如何召开有效会议

******为什么要开会？会议的目的：发布信息，收集信息作出决定达成共识解决问题以上三项的综合必须依靠集思广益才能解决的问题；按常规步骤来不及决定的事情；需要作出决定的事；发生重大变革和实行新方法时；会议对参加者具有训练价值和激励作用，或容易在会议上接受的决定。开会的理由为什么要开会？信息性会议

举行这类会议是为了向与会者传播信息。它可以采用讲话或上课的形式，也可以通过电话、电视、幻灯等形式。虽然也进行一些讨论，可能提出问题，但它着重于向与会者提供信息。征求意见会

当领导人想通过其他人的设想和意见来帮助决策时，就要召开这种会议。通常是领导提出问题，征求雇员们的意见，了解雇员会怎样应付局势。会议的类型解难会

解难会议要求在会上摆出事实以供参考和讨论，并找出解决问题的办法。这种会议一般要展开自由活跃的讨论。在解难会议上，要给予大家出谋划策的权利，即使他们的解决办法并不是最好的，但这是由他们通过的，并将由他们来执行。

新设想会议

新设想会议的目的是提出新设想，引导大家提出新的观点意见。目的不在于采取行动，面貌一新于开发今后可能有用的新计划和设想。

会议的类型没有目的性，形成多中心会议；开会只是为了走形式；主持人会前没准备，而且缺乏引导控制会议的能力；开会者缺乏效率观念，不准时参加；重复。重复内容发言，众多陪会者重复表态；对于许多问题反复研究，却不能形成决议；汇报不得要领，像流水帐。低效会议如果不开会也能解决问题，就取消会议。没有明确议题的会坚决不开。议题太多的会也不能开。

没有充分准备的会不开。可开不可开的会不开。

重复性的会不开。可以用其他方式代替的会不开。取消会议是什么在推动着一次成功的会议？成功会议的要素优秀的主持人；良好的会议方法；良好的参与意识。会前决定会议是否有必要准备并分发会议议事表安排会议地点会中组织会议了解并传达会议宗旨鼓励与会者的积极参与听取并考虑所有观点会议期间安排会议记录或记录要点掌握时间控制冲突和不同意见观点明确会后发放会议备忘录行动方案确保行动方案得以实施优秀主持人的技巧好的会议方法—PDCA第1步：决定会议的宗旨和类型第2步：分析围绕这次会议的前因后果第3步：明确涉及的/受影响的目标第4步：明确会议预期的目标第5步：决定要讨论的主要议题第6步：决定主持人、与会人第7步：决定会场布置第8步：计划议程表会议计划的步骤会议议程表会议议程表要明确：为何要召开本次会议有何目的何人参加何时举行何处召开如何进行会议议程表会议的开场白在会议的开始

让与会者明白开会的目的及程序；让与会者知道为何请他们来开会；预先提示，避免不相关的主题；取得与会者对会议进行方式的认可。组织会议以取得预期结果按设定议程开会包括每一个议项，概述各项决定鼓励与会人员参与重要的备忘事项和决定需做记录时间是宝贵的——要掌握时间控制争议，要有决断会议的重要原则是议事不议人召开会议结束会议告诉与会者已讨论过的问题，概述已达成的决议（何事、负责人、何时完成）会后措施自上而下逐级向非与会者传达信息制订行动计划以完成分配给您的任务确定计划以跟踪会议所作决议的工作进度制订下次会议的议程与会者的职责会议的人数5-7人有备而来投入讨论清楚地和积极地提出观点切中主题——不要离题避免夸夸其谈避免重复鼓励批评性的意见集中于基本点考虑别人的意见提供折衷意见倾听协助主持人以取得会议的预期结果与会者的职责成功会议的黄金规则发布/通知会议日程按时到会——按时开会——按时散会有备而来始终切中主题——不要偏离议事项目不要打断别人——倾听以便理解次日发布会议备忘录/通过的决策清楚了解下列各点：做出了什么决定由谁负责要求何时完成会议高手的帐每次会议结束，不妨向自己提出以下问题：（1）会议是非开不可吗？它是解决问题的最好方式吗？（2）事先准备和通知会议的时间、地点和会议议程了吗？（3）会议室有必要的设备吗？（4）讨论切题吗？（5）会议是否简短到可以吸引隹大家的注意力？（6）会议是否做出了与上级意愿一致的决定？（7）对与会者都参与讨论了吗？（8）多数成员都参与讨论了吗？（9）问题的所有方面都论及到吗？（10）我是否由于垄断会议而限制了讨论？（11）在提出解决办法之前我们是否全面地讨论了问题？（12）在达成一致协议之前是否已讨论过了几种解决问题的办法？（13）是否鼓励与会者来表达他们的真实感情？（14）我有能力缩小严重的分歧吗？（15）我是否使会议按正轨讨论问题而不是批评个人？（16）达成意见一致吗？（17）会议的开销值得吗？会议高手的帐评估与会技巧1、我让发言者讲完他们的观点后才发言。2、当我发表一个主张或观点时，我是自信的。3、当我出错时，我能承认。4、我紧张时能控制自己的语调。5、我的身体语言显示自信。6、每次参加会议我穿着得体。选项1从不2有时3常常4总是7、会上我仔细倾听他人说些什么。8、我为所参加的每次会议作好全面的准备。9、我仔细地回顾以前的会议备忘录。10、我预先调查其他与会者的看法。11、出席会议前，我知道我的目标是什么。12、我与其他与会者拥有共同的目的。选项1从不2有时3常常4总是评估与会技