XX药业股份有限公司存货管理制度

第一章总则第一条为了加强公司存货内部控制和管理、合理利用存货资源、保护存货的安全、完整，提高存货运营效率，保证合理确认存货价值，防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊，节约存货的管理成本。根据国家相关法律法规，并结合公司的实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称存货，是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料，主要包括各类原材料、辅助材料、周转材料、五金配件、在产品、半成品、产成品、商品等。公司代销、代管存货，委托加工、代修存货也适用于本制度。第三条本制度适用于XX药业股份有限公司（以下简称“公司”）及下属各分/子公司。第二章存货管理机构及职责第四条存货管理各部门职责（一）仓储部门负责办理存货的验收入库、存储保管和出库业务，并及时办理相关手续，妥善保管所有存货收发凭证并装订成册，定期盘点库存物资，保证库存物资达到帐证相符、帐实相符、帐帐相符。（二）各生产部门负责及时办理车间再加工产品、半成品的领用、移交、盘点工作，以及产成品的入库、原辅材料领用等手续。（三）采购部门负责根据采购需求及时办理采购业务， 并且负责组织采购材料、设备、配件入库验收和不合格品的处置。（四）销售部门负责制定成品发货计划，跟进仓储部门发货安排，以及销售退换货业务的处理。（五）质量管理及技术部门：负责相关采购存货及产成品入库的质量检测、鉴定事宜。第五条存货管理不相容岗位职责存货管理各环节的不相容岗位应互相分离、制约和监督。下列岗位必须分离：（一）存货的请购与审批职责应分离；（二）存货入库和出库经办者与审批者应分离；（三）实物的验收保管与采购、付款职责应分离；（四）存货发出的申请与审批，申请与会计记录应分离；（五）存货盘点应由保管、记账及独立于这些职务的其他人员共同进行；（六）存货处置的申请与审批，申请与会计记录应分离；（七）存货的保管与相关会计记录应分离；（八）若某职位空缺或相关人员临时外出，应指定替代人员或临时人员负责，但应避免暂时的职务重叠。第六条公司应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德，遵纪守法，客观公正。公司及各下属分/子公司要定期对员工进行相关的政策、法律及业务培训，不断提高他们的业务素质和职业道德水平。第七条各公司内部除存货管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接触存货时，应由相关部门特别授权。如存货是贵重物品、危险品或需保密的物品，应当规定更严格的接触限制条件，必要时，存货管理部门内部也应当执行授权接触。第三章存货取得控制第八条安全库存量控制（一）需要考虑安全库存的存货，仓储部门根据现有存货的库存量，结合月生产计划计算出请购量后，在NC物料系统中由仓库管理员填写请购单，由仓储科科长/副科长审核总经理批准流转到采购部门进行安排采购。五金配件由各部门内勤在NC物料系统中填写请购单，由部门负责人和仓库管理员及设备科科长审核总经理批准流转到采购部门进行安排采购。（二）不涉及安全库存的存货，需求部门根据订单情况，填写物资需求申请单，交部门负责人审核，将审核后的需求单交给仓库管理员，由仓库管理员在NC物料系统中填写请购单，由生产计划科科长审核总经理批准流转到采购部门进行安排采购。五金配件同第一条。（三）每月末，由专人对库存指标进行统计和分析，并将该结果报至人力资源管理部门进行考核。第九条存货采购时点控制采购部门在安排采购业务前，应综合考虑生产安排、各种材料的采购间隔期以及材料实时库存量等因素，分析确定采购业务的具体时间和数量。或者，通过存货管理系统预测材料需求量以及计算安全库存水平和经济采购批量，据此确定再采购安排，降低库存数量或实现零库存。第十条原材料申购控制（一） 常用消耗类物资常用消耗类物资由仓管员根据生产计划和仓库安全库存量情况随时补充补足安全库存量。随时在NC物料系统中填写请购单，由生产计划科科长审核总经理批准流转到采购部门进行安排采购。（二）主要原材料主材采购由生产部门根据生产计划提出当月需求，经仓库管理员对库存量进行确认后，填报月度采购计划单，报公司领导审批。（三）生产设备按照改造用零配件改造用零配件由所属车间根据材料清单编制采购计划，经仓库管理员员对库存量进行核查后，填报零配件采购计划单，报公司领导审批。采购申请经所在公司主管领导批准后，采购部门负责组织实施采购业务，财务科负责安排相关资金。第四章存货入库管理第十一条外购原材料入库管理（一）外购材料入库依据包括：1）经过审批的请购单；2）对方提供的送货清单3）对方提供的产品检验报告书（二）外购材料验收要求1）核对实物规格、型号、生产单位、物资编码及发货日期是否与请购单一致；2）观察外包装完好程度，并清点实物数量；3）质量管理部门人员对拟入库物资进行质量检查，符合公司质量要求后，出具《检验合格书》；4）拟入库存货外包装、型号、数量、质量等均符合合同要求时，仓储部门相关人员在送货单/收料单上签名(日期)，与送货方交接；5）如验收人员发现有包装、数量等方面有差异的，需向送货方问明情况，并在送货单上记录实际收货数量，采购人员应及时跟进差异数量的处理，如上述情况严重或入库存货存在质量问题的应拒收。6）送货单据要求:a）所有的送货单必须有发货单位的盖章方能作为入库依据；b）送货单必须标明来货的订单号、送货的数量、物资编码、规格型号必须与合同或订单相符。（三）入库手续办理1）所有的到库货物资需要质量部门检验合格后完成入库手续，由仓储人员在入库单上进行签字确认；2）入库物资需按照要求填写货位卡，并在注明来货厂家及收货日期。第十二条产成品入库管理（一）生产部门在完工产品在包装完毕后，由生产部门填写产成品寄库单，经生产部门负责人审核后，将产成品交给仓库管理员确认签字办理寄库手续；（二）质量管理部门人员根据生产部门的送检单，对拟入库的产成品进行检验，产成品符合要求后并出具产成品合格检验报告书；（三）入库产品质量检验合格后，生产部门将该批产成品填写成品入库单，部门负责人审核，将入库单交给仓库管理员签字确认办理入库手续。（四）退换产成品需由业务员填写药品退货通知单，销售负责人批准，本公司质量部门同意，将退换产成品退回公司由发货员接收，清点数量，规格，批号和核对单位等信息是否与药品退货通知单一致。完成后转交仓库管理员和主管成品QA共同确认同时填写退货制剂产品接收/检查/处理记录。最后仓库管理员根据退货制剂产品接收/检查/处理记录最终处理结果来办理相关手续。第五章存货出库管理第十三条原材料领用（一）生产等材料使用部门领用材料，须填写领料申请单并办理相应的审批手续。领料人员凭借经过审批的领料申请单到仓库领料。（二）领料申请单应列明材料名称、规格、型号、领料数量、图号、零件名称或材料用途，并经部门负责人签字。属计划内的材料应有材料计划，属限额供料的材料应符合限额供料制度。（三）材料会计对领料申请单进行审核，审核内容包括材料的用途、领用部门、数量以及相关的审批签字信息等，审核无误后签字确认。（四）领用材料时，领料人必须同发料仓管员办理交接手续，当面点交清楚，并在出库单上签字。（五）材料仓库按“先进先出，近有效期先出”的原则发放材料。发料应坚持核对单据、监督领料、汇总剩余材料库存量的原则。对由于违规发放材料造成材料失效、霉变、大料小用、优料劣用以及差错等损失，仓管员要接受行政处分。（六）仓管员应妥善保管所有发料凭证，避免丢失。第十四条产成品出库（一）产成品出库要求1）产成品仓管员在接到发货员开具的发货单据后，仓库管理员对着发货单在相应批次货位卡上下账，发货员签字仓管员复核确认，同时发货员对所有出库的货物进行电子监管码扫描出库，同时安排搬运人员进行装车发货。2）仓管员根据调拨单、领料单等发货指令发出存货时填写货位卡。凡未办理出库手续者，一律不得发货（紧急出库放行的，须事后24小时内办理补单手续）。禁止以白条抵库。（二）产成品发运管理1）数量不确定产品的发放a）产成品全部装车完毕后，仓管员发货人员签字确认并填写货位卡。2）产成品装车时，产成品仓管员必须协同司机对产品数目、质量清点确认，核准后应经发货人员与司机交接相关单据及详细地址。3）产成品仓管员需现场跟踪存货的发放过程，严格按照发货单据发货，严禁仓管员随意改变产品的型号、编号、等级等不符合客户要求的信息，严禁不符合质量、包装等要求的产品装车发出。4）产成品发货员必须跟踪发运货物的运输状况、到达时间、货物状态等，如有特殊情况发生，应及时向部门及公司领导反馈。承运公司在商品到达目的地后，将《发运回执单》交客户签字盖章后带回，每月月底，运输公司将经客户签字盖章的《发运回执单》交给仓储部门（除所有快递公司不将签字的回单带回外，地方物流公司均有回执单）。5）发货完成后，发货员应及时将发货单送交财务科。（三）发货数量核对每月月底，销售部门负责与客户核对当月的发运数量，并将核对结果以书面形式发送给仓储部门。仓储部门将销售部门报送的发运数量、物流公司报送的发运数量、发运回执单数量、根据产成品发库单统计的发运数量进行相互核对，无误后，与运输公司核对应结算的运费金额。并将相关核对结果抄送财务科和销售部门。第六章存货仓储管理第十五条库位规划和摆放管理（一）库位配置仓库管理人员根据原材料、半成品、产成品的性质及出入库情况、包装方式等规划所需库位及其面积，以有效利用仓库空间。库位配置应配合仓库内设备（例如消防设施、通风设备、电源等）及所使用的储运工具规划运输通道。（二）摆放要求1）仓管员根据物资类别、规格、及检验状态进行分区存放，存放区域与区位设置保持一致；2）仓库内的物资应分类存放在规定的位置或货架上，物资堆放原则应便于检查、发放。凡有条件的一律上架、入柜，无条件的结合实际，采取铺垫、叠加（不得超过规定高度）、悬挂等措施进行存放，同时做好标识，禁止不同零配件混放。3）危险品单独存放，所有具有特殊要求的物资均做好特殊明显标示。4）对不合格品设专区摆放整齐，配有清单，注明产品数量、名称、收回原因及经办人，待批准后予以处置。5）每一库位均应设置账物卡，标示其品名、规格、单位包装量、库位数量。每次进出货，及时更改存量，做到卡账货相符。第十六条仓储安全管理（一）库房设施必须符合防火、防盗、防潮、防尘标准，货架应达到安全要求。（二）仓管员每天应对库房进行检查，每月进行盘查，保证物资无腐蚀、无受潮、无变形、无变质、无耗损，保持仓库内通风良好。严格遵守相关存货对仓库的贮存环境的要求（如温度、湿度等）进行贮存保管，定时对存货进行清洁和整理。（三）仓库内严禁烟火，同时必备数量足够，质量合格的消防器材；仓管员熟悉消防知识，能正确使用消防器材；仓管员必须在仓储业务和消防知识的培训考试合格后，方可上岗；仓管员每天下班前须检查仓库内各种电器电源等安全情况。（四）禁止非本仓库管理人员擅自入库，仓管员每天对库房门、窗等情况进行检查，以便及时发现处理存在的安全隐患。仓库、贵重物品的钥匙由仓管员专人保管，不得转借、转交他人保管和使用，更不得随意配制。（五）危险化学品必须存储在专用仓库，做好通风、隔离等措施，并在仓库外显要位置处进行标示。对废弃的危化品严格按照国家相关规定处理，严禁随意丢弃。第七章存货盘点管理第十七条盘点原则（一）真实性：盘点所有的点数、资料必须是真实的，不允许作弊或弄虚作假，掩盖漏洞和失误。（二）准确性：盘点的过程要求准确无误，无论是资料的输入、陈列的核查、盘点的数目，都必须准确。（三）完整性：所有盘点过程的流程，包括区域的规划、盘点的原始资料、盘点点数等，都必须完整，不要遗漏区域、遗漏商品。（四）正确性：盘点过程属于流水作业，不同的人员负责不同的工作，所有资料必须清楚正确，人员的书写必须清楚正确，货物的整理必须清楚正确，才能使盘点顺利进行。（五）团队精神：盘点是全体人员都参加的核查货物的过程，为缩短盘点时间，各部门都必须有良好的协调配合意识，保证盘点工作的顺利进行。第十八条盘点过程要求（一）盘点工作必须统一领导，事先制订计划，做好组织工作。（二）负责盘点的有关人员在进行盘点前要明确自己的职责及工作任务，事先做好准备。（三）盘点工作要连续进行，原则上负责盘点各有关人员不准请假，若有事需离开，应事先请假，获准后方可离开，各有关人员不得擅自离开岗位。（四）盘点应精确计量，避免用主观的目测方式，应于确定每种商品的数量后再继续进行下一项，盘点后不得随意更改。（五）盘点使用报表内所有栏目若有修改处，须经盘点有关人员签认后生效，否则应追究其责任。（六）盘点开始至工作结束期间，各组盘点人员均受盘点负责人指挥监督。（七）盘点过程中发现问题或遇到困难，需及时汇报。（八）盘点时，各盘点人均应依据实际盘点数，详实记录“盘点明细表”，并于该表上互相签名确认无误，对于差异较大的商品必须进行复盘；盘点完毕，协盘人应将“盘点明细表”进行系统录入。（九）盘点主导必须及时完成盘点报告。（十）在盘点各项工作结束后，相关部门需打印出“存货盘点报告”一式三联，并填写数额差异原因的说明及对策后，呈报盘点单位负责人签核，第一联送财务，第二联呈报盘点单位负责人，第三联仓储部门自存作为库存调整的依据。第十九条不同时间盘点要求（一）年中、年终盘点1）年终、年中盘点原则上应采取全面盘点方式，如因特殊原因无法全面盘点时，经单位负责人核准后，可改变其他方式进行。2）盘点期间原则上暂停收发物料，对于各生产单位在盘点期间所需用料的领料，经相关领导批准后，可以做特殊处理。3）盘点应按顺序进行，采取科学的计量方法，每项财物数量应于确认后再进行下一项盘点，盘点后不得更改。4）盘点物品时，应依据盘点实际数量作详实记录。主盘人应按事先确定的方法进行盘点，协盘人应大力配合盘点工作，监盘人要做好监察工作。5）盘点结果必须经各有关人员签名确认，一经确认不得更改。6）盘点完毕，主盘人应将“盘点明细表”汇总并编制“盘点汇总表”，“盘点汇总表”一式两联，第一联由仓管部门自存，第二联送财务科，供核算盘点盈亏金额。（二）月末盘点对月末的存货，由仓管部门及财务科实施盘点。（三）临时盘点1）临时盘点由单位负责人视实际需要，随时指派人员抽点。2）临时盘点原则上不应事先通知仓管部门，组织工作可适当简化。3）盘点的技术要求同年终、年中盘点。4）抽查盘点工作结束后，盘点小组应出具抽查盘点报告，同时对盘点中注意事项的内容和库存管理中存在的其他问题及隐患进行文字阐述。5）盘点小组的报告经财务科审阅后，根据盘点报告反映问题的重要程度分别逐级上报总部领导审批、自行组织调整或账务处理。第八章存货处置第二十条公司仓储科应定期清理库存的积压物资，由仓管员编制《积压物资明细表》上报给仓储科科长、总经理逐级审批处理。第二十一条在库废损存货处理存货在库保管期间，由于各种原因发生存货毁损、变质、霉烂造成损失时，仓管员必须及时填制《废损报告单》，上报仓储科科长及相关存货使用部门审批。各审批人员出具审批意见，仓库根据审批意见对在库废损存货进行处理，财务科根据审批意见进行账务处理。第二十二条生产现场报废存货处理（一）生产辅助品报废处理1）生产辅助品的报废分正常报废与人为报废。正常报废按“以旧换新”原则给予更换，人为原因报废按物品价值给予相关责任人适当处罚。2）技术人员对拟报废的生产辅助品进行复核，确定其是否确已没有使用价值。3）将报废生产辅助品送废品仓库存放，废品仓管员履行入库手续。（二）生产半成品报废处理1）生产半成品的报废由质量科填写评审表，生产部门对拟报废品进行审核。2）确定已报废的半成品，须同其他半成品进行分类存放，严禁混放。3）将报废生产半成品送废品仓库存放或交由环保部门处理，入废品仓的由废品仓工作人员履行入库手续。4）对于人为原因造成的半成品报废，要追究责任人的经济责任和行政责任。（三）其他存货的报废处理1）其他存货报废申请由存货使用部门或存放部门提出，并由部门负责人签字确认，相关生产/设备部门等评审，确定处理意见。2）财务科对拟报废的存货处置申请单进行财务审核和折价计算。3）需要对拟报废的存货进行检测或复核以确认其是否确实需要报废时，由质量科门组织专业人员或外请人员对存货进行检测或复查。第二十三条废品废料的处置1)废品废料范围：与生产有关的所有废料、工业垃圾等，包括废膜类、胶类、纸类、液体类、布类、杂物类及其他类；2）废品废料入库：将废品废料移至废品区域，由生产部门会同仓储科根据废品的性质及利用价值，按GMP的相关规定，填制《废品处置分类清单》，将废品废料分为销毁、可供出售、改制代用或其他，仓管员对移交的废品进行数量确认，对需进行过磅称重的物资进行称重，并开具入库单办理入库。3）废品废料的变卖流程：办公室负责对可变卖的废品废料办理销售程序。办公室将询价资料或招投标的结果上报公司分管副总审批后确定收购商，并签订《废品买卖合同》。变卖过程中，对于需过磅的物资，办公室人员、仓管员需现场全过程监磅，过磅单需由办公室人员、仓管员、过磅员三方人员共同签字确认；对于不需过磅的物资，则需由办公室人员及仓管员确认数量。仓管员开具出库单经办公室主任审核后，将过磅单（如有时）和出库单交予财务，财务审核出库单和过磅单后收款、开票，并在办公室开具的出门证上加盖“发货专用章”，出门证一联交办公室留存，一联交保安查验后放行；仓管员在变卖废品废料后，应及时记录账目，同时完善各类报表；第九章存货会计控制第二十四条存货的核算与计价（一）存货核算职责分配1）财务科的存货核算人员定期对仓库存货收、发、存账目进行稽核、划价。2）仓管员/材料会计每月向财务科和其他有关部门报送存货收发存明细表和存货耗用明细表。3）存货核