SP-QP-032文件控制程序

公司LOGOXXXX气车零部件有限公司文件级别文件编号XX-XX-XX版本A0文件名称文件控制管理程序L2页 数1of9权责部门文控中心文件控制管理程序批准/日期审核/日期编制/日期文件修订履历版本修订内容修订章节修订人修订日期A0公司导入ISO/TS16949:2009体系，新制订发行/B0公司导入£09001:2015&IATF16949:2016全版修订程序内容/公司LOGOXXXX气车零部件有限公司文件级别文件编号XX-XX-XX版本A0文件名称文件控制管理程序L2页 数2of9权责部门文控中心1、 目的为使本公司质量管理体系相关文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等相关过程得到规范与管理，特制定本程序。2、 适用范围：凡本公司与品质管理、 HHHI\及环境管理体系相关之内部文件 /资料（手册、程序文件、作业规范、记录 ）及外来文件/资料（相关标准、客户提供之图纸或其它与品质 /HSF/环境活动相关之文件资料）均属之。3、 定义：3.1管理手册：有关本公司经营组织与各机能之概括性、 原则性之摘要说明。3.2程序文件：规定过程的职责、使用资源、运作的方法和衡量指标的信息的文件。3.3作业指导文件：规范具体作业活动的文件。如操作标准、检验标准、作业指导书等。3.4记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。3.5外来文件：与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，客户提供的标准等文件。3.6技术文件：由产品开发部门制作之有关物料或产品规格之文件，包括规格书、工程图、承认书、 ECRECN等。3.7受控文件：质量体系相关的文件以及直接使用于生产、检查相关区域的指导性文件，受控文件必须经过审批，一般都有“受控文件”印章标识，此类文件必需作发放回收记录。3.8外来文件：非本公司制作之文件资料皆属之，如来自关方的资料；客户提供与产品相关的资料含图面及标准、法律法规等。3.9参考文件：仅用作学习、参考的文件、在活动中不产生法律效力。可以是经权责批准后的受控文件的影印本，试用暂行文件。参考必须加盖红色“参考文件章”。3.10临时文件：在特殊情况下（如打样需要、工艺变更、设备原因、体系运作等） ，当现行体系文件不能满足产品质量或体系运作要求时，并且这种情况只是暂时性岀现，则采用发行临时文件方式进行管制， 临时文件有效期为2个月，时间到后自动作废，如续继使用则要经过制订人手签有效期。4、 相关参考文件：4.1《记录管制程序》4.2《信息沟通管理程序》4.3《产品变更管理程序》4.4《信息系统管理办法》4.5《开发图档管理规范》5、 权责定义：5.1文控中心：新制定文件的编号；文件下发回收及原件存档；建立收发台账；文件管理情况日常稽查；已作废文件的暂存及处理。5.2总经理或管理者代表：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。5.3各部门：依照质量管理实际需要编制相关文件 ，严格按照已发行的文件进行操作，所有受文部门均负保管之责。5.4有关文件的制定/修订、审核、批准权责明细参照 6.3文件审批之规定

公司LOGOXXXX气车零部件有限公司文件级别文件编号XX-XX-XX版本A0文件名称文件控制管理程序L2页 数3of9权责部门文控中心序号作业流程图6.16.26.36.46.56.66.7权责部门/人序号作业流程图6.16.26.36.46.56.66.7权责部门/人相关文件/表单各相关部门管理者代表文件修改/废止申请单文控中心文员受控文件清单各相关部门管理者代表/文控中心文件发行/回收管制表《文件发行作业指引》各相关部门文控中心文件补发申请表各相关部门管理者代表文件适用性评审报告文控中心各相关部门管理者代表文件修改/废止申请单6.1文件制定及修改公司质量管理体系建立时所需的文件由管理代表和推行小组统一策划制定，各类文件依实际需要设定格式各；文件制定中所用的标准符号参照附件一相关规定；体系运作过程中当岀现下列情形时，文件可能需要提岀修订：某个文件经评审发现不充分或不适宜而需要增删内容时 ；外部要求变更时；当现有作业流程或工程变更时；纠正预防措施提岀修订时；客户审厂改善或持续改进修订时/废止申请单】/废止申请单】当体系运行后因产品或作业控制需要新增文件时由需求部门提岀【文件修改6.2获得文件编号/版次:

公司LOGOXXXX气车零部件有限公司文件级别文件编号XX-XX-XX版本A0文件名称文件控制管理程序L2页 数4of9权责部门文控中心新制订的文件需要发电子到文控中心，由文控文员按照编码规则和现有的【受控文件清单】进行编号，文件修订需要文控文员确认现行的最新版本号。各类文件的编号规则及部门代码如下：型类件文号编质量文件代码起OO音始起OO从号水流管量関PQrp立口起OO卄込规M始卄込规M始工起:T—wOmO始开OA产品工程文件起O咅/品产号型品制编/号型的品成照按始制编/号型的品成照按始NCE单知通变程工,0推}类售次销以表-S02XO、T—一一oFKO表从FR号丫水(流「奏W弋立口“源XX来范规护备设始起OO书导指始起OO书导指验检品产部始識起品00管理制度类訥立口-DZ号立口个单书明说责职作工咅ZZ-书妒说责00职作从工号JJ冰Z流外来文件立口-DErp立口为这号只收序则体代#,詐XX谕朗有nJ>一、--亠，詮立口件m的文里咏忖这/+X17-r号1匚「、-一SJcrp戈编咅代来的的巾外身件立-R份^文ED一其来E第用外如门接个版本识别号版当版号系行9发出首建桝号O序}A本等号当3%2X於始,开板OTA本公司各部门代码

公司LOGOXXXX气车零部件有限公司文件级别文件编号XX-XX-XX版本A0文件名称文件控制管理程序L2页 数5of9权责部门文控中心各中心下属部门部门英文全称部门代码总经办总经理办公室GeneralmanagerofficeG销售中心业务部（汽车）BusinessdepartmentD业务部（常规）BusinessdepartmentD市场部MarketingDepartmentD项目管理中心项目部ProjectDepartmentX生产运营中心开发部R&DdepartmentE技术部TechnologyDepartmentJ资材部TheDepartmentofmaterialsP生产部ProductiondepartmentM品质部QualitydepartmentQ综合管理中心人事行政部administrationdepartmentA财务部FinanceDepartmentC其它注塑车间InjectiondepartmentH文控中心DocumentcontrolcenterF6.3文件审批规定文件的制定/修订、审核、批准权责明细如下:别类件文制编核审准LLft式方行发注备内部文件表//昔§管二理经总档子电S份需到档放子心电中如咅导领/档子电范规二§管管、干nJ咅导领/立口关目木如部如部外来文件如部如部内子一附洪-TO电一表//<者§管人收接如部需牛文件在审批过程中，如需征询相关部门的意见，则通过文件会签的方式进行。公司LOGOXXXX气车零部件有限公司文件级别文件编号XX-XX-XX版本A0文件名称文件控制管理程序L2页 数6of9权责部门文控中心6.4文件下发/旧版回收当文件经修订重新发行新版时，由文控中心根据【文件发行 /回收管制表】原来发放的部门和份数将旧版文件全部收回，新版文件重新发放和签收。文件作废时，则将全部作废文件收回。6.5文件使用及管理各相关部门应妥善保存发行的受控文件，如发现文件有损坏、缺页、遗失等现象，应及时上报要求补发，遗失受控文件根据不同情况追究当事人责任；各相关单位/部门不得将已盖章确认的受控文件复印使用，一经发现有黑色“受控文件”章，应立即销毁，并追究当事人责任。文管中心指导相关部门妥善保存受控文件，并不定期检查各受控文件的保存状态。如因文件破损、遗失，或因实际需要须增加使用份数，或须向客户、供应商提供文件，或向外部机构提供文件时，需填写【文件补发申请单】提出申请，经文控中心人员核准后，交文控中心员办理补发，补发作业与文件发行作业相同。文件使用过程中，各类文件均由单位部门主管决定保密类别。 （说明：保密类别为机密文件、普通文件） ，机密等极判定原则，如下：机密文件： 适用于揭露后会严重伤害本公司之竞争力、财务、声誉、经营，使之遭受非常重大损害（客供3D设计图、报价成本核算表，产品设计准则作业规范，内部技术规程）普通文件：厂内可公开的信息6.7文件定期评审管理者代表通过内审和管理评审来评审各文件有适宜性，当产品、设备、工艺、材料等变化时，法规标准变化时，出现重大产品质量事故时，可专门组织各部门进行文件适宜性评审， 评审中发现不适用文件进行废止或修订。6.8文件废止由于产品或过程的更改，文件若不再使用需废止时，由现有权责单位提出【文件修改 /废止申请单】，注明废止原因。文件废止由品管文控中心将废止文件统一收回；各部门 （文控中心除外）和个人都不得保留已失效或过时的文件。

公司LOGOXXXX气车零部件有限公司文件级别文件编号XX-XX-XX版本A0文件名称文件控制管理程序L2页 数7of9权责部门文控中心8、 外发文件的管理当因公司外发加工或打样需要外发文件时， 需要将文件转成PDF格式，一般资料由文控中心在【文件发行/回收管制表】中只接注明接收方名称，涉及重要图档 /ROHS管理标准类需要接收方签回【文件接收回执单】 ，当版本有更新时及时通知接收方；有涉及客户提供的原始图档时，必须经过客户同意。9、 相关表单：9.1【文件修改/废止申请单】9.2【受控文件清单】9.3【文件发行/回收管制表】9.4【文件补发申请单】9.5【外来文件清单】

公司LOGOXXXX气车零部件有限公司文件级别文件编号XX-XX-XX版本A0文件名称文件控制管理程序L2页 数8of9权责部门文控中心9.6【文件接收回执单】9.7【文件适用性评审报告】10、相关附件10.1附件一各文件制定所用的标准符号序号图形符号表示内容1匕表示流程的开始和结束用2表示流程的作业步骤用3O表示流程的审核、核准、判定用4□表示跨页连接符号5《》表示引用的相关文件6【】表示引用的相关表单7 ►流程方向通过用0K未通过用NG10.2附件二文控中心各印章使用明细表名称图示使用说明1.正本原件章受控文件的原件，都在文件原档的后面统一盖上【正本文件】章，包括手册/程序/三阶文件/控制计划/FMEA/SOP/SIP/表单原件等2.受控发行章文控下发的所有受控文件，都必须盖【受控文件】章，没有盖章的文件各部门都不得使用 ，除非经过文控中心确认可用，【受控文件】章一般盖在文件的右上角，如果是图档，要盖在空白处

公司LOGOXXXX气车零部件有限公司文件级别文件编号XX-XX-XX版本A0文件名称文件控制管理程序L2页 数9of9权责部门文控中心4.参考文件章所有旧版本或过期的文件统一盖【作废章】 4.参考文件章各部门没有