董事会秘书工作指南

董事会秘书工作指南一、负责每天、每周、每月的常规汇总工作。二、负责起草社联的各项工作汇报。三、负责社联文件的印发(如：、书等)。四、负责各项会议的记录工作协调主席健全社联各项。五、负责各种例会的考勤。六、负责办公室的值班情况及处理相关的日常事务。七、负责传达各项通知，包括口头传达、手机传达等方式(如开会的时间、场地等)八、加强各部之间的联系，搜集同学的意见，及时反馈，取长补短。九、制定社联的工作方针政策，协调和督促各部门履行职责。十、定期的向老师、主席汇报有关工作等。一、值班要求值班人员：秘书处成员及各部成员(一)值班规定1、值班人员不得无故迟到，早退或旷到，因故不能及时值班需事先向秘书长申请调岗，否则一律按旷到处理。遵守值班秩序，不得吵闹、喧哗，维护社团联合会的形象。2、要保持值班记录本的整洁条理性，认真做好值班记录3、不得把与工作无关的人员带到办公室逗留。不得随意翻看相关资料，不得将同学的个人资料透露给其他人。4、对外来人员及电话需做好接待工作，对于所提问题或要求的工作及时解决，不能解决的要及时传达给秘书长或主席，并做好详细记载。5、值班人员有责任管理和爱护办公室的公物，如有借用，在确定借者身份后方可借出，并做好相关记录(借出物品名称，日期，数量，借出人，归还时间，若在当时没有归还的应催还或移交下一值班人员)，并向办公室汇报。6、作好交接班工作，本班未完成的工作与下一班进行准确无误的交接。值班结束时保证办公室内卫生和物品摆放整齐，注意关掉各种电器，锁好门窗。二、人员通知(一)通讯录更新1、定期确认各中心主要成员有无人员和联系方式的变动，及时修改。2、在右下角标注日期，方便日后整理。(二)发放通知1、时间要求：最晚提前一天通知。2、内容格式：说明时间、地点、活动内容。若用短信通知，须加上“收到请回复，谢谢!”，并以“(南山社联秘书处)”结尾，须收到被通知人的回复方可视为通知到位，对方的回复须在该活动结束后方可删除。(三)负责人龚玭、陈佳其三、会议记录(一)会议记录1、会议包括：周例会、社团联席会、秘书处例会及其他会议。2、会议前在签到表上签到，列出缺席、请假人员。3、会议记录格式：按会议记录纸要求。4、记录内容：包括发言人及其内容，列出层次，分清主次，详略得当。结尾标注“会议结束”。5、重要会议制作电子文档。附：会议记录格式年—年第二学期第一次周例会一、各部长汇报所分管部门上周工作情况二、主席总结上周社联工作三、主席对本周工作进行安排四、到会人员就社联当下所存在问题进行讨论并作出解决方案五、征集对社联工作的建议会议结束西安建筑科技安大学南山书院社联秘书处年/月/日(二)记录人员邹淑文、洪梦姝(三)教室申请1、在开会前一天申请教室。2、及时协调保证会议正常进行。西安建筑科技大学教室借用申请单(草堂校区)注意事项：使用时必须保证教室内设施的安全及环境的卫生，且不得大声喧哗，以免影响教室的教学活动;应至少提前2天到教务工作办公室办理借用手续，尊重和服从教室管理服务人员的管理和服务。工作指南的作用1.以有助于实现组织优化在编制工作指南之前，有一个工作分析的过程，是对组织内各职位、部门设置、人员匹配以及工作业务流程等进行的一次大盘点，之后形成了工作指南。试想经过这样一次大盘点，会达到一种什么效果?部门划分明确、职责清晰、人岗匹配等，所以有利于提高工作效率，进而实现组织优化。2.是对员工进行目标管理的依据何为目标管理?目标管理缩写为MBO(Managementbyobjectives)是20世纪50年代中期出现于美国，以泰罗的科学管理和行为科学理论(尤其是其中的参与管理)为基础形成的一种管理制度。凭借这种制度可以使组织的成员亲自参加工作目标的制定，实现自我控制，并努力完成工作目标。对于员工的工作成果，由于有明确的目标作为考核标准，从而使对员工的评价和奖励更加客观、公平、公正、合理，可以大大激发员工为完成工作目标而努力。3.是制定绩效考核标准的基本依据工作指南确定了:在绩效考核的时候，只有通过考察工作，才会知道这个岗位有哪些职责，员工是不是履行了这些职责，以及完成的情况如何。假如在工作说明书中根本就没有这个职责，就不能拿这个要求考核员工，因为他不需要承担这样的责任。所以，工作说明书在工作目标管理和绩效考核工作中起很大的作用，也是绩效考核的一个基本依据。4.为企业制定薪酬政策提供依据直接决定薪酬的依据有几个(职位薪资体系、能力薪资体系、技能薪资体系)，其中职位薪资体系用的比较广泛，确定的前提是岗位评价，即岗位的职责范围大小、工作复杂程度、劳动强度、劳动条件等。如何来了解这些信息呢，就是工作分析和工作说明书所提供的依据。如果没有工作说明书，就无法进行岗位评价，也就无法确定各个岗位的薪酬。因此从根本上说，工作说明书为企业制定薪酬政策提供了重要的依据。缺少了工作指南，企业制定薪酬政策将是很困难的。工作指南的格式第一部分岗位规格说明一、基本资料岗位名称：岗位评价：岗位编码：定员标准：直接上级：分析日期：二、岗位职责(一)概述(二)工作职责三、其他职责四、监督及广为关系(一)所受监督和所施监督1.所受监督：2.所施监督：(二)与其他岗位关系1.内部联系：2.外部联系：(三)本岗位职务晋升阶梯图(四)本岗位横向平移情况五、工作内容及要求六、岗位权限七、劳动条件和环境室内or室外?轻体力劳动or重体力劳动?脑力劳动?工作环境温度、适度、噪音情况、有无粉尘、照明条件八、工作时间第二部分员工规格要求九、资历1.工作2.学历要求十、身体条件十一、心理品质及能力要求1.智力：2.语言能力：3.领导和管理能力：4.判断能力;做事能力十二、所需知识和专业技能(一)担任本岗位职务应具备的专业知识和技能(二)招聘本岗位员工应考核的内容(三)上岗前应接受的培训内容(四)上岗后应继续训练的内容十三、绩效管理从德、能、勤、绩四个方面对员工进行考核，以领导评定为主，自我评定和同级评定为辅进行，其中领导评定占7