实例解析百货商店业务管理信息系统

实例解析—百货商店业务管理信息系统一、系统开发背景与调查结果1.开发背景

某百货商店是一个商业销售组织，该商店主要业务是从批发或制造厂商处进货，然后再向用户销售。按照相关要求，该百货商店在每个月需向税务机关交纳一定税款。该百货商店全部数据处理都由人工操作。因为经营商品品种丰富，天天营业额很大，所以业务人员工作量十分艰巨。最近，因百货商店大楼翻建后，营业面积扩大，从而经营品种、范围和数据处理工作量大大增加，需要建立一个计算机管理信息系统，以减轻工作人员劳动强度，提升业务管理水平，适应新发展。第1页2．系统调查结果（1）现行系统组织结构及工作任务

现行系统在商店经理领导下，设有销售科、采购科和财务科，如图1所表示。图1

现行系统组织机构第2页销售科任务是，接收用户订货单，并进行校验，将不符合要求订货单退还给用户。假如是合格订货单且仓库有存货，那么就给用户开发货票，通知用户到财务科交货款，并修改因用户购置而改变库存数据。假如是合格订货单不过缺货，那么先留底，然后向采购科发出缺货单。当采购科购置到货后，查对到货单和缺货单，再给用户开出发货票。第3页

采购科任务是，将销售科提供缺货单进行汇总，依据汇总情况和各厂商供货情况，向相关厂商发出订购单。当供货厂商发来供货单时，对照留底订购单加以查对。假如正确则建立进货帐和应付款帐，向销售科发到货通知单并修改库存统计；假如供货单与留底订购单不符，则把供货单退还给供货厂商。第4页财务科（会计科）任务是，接到用户货款时，给用户开出收据及发票，通知销售科付货；依据税务局发来税单建立付款帐，并付税款；依据供货厂商发来付款通知单和采购科统计应付款明细帐，建立付款明细帐，同时向供货厂商付购货款。不论是收款还是付款之后，都要修改商店财务总帐。财务科在完成以上日常账务工作同时，还要定时编制各种报表向经理汇报，以供经理了解相关情况并据此制订下阶段业务计划。第5页（2）现行系统业务流程及概况

现行系统销售科业务流程情况以下列图所表示。各项业务数据输入、处理、存放和输出概况见下表。第6页图2：销售科现行业务流程图第7页3．系统计划（1）实现整个百货商店业务信息流程计算机管理。（2）销售子系统订货单处理、缺货处理全部由计算机完成，增加自动登记新用户数据功效；货物售出后，自动建立售货历史统计和修改库存统计。（3）采购子系统缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，查对订货单和修改库存也用计算机进行。（4）会计子系统全部数据汇总计算工作由计算机自动完成，报表编制、打印也由计算机完成。第8页二、系统分析1．系统目标（1）实现登记、整理数据，处理查对用户订货单。（2）向经理提供各种业务统计报表。（3）提供各级查询。（4）销售、采购、会计各部门业务数据处理实现自动化。第9页2．数据流程图

百货商店业务管理系统顶层数据流程图见图3所表示，该图表示了百货商店业务信息处理系统与外部实体之间信息输入、输出关系，即标定了系统与外界界面。图3新系统顶层数据流程第10页顶层数据流程图第一级分解如图4，该图实际上是把图3中“百货商店业务处理”框进行细化，依据现行系统业务流程图所列处理功效，初步分解为销售处理、采购处理和会计处理三个子系统。在功效分解同时，得到了对应数据存放（如销售统计、应收款、货物库存、进货帐、应付款帐）和数据流（订单、发货单、缺货单、付款单等）。第11页图4

系统数据流程图一级分解第12页上述三个子系统数据流程图（即二级分解）分别如图5、图6、图7所表示。第13页图5

二级数据流程(销售处理)第14页图5是销售处理功效，实际上是把“销售处理”（图4；P1.1框）进行细化。从图中我们知道系统外部环境是“用户”。首先，由用户（S1）提出订货单（F1）。然后商店从货名文件中得到货名信息（F5），从用户文件中得到用户信息（F47）。假如用户是老主顾，则商店对订单（F1），货名信息（F5），用户信息（F47）进行编辑处理（P1.1.1），从而生成编辑后订单（F4）。假如是新主顾，除了进行上述处理外，要生成新用户信息（F2），并将新用户信息进登录（P1.1.2），然后登录入用户文件。图5中其它数据流和处理以及图6、7，均能够自行伴随箭头走一遍，以加深了解。第15页图6

二级数据流程(采购处理)第16页图7

二级数据流程(会计处理)第17页3．数据字典

数据字典用于深入定义和描述全部数据项，包含数据流字典（如表3所表示）、数据存放字典（如表4所表示）、数据处理字典（如表5所表示）三类。表3数据流字典清单(部分)

第18页表3为数据流字典清单，此处仅对F1作以下解释，数据流F1（见图5）是用户S1提出订单，它去向是编辑处理P1.1.1，在F1中包含以下信息：订单标识、用户细节（如用户姓名、用户地址、电话、电传等）、货物细节（如货物名称、货物产地、货物数量等）。第19页表4数据存放字典清单(部分)

第20页表4为数据存放字典清单，均以D表示。此处仅对D9进行解释，其余类推。D9（见图5）为应帐款明细帐，它是用来记销售收入（应收款）库文件。经过P1.1.5（建立收款明细帐）处理将数据流F9写入D9（应收款明细帐）。D9包含以下信息：标识货名、数量、用户名、应收款、日期。从图7中D9输出数据流为F43到P1.3.5（编制报表处理），其内容包含标识、货名、数量、用户、应收款、日期。第21页表5数据处理字典清单

表5为数据处理字典清单，它对数据流图中全部处理功效作出说明。此处仅以P1.1.1（编辑订单）为例（见图5），商店依据订单（F1）、用户情况（F47），判断是新老主顾编辑成适当订单（F4），同时对于新主顾，从P1.1.1输出新用户数据（F2），再登记新用户数据处理（P1.1.2）。凡是图5中方框都代表处理，以P为代表。在数据字典处理清单中（见表5）都有详细说明，表5只是一部分。其余以这类推。第22页表6数据描述(部分)

表6列出数据字典中部分条目，并给出数