汽配专卖店管理规定

---------50目录1、专卖店标准组织结构-------------------------------------------32、专卖店标准财务管理制度-----------------------------------73、专卖店采购管理制度-------------------------------------------134、专卖店销售管理制度-------------------------------------------295、品牌与覆盖推广制度-------------------------------------------326、信息收集和汇报制度-------------------------------------------377、店面管理制度----------------------------------------------------438、索赔管理制度----------------------------------------------------479、专卖店库存管理制度----------------------------------10、专卖店考评奖惩暂行制度-----------------------------------55准组织结构实际情况可以配置更多的人员。经理销售代表2人财务组店面管理员2人仓库保管员2人负责专卖店整体生意的运作，以实现专卖店整体的生意目标(销量、利润、中联的品牌价值等)及在所辖范围内各分销商的良好表现，同时还负责专卖店组出纳1人财务1人织结构及运作系统的构架、提高和完善，以实现专卖店的长期可持续发展教育程度及经验：高中及高中以上，丰富的汽配分销运作经验其他要求：出色的领导才干，解决问题的能力，分析思考能力，和他人有效工作的能力，沟通能力及正直的品性。负责实现专卖店年度和季度经营目标(销量、利润、车系及区域覆盖面、生意促销计划等)；负责实现所辖经销商的良好表现(客户服务、价格执行、窜货假货控制等)；度经营的计划及部署；a员配置/招聘b)制定有效的策略和计划发展生意c有效沟通表具体负责销售目标(分销、助销、促销、销量等)的实现，以及和下级经销商教育和经验：高中及高中以上；丰富的汽配产品的技术经验和销售经验其他要求：口头和书面沟通能力，说服性推销能力，一定的分析、解决问题能责和专卖店经销商一起向终端推广产品负责监督经销商的经营行为(价格、服务、假货等)；负责修理厂、汽车零售商等汽配需求信息的收集；展或配合中联总部开展营销活动；卖店标准财务管理制度工作职责负责定期向中联总部汇报专卖店的销售情况、库存情况。负责执行向中联总部的期货采购、补充采购、紧急采购计表反馈所接触到的销售、需求信息和协助店面管理员和仓库保管员处理日常事务。管理汽配的入库、纪录、保管、整理货架、陈列、以及汽配按照店面管理员的要求配送1目的及适用范围1.1为使中联与专卖店合作发展财务策略以达成双方的业务目标，特制定1.2本制度文件适用于中联所有的专卖店。1.3本制度文件中联公司市场部拟定，公司总经理最终审定，其解释权及2原则2.1使用现有的财务及商业信息，分析商务财务业绩2.2识别不足之处提高现有业绩2.3通过保持良好的内部控制降低经营风险3财务管理程序3.1专卖店财务主管负责于每月底前编制专卖店财务三表：资产负债表、损益表、现金流量表，并将财务三表相关内容汇总为《中联专卖店月部3.2专卖店财务主管负责每月定期组织相关人员借助财务报表对照经营目3.2.1比较不同期间销售收入/收益和负债要素变动比率和差异绝对值3.2.2用历史数据进行业绩评估，判断是否处于上升或下降趋势3.2.3从别的来源或从同行业或具有相同经营项目的其他部门，采集其他现有的数据，以此为参照评估经营业绩或当期营业结果3.3在专卖店经理主持下，财务主管通过上述分析找出存在的差距及原3.4专卖店经理负责行动计划的实施，并根据实施过程中的实际情况进行4相关文件与记录号123456789折扣与折让售成本加务利润出数顺序项目名称号18货币资金19应收票据20应收帐款21预收帐款22其他应收款23固定资产净值24短期借款25应付票据26预收帐款27其他应付款28应付工资29应付福利费30未交税金31未付利润32预提费用33实收资本34未分配利润数本月购入配件金额2本月销售配件金额3累计购入配件金额4累计销售配件金额5本月未库存金额制针对的主要问题措施负责人间制制制购管理制度采购管理制度为保证专卖店采购作业的顺利进行，中联总部定期将产品的价格、新增种类、产品销售价格等信息发布给各专卖店。专卖店也可以通过中联的网站，随时随地获取相关信息。专卖店结合需求计划和中联的供应信息进行采购时，需遵守的管理办法如下：1、专卖店月度计划采购作业管理2、专卖店紧急采购作业管理3、专卖店收货验货发现问题的处理办法4、专卖店间库存调配方法5、附录：采购流程中的相关表格专卖店月度计划采购作业管理一、月度计划采购作业规定1．月度计划采购是指专卖店每月向中联总部预期订购商品的采购活动，是专卖店采购的主要形式； 2．专卖店每月订货一次，于每月十五前上报月度计划采购单，所采 购的产品必须满足公司对种类覆盖面和最低采购量的规定。期货采购的到货周期预计为六十天；3．公司总部在订单上报的三天内处理订单，在专卖店上报所有月度报表的情况下，确认订单，并将确认单回传各专卖店； 4．专卖店对确认单进行核实无误后，盖章，作为执行订单回传公司 总部。加盟时未缴纳保证金的专卖店，需付订金(暂定：订货额的30%)。执行订单经盖章后不可更改；5．公司汇总各专卖店的执行订单，向日方(厂家)订货。在货到后，通知各专卖店汇款，总部收到汇款后发货。二、月度采购计划的制定专卖店月度采购计划的制定，必须建立在对市场需求和库存情况深入了解的基础上，科学有序的进行。在采购计划制定之前，销售代表应同下级经销商充分交流，准确预测月度市场需求，并将市场预测通报给店面管理员；仓库保管员同时将库存情况通报店面管理员；店面管理员综合销售代表的预测、店面零售情况、库存情况和最低库存量来制定月度采购计划，上报专卖店经理批准后执行。月度采购计划制定示意图：销售代表零售情况仓库保管员三、月度计划采购示意流程(见下页)专卖店紧急采购作业管理一、紧急采购作业规定1．紧急采购是指专卖店为弥补月度采购计划的误差，对部分产品进行紧急采购，采购到货周期一般为1-3周，是月度计划采购的补充；2．紧急采购是一种非计划的采购行为，中联总部不能完全保证产品的供应，但是总部会积极组织商品货源；同时为提高专卖店计划采购的水平，要求专卖店每月的紧急采购不超过4次；3．总部在收到专卖店紧急订货单后，首先通过总部库存组织货源；如果总部有货，总部将发出出库单；专卖店收到出库单后，应在24小时内付款，总部收到汇款后立即发货；逾期不付款，总部按照专卖店取消本次紧急采购处理；4．如果总部无货，则通过《专卖店间库存调配方法》安排专卖店间库二、紧急采购示意流程(见下页)人注专卖店单单有无224小时内收到否有3无专卖店收、验货及发现问题的处理办法1．专卖店和总部双方都应严格按照此规定进行收货、验货，以便顺利处理收验货过程中肯能发现的问题； 2．总部发货：总部出货人员按照出库单清点货物，在出库单上签字存 档后，将出库单附于货物内；3．与承运商办理货物托运手续：承运商负责填写货运单，详细列明托运的货物种类、数量、包装；运通知单通知专卖店接货；5．专卖店接货：专卖店收到货物，在确认货运外包装无破损后，排除承运商责任后，按照出库单和承运商的货运单，核对实物；6．发现实物与清单不符，以及货物质量问题，专卖店应立即把发运通知单回传总部。双方配合、实事求是、分清责任、公正处理专卖店间库存调配方法一、专卖店间库存调配规定1．专卖店间库存调配，是为满足部分紧急采购的一种手段，是中联特许经营系统为加盟专卖店提供的降低经营风险、提高经营效率的一 2．需求方专卖店在紧急采购单中申请在总部无货的情况下，由总部安 排库存调配，专卖店间不得自行进行库存调配；3．总部在了解其它专卖店库存的情况下，考虑运输成本、方便性等因素，联系供给方专卖店，根据供给方自愿的原则进行调配；4．需求方收到总部调配确认后，可以采用建议调配价(供方进价*)从供方采购商品，并负担商品的运费。二、库存调配示意流程(见下页)表表单备注中联责任人供给方专卖店需求方专卖店中联业务部紧急订单1无总部确认订单有一般采购作业流程单运收到无货通知收到无货通知同潜在供方联系接受货物无完成调配否2请调协调库存调配是传递潜在供方信息接收汇款4发货有缺损货处有理4《专卖店月度计划采购订单》《专卖店月度计划采购确认单》《专卖店紧急采购单》《出库单》《发运通知单》《专卖店间库存调配出库单》单订单订北京中汽联合汽配贸易有限公北京中汽联合汽配贸易有限公司订单—专卖店月度计划采购购货单位：号：订货单号：备注序号产品号产品名称单位单价数量金额备注北京中汽联合汽配贸易有限公北京中汽联合汽配贸易有限公司确认单—专卖店月度计划采购购货单位：单号：订货单号：订序号产品号产品名称单位单价数量金额备注专单订单订北京中汽联合汽配贸易有限公北京中汽联合汽配贸易有限公司专卖店紧急采购单购货单位：号：订货单号：产品名称单位单价产品名称单位单价数量金额备注专北京中汽联合汽配贸易有限公北京中汽联合汽配贸易有限公司出库单购货单位：单位编号：出日期：序号产品号产品名称单位单价数量金额备注注：出库单一式两份，中联、专卖店各执一份中联库管货物出库签字：北京中汽联合汽配贸易有限公北京中汽联合汽配贸易有限公司专卖店间库存调配出库单购货单位：：供货单位：：供货单位银行账号：调配出库单号：单单序号序号产品号产品名称单位调配单价数量金额备注 注：调配出库单一式三份，中联总部、需求方专卖店、供给方专卖店各执一份北京中汽联合汽配贸易有限公北京中汽联合汽配贸易有限公司收货单位：系人：发运通知单联系方式：出库单单号/调配出库单单号：出货单位：中联总部/发发货时间到货时间发运地点接货地点车号司机运费贷款合计客户留言发货人签字：年月日收件人签字：包装件数项目注：发运通知单适用于月度计划采购、紧急采购、专卖店间调配专卖店销售管理制度1.3本程序文件不包括对加盟经销商的销售行为管理，加盟经销商管理请的销售形式此一政策的目的仅是为了方便客户购买，专卖店不应主动面向消费终终端。价格定价与调价制度a)产品的批发价(面向加盟经销商)和零售价(面向终端)由中联总部业务部统一制定；专卖店必须严格执行总部统一规定的批发价和最低零售价(即中联确定的零售价的5%下限价格)；b)专卖店有责任监督和保证下属经销商执行总部确定的最低零售价；c)专卖店负责管理辖区内的市场价格信息搜集与汇报工作，并有权对品价格的调整提出建议；制度a)原则上，产品滞销的风险由专卖店自行承担；b)专卖店可向总部业务部提交滞销品处理申请和滞销原因分析报告；c部负责对滞销品做出确认，在特殊情况下制定处理办法，d)在总部确定滞销品处理方法之前，任何专卖店不得私自作出违反销a)促销活动由中联总部市场部在全国范围内统一组织，并由业务部负价格b)总部鼓励专卖店开展各种各样的促销活动，但是各种促销活动都不使用返点等变相降价的促销手5专卖店的销售区域4.1专卖店不得侵犯其它专卖店的授权区域，发展经销商、销售汽配产4.3总部将严厉处罚专卖店的低价窜货行为；对于专卖店下属经销商的低价窜货行为，中联同样会对专卖店进行处罚。为；5.2专卖店有责任保证下属经销商不经营假冒的中联产品，不以中联的名中联名义出售副厂件和套包的行7专卖店销售行为的考评。.5为配合和规范产品覆盖推广和品牌推广，特制定本制度文件所有专卖店的促销与宣传活动市场部负责解释、修改面向目标终端客户(修理厂和小的配件商店)产品覆盖推广活动，这是中联的分销体系能否有强大市场渗透力的关键措2.2推广活动应得到下属经销商的认可和配合，目标是宣传中联产品及其体系(中联专卖店及专卖店经销商)，而不是以吸引客户直接到专代表每年必须拜访当地(所在城市及下属城镇)所有的进口的配件商店，进行产品及体系的覆a)专卖店经理于月初制定客户拜访计划：确定推广客户的数量、区域b)销售代表进行直接的上门推广活动，每次拜访前准备好需要推介的c)专卖店必须保证每月至少对所在区域的所有应拜访对象有一次以上d)每月底将推广情况汇总，完成《专卖店产品推广月度报表》，于每e)将《专卖店覆盖推广表》保存备案一份，供总部考评时调查；3.1中联的加盟专卖店有义务维护和扩大中联体系的品牌；3.2中联品牌的推广，其重要的工作是在销售代表和经销商、店面管理员和零售客户打交道的过程中实现的。销售代表和店面管理员的训练有杂志等大众媒体的营销活动，针对经专卖店需要按总部的要求来配合开展各种各样的品牌推广活动。专表格：带*为必须完成的表格，带**为必须完成且上报总部的表格覆盖推广登记表覆盖推广月度报表年月序序单位名称地址电话次数拜访时间拜访人1234567899请另行附页，直至列清所有推广单位 1.1为快速高效准确地搜集市场信息，辅助专卖店和中联的决策，特制定1.3中联总部市场部负责本程序文件的解释、修改，并对专卖店执行制度信息的收集.1市场信息的类别及主要内容a三大类内容，即目标客户(修理厂和中的中小进<汽配店基础资料表>>。；及时总结中联产品在市场上的体系及其它服务方面的反馈信总部的要求反馈整车厂正厂件及国述三类信息进行收集：专卖店或其它方式，收集上述三类信部不定期的专项信息收集：专要求进行专项信息收集并及时汇报代表，专卖店的经理是信息收a要方式，销售代表应在每日的拜访卖店经理，并由其及时上报告b，专卖店经销商及其它中小的配件商店的相关信息c种方式进行信息收的基础信息，专卖店应按中联的户档案数据库；并在至少在每季度末，对代品的反馈信息，专卖店根据信调查，应在总部的要求的时间联总部要求的格式，在专卖店合同签订息口头汇报给专卖店经理，如有必要以表格售价》：带*为必须完成的表格，带**为必须完成且上报总部的表格维修厂基础资料表年月日年区配件商店基础资料表月日月度综合信息表年月日核___________年_____月1.1专卖店店面和中联的品牌形象息息相关，为界定店面员工的行为规1.2本文件适用于专卖店对店面的管理，部分内容也可作为加盟经销商的1.3中联总部市场部负责本程序文件的解释、修改，也负责对专卖店执行情况进行考评a)严格按照中联总部的要求，规范准确地使用中联的VI形象来设计、布b)专卖店的其它相关物品(如服装、信封、名片等)，均应严格执行中联a)关心企业，热爱本职工作。b)讲究社会公德和职业道德，保护公司声誉。c)文明服务，努力提高服务质量。待时间、程序及要求a)8：30~8：40各办公设备的全面检查。保证电话、传真、电脑、照b)8：40~8：50卫生的打扫及检查是否干净合乎要求；办公用品的整c)8：50~9：00开启店面的照明灯光、音乐背景，保证灯光的明亮洁，不得披头散发，保持淡雅清妆，不得戴炫耀性饰物，工作牌佩戴a)每日8：40~8：55及20：50~21：10打扫展厅。b)用干燥的软抹布擦拭各汽配产品，保证表面干净无尘，镜面亮泽，摆c)清理并擦拭办公桌面、电脑、电话、传真机、调制解调器、音响、空d)每周用清洁剂清洗汽配产品一次。2.5日常规范用语(举例)a)“欢迎光临”b)“您请跟我来，请看这边。”务。”d)“我们工作有什么不周之处，请您多提宝贵意见好吗？”见！”2.6行为规范(包括但不仅限以下部分)a)不管任何情况，以维护公司形象为原则，在与客户接触过程中保持其b)严守工作时间，不得迟到、早退，不无故缺岗。c)上班不干私活、不得吃零食、打瞌睡。d)禁止当着客户发牢骚。禁止对客户评头论足或对客户指指点点。e)不得对客户有任何不礼貌及怠慢行为。f)不得接收客户所赠礼物。会理的考评中间环2考评将采用总部不定期拜访专卖店的方式进行总部依据考评结果对专卖店进行奖惩1.5对于最终用户提出的质量索赔，是中联及专卖店售后服务的重要内容，涉及中联品牌形象和利润损失，为确保有良好的售后服务，又不1.7中联总部市场部负责本程序文件的解释、修改，也负责对专卖店执行2.1索赔范围及质保时间a)中联负责对在质保期内发生的质量事故，在包装完好的情况下，经相关b)电器类产品原则上不在索赔范围之内，电器产品的具体名称由中联另行c)产品的质保期一般依据产品包装内的质保书，详细的产品质保情况由中2.2质量鉴定：有完好的包装的损坏配件后，得到专卖店量鉴定部门进行鉴定，并由其提供质量鉴中联承担鉴定费，否则客户自行承担鉴定2.3索赔处理：a)根据鉴定结果，的确是产品质量问题的，立即赔付客户新的配件，新配件件及索b)根据鉴定结果，如果是因为客户的安装或使用原因引起的质量事故，中联处理，中联可以允许专卖店由专卖店负责收集起损坏的配件，月度向中题还是使用或安装问题时，对于单价偿时，需将产品送总部重新鉴定(提交的产品包装必须完好)。如果不按要求填写<<索赔申请表>>索赔类型(质量事故、折衷处理索赔)、配件号、店前月订货价统计总索赔金中。年月日存管理办法1.目的及适用范围1.1为明确专卖店库存的期量标准，加强库存管理控制，特制定本参考办1.2库存量管理归口专卖店店面管理员，并会同仓管人员、财务人员、销售代表共同实施管理1.3本制度适用所有专卖店的库存量管理，各专卖店也可根据自身情况作相应调整1.4本制度文件中联公司业务部制定、解释及修改1.5本制度文件从2003年月日起执行。2.仓库管理办法2.1专卖店的必须是独立的仓库，绝不可以与其它非中联专卖的产品堆放2.3至少每月需要对仓库进行一次盘库，并就盘库结果，在专卖店经进的3.库存量管理办法量相关名词解释a)库存期量标准——指针对单个产品的有关库存数量和采购日期的标准量，用于控制库存水平和指导库存管理b)月销售量——指预计的单个品种货物的月度销售数量c)平均每天销售量＝月销售量÷30天d)现有库存——指仓库中存储的货物实际数量e)在途库存——指已经向总部下采购订单，但货物仍没有入库的货物f)已分配库存——指现有库存中已经安排出库的货物以及失效未处理g)可调配库存——指现有库存中可以用于调配的货物数量库存量。i)最高库存——从资金、成本、销售期限等方面综合考虑可以接受的j)采购周期——指从采购订单发出到货物入库的天数k)采购周期需求量——采购周期乘以平均每天销售量l)最小采购量——指总部规定的每列产品最小的采购量a)月销售量I.年初店面人员依据去年的平均月销量，并参照本年度的销售计划设定月销售量标准，会同仓管人员设定安全库存、请购点的参II.每个季度的最后一个月(即每年3、6、9、12月)的25日以前，销售部主管人员依前三个月及去年同期各月份的销售量，并参考市场状况，拟订下个季度各月份的预计销售量；III.在销售计划或市场环境有重大变化的情况下，如新增或取消某一产品的销售，某产品市场供应出现较长时期的变化等，应月销售量标准；b)采购周期IV.采购周期由店面管理员依据各种采购作业所需天数设定，供设定采购周期、请购点及请购数量的参考；V.目前月度计划采购的周期为60天，补充采购周期为2-3周，紧急c)最小安全库存量I.最小安全库存量由店面管理员根据销售量、采购周期、需求波动III.最小安全库存量应根据月度计划采购周期、补充采购周a)月度计划采购量的设定：目前中联规定专卖店主要采用月度计划采购方式，于每月15日前月度计划采购的指导量=月度采购周期需求量—现有可调配库存量—在途库存+最小安全库存量根据总部规定的最小采购量、最高库存等对月度计划采购指导数量进行修正，制定月度计划采购量b)补充采购量的设定补充采购一般是现有库存量降低到最小安全库存量，向总部采取的补充采购指导量=补充采购周期需求量—现有可调配库存量+最小安全库存量c)紧急采购量的设定紧急采购指专卖店遇到超出预期的需求，库存接近为零，而向总部采取的紧急小额采购，紧急采购如果成功，一般在几天内到货紧急采购量一般为最小安全库存量3.4采购量标准的财务可行性审计a)采购量标准的财务可行性审计由财务人员负责b)财务审计的内容包括：采购成本的平衡、现金流的平衡、流动资金c)财务部应尽早介入采购量标准的制定过程，以充分理解和把握标准a)采购量标准的审批权限归属专卖店经理报专卖店经理批准后执行4.对专卖店库存量管理的支持4.1总部提供诸如紧急采购、专卖店间库存调配等方式降低专卖店库存风险；专卖店考评与奖惩暂行制度1.为规范和指导总部对专卖店经营和分销管理情况考评，奖优罚劣，特制2.本办法适用于总部对所有专卖店进行考评；3.本办法由总部市场部负责解释、修改；容：，国范围内表现最优秀的部分专卖份对所有专卖店前一年的经营和分销管理进行综合打分，考评的指标和分值如下(详见专卖店年度综合考评表)：2)销售规范：指对中联专卖店的销售行为的进行考评，包括最低零售3)渠道建设和管理：本考评类，是对专卖店发展下属经销商，并对下发展经销商、经销商价格控及中联产品的品牌宣传(广告及其它)或总部营销活动情况10行奖励。中联将按照专卖的综合得分，对排名前5名(暂定)的专卖店分别进行年度奖励，奖励的多少与专卖店的年度综合考评得分直接对应，奖励的形式可能有等价奖品(如汽车)、等价配件、或等值出国游或现金等度的具体奖励