保密工作管理规定

保密工作管理规定文件编号：1范围本标准规定了公司保密工作的术语、职责、保密范围、密级划分与定密审批、各密级内容知晓范围、保密措施、保密环节、违纪处理。本标准适用于公司保密工作的管理。术语和定义下列术语和定义适用于本标准。公司秘密是关系公司安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。公司商业秘密是指不为公众所知悉，能为公司带来经济利益，具有实用性质并经公司采取保密措施的管理、技术和经营信息。职责公司保密工作领导小组及保密员职责：公司保密工作领导小组由公司领导、总经办、财务中心、技术中心等部门人员组成，日常工作由总经办负责，其主要职责：贯彻执行国家有关保密工作的方针、政策，和《保密法》规定；制定公司保密工作计划、保密工作制度、确定商业机密的范围和保密合同，经批准后并组织实施；采取各种有效措施管理和保护公司商业机密,严格查处泄密事件，发现和堵塞泄密漏洞，对泄露的国家秘密和公司商业秘密采取补救措施；开展保密宣传教育活动，加强保密工作的监督、检查和防患工作；负责处理保密日常事务工作。兼职保密员职责按照保密工作管理规定、要求，做好本部门各密级文件材料的保管和利用。4保密范围公司及下属子公司企业登记、营业执照、工商年检资料、公司中、长期的发展规划、年度工作计划及考核办法、各类年度统计资料、具有秘密内容的文件资料、音像、工作笔记、公司办公会和其他重要会议的记录、纪要、文稿及公司主要领导工作日程安排等。公司及下属子公司的财务计划、财务分析、统计分析、财务报告或报表、财务帐目、会计、凭证、公司内部各种活动的审计材料以及统计资料等。人事、保卫、常务档案，公司内部机构设置、人员编制、企业管理制度、干部考核和处分材料等。上级批准的经营审定证书和各行业、各类经营许可证、各种经济合同等材料、进出口商品计划、报审书、合同书、协议、进出口成本核算、商品作价、商品报送、报检资料、客户档案、传真、报送材料及重要的业务往来信函等。科研、设备和基建的文件、资料、图像以及公司技术资料、工艺资料等。投资策划书、可行性报告及合作、控股、参股企业合同、协议、章程、董事会纪要、经营管理情况的分析、投资联营企业股权转让、资本变动前期论证、洽谈等有关信息、证券投资的内部资料、商标注册材料等。各类重大专题材料：包括经济案件起应诉材料及其他重要法律文书、重大事故材料等。计算机系统程序软件、系统内数据等。上级及外单位制发抄送我公司标有密级的文件材料。生产技术参数、工艺、配方、猪苗育雏技术等。猪病诊疗分析报告、诊疗技术等。进出口配额计划、许可证的申领、使用情况及相关的贸易管理资料；处理合同纠纷和案件诉讼的内部掌握原则、策略及相关资料；公司认为信息泄露后会造成下列后果之一的，应列入商业机密范围：影响公司生产经营和发展的；使公司的经济利益受到损害的；妨害公司的技术进步和发展的；使公司在商业竞争中处于被动或不利地位的。密级划分与定密审批密级划分：公司及下属单位产生的文件材料，根据其内容性质分为密级文件和非密级文件材料。密级文件材料，分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密。凡属公司最重要的秘密文件材料，泄露会使公司利益蒙受特别严重的损害的，列入绝密管理。主要有：公司中长期规划，公司经营发展中直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料；生产技术参数、工艺参数、配方等；公司认为应列入绝密范围的文件材料。机密。凡属公司重要的秘密文件材料，泄露会使公司蒙受严重损害的，列入机密管理。主要有：公司及下属单位重要会议记录、纪要、音像材料等；人事档案、薪资档案、永久保管期限的文书档案、财务计划、财务分析、财务报告、财务凭证、财务报表、统计报表、审计材料等；进出口商品计划、年度计划考核办法及进出口成本核算，国产产品采购计划、成本核算；经济案件的起诉材料及处理合同纠纷和案件诉讼的内部掌握原则策略及相关资料；公司认为列入机密范围的文件材料。秘密。凡属公司一般的秘密文件材料，泄露后会使公司受到损害的，列入秘密管理。主要有：公司工作总结、管理制度、情报资料、经济信息、公司领导重要批示、批复件；经济合同档案，包括尚未履行和正在履行的合同、协议、重要传真、报价单及主要业务往来信函、客户档案等；上级批准的经营审定证书和各行业、各类经营许可证；投资项目论证材料，合作、控股、参股企业的合同、协议、章程、董事会纪要、经营管理情况的分析、投资联营企业股权转让、资本变动前期论证、洽谈等有关信息、证券投资的内部资料、商标注册材料等；科技档案材料；计算机系统程序软件、系统内数据资料等；重大事故材料等；公司及下属子公司企业登记、工商年检资料；公司认为应列入秘密范围的文件材料。一般性的请示、报告和普发性、转发的文件，不列入秘密管理。主要有：生产经营业务工作中的请示、报告；在经营管理工作中形成的一般性文件材料；转发上级及有关部门普发性的文件材料。定密审批公司制发的文件材料的定密工作，实行三级审批，即成文部门提出定密意见，总经办审核后报总经理审批。各密级内容知晓范围绝密级：总经理、监事会成员及与绝密内容有直接关系的工作人员。机密级：副总经理（助理）级别以上人员以及与机密内容有直接关系的工作人员。秘密级：部门、子公司经理级别以上人员以及与机密内容有直接关系的工作人员。保密措施公司员工必须具有保密意识、必须做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。总经理领导保密全面工作，各部门、子公司负责人为本单位的保密工作负责制人，各部门、子公司及下属单位设立一名兼职保密员，组成本公司保密工作管理网络，（见附录A）。对外交往与合作中需要提供公司秘密的事项，应先由总经理批准。严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项，不准在私人交往中泄露公司秘密。公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时应立即采取补救措施并及时报告行政部，行政部立即做出相应处理措施。总经理、副总经理、总经理助理办公室及各机要部门必须安装防盗门窗、严加保管钥匙，非本部门人员要在获准后方可进入，人走要落锁，清洁卫生要有专人负责或者在专人监督下进行。各部门、子公司的计算机、复印机、传真机都要依据本规定制定本部门保密细则，并加以严格执行。文档人员、保密员工作变动时应及时办理交接手续，交由主管领导签字。小车司机对领导在车内的谈话严格保密。掌握公司商业机密的有关部门应根据实际工作需要，严格控制商业机密的知悉范围，不得随意扩散。掌握或了解公司商业机密的干部职工应遵守以下保密纪律：不泄露知悉的商业机密；不在家属、亲友及其他无关人员面前谈论商业机密；不携带重要商业机密离开公司；不丢失、毁损或散失属于商业机密的文件、资料。严格商业机密的保管。在职工作人员经办公司机密的文件、资料要妥为保存，确保安全，离开办公室时应存入进抽屉或柜橱，不得随意放置。工作底稿等应及时销毁，有碎纸机的必须经过处理,属于文书档案管理范围的应按规定按期归档。如有出现泄密事故或商业机密、资料丢失事故的应立即报告。统一商业机密有关内容的对外报告、报道。有关部门因工作需要对外提供属于公司商业机密的资料信息必须经公司业务主管部门或由总经理审核同意；其中，涉及财务、计划统计等数据的必须报送财务中心审核，其它资料信息一律报送行政部审核。涉及公司敏感商业机密的必须报总经理批准。明确工作人员对公司商业机密承担的保密责任。涉及公司商业机密岗位工作人员聘任入司时，必须在聘任联系表中就保护公司商业机密明确态度，并签署技术保密合同，确保公司利益不受损害（见附录B）。大中专毕业生或合同制职工均应在劳动合同（就业合同）中约定保密事项。规范干部职工的流动行为。掌握公司重要商业机密的工作人员申请调出、辞职、提前解除劳动合同或合同期满不再续签劳动合同等必须提前3个月书面提出。在此期间，公司可根据保守商业机密的实际需要，调整其工作岗位。禁止离开公司人员的不正当竞争行为。掌握公司商业机密的干部职工离开公司时应签订保守商业机密承诺书，保证离开公司后，3年内不得披露、使用或让他人使用公司有关商业机密；1年内不得利用公司原有的经营渠道、经营信息和技术信息经营与公司相同或类似的业务；不损毁公司商业信誉，侵犯公司的合法权益。签订保守商业机密承诺书是公司批准掌握商业机密的工作人员流动申请的必备条件之一。承诺书应随人事档案转递。保密环节由文件原稿提供单位领导签字，签字领导对文件内容负责任，不得出现对公司不利或不该宣传的内容，同时确定保密级别、发放范围、打印份数。文印室要做好登记，打印校对人员姓名应在发文单中反映，保密文件应由行政部负责打印。密级以上文件打印完毕，所有文件废稿应全部销毁，电脑存盘应消除或加密保存。文件发送文件打印完毕，由文档科专门人员负责转发文部门，并作登记，不得转交无关人员。发文部门下发文件应认真做好发文记录。保密文件应交由发文部门负责制人或其指定人员签收，不得交给其他人员。发送保密文件应由专人负责，严禁让未转正员工发送保密文件。文件复印原则上保密文件不得复印，特殊情况由总经理批准执行。文件复印应做好登记。复印件只能交给部门主管或其指定人员，不得交给其他人员。一般文件复印应有部门负责人签字，注明复印份数。复印废件应即时销毁。文件借阅：借阅保密文件必须经借阅方、提供方领导签字批准，提供方加以专项登记，借阅人员不得摘抄、复印，向无关人员透露，确需摘抄、复印时，要经提供方领导签字并注明。传真件保密文件传递，不得通过公用传真机。收发传真件应做好登记。保密传真件收件人只能为部门主管负责制人或其指定人员，不得为其他人。录音、录像总经理、副总经理等主要人物讲话，工厂录像等一切与公司利益安全关系重大的均为保密材料。录音、录像应由指定部门整理并确定保密级别。保密录音、录像材料由公司档案室负责存档管理。档案室为材料保管重地，无关人员一律不准出入。借阅文件应填写借阅档案登记薄。秘密文件限下发范围内人员借阅，特殊情况由总经理批准借阅。秘密文件保管应与普通文件区别，按等级、期限加强保护。过期档案销毁应两人以上参加，由总经理签字批准，并做好登记。档案材料不得借给无关人员查阅。秘密档案不得复印、摘抄，特殊情况由总经理批准后执行。客人活动范围保卫部门（行政部）应加强保密意识，无关人员不得在机要部门出入（档案室、网络管理机房）。客人到公司参观、办事，应遵循《出入厂管理细则》，无关人员不得进入公司。客人到各子公司参观，不得让其接触公司文件、货物、营销材料等保密件。保密部门管理与保密材料相关部门均为保密部门，如总经理、副总经理、总经理助理、档案室、文印室、实验室、配方室、化验室、网络管理机房以及财务中心、技术中心、设备部门办公室等。各部门兼职保密员应加强保密工作。保密部门出入人员应进行控制，无关人员不得进入、停留。保密部门对外材料交流应由保密员操作。保密部门应根据自己情况制定保密细则，做好保密材料的保管、登记，使用记录工作。会议所有重要会议由行政部协助相关部门做好保密工作。参加会议人员应严格控制，无关人员不应参加。会务组应认真做好到会人员签到，材料发放登记工作。保卫人员应认真鉴别到会人员，无关人员不得入内。会议录音、摄像人员由行政部指定。会议纪要整理由行政部指定人员在指定地点整理。泄露公