电子档案管理技术及功能分析

精品文档-下载后可编辑电子档案管理技术及功能分析电子档案是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件及其相关信息的集合，是国家信息资源的重要组成部分。电子档案的真实、完整、可用与安全，很大程度上依赖于电子档案管理系统的功能完整性、运行稳定性。电子档案管理系统是对电子档案进行接收、管理、保存和利用的计算机管理信息系统，可使电子文件归档形成的电子档案信息变得可靠和可用。它的总体功能要求是：系统结构的开放性、功能扩展性、配置灵活性、安全可靠性等。多功能的实现需要严谨、复杂的技术方法做支撑。数字档案馆（室）的建立，是档案信息化建设的重要内容，是档案事业发展的方向，是档案工作围绕中心、大局工作，必须跟上的步伐。

2022年以来，辽宁省档案局相继出台了《辽宁省数字档案室建设规范（试行）》及《辽宁省规范化数字档案室建设测评标准》《辽宁省数字档案馆建设规范（试行）》《辽宁省数字档案馆等级评估办法》等，为电子档案的管理提供了架构和标准。怎样营造可信的档案馆（室）的电子档案管理环境，把电子档案管理好，让单位和社会信任，而且在应用过程中便捷、实用，无漏洞，这是在建立数字档案馆（室）过程中需要解决的实际问题。数字档案馆（室）需要满足的要求，一是完备的软硬件基础设施，即服务器、终端设备、网络设备、存储及其他配套设备、中心机房、数字化信息采集输入输出处理设备、存储与备份设备等；二是通过系统建设中的可信技术来实现；三是规划可信的数据库环境；四是数据库存储的数据对象本身的可信性。上述四点是建立电子库房，并在技术方法的支撑下达到以下主要功能的必然要求。系统安全可靠。采取一定的技术方法，防止非授权访问，保存电子档案管理关键业务过程记录，以保障电子档案安全。一是系统建设过程中的技术支撑。可信技术包含以软硬件为基础的安全访问控制层面的可信性。二是存储设施的可信环境，如双介质存储备份、光盘和磁盘之间自动备份等安全可靠的技术。三是网络安全层面，如利用防火墙技术、入侵检测技术、安全堡垒机技术来建设电子机房，在访问控制以及软硬件设施可靠运用方面实现可信性等。电子档案保护功能。保障电子档案不被非授权访问、修改或删除，完整准确记录长期保存过程中相关变动信息。电子档案数字对象是以符合国家或行业标准的计算机文件格式存储电子档案的内容、结构和相关信息的数字实体，通常以开放版式文档格式（OFD）、TIFF等格式进行存储。从电子档案数字对象本身可信性角度来说，把数字签名和数字权限控制技术进行很好地结合，数字签名实际上用的是商用密码技术，建一套CA认证的体制机制，建立基于身份认证的安全控制，把电子档案加上电子签名和时间戳，保障电子档案来源的真实性，同时在管理过程中忠实于它的原件。电子档案分库管理。根据电子档案接收、管理、保存和利用等业务活动要求及其所依赖的不同网络环境，分别建立电子档案库，即电子库房。数据库管理层面。在档案信息化建设过程中，档案的分库管理就是在设计时把档案的数据库分成总库（长期保存库）、管理库和利用库。总库（长期保存库）是用来保存原始的、移交过来的和按照档案要求把它进行格式转换的文件。长期保存库是一个总库，忠实于档案原件进行长期保存，它在长期保存的基础上建一套长期保存的系统，包括整个长期保存计划和策略的设置以及长期保存过程中的例行检查。传统的档案管理系统没有设置总库、管理库和利用库，它是把所有的档案的原始件、TIFF文件、档案的PDF文件，都保存在档案管理信息系统中，统一使用后台的一个数据库来保存。

档案的原始件也在系统中，通过管理系统可以进行调阅，而且是在网络环境下保存的，一旦档案管理信息系统数据发生变化，或者是受到破坏，或者网络受到攻击，档案就会有被损毁的风险。管理库储存的是加上电子签名的轻量级的OFD文件。管理库是日常网络环境下档案人员经常要使用的，来馆（室）查询也可以使用管理库，管理库的档案数据也是全的，只是轻量级的OFD。轻量级的OFD在管理库中使用，让管理系统能够轻装上阵，能够高效使用。利用库是管理库的一个子库。它是根据用户的需要动态生成的个性化数据库。利用库专门对外提供开放档案，长期对外服务。利用库是面向个性化的用户需求，直接从管理库生成的个性化、局部的小数据库，有针对性地供某一类人群使用。用户使用完，利用库就会动态消失。三库分离的标准对优化和完善电子档案管理系统功能，提高电子档案管理系统建设质量，具有很大的促进作用。在系统的应用实践中，还可以设计临时库，如专题文件的临时库等，临时存储、使用或归档后就可以删除。检索利用功能。在档案使用过程中，加入数字权限控制。（1）加密。档案在利用的环节中进行加密控制，如没有密码的人想使用，无法打开。（2）阅后销毁。电子档案（文件）阅后自焚，不使用时可自动销毁，是一个很重要的保障措施。（3）把电子文件和UK进行绑定，只有通过UK才能够实现对文件的访问控制。（4）设定时长。给阅读者设定阅档（文件）时长，时间到后文件自动打不开，把数字签名技术和档案的数字权限控制技术结合起来，完全做到了对象层的安全可信。

当然，安全可信是相对的，不是绝对的，需要使用档案的人有安全的意识，尊重保密和非扩散的要求。总之，数字档案馆（室）的建设依赖于电子档案（文件）管理系统的设计、开发、实施、使用和检测，确保电子档案（文件）准确、完整、可用和安全。从系统功能的角度来说，电子档案（文件）管理