采购系统培训课件

部门：讲师：易飞管理软件

(普及版）采购系统培训(PUR)采购系统培训课件第1页

1.序言2.系统架构3.基础信息创建及信息字段说明4.日常交易作业程序及报表管理5.批处理6.异常管理报表7.期初上线及信息搜集8．测验及问卷◆◆课程纲领◆◆采购系统培训课件第2页一、教育训练课程目标二、系统功效及效益序言采购系统培训课件第3页１．了解系统效益及功效。２．了解信息搜集及整理重点。３．熟悉系统操作方式。４．了解系统例行作业程序。５．了解系统上线步骤及导入程序。一.教育训练课程目标采购系统培训课件第4页１．供给厂商价格管理。２．提供料件请购、采购、进退货管理。３．提供四种采购预计进货报表。４．供给厂商进货评核。二.系统功效及效益介绍采购系统培训课件第5页１．提升料件采购流程效率与正确性。２．降低生产停工待料异常发生。３．加强供给厂商评核管理提升采购质量。４．采购异常管理有利于降低成本。(二)、系统效益采购系统培训课件第6页

1.序言

2.系统架构3.基础信息创建及信息字段说明4.日常交易作业程序及报表管理5.批处理6.异常管理报表7.期初上线及信息搜集8．测验及问卷◆◆课程纲领◆◆采购系统培训课件第7页一、系统主画面二、系统主作业程序概述三、采购系统与其它系统关联系统架构采购系统培训课件第8页(一)、系统主画面采购系统培训课件第9页基本信息规划日常交易登录应付票据管理信息创建与查对期初余额导入应付帐款管理采购人员、厂商、单据性质未结案采购单.品号厂商信息输入基本信息列表录入请购单录入采购单进货.验收单退回验退件录入退货单请购单凭证采购单凭证进货单凭证验退单凭证退货单凭证(二)、

系

统

主

作

业

程

序采购系统培训课件第10页采购系统存货管理系统应付账款系统自动分录系统产品组合系统基本信息系统（三）与其它系统关联性采购系统培训课件第11页

1.序言2.系统架构

3.基础信息创建及信息字段说明4.日常交易作业程序及报表管理5.批处理6.异常管理报表7.期初上线及信息搜集8．测验及问卷◆◆课程纲领◆◆采购系统培训课件第12页1、前序作业2、采购管理系统基础信息创建

3.基本信息创建及信息字段说明采购系统培训课件第13页录入工厂信息录入仓库信息录入部门信息录入币种汇率设置编码标准录入职务类别录入交易对象分类录入页脚/签核录入程序页脚/签核

前序作业基本信息管理信息系统采购系统培训课件第14页1、前序作业2、采购管理系统基础信息创建

基础信息创建及信息字段说明采购系统培训课件第15页一、供给厂商信息字段说明二、品号厂商价格管理三、设置采购单据性质提议及信息字段说明

采购管理系统基础信息创建采购系统培训课件第16页

一、供给厂商信息字段说明１.采购厂商、托工厂商、生产线编码标准应分开设定。２.有类别厂商评核需求者，同类厂商编号应归纳同区间。３.厂商有加工亦有采购供货者，为区分应付帐款科目标管理应区分编号。(一)、厂商编号注意事项采购系统培训课件第17页X

X

XX1.供给商2.国外厂商3.托外厂商1.五金2.电子3.包材4.印刷9.其它序号：01--99

厂商编号范例參考(10码)采购系统培训课件第18页核准情况:已核准.尚待核准.不准交易允许分批交货:如“Y”,一张采购单可分多笔进货单进货随货附发票：如“Y”,进货单输入时，发票号码不可空白最近交易日期:由最近一次进货单回写单价管制:可设置“单价超限率”,以控管采购之单价

（二）供给商信息字段说明采购系统培训课件第19页6.ABC等级︰可经过供给商ABC分析表更新7.交货评等︰可经过供给商评级作业更新8.质量评等︰可经过供给商评级作业更新以上三字段亦可由人工自行输入与维护9.加工费用:加工费用明细科目(自动分录系统使用)10.应付帐款:应付帐款明细科目(自动分录系统使用)11.应付票据︰应付票据明细科目(自动分录系统使用)（二）供给商信息字段说明采购系统培训课件第20页12.付款条件:可开窗选择在基本信息管理系统中建立付款条件13.结帐日:验收后1个月逢30日以上两个字段均为票据管理系统资金预估及应付系统所需求信息比如:验收日期为/07/05,则结帐日期为/08/30（二）供给商信息字段说明采购系统培训课件第21页结帐应付凭单进货单退货单结帐作业概念—整批结帐采购系统培训课件第22页进货单退货单应付凭单一对一进货单应付凭单应付凭单结帐作业概念—直接结帐采购系统培训课件第23页品号厂商信息甲厂商==========A品号100元B品号200元采购单进货单12(一)、单价默认起源二、品号厂商价格管理采购系统培训课件第24页品号厂商信息采购单进货单更新核价﹦Y当单据核按时，该单据之新单价将保留于品号厂商档中(二)、更新商品计价(现行单价制)采购系统培训课件第25页优点：．保留变更统计．统一议价单价权限﹦Y优点：．采购权限弹性化．未来可追加比较差异分析表品号厂商档采购单进货单输入及更改权限管制核价单(三)、标准单价制采购系统培训课件第26页报价日期/生效日期／失效日期核价日期4/14/256/10生效日期4/15/17/1失效日期6/305/31单价元10099105采购日期采购单价4/105/208/10100元99元105元采购系统培训课件第27页

分量计价数量PC单价0-1005元101---500PCS4.8元501--以上4.5元单头信息单身信息101以上单身信息501以上

1.由“录入供给商料件价格”中直接输入及维护2.由更新核价核价单更新采购系统培训课件第28页三、单据性质设置提议及信息字段说明1.更新核价：

针对料件厂商交易单据，如采购单、收料单及料件厂商交易单性质单别才有效用。2.查对采购：针对收料单是否一定要输入采购单才可办理收料，目标乃防止无采单收料发生。采购系统培训课件第29页

1.序言2.系统架构3.基础信息创建及信息字段说明

4.日常交易作业程序及报表管理5.批处理6.异常管理报表7.期初上线及信息搜集8．测验及问卷◆◆课程纲领◆◆采购系统培训课件第30页一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明日常异动作业程序及报表管理采购系统培训课件第31页书面核准或计算机核准一、采购核价作业程序品号厂商异动核价单核价单确认更新供给商料件信息核准采购系统培训课件第32页录入核价单作业1.单据若为更新核价者将更新供给商料件信息。2.若采购商品有分量计价需求，则直接由核价单来更新供给商料件。采购系统培训课件第33页1.内部需求凭证2.审查内容为.品号、数量及需求日期合理性.需求起源正确性(再补货提议表,BOM自动请购,其它)二、请购作业程序及信息字段说明(一)、请购作业目标采购系统培训课件第34页

1.计划采购时所遗漏需求。2.超耗用料额外零星需求。3.非正常需求其它需求，如客户额外订单或代购品。

(二)、普通请购作业时机采购系统培训课件第35页录入请购单主管核准请购单请购单采购询价确认请购单生成采购录入采购单书面核准或计算机确认1.请购明细表2.请购情况表3.料件已请未购明细表4.供给商已请未购列表(三)、请购作业程序采购系统培训课件第36页需求部门：于基本信息管理系统进行录入需求日期：系统默认，由录入品号信息前置天数推算而得采购单别单号：由请购更新后生成Q:想一想！前置时间在哪个系统设定呢?(四)、录入请购单字段说明采购系统培训课件第37页采购人员:由品号信息中设置供给厂商:即主要供给厂商采购单价:即品号供给商单价采购码:该请购已生成采购单则系统自动更新

(五)、录入请购信息字段说明采购系统培训课件第38页5.锁定码意义:当采购人员收到请购信息时，必须针对此请购信息进行审查，选择厂商、确定单价、数量及交期，当信息确定后表示即将要发出采购单，如此步骤完成采购人员必须将锁定码锁定。采购系统培训课件第39页

将完成请购信息依供给商分别产生采购单，更新后请:1.查询录入采购单作业，您将可看到采购单据 完整信息。2.请查询录入请购单作业将会看到采购单号。

(六)、从请购单生成采购单采购系统培训课件第40页1.请购明细表2.请购情况表3.品号供给商已请购未采购明细表4.厂商别已请未购列表(七)、请购管理报表说明采购系统培训课件第41页录入采购单采购单进度追踪采购单采购单确认需求确认核准供给商预计进货表料件预计进货表工单预计进货表采购预计进货表供给商料件交货排程表采购需求书面或计算机1.现有库存可用量2.品号库存情况表

三、采购作业程序采购系统培训课件第42页参考单别.参考单号.参考序号.起源单号:输入时可为订单、工单单号或其它备注之有意义单号。已交数量：由进货单及退货单所更新，无须输入。采购单价：1.供给商料件价格2.最近进价3.标准进价。(一)、录入采购单字段说明采购系统培训课件第43页4.结束采购单作业：应定时运行本作业对于过期未交采购件采购人员应定时检视交货需求性，过期未交者确定要交货时，应以变更交期方式更改采购单据，假如确定不交货时，应要指定结案，防止收料单位又进行收料作业，您可透过采购预计进料表帮助进行指定结束作业。采购系统培训课件第44页(二)、采购单信息起源从请购单生成采购单录入采购单从订单自动转成采购单采购系统培训课件第45页四、采购变更作业程序录入采购变更单采单进度追踪采购变更单采购变更确认变更CFM变更核准采购单供给商预计进货表料件预计进货表工单预计进货表采购预计进货表供给商供货统计表采购系统培训课件第46页直接更改采购单。经过录入采购变更单处理。将原采购单指定结案,另开一张新采购单。(一)、采单变更处理方式采购系统培训课件第47页1.采购变更单单据特征同原采购单别。2.未确认采单直接从采单更改，无须新增采购变更单。3.已确定采购单且已经发出采购者，应保留变更信息且藉由采购变更通知单通知相关单位处理变更事宜。

(二)、采购单变更处理特征采购系统培训课件第48页五、进货作业程序录入进货单进货统计进货单进货单确认到货检验进料检验货供给商供货统计表料件历史进货统计供给商进货明细表供给商进货汇总表采购单取回验退验退件未退明细表发票与送货文件NYNY采购系统培训课件第49页(1).到货登记(2).质量检验(3).货款输入资材收料IQC采购或会计单位权责(一)、录入进货单字段说明采购系统培训课件第50页(1).到货日期>预交日过期码=Y(2).运行验退件退回验退码=Y(3).结帐单确认结帐码=Y(一)、录入进货单字段说明采购系统培训课件第51页(1).将纳入存货价值(2).不纳入厂商之应付帐款(3).如:运费…..扣款金额(1).不纳入存货价值(2).将纳入厂商之应付帐款(3).如:损坏扣款…..进货费用采购系统培训课件第52页

此收料单应付帐款将无限期冻结暂不付款采购系统培训课件第53页依供给厂商基础信息设置能够管制是否分批交货。可设置料件允超收率，超额数量禁止到货。可设置收料单是否一定要有采购信息。提供提前交货之预警。依供给厂商基础信息設置能够管制是否随货附发票。(二)、录入进货单主要功效采购系统培训课件第54页(三)、进货单确认后对信息有何影响?进货统计采购单进货单库存数量批号信息已交数量?采购系统培训课件第55页１．供给商供货统计表２．供给商供货明细表３．料件历史进货统计表４．料件历史进货汇总表进料统计管理报表采购系统培训课件第56页１．名词定义：『验退』：验收前退货『退货』：验收后退货２．退货单信息字段说明３．验退件退回明细表４.验退件未退明细表六、退回验退件作业采购系统培训课件第57页七、退货单作业程序录入退货单采购进度追踪退货单退货单确认核准不良检验退货单供给商采购进货表料件历史进货统计供给商进货明细表供给商进货汇总表1.决定是否冲销已交货2.是否要指定结案Y采购系统培训课件第58页(一)、进货单录入字段说明进货单如进行查对采购管理者，采购单号务必输入。若该品号进行批号管理者，批号栏位务必输入。采购系统培训课件第59页退货单为应付帐款减项。普通退货物应输入原采购单号。假如该采购单已经结案，退货物已经确定不再进货者，采购单应指定结案。如无采购单者，退货单价来自品号供给商信息。进行批号管理者，批号一定要输入。(二)、退货作业注意事项采购系统培训课件第60页

1.序言2.系统架构3.基础信息创建及信息字段说明4.日常交易作业程序及报表管理

5.批处理6.异常管理报表7.期初上线及信息搜集8．测验及问卷◆◆课程纲领◆◆采购系统培训课件第61页一.重新计算采购已交量二.更新供给商月统计信息三.供给商评级四.供给商ABC分析表批次作业采购系统培训课件第62页1.此为信息维护程序，无须定时运行。当您经过厂商采购交货情况表发觉您采购单已交数量异常，而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运行本作业。造成异常原因为:机器不正常DOWN机或关机造成数据库更新不正常所造成。

(一)、重新计算采购已交量采购系统培训课件第63页更新时机：当该月份应付帐款已经结算完成后信息更新后您可于厂商信息查询作业中查看统计结果

(二)、更新供给商月统计信息采购系统培训课件第64页本作业应先行运行后才可运行ABC分析，因为ABC分析表将会将此两种评等显示于报表中，方便参考。信息统计完成将更新「供给商基本信息」之『交货评等』及『质量评等』字段。(三)、供给商评级采购系统培训课件第65页0%----------------->75%----90%-------100%AEFDOPHFGCLI累计进货百分比厂商进货金额%A级B级C级100%(四)、供给商ABC分析表采购系统培训课件第66页

1.序言2.系统架构3.基础信息创建及信息字段说明4.日常交易作业程序及报表管理5.批处理

6.异常管理报表