糖业公司三项费用管理办法

十二、三项费用管理办法（一）日常办公用品管理1、各区办公材料，由西区备件库统一办理入库手续，否则，每次对责任人罚款50元。2、备件库班长根据库存情况申报日常办公用品计划，按照程序办理验质入库手续。临时需用的办公用品，由各部门写出申请计划，报总经理审批后，由采购部采购。3、生产岗位记录、笔墨由质管部报计划，统一印制购买。其他支持服务部门不配发笔墨。4、岗位记录，使用单位申请并提供表样，经质管部长批准，由质管部联系统一印制、发放。5、综合部统一管理所有办公用具，（桌椅、沙发、床铺等）建立台账。各部门必须指定专人管理，未经批准不得私自拆卸、挪用。否则，发现一次对责任人罚款50元，造成损失当事人照价赔偿。6、办公用品领用（计算器、打印机及配件、电脑配件、电话机、文件夹等）严格执行交旧领新，无旧件不予领用，否则，对当事人罚款50元。新增办公用品须经总经理签批，综合部统一报计划，由备件采购部购买。7、办公用具、用品每季度由综合部检查一次并更新台帐，出现登记错误一次罚责任人50元。8、工作变动时，应主动向综合部办理退还手续，不按规定办理手续，人力资源部不得办理调、离手续。（二）公司内部招待1、招待烟（1）高层来客招待用烟，由综合部分管职员派送，并登记。（2）各部门来客用烟，到综合部分管职员处领取，并登记。（3）除总经理办公室外，其他办公室平时一律不放招待烟。（4）外事协调须购买招待烟时，由综合部统一办理报销手续。其他系统不得私自报销，若财务分中心审票人员把关不严，发现一次罚款50元。2、就餐招待（1）需到集团餐厅招待的，由各系统负责人安排公司综合部办理。（2）在公司伙房招待的，由各部门、车间持系统负责人签批的就餐通知单，通知综合部统一安排。（3）员工已申报加班的不再安排工作餐，副中层以上管理人员因开会、工作加班，可由部门持系统负责人签批的就餐通知单，由综合部统一安排。（4）加班工作餐、来客招待及常驻外请技术人员就餐标准按集团规定执行。（5）各级、各类人员就餐招待，不再另外配发招待烟。（6）伙房应严格按各系统负责人签批的就餐通知单执行，超标准部分公司不予报销。（三）车辆补贴1、享受公司车补的车辆，车补由综合部分管职员核实造单，综合部长签字，分系统进行报签。否则，不得入帐，如不按程序办理，对财务中心罚款50元/次。2、差旅费用按原规定执行，营销中心按包干费用执行。（四）票据的审核1、财务审核发票人员，在审核费用发票时看是否有领导和相关人员签字：领导签字应该是部门领导；相关人员是指经办人、报账人。并且审核以下内容：报销票据单位名称齐全，要有收款单位发票专用章、费用项目、详细清单、用途说明、日期、单价、数量、大小写金额及开票人、收款人签章。并在审核好的发票上签字。2、审核票据的真实性、完整性：票据真实、金额相符、票据正规、完整且符合报账要求。3、审核费用发票报销标准：差旅费按照级别及报销标准报销、业务招待费必须情况属实(有情况说明、详细清单)，员工福利费的报销金额是否超限。（五）票据的会签及报销相关规定1、所有费用票据均实行四人汇签，即单位财务初审、系统主管、财务主管、总经理。2、三项费用按定额为考核基数，每月核算，超额不予报销；特殊情况者，写出书面申请，经总经理或副总经理批准后实施，超额部分不计入公司对综合部的当月考核。但计入部门全年费用。3、各部门所需办公用品，须报计划，由采购部统一采购，个人私自购买将不予报销费用。特殊情况者，写出书面说明，经总经理批准后方可报销。4、内部招待由责任单位申请，系统主管批准，综合部统一安排在公司餐厅招待，费用计入本部门当月三项费用。5、外部招待由责任单位详细填写外部招待申请单，经系统主管批准，综合部复核，总经理批准后实施。当月费用超支，综合部不予在申请单上签字，并向系统主管说明，确因实际情况必须招待的，由系统主管向总经理汇报批准后执行。6、在外出差人员，因业务发展确需外部招待或购买礼品时，需电话请示主管领导和总经理，批准后方可实施。出差返回后，立即补办申请手续。否则不予报销。7、外部招待需提供申请单所申请餐馆的正规发票，出差在外地招待的，需提供出差所在地正规发票，否则财务不预审核签票。8、差旅费需提供出差所在地住宿、就餐发票及出差使用交通工具的正规票据，否则财务不预审核签票。9、报销费用时，一个单据不能同时出现两个单位式样的发票，否则视为弄虚作假，将不予报销。10、发现票据弄虚作假者，给予报票人同等数额的罚款，并在公司内通报批评。11、董事长、总经理票据互审签字，集团不再审签。12、签票时，由综合部通知报销当事人自行前往说明情况，否则不予会签。13、对不按上述制度办理的人员，每次罚款100元。14、总体费用考核到各系统，按定额每月核算，超支不报。（二）公司招待1.1、**区域内招待由责任单位申请、主管副总同意、综合部审批、总经理批准后，由综合部统一安排接待；**区域外招待经申请，相关领导批准（同以上）后报综合部登记在册，由综合部出具《就餐通知单》，电话同意后方可异地用餐。1.2、各单位需要招待前，应填写《内部招待申请单》或《外部招待申请单》，注明招待日期、事由、对象、人数、就餐标准等，经相关领导（同以上）审核、审批后交综合部备存、安排接待。特殊情况下，需要临时招待的，事前也必须取得主管副总批准，知会综合部，事后三日内补办手续，否则不予报销。1.3、如需在招待当天安排住宿的，必须填写《外部招待申请单》，经主管副总审核，总经理批准后交综合部统一安排。招待标准：2.1、招待烟酒，分四档：AAAA级招待高端客人，烟配软中华，酒由总经理自定。AAA级烟配硬中华（苏烟），酒配泸州中华老字号（海之蓝）。AA级烟配芙蓉王（玉溪），酒配洋河蓝瓷（泸州八年陈）。A级烟配帝豪（红旗渠），酒配黑字双沟。如需啤酒，与综合部主管人员沟通后再临时确定。2.2、就餐标准，分四档：AAAA级高档餐饮，为600-900元。AAA级中档餐饮，每人50元餐费。AA级普通档次，每人35元。A级基本档次，每人17元。以上各档次就餐标准均不含酒水。招待六人以下配烟一盒，七人以上配烟两盒，酒根据情况再定。2.3内部招待标准A、1—3人每人20元，4人以上每人17元。B、白酒为黑字双沟，啤酒为每瓶4元以下。C、外请工程技术人员，第一餐按公客标准，以后中、晚每餐20元，早餐5元。D、加班工作餐每人5元，不提供烟酒。E、国家法定节假日给员工发放10元免费就餐券。各部门招待来客用烟，到综合部领取，并登记在册。外事协调须在外购买招待烟酒时，需经主管副总同意，并知会综合部，由综合部统一办理报销手续，其他系统不得私自报销。若财务分中心审票人员把关不严，发现一次罚款50元。条件允许的情况下，一般不用饭店的烟酒。就餐地点及注意事项：3.1、内部招待：公司内部招待根据实际情况，由综合部主管人员安排到公司各区食堂就餐。3.2、外部招待：**区域内的公司外部招待，由综合部主管人员统一安排到指定就餐地点，特殊情况的由总经理批准。招待单位不得在公司外饭店欠账签单，公司不承认招待单位的欠账签单，综合部不予签字，财务不予报销。3.3、严禁一客多陪，特殊情况，报公司总经理批准。3.4、招待单位应做到用餐文明，不过量饮酒，照顾客人饮酒适量，就餐时不泄漏公司机密，维护公司良好形象。招待程序4.1、在公司食堂招待的，由各部门、车间负责人申请，相关领导（同以上）签批《就餐通知单》，通知综合部统一安排。4.2、员工已申报加班的不再安排工作餐。4.3、加班工作餐、来客招待及常驻外请技术人员就餐按规定标准执行。4.4、食堂应严格按各系统负责人签批的就餐通知单执行，超标部分公司不予报销。招待费用票据有关规定5.1、500元以下餐费，定额发票或机打发票都可以报销；500元以上定额发票必须配有饭店提供的餐费清单，机打发票可以直接报销。5.2、费用报销：外部业务招待实行两单一票的原则。（即陪客人签字的就餐菜单、外部招待申请单、定额或机打发票）必须一事一报，不得多次费用混合报销。（三）票据的审核1、财务审核发票人员，在审核费用发票时看是否有领导和相关人员签字：领导签字应该是部门领导；相关人员是指经办人、报账人。并且审核以下内容：报销票据单位名称齐全，要有收款单位发票专用章、费用项目、详细清单、用途说明、日期、单价、数量、大小写金额及开票人、收款人签章。并在审核好的发票上签字。2、审核票据的真实性、完整性：票据真实、金额相符、票据正规、完整且符合报账要求。3、审核费用发票报销标准：差旅费按照级别及报销标准报销、业务招待费必须情况属实(有情况说明、详细清单)，员工福利费的报销金额是否超限。（四）票据的会签及报销相关规定1、所有费用票据均实行四人汇签，即单位财务初审、系统主管、财务主管、总经理。2、三项费用按定额为考核基数，每月核算，考核到各中心，节超按比例奖罚当期兑现。3、各部门所需办公用品，须报计划，由采购部统一采购，个人私自购买将不予报销费用。特殊情况者，写出书面说明，经总经理批准后方可报销。4、内部招待由责任单位申请，主管副总批准，综合部统一安排在公司餐厅招待，费用计入本部门当月三项费用。5、外部招待由责任单位详细填写外部招待申请单，经中心主管批准，综合部复核，总经理批准后实施。6、在外出差人员，因业务发展确需外部招待或购买礼品时，需电话请示主管领导和总经理，批准后方可实施。出差返回后，立即补办申请手续。否则不予报销。7、外部招待需提供申请单所申请餐馆的正规发票，出差在外地招待的，需提供出差所在地正规发票，否则财务不予审核签票。8、差旅费需提供出差所在地住宿、就餐发票及出差使用交通工具的正规票据，否则财务不予审核签票。9、凡在**区发生的招待费用，均应当在审批单签批之日起，三日内报销（由经办人员填写符合规定的报销单，由综合部有关人员签字保管，并做好统计表）。由综合部统一会签；出差人员，自出差结束后3日内把填写齐全的报销凭证交综合部登记。报销费用时，一个单据不能同时出现两个单位式样的发票，否则视为弄虚作假，将不予报销。10、发现票据弄虚作假者，给予报票人同等数额的罚款，并在公司内通报批评。11、董事长、总经理票据互审签字。12、签票时，由综合部通知报销当事人自行前往说明情况，否则不予会签。13、对不按上述制度办理的人员，每次罚款100元。（五）会分会签规定1、会签时间，原则每周会签一次。2、由综合部持发票统一组织会签。3、参加会签人员：公司总经理、财务总监、专门负责发票审核的会计人员。十三、K3使用管理办法1、各单位