下：使用的商家增多除了连锁体系的商店采用，许多中小型的零售业也相继导入。除了零售业和批发业之间使用，批发业和制造商之间也开始采用。运用的范围扩大从企业内部的系统扩大成为企业间联机系统。与POS数据结合，经由POS系统及EOS数据的整合，自动列出需进行补货的商品，甚至自动发出订单。合作开发EOS比率增多以业界团体或协会为核心，共同开发及运用同一套EOS系统的情形增加。由异业种批发业与中小型零售商共同推动EOS系统的情形增多。参考数据：王贰瑞、侯君溥，商业自动化概