高校网上报销系统的应用

高校网上报销系统的应用

在线结算系统最初是一个网络平台，最初的会计账簿改为远程结算。原始文件可以通过各种方式传输给财务部门，但审批和验证等传统程序可以通过网络系统执行，即“基础”问题。其次，在许可过程中，可以设置许可流程，或者由结算负责人选择许可流程。根据评估业务的移动方向，系统必须确定每个职能部门的授权范围，即“流程”问题。第三，在业务流程中，相应的员工有相应的权限，如结算人、审批人、财务人员等，但他们有重复身份。在重建身份之后，系统必须配置适当的身份限制问题，即“权力”问题。在构建过程中要充分考虑以上三个问题,既要使传统的核算体系简单化、智能化,还要合法化、安全化,使之符合财务管理的相关法律法规。一、报销业务的业务流程网上报销流程一般与传统报销流程类似,区别在于网上报销各个环节全部在网上实现。首先每个用户被设置一定的权限,通过报销录入模块输入报销信息,比如报销内容、金额等原始信息,类似于填制报销汇总单,然后提交到网络系统中,其次在提交报销信息的同时选择审批流程,即报销信息的审批走向,报销信息根据设计流程流转到不同的审批人审批,审批完成后所有报销信息流转到财务部门稽核岗,由财务人员进行核算、稽核,直接通过引入凭证模块,将报销人的报销内容转化成凭证入账,最终资金信息流转到出纳或者资金管理部门,由其根据系统登记好的银行卡号或者收款方信息导入到网上银行,直接完成资金的收付。具体的报销流程可以概括为:报销人整理票据录入报销信息→选择审批人并提交→审批人审批(一个或多个)→财务稽核、核算、复核→资金中心或出纳完成收付。在整个流程的设计中,为了更直观地反映整个工作流程,方便用户使用,应注意以下两个问题:一是采用向导型递进化填制。由于报销人对财务信息的了解程度不同,特别是对专业术语以及报销规定或者报销流程不熟悉,可能会导致对报销系统使用困难,因此在设计时应尽量直观、简单,每一步的录入采用向导式,即用户直接点击下一步即可进入下一个界面,层层推进,步步简洁明了,有利于使用人更快、更好地掌握系统特点。二是流程设计中应设置反馈信息。即在整个流程中,要实时反映出每一笔报销业务的流程走向,并能实时查询或浏览报销业务的每个流程节点的详细信息。系统可以通过短信或消息窗口等及时反馈报销单的报销信息。比如某个时刻,报销业务在哪个审批节点上,或者在某个节点发生了什么等信息,有利于报销人及时掌握报销单的报销情况,并采取相应的措施。二、在线清算模块的设计一般情况下,网上报销系统应包含以下几个模块:(一)报销入库单的设计报销人通过此模块输入报销信息。由于报销业务类型不同,为了便于填写、信息归集以区分不同的业务,可以设置不同的报销录入单,比如差旅费报销单、固定资产报销单、劳务费报销单、其他费用报销单、借款单等,或者财务部门根据业务类型设置其他的报销录入单。在设计报销录入单时,应简洁明了,尽量全面反映所需的报销信息,比如差旅费报销单中应含有出差地点、时间、人数、费用等基本信息,以便核算出差补助等;资产报销单应含固定资产的类型、资产编号等信息,以便在自动生成凭证时可以方便系统取数及归集科目;劳务费报销单中应含有收款方的信息或者所得税等信息;每一笔业务需要填写收款方信息或者由系统直接取事先设定的收款方账号等信息,以便资金管理部门或出纳通过网银转账。报销单据在设计时还要考虑与自动生成凭证的对接,即报销单中所列报销内容应与凭证科目基本对应,比如在差旅费报销单中所填项目与金额应与“差旅费”科目对应,因此在设计时应参考核算科目。此外,借款单填制基本与报销业务相同。但是每个报销业务在设计时必须加入是否还借款功能,如果选择还借款则可把报销金额与借款自动对冲,并可以查询借款明细以选择相应的借款冲销。(二)建立审批流制度审批模块指的是拥有审批权限的审批人对所负责的报销事项即报销人提交的报销单进行网上审批的模块。报销人提交的报销单在系统中进行流转,经过审批的过程可称为审批流,即设定好的或者由用户自行设定的审批人。审批流是网上报销的一个重要概念,它把传统的报销中的逐个由负责人签字转换为网上报销中的相关负责人电子审批、电子签名,审批人可以随时通过网络进行审批,而且可以通过网络向报销人反馈报销内容,大大提高了工作效率。在设计审批模块时,应注意以下两个问题:1.费用报销审批程序应当是固定针对报销业务较为单一的学校,可以设成固定的审批程序,比如固定资产的报销是由经费负责人、资产管理部门或者单位负责人等逐一审批,那么程序就可以设定为此类报销业务必须逐一流转到上述的相关审批人,由其审批后再流转到财务稽核岗,但是对于大多数高校来讲,费用报销类别比较复杂,涉及科研项目、经费项目、代管项目等,而且在报销过程中各高校的规定也不同,比如超过5万元的支出由财务负责人签字,涉及多个部门的费用支出需要交叉签字或者费用分配等,如果设成固定的审批程序一则使得维护工作相当繁琐,而且不能全面反映费用报销的特殊情况,在此,笔者建议报销人可在提交报销单的时候自行选择审批人,即在传统报销业务中需要由哪些个负责人签字则在网上报销中选择哪几个审批人,财务稽核时对其审批合法性进行确认(与传统报销方式相同),避免违规选择审批人。2.原始单据的演化报销单流转到审批人,审批人签署“同意”或“不同意”,并可以备注信息,反馈给报销人不同意的理由或者选择是否需要看原始单据,如果签署“同意”,报销单则流转到下一个审批人,如果签署“不同意”并附加理由,则报销单退回到报销人那里,由报销人修改后重新提交,如果选择看原始单据或手工审批,则报销人需将原始单据面呈审批人,再做电子审批或者手工审批。审批完成后,原始单据通过某种方式到财务核算部门,网上报销单流转到财务稽核岗。(三)对网上报销单进行审核,做好前期准备工作财务稽核模块指报销单审批完成后流转到财务稽核岗由会计人员进行核算审核的模块。此模块主要有三个功能,一是对报销单进行审核、核算、复核,一方面对网上报销单的合法性进行审核,另一方面对原始单据审核,以及对原始单据和网上报销单是否一致进行审核。二是进行核算,把网上报销单引入到核算软件,这里需要说明的是,在设计时一定要做好报销单与凭证引入的对接工作,使报销单所填内容基本与科目一致,以便提高工作效率。三是复核功能,即财务人员核算完毕后,由复核岗进行复核,报销过程基本完成,下一步,报销单中收付款信息流转到出纳岗或者资金核算部门以完成收付。需要说明的是收付款信息流转到出纳或者资金管理部门时需要自动生成一定的格式,以便导入网银,方便快捷的完成收付。(四)经费查询和到账查询功能报销人或者各部门、各经费负责人、财务人员等可以通过此模块进行明细查询、汇总查询以及报销业务的具体情况查询。每人被分配一定的权限,可以实时查询经费的详细收支情况以及其他财务信息。同时,还可以通过此模块及时查询经费的到账情况,特别方便科研经费量大的高校用户及时了解分配经费情况。除此之外,还可以设置工资查询、公积金查询等功能,各高校可以根据情况设计开发。(五)系统的功能模块后台管理平台指网上报销维护人员进行后台维护的模块。基本包含用户权限管理、报销单定制设计、各种表单设计、科目对接、数据维护等功能,主要是对整个系统进行维护和管理。需要注意的是各种模块的设计直接关系后台维护的工作量,所以在设计时应进行充分调研,合理设计,比如用户信息要尽可能的全,不仅要包含用户的ID号、部门、身份等基本信息,还要包含其银行卡号、工资号等,以便在报销时直接引用,避免报销人重复填制。三、在线结算系统建设中应注意的问题(一)软件的安全性原则网上报销系统所保存的数据属于机密信息,要求其安全性、保密性必须处于高安全级别,而系统依托于实时的网络环境,以网络作为信息传递和共享的基础,因此在开发软件时也应充分考虑软件的安全性和保密性,避免黑客攻击以及病毒破坏。同时,财务部门应有严格的权限制度,对特定使用者进行不同层次的权限划分,充分利用网络系统的安全认证、防火墙、划分网段、专用网络等措施加强系统的安全性,确保系统的正常运行以及安全操作。(二)建立和完善网上报销制度网上报销是高校财务信息化建设的基础体系,是实现财务管理信息化的重要步骤。一套完善的报销体系必须具备完善的制度