10033-PI0311-Q-012-安装工程交工技术文件档案整理编制规定-Rev.1

密级：敏感徐矿集团150万吨/年甲醇项目首期60万吨/年甲醇工程惠生工程徐矿宝鸡60万吨/年甲醇项目部安装工程交工技术文件档案整理编制规定10033-PI0311-Q-01212013-发布执行平怀江梁燕郭珍珍版次生效日期说明起草人审核人批准人目次适用范围-------------------------------------------------------------------------------------------------3编制目的-------------------------------------------------------------------------------------------------3编制依据-------------------------------------------------------------------------------------------------3案卷封面的编制---------------------------------------------------------------------------------------3卷内目录的编制---------------------------------------------------------------------------------------5内封面的编制------------------------------------------------------------------------------------------6交工技术文件目录的编制--------------------------------------------------------------------------7交工技术文件总目录的编制-----------------------------------------------------------------------8交工技术文件说明的编制--------------------------------------------------------------------------8交工技术文件移交证书的编制-------------------------------------------------------------------9卷内备考表的编制----------------------------------------------------------------------------------10案卷脊背的编制-------------------------------------------------------------------------------------12卷内文件页码的编制-------------------------------------------------------------------------------12案卷的装订--------------------------------------------------------------------------------------------13适用范围本规定仅适用于陕西长青能源化工有限公司“徐州矿务集团有限公司150万吨/年甲醇项目首期60万吨/年甲醇工程”除热电装置部分安装工程交工技术文件档案整编要求。编制目的为便于本项目安装工程竣工资料的顺利编制与归档，特编制本规定。本规定中对所有可能存在疑问之处，均予以了说明和明确并统一了要求和格式。本规定对交工技术文件的“案卷封面、卷内目录、内封面、交工技术文件目录、交工技术文件总目录、交工技术文件说明、交工技术文件移交证书、卷内备考表、案卷脊背”等进行了详细说明并做了相应的模板，提供给各相关编制单位供其参考并应用。本规定还对如何装订、如何成册等做了说明和要求。编制依据10033-PI0603-M-251陕西长青能源化工有限公司档案分类方案和编号办法陕西省石油化工建设工程交工资料整编要点GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范SH/T3503-2007石油化工建设工程项目技术文件规定项目管理规定与项目实际情况案卷封面的编制案卷封面采用内封面的形式，即将案卷封面放入档案盒内，置于第1页的位置；特别强调，本工程交工资料不需要将案卷封面粘贴于档案盒的外部正表面。案卷封面上相关内容填写要求2.1、案卷封面总体要求1）、案卷封面大小：采用A4纸张；2）、案卷封面上原有字体，如无特别说明，统一为宋体四号；3）、案卷封面的页边距、行间距、位置等按附件1“案卷封面”执行。2.2、案卷封面具体要求2.2.1、案卷封面上“档号”编制规则，1）、字体字号：楷体四号；2）、档号各数字的后面的“.”及“-”按下面示例进行，不得更改；4）、填写位置：横线正中；5）、具体请按下面示例进行编制：07.200904.8.1335-01卷号（与《安装工程交工资料整编要求》分类相同）单位工程代号（按设计划分的主项代号填写）安装工程竣工文件代号（所有安装工程都是此代号）说明：卷号：01——即第一卷：综合管理资料（即综合卷）；02——即第二卷：施工技术资料；03——即第三卷：工程质量验收资料；04——即第四卷：使用功能、安全功能控制资料；05——即第五卷：竣工图。2.2.2、案卷封面上“档案馆号”编制规则此内容不需要组卷单位填写，由建设单位填写；“档案馆号”是依据归属档案馆最后赋予的档案馆代码。2.2.3、案卷封面上“案卷题名”编制规则1）、案卷题名：陕西长青能源化工首期60万吨/年甲醇+单位工程代号+单位工程名称+安装工程竣工文件+卷号（示例：“第一卷：综合管理资料”）+册号（第X册共X册）；2）、字体字号：宋体三号；3）、填写位置：页面居中。2.2.4、案卷封面上“立卷单位”编制规则1）、“立卷单位”填写组卷单位全称（注意是组卷单位，不是组册单位；如无损检测资料，由无损检测单位负责组册，其不负责组卷，而由施工单位组卷，则立卷单位还应该填写施工单位的全称）；2）、字体字号：楷体四号；3）、填写位置：横线正中。2.2.5、案卷封面上“起止日期”编制规则1）、“起止日期”为卷内文件形成的最早和最晚日期，日期采用8位阿拉伯数字连写，起始日期与结止日期中间采用“-”连接，此日期可根据“卷内目录”上的最早最晚日期进行填写，示例：20110608-20130415；2）、字体字号：楷体四号3）、填写位置：横线正中。2.2.6、案卷封面上“保管期限”编制规则此内容应根据业主档案管理规定填写，应填写划定的最长“保管期限”；如一个档案盒内所放置的文件材料存在多种保管期限，则按最长保管期限填写，示例：如同时存在“永久”、“长期”、“短期”，则保管期限栏填写“永久”。2.2.7、案卷封面上“密级”编制规则此内容应根据业主档案管理规定填写，应填写划定的卷内文件的最高“密级”。卷内目录的编制卷内目录放置在案卷封面的后面，即置于档案盒内第2页的位置。卷内目录填写的内容仅是这一档案盒内放置的文件材料，即以档案盒为单位，不是这一卷或这一册的内容。卷内目录上相关内容填写要求3.1、卷内目录总体要求1）、卷内目录大小：采用A4纸张；2）、卷内目录，标题“卷内目录”为宋体二号加粗，标题栏为宋体小四，卷内目录中所有录入文字为楷体小四；3）、卷内目录的页边距、行间距、位置等按附件2“卷内目录”执行。3.2、卷内目录具体要求3.2.1、卷内目录上“序号”1）、序号采用阿拉伯数字从1依次编写，以一份文件为单位，即一个文件一个序号；2）、凡有图纸目录的竣工图只编写一个序号；3）、案卷封面、卷内目录、备考表、隔页纸不编写序号和打页码，其他封面和目录编写序号、打页码、盖档号章，如卷内目录之后放置的“封面、交工技术文件目录”等均要编写序号、打页码、盖档号章；4）、每页上的卷内目录上的“序号”应该从按序号从第一行编至最后一行，不得空白。3.2.2、卷内目录上“文件编号”原则上应该填写卷内文件原有的文件文号、图纸图号或设备、项目代号，但考虑到不是每份文件都有文号或图号，再有填写文件的文号或图号意义不是很大、填写空间也不大，经与建设单位档案人员沟通商议，最终确定此栏全部用“/”给扛掉。3.2.3、卷内目录上“责任者”填写文件材料直接形成的单位，填写简称即可，宜为四个字或六个字，即能简明扼要又能清晰明确的表示出是哪家单位编制的，示例：十六化建、陕西化建、中石化五公司等。3.2.4、卷内目录上“文件材料题名”1）、填写文件标题的全称；模板中每一栏填写两行，第一行填写“第X卷第Y册：册名”，第二行填写“卷内文件的标题全称”，如字数太多，可将此栏字号缩小一号，变成“楷体五号”；2）、文件材料填写完毕，在最后一栏文件“文件材料题名”栏的下一行内填写“以下空白”予以封闭。3.2.5、卷内目录上“日期”填写文件材料的形成日期，如同类文件装订成册或装订成一份文件时，填写文件材料的最晚形成日期，日期为8位阿拉伯数字连写，示例：20110408或20121123。3.2.6、卷内目录上“页次”1）、填写每份文件材料在首尾页上所编排的页码，中间采用“-”连接，单页的只写此份文件材料在其右下角所编排的那个页码；2）、如是成套设备随机资料并按规定编制成册并从头到尾编制了页码，则不必重新编排页码，在“页次”栏用“/”杠掉，并在对应“备注”栏内填写“页数”，示例：558页。3.2.7、卷内目录上“备注”1）、填写的每份文件材料如存在需要特别说明的事项，则在备注栏予以简明扼要的说明；2）、如不存在特别说明事项，则此栏空白，不填写任何东西。内封面的编制内封面放置在卷内目录的后面，即置于档案盒内第3页的位置。内封面执行《陕西省石油化工建设工程交工资料整编要点》中第16页模板要求。内封面上相关内容填写要求3.1、内封面总体要求1）、内封面大小：采用A4纸张；2）、内封面上的标题“石油化工建设工程交工技术资料”为宋体小一加粗；3）、内封面的原有字体字号、页边距、行间距、位置等按附件3“内封面”执行。3.2、内封面具体要求3.2.1、内封面上“案卷号”编制规则：此内容不需要编制单位填写，由建设单位填写；“案卷号”是根据档案馆管理规定编排的归档编号。3.2.2、内封面上“卷号”与“册号”编制规则：依据本册所处“卷号”与“册号”如实填写；按模板要求，录入字体字号为楷体五号。3.2.3、内封面上“工程名称”编制规则：统一填写：徐州矿务集团有限公司150万吨/年甲醇项目首期60万吨/年甲醇工程。按模板要求，录入字体字号为楷体四号。3.2.4、内封面上“资料类别”编制规则：按《安装工程交工资料整编要求》交工技术文件分类填写，特别补充如下内容：1）、如果是第一卷：综合管理资料，则在括号内首先填写施工单位简称，然后填写册名；2）、如果是其他各卷，则首先填写单位工程代号，再填写单位工程名称，最后填写册名；3）、如果是无损检测资料册，则“施工单位”改成“检测单位”并由相关单位签字盖章；4）、填写位置：在资料类别的下一行对齐位置填写“单位工程代号+单位工程名称+册名”并加括号，目的是做到具体对哪一册的明确，与右上角的“卷号”与“册号”相呼应。3.2.5、内封面上“章”、“项目经理”、“审核人”及“日期”编制规则：1）、“章”盖项目部公章即可，正本必须为红章；2）、“项目经理、项目总监、项目负责人”是指由相关单位的项目领导手写签名，签名应清晰工整并采用黑色碳素墨水笔；3）、“审核人”是指施工单位交工资料审核负责人，本项目规定“审核人”由交工技术文件编制单位的项目总工程师或项目质量经理手写签名，签名应清晰工整并采用黑色碳素墨水笔；4）、“日期”填写要求，最后与相关单位协商，统一确定最终的签字日期。交工技术文件目录的编制交工技术文件目录放置在内封面的后面，即置于档案盒内第4页的位置。交工技术文件目录执行《陕西省石油化工建设工程交工资料整编要点》中第17页模板。交工技术文件目录填写的内容仅是这一档案盒内放置的文件材料，即以档案盒为单位，不是这一卷或这一册的内容。交工技术文件目录上“序号”、“资料名称”、“页次”内容等与前面放置的卷内目录上容完全相同，可以拷贝；只是涉及到成套设备随机资料并且页码编制完整的，前面卷内目录是在备注栏内填写总页数，而在本目录上应在页次栏内填写总页数。交工技术文件目录上相关内容填写要求5.1、交工技术文件目录总体要求1）、交工技术文件目录大小：采用A4纸张；2）、交工技术文件目录，标题“交工技术文件目录”为宋体三号加粗；3）、交工技术文件目录的页边距、行间距、位置等按附件4“交工技术文件目录”执行。4.2、交工技术文件目录具体要求4.2.1、交工技术文件目录上“资料类别”编制规则按《安装工程交工资料整编要求》交工技术文件分类填写。4.2.2、交工技术文件目录上“序号1）、序号采用阿拉伯数字从1依次编写，以一份文件为单位，即一个文件一个序号；2）、凡有图纸目录的竣工图只编写一个序号；3）、案卷封面、卷内目录、备考表、隔页纸不编写序号和打页码，其他封面和目录编写序号、打页码、盖档号章，如卷内目录之后放置的“封面、交工技术文件目录”等均要编写序号、打页码、盖档号章；4）、每页上的卷内目录上的“序号”应该从按序号从第一行编至最后一行，不得空白。4.2.3、交工技术文件目录上“资料名称1）、填写卷内放置文件标题的全称，此行填写内容与前面“卷内目录”中“文件材料题名”中第二行填写的内容相同；2）、文件材料填写完毕，在最后一栏文件“资料名称”栏的下一行内填写“以下空白”予以封闭。4.2.4、交工技术文件目录上“页次1）、填写每份文件材料在首尾页上所编排的页码，中间采用“-”连接，单页的只写此份文件材料在其右下角所编排的那个页码；2）、如是成套设备随机资料并按规定编制成册并从头到尾编制了页码，则不必重新编排页码，只填写“页数”，示例：558页。交工技术文件总目录的编制交工技术文件总目录放置在交工技术文件目录的后面，即置于档案盒内第5页的位置。交工技术文件总目录执行《陕西省石油化工建设工程交工资料整编要点》第18页模板。交工技术文件总目录是要将施工单位整个安装工程交工技术文件所整理装订的卷册内容填写上去，交工技术文件总目录只放在综合综、综合册、综合分册里面，除此之外的其他各卷册不需要放置。交工技术文件总目录上相关内容填写要求4.1、交工技术文件总目录总体要求1）、交工技术文件总目录大小：采用A4纸张；2）、交工技术文件总目录，标题“交工技术文件总目录”为宋体三号加粗；其他原有字体为宋体五号，所有录入字体为楷体五号；3）、交工技术文件总目录页边距、行间距、位置等按附件5“交工技术文件总目录”执行。4.2、交工技术文件总目录具体要求3.2.1、交工技术文件总目录上“序号”编制规则1）、序号采用阿拉伯数字从1依次编写，以册为单位，即一册文件一个序号；2）、每页上的“序号”都应从第一行编至最后一行，不得空白。3.2.2、交工技术文件总目录上“卷号”与“册号”编制规则：依据本册所处“卷号”与“册号”如实填写，填写规则为X/Y，示例：1/5。3.2.3、交工技术文件总目录上“资料类型”编制规则：按《安装工程交工资料整编要求》交工技术文件分类填写，特别补充如下内容：1）、第一行，如果是第一卷，则填写施工单位简称；如果是其他卷，是填写单位工程代号和单位工程名称；示例：十六化建安装工程竣工验收文件，1335甲醇精馏；2）、第二行，填写卷号及名称；示例：第一卷：综合管理资料，第二卷：施工技术资料；3）、第三行，填写册号及名称；示例：第一册：综合册，第三册：管道安装工程册。4）、分三行填写目的是做到对卷册的明确，与前两列的“卷号”与“册号”相呼应。3.2.4、交工技术文件总目录上“备注”编制规则填写每一册的总页数，示例：578页；如还存在需要特别说明的事项，则在备注栏总页数的下一行予以简明扼要的说明。交工技术文件说明的编制交工技术文件说明放置在交工技术文件总目录的后面，即置于档案盒内第6页的位置。交工技术文件说明执行SH/T3503-J104《石油化工建设工程项目技术文件规定》。交工技术文件说明只放在综合卷、综合册、综合分册里面，除此之外的其他各卷册不需要放置。交工技术文件说明上相关内容填写要求4.1、交工技术文件说明总体要求1）、交工技术文件说明大小：采用A4纸张；2）、交工技术文件说明，标题“交工技术文件说明”为宋体三号加粗；其他原有字体为宋体五号，所有录入字体为楷体五号；3）、交工技术文件总目录的页边距、行间距、位置等按附件6“交工技术文件说明”执行。4.2、交工技术文件说明具体要求4.2.1、交工技术文件说明上“内容”1）、序号1是对本项目的总体说明，各承包单位根据其承包合同及合同变更具体可参考附件6据实描述；2）、序号2是对本项目的交工技术文件编制说明，各承包单位根据其承包合同及具体情况可参考附件6据实描述；3）、序号3是对本项目的交工技术文件提供数量，各承包单位根据其承包合同及具体情况可参考附件6据实描述，如施工单位要提交给其公司总部几份，也可在其中予以描述说明；4）、序号4是对本项目的交工技术文件关于正本与副本的说明；5）、序号5是对本项目的交工技术文件的工程内容的明确说明及卷册数量的说明；6）、序号6是本说明对上一级卷册的交工技术文件具体说明，如放在综合册里面是对卷的说明，放在综合分册里面则是对册的说明；7）、序号7是对本卷或本册的交工技术文件的其他需要特别事项进行说明。4.2.2、交工技术文件说明上“编制人”、“审核人”及“日期”1）、“编制人”为交工技术文件编制单位的各专业技术负责人，说明：如是综合卷则“编制人”为资料员，如是各专业卷则“编制人”为各专业技术员，如是材料卷则“编制人”为材料员；“日期”为各档案盒内部全部文件资料编制完成日期；2）、“审核人”为交工技术文件编制单位的项目总工程师或项目质量经理，“日期”为各档案盒内部全部文件审核完成日期。交工技术文件移交证书的编制交工技术文件移交证书只在综合册和综合分册进行编制，放置在档案盒内倒数第2页的位置。交工技术文件移交证书执行SH/T3503-J108B《石油化工建设工程项目技术文件规定》。交工技术文件移交证书上相关内容填写要求3.1、交工技术文件移交证书总体要求1）、交工技术文件移交证书大小：采用A4纸张；2）、交工技术文件移交证书，标题“交工技术文件说明”为宋体三号加粗；3）、交工技术文件移交证书的页边距、行间距、位置等按附件7“交工技术文件移交证书”执行。3.2、交工技术文件移交证书具体要求3.2.1、交工技术文件移交证书上“工程名称”编制规则统一填写：徐州矿务集团有限公司150万吨/年甲醇项目首期60万吨/年甲醇工程。按模板要求，录入字体字号为楷体五号。3.2.2、交工技术文件移交证书上“合同编号”根据其签订的施工承包合同或采购合同如实填写，录入字体字号为楷体五号。3.2.3、交工技术文件移交证书上“内容”第一个横线空格处填写交工技术文件编制单位的全称，第二个横线空格处填写“陕西长青能源化工有限公司”，第三个、第四个横线空格处如实填写。3.2.4、交工技术文件移交证书上“经办人”及“日期”1）、“经办人”是谁办理的就填写谁，如实填写即可，但不得填写其分包单位的人员，只能填写与惠生或业主存在合同关系的单位正式员工的名字，其他交工资料上也是同样如此要求。2）、“日期”为办理交工技术文件移交的日期；3）、如果是无损检测单位，则在下面签字栏需要增加一栏“检测单位”，放在最右侧，其他内容同其他各栏，检测单位需要向施工单位办理移交，但移交时需要得到总承包单位、监理单位、建设单位的见证和签字并盖章。卷内备考表的编制卷内备考表放置在每个档案盒最后一页的位置。卷内备考表上相关内容填写要求2.1、卷内备考表总体要求1）、卷内备考表大小：采用A4纸张；2）、卷内备考表，标题“卷内备考表”为宋体二号加粗，原有文件内容为宋体四号，横线上录入文字为楷体四号；3）、卷内备考表的页边距、行间距、位置等按附件8“卷内备考表”执行。2.2、卷内备考表具体要求2.2.1、卷内备考表上“互见号”编制规则此内容不需要组卷单位填写，由建设单位填写；“互见号”应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式并用括号括起。2.2.2、卷内备考表上“第一段”文字内容编制规则此内容表述的意思是本案卷（即本档案盒）内相关文件材料信息，请按要求填写，不存在的文件材料用“/”给扛掉，注意填写字体为楷体四号，应居中填写并保证横线长短一致，达到美观统一。2.2.3、卷内备考表上“说明”内容编制规则是指对本档案盒内所存放文件材料存在的缺页、破损、丢失、无原件采用复印件等情况的一个说明。2.2.4、卷内备考表上“立卷人”及“立卷日期”编制规则1）、“立卷人”在电脑中填写组卷单位的实际立卷人并直接打印出来，如资料员、技术员或材料员负责相关案卷的“立卷”工作，是谁“立卷”就填写谁；2）、“立卷日期”应填写“立卷”实际整理完成日期，电脑中填好直接打印出来。2.2.5、卷内备考表上“检查人”及“检查日期”编制规则1）、“检查人”在电脑中填写组卷单位交工资料的实际负责人并直接打印出来，如技术负责人、项目质量经理等；2）、“检查日期”应填写将此卷实际检查完成日期，电脑中填好直接打印出来。案卷脊背的编制案卷脊背应粘贴于档案盒的脊背上，粘贴应牢固平滑，不得起角、鼓包。案卷脊背上相关内容填写要求2.1、案卷脊背总体要求1）、案卷脊背大小：档案管理规定要求档案盒的长度和厚度相同，为305mm×20（40,60）mm，而实际上市场上卖的专业用于脊背的纸张尺寸实为标准A4纸张，即297×210mm；2）、案卷脊背纸张：采用专业用于脊背的带自粘胶的A4牛皮纸，此纸正面用于打印，背面裱有一张黄板纸；3）、案卷脊背排版为横向排放，即打印出来之后粘贴于规定档案盒脊背上下两条粗线之间，上面横线之上的建设单位LOGO能够保留并体现，下面横线下面将来由组卷单位盖上红色的“正本”、“副本”印章，注意“正本”、“副本”印章应在20mm厚档案盒上也能盖得上；4）、案卷脊背上所有打印字体均为宋体四号；5）、案卷脊背具体尺寸划分按附件9“案卷脊背”执行，注意不同厚度的档案盒要采用相对应尺寸的模板。2.2、案卷脊背具体要求2.2.1、案卷脊背上“保管期限”编制规则按每个档案盒内所放置文件材料的保管期限填写，文件材料的保管期限具体按业主档案管理规定执行，如一个档案盒内所放置的文件材料存在多种保管期限，则按最长保管期限填写，示例：如同时存在“永久”、“长期”、“短期”，则保管期限栏填写“永久”。2.2.2、案卷脊背上“档号”编制规则按每个档案盒内所放置的案卷封面上的“档号”填写。2.2.3、案卷脊背上“案卷题名”编制规则按每个档案盒内所放置的案卷封面上的“案卷题名”填写。2.2.3、案卷脊背上盖“正本”或“副本”章根据档案盒内存放文件材料是正本还是副本，相对应的在每个档案盒下面那条横线下面盖上“正本”或“副本”红章，盖章要求清晰、端正，不得歪斜。卷内文件页码的编制单面书面的文件，在其装订版面的右下角编制页码（不管是竖排还是横版排版，页码均编制在按其装入档案盒内时打开页面时的右下角；即竖排在其右下角，横版在其左下角）；双面书面的文件，正面在其装订版面的右下角，背面在其装订版面的左下角编写页码；图样页码编写在标题栏外。针对设备随机资料，除了那种装订成册并有封面目录并且整册资料页码从头到尾编号完整的，则不必重新编写页码；在卷内目录页次栏用“/”扛掉，在备注栏填写这份设备随机资料的总页数，示例：其他设备随